Jak tworzyć pomoce zawodowe, które podniosą wydajność Twojego zespołu?

Chcesz pomóc pracownikom lepiej i wydajniej wykonywać zadania? Pomoce w pracy to świetne narzędzia do pracy, które dostarczają pracownikom właściwych informacji we właściwym czasie. Dobrze napisane oszczędzają czas, zwiększają dokładność i poprawiają wydajność pracy.

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak tworzyć i ulepszać skuteczne pomoce w pracy, nawet jeśli nigdy wcześniej ich nie robiłeś.

Czym dokładnie są pomoce w pracy?

Pomoce w pracy to proste, jasne instrukcje, jak robić coś w pracy. Mogą obejmować ściągawki, joggery pamięci, one-pagery, narzędzia wspomagające wydajność, listy kierunków i wiele więcej. Zasadniczo wszystko, co ma na celu zmniejszenie możliwych do uniknięcia błędów w pracy, można uznać za pomoc w pracy.

Pomoce w pracy mają wiele nazw i są używane we wszystkich gałęziach przemysłu jako wzmacniacze wydajności. Są na tyle pomocne, że jeśli firmy nie zapewniają ich automatycznie, pracownicy mają tendencję do samodzielnego tworzenia pomocy w pracy.

Widziałeś kiedyś ręcznie napisane karty z instrukcjami 3 x 5 przyklejone do ściany obok drukarki? Co powiesz na karteczki samoprzylepne rozsiane po obwodzie ekranu komputera? Są to oba rodzaje nieformalnych pomocy w pracy, które pracownicy sami stworzyli.

Bez względu na to, czy są opłacani za godzinę, projekt, czy też mają pensję, ludzie chcą wiedzieć, jak najlepiej robić rzeczy szybko i skutecznie. Nikt nie chce tracić czasu na szukanie instrukcji.

Zwykle pomoce w pracy to drukowane dokumenty, które mają jedną stronę lub mniej. Znajdziesz je w pobliżu wszystkich rodzajów miejsc pracy, od linii montażowych po instytucje finansowe. Mogą wisieć na ścianie lub szafce. Mogą to być laminowane karty przy recepcji lub plakat w pobliżu magazynu. Czasami pomoce w pracy są cyfrowe: obraz lub plik PDF na komputerze, aplikacja na smartfona lub krótki film.

„Ale mamy już pliki pomocy online. Dlaczego potrzebuję osobnej pomocy w pracy?”, możesz zapytać. Pracownicy nie chcą przewijać wielu stron tekstu, aby znaleźć to, czego potrzebują. Jest to szczególnie ważne, gdy instrukcje są pozornie „zakopane” w programie, z którego już korzystają.

Często lepiej jest mieć jasne instrukcje oddzielone od samego programu. Ponieważ zadania w miejscu pracy stają się coraz bardziej cyfrowe, nawet drukowane pomoce dotyczące pracy pozostają mocnymi, skutecznymi sposobami udostępniania dokładnych informacji.

Najlepsze sposoby na poprawę wydajności pracy

Istnieją trzy główne sposoby, w jakie pomoce w pracy pomagają pracownikom wykonywać zadania szybciej (i lepiej). Kiedy muszą:

• Pamiętaj, jak coś zrobić
• Rozwiązać problem
• Dowiedz się, co zrobić, gdy coś się zmieni

Trening trwa tylko tak daleko i pozostaje w pamięci człowieka tylko przez krótki czas. Kiedy sesja coachingu twarzą w twarz sprzed kilku tygodni staje się już przestarzała i słyszysz: „Jak zrobić to zadanie ponownie?”, wtedy pomoce w pracy błyszczą. Są one dostępne na żądanie i zawierają dokładnie te informacje, których potrzebują pracownicy, kiedy tylko tego potrzebują.

Zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mają lepsze dni, gdy odpowiedzi są dostępne od razu. Zamiast gonić kogoś o pomoc, pracownicy mają pomoc w pracy, która pokazuje im kroki wymagane do ukończenia procesu. Nie trzeba przeglądać warstw dokumentacji, aby znaleźć dokładne instrukcje — pomoc w pracy znajduje się tuż obok ich stacji roboczej, dzięki czemu pracownicy mogą poprawnie wykonać zadanie za pierwszym razem.

Pomoce w pracy nie tylko świetnie pomagają pracownikom zapamiętać to, czego nauczyli się na szkoleniu (np. procesy, które muszą wykonywać tylko od czasu do czasu i nie muszą zapamiętywać), ale są również pomocne, gdy coś się zmieni — w przypadku rozwiązywania problemów, na przykład lub przejść przez etapy nieco innego przepływu pracy nowych wersji oprogramowania.

Te sprawności sumują się. Według Peregrine Performance Group firmy, z którymi współpracują, zamieniły tygodniowy kurs szkoleniowy na jeden dzień szkolenia plus pomoc w znalezieniu pracy. Nie tