Jak utworzyć korespondencję seryjną za pomocą Gmaila i Arkuszy Google

Korespondencja seryjna dla Gmaila umożliwia wysyłanie spersonalizowanych wiadomości e-mail do wielu kontaktów za jednym razem. Poszczególne wiadomości mają prawie taką samą treść, ale niektóre części wiadomości można dostosować. Na przykład możesz powitać każdego odbiorcę po imieniu, możesz dołączyć jego adres pocztowy w treści wiadomości, spersonalizować wiersz tematu, dołączyć różne pliki, podczas gdy inne części treści wiadomości e-mail pozostaną takie same.

Korespondencja seryjna w Gmailu jest dla wszystkich. Jeśli organizujesz przyjęcie w domu, możesz wysłać spersonalizowane zaproszenia e-mail do wszystkich swoich znajomych za pomocą korespondencji seryjnej. Właściciel firmy może używać korespondencji seryjnej do informowania klientów o zbliżających się okazjach i ofertach. Zespoły sprzedaży i marketingu używają korespondencji seryjnej do kampanii kroplowych. Nauczyciele mogą wysyłać uczniom indywidualne projekty i raporty za pośrednictwem korespondencji seryjnej.

Korespondencja seryjna w Gmailu

Oto jak wykonać korespondencję seryjną w Gmailu:

1. Zainstaluj dodatek korespondencji seryjnej dla Gmaila. Instrukcje znajdziesz w samouczku korespondencji seryjnej.
2. Spowoduje to utworzenie nowego arkusza kalkulacyjnego Google. Przejdź do menu Dodatki w arkuszu, wybierz opcję Korespondencja seryjna z załącznikami , a następnie wybierz menu Utwórz szablon korespondencji seryjnej .
3. Otwórz Kontakty Google i utwórz nową grupę ze wszystkimi kontaktami, do których chcesz wysłać spersonalizowaną wiadomość e-mail. Możesz też wprowadzić nazwy i adresy e-mail odbiorców bezpośrednio w arkuszu Google korespondencji seryjnej.
4. W menu Korespondencja seryjna wybierz Importuj kontakty Google i wybierz grupę Kontakty Google utworzoną w kroku 3. Teraz wszystkie powiązane kontakty Gmaila zostaną automatycznie zaimportowane do arkusza kalkulacyjnego.
5. Przejdź do Gmaila i utwórz nowe wersje robocze wiadomości e-mail, które staną się szablonem korespondencji seryjnej. Możesz też skomponować szablon wiadomości e-mail z tekstem sformatowanym za pomocą narzędzia Poczta HTML, a następnie skopiować i wkleić wygenerowany kod HTML do pola treści wiadomości w Arkuszu Google.
6. Jeśli chcesz dodać załącznik do wiadomości e-mail – powiedzmy plik PDF lub dokument Word – po prostu prześlij plik na Dysk Google, a następnie wybierz opcję Wstaw załączniki plików , aby wstawić ten link do pliku do arkusza korespondencji seryjnej. Korespondencja seryjna automatycznie wstawi rzeczywisty plik do wiadomości e-mail.
7. Przejdź ponownie do menu korespondencji seryjnej i wybierz „Konfiguruj korespondencję seryjną” — kolumna stanu zmieni się na „MAIL SENT” dla wszystkich pomyślnie dostarczonych wiadomości e-mail.

Zawsze dobrze jest przetestować swoją kampanię e-mailową przed wysłaniem wiadomości do wielu osób. Na ekranie Konfiguruj korespondencję seryjną kliknij przycisk „Wyślij testowy e-mail”, a wyśle ​​on przykładową wiadomość e-mail do programisty z {{Pola Zmienne}} zastąpionymi wartościami fikcyjnymi. Jeśli wszystkie pola w testowej wiadomości e-mail zostały zastąpione, korespondencja seryjna jest gotowa do pracy.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące korespondencji seryjnej w Gmailu

Oto kilka odpowiedzi na często zadawane pytania dotyczące korespondencji seryjnej dla Gmaila i Google Apps:

1. Ile wiadomości e-mail mogę wysłać dziennie? Bezpłatna wersja korespondencji seryjnej umożliwia wysyłanie 25 wiadomości e-mail dziennie, ale limit wysyłania w przypadku korespondencji seryjnej Premium jest inny. Użytkownicy Gmaila mogą wysyłać e-maile do 400 adresatów dziennie, podczas gdy dzienny limit kont GSuite (Google Workspace) to 1500 adresatów dziennie.

2. Jestem użytkownikiem Aplikacji Google, ale mój dzienny limit wersji premium wynosi tylko 400 dziennie? Google zwiększy Twój limit do 1500, jeśli Twoje firmowe konto GSuite ma więcej niż kilka miesięcy lub jeśli Twoja domena Google Apps ma więcej niż 5 użytkowników po pierwszym cyklu rozliczeniowym.

3. Jak mogę przejść na Premium? Jaki jest koszt licencji? Kliknij tutaj, aby kupić licencję premium dla funkcji korespondencji seryjnej. Licencja dla jednego użytkownika kosztuje 3,25 USD miesięcznie na użytkownika, rozliczana corocznie.

4. Wysłałem tylko 10 e-maili, ale mój dzienny limit poczty został zmniejszony o 20. Dlaczego? Prawdopodobnie dodałeś adres e-mail w polu DW lub UDW. Pamiętaj, że dzienny limit wiadomości e-mail jest określany jako liczba odbiorców, więc jeśli wyślesz do kogoś wiadomość e-mail, która jest również kopiowana, Twój limit zmniejszy się o 2.

5. Jaka jest Twoja polityka prywatności? Dlaczego korespondencja seryjna wymaga dostępu do mojego Gmaila, Kontaktów Google itp. Korespondencja seryjna wymaga dostępu do Gmaila, ponieważ wysyła wiadomości e-mail z Twojego konta Gmail. Potrzebuje dostępu do Dysku Google, aby pobrać załączniki do plików, podczas gdy wymaga dostępu do Kontaktów Google, aby zaimportować je do Arkusza Google. Przeczytaj szczegółowo wymagania dotyczące uprawnień.

6. Jak śledzić otwarcia wiadomości e-mail za pomocą funkcji korespondencji seryjnej? Śledzenie poczty e-mail to funkcja premium. Podczas konfiguracji korespondencji seryjnej wybierz „Tak” dla opcji „Śledź otwieranie wiadomości e-mail”, a wychodzące wiadomości e-mail będą zawierać śledzący GIF 1x1. Aby wyświetlić raporty przeczytania wiadomości e-mail, przejdź do menu Korespondencja seryjna i wybierz opcję Pokaż raporty o otwartych wiadomościach e-mail. Możesz zobaczyć datę i godzinę otwarcia wiadomości e-mail, adres IP i agenta użytkownika klienta. W większości przypadków będzie to adres IP Google, ponieważ Google buforuje teraz obrazy na własnych serwerach.

7. Jak dołączyć różne adresy CC lub BCC dla każdego odbiorcy? Dodaj dwie dodatkowe kolumny w szablonie korespondencji seryjnej i ustaw nazwy kolumn odpowiednio jako DW i UDW. Teraz umieść adresy e-mail w tych kolumnach w każdym wierszu, a scalona wiadomość zostanie skopiowana do odpowiednich adresów. Możesz umieścić wiele e-maili oddzielonych przecinkami.

8. Wysłałem scalenie, ale zmienna {{First Name}} nie została poprawnie zastąpiona w wychodzącej wiadomości e-mail. Czemu? Prawdopodobnie do zmiennej w wersji roboczej Gmaila zastosowano wiele stylów formatowania. Prostym rozwiązaniem byłoby otwarcie wersji roboczej Gmaila, usunięcie zmiennej i wpisanie jej ponownie (patrz pomoc). To usunęłoby wszelkie niespójne formatowanie. Teraz przejdź do szablonu korespondencji seryjnej i skonfiguruj przy użyciu ostatnio zmodyfikowanego szablonu wersji roboczej Gmaila.

9. Dlaczego opcja tworzenia kopii roboczych Gmaila jest wyłączona w mojej korespondencji seryjnej? Opcja Robocze jest dostępna tylko podczas wykonywania korespondencji seryjnej w postaci zwykłego tekstu lub HTML. Nie jest dostępna, jeśli używasz gotowej wersji roboczej Gmaila jako szablonu scalania.

10. Jak wstawić unikalne obrazy do wszystkich wychodzących wiadomości e-mail? W arkuszu korespondencji seryjnej możesz utworzyć nową kolumnę o nazwie Obrazy. Teraz prześlij obraz do witryny hostującej obrazy, pobierz adres URL obrazu i dodaj go do arkusza, jak pokazano poniżej:

 <img src="image_url"/>

W wersji roboczej Gmaila dodaj {{Images}} w dowolnym miejscu, a zostanie on zastąpiony rzeczywistym obrazem.

11. Jak wstawić unikalne hiperłącza w moich wiadomościach e-mail? Utwórz nową kolumnę w szablonie korespondencji seryjnej o nazwie Łącza (możesz nadać dowolną nazwę). Teraz dodaj linki w Arkuszu Google, jak pokazano poniżej:

 <a href="http://ctrlq.org">Visit our website</a>

W wersji roboczej Gmaila dodaj {{Linki}}, a zostaną one zastąpione rzeczywistym hiperłączem. Możesz również użyć mailto do linku do adresów e-mail.

12. Planuję wiadomość e-mail, ale od razu ją wysyłam. Czemu? Zaplanowane e-maile są wysyłane +/- 30 minut zaplanowanego czasu. Jeśli więc zaplanowałeś wysłanie e-maila o 14:15, może on zostać wysłany w dowolnym momencie między 14:30. E-maile są zaplanowane w strefie czasowej arkusza kalkulacyjnego Google.

13. Czy muszę mieć otwarty komputer, aby zaplanowane e-maile dotarły o określonej godzinie? Nie, dodatek Google działa w tle na serwerach Google i po konfiguracji możesz zamknąć Arkusz Google.

14. Skończył mi się dzienny limit poczty e-mail? Jak automatycznie wysyłać e-maile po zresetowaniu limitu przez Google? Możesz dodać zaplanowaną datę od teraz do 3-4 i uruchomić korespondencję seryjną. Wiadomości zostaną zaplanowane i zostaną automatycznie dostarczone po zresetowaniu limitu.

15. Korzystam z funkcji korespondencji seryjnej, ale po prostu nie wysyłam e-maili. Czemu? Wyczerpał się limit poczty e-mail lub kolumna Stan korespondencji seryjnej w arkuszu kalkulacyjnym jest ustawiona na „MAIL SENT”. Ta kontrola ma na celu zapobieganie przypadkowemu wysyłaniu wielu wiadomości e-mail na ten sam adres w przypadku wielokrotnego łączenia.

16. Muszę wysłać wiadomość e-mail do 10 000 kontaktów e-mail. Czy korespondencja seryjna może sobie z tym poradzić? Zaleca się korzystanie z dedykowanej usługi wysyłania wiadomości e-mail, takiej jak MailChimp, do wysyłania masowych wiadomości e-mail. Możesz użyć narzędzia Gmail Address Extractor, aby pobrać wszystkie e-maile ze skrzynki pocztowej Gmaila.

17. Jako CRM używam Salesforce. Czy istnieje sposób na zalogowanie wszystkich e-maili do Salesforce.com Salesforce udostępnia unikalny adres e-mail. Podczas konfigurowania korespondencji seryjnej umieść ten adres e-mail w polu UDW na ekranie Konfiguruj i uruchom korespondencję seryjną. Wszystkie e-maile zostaną teraz oznaczone w Salesforce do śledzenia.

18. Czy mogę anulować działanie korespondencji seryjnej? Jak przypomnieć sobie moje e-maile? Korespondencja seryjna korzysta z Gmaila, dlatego w przeciwieństwie do programu Microsoft Outlook nie ma opcji przywracania wysłanych wiadomości e-mail. Możesz jednak anulować proces korespondencji seryjnej, naciskając przycisk STOP. Jeśli chcesz usunąć zaplanowane wiadomości e-mail z kolejki, przejdź do menu Korespondencja seryjna i wybierz opcję Anuluj zaplanowane wiadomości e-mail. Możesz też usunąć odpowiednie wiersze z arkusza korespondencji seryjnej.

Obsługa korespondencji seryjnej

19. Jak zgłosić problemy z korespondencją seryjną? Otwórz arkusz Google korespondencji seryjnej, przejdź do opcji Dodatki > Korespondencja seryjna z załącznikami > Instrukcje i pomoc techniczna > Wyślij dzienniki debugowania. Wyśle kopię arkusza i konfigurację korespondencji seryjnej do programisty Google Script.

Skrypty Google są potężne. Niektóre z naszych innych popularnych skryptów Google, które poprawią Twoją produktywność, obejmują Harmonogram poczty e-mail, wyodrębnianie wiadomości e-mail, zapisywanie Gmaila na Dysku Google i autoresponder Gmaila.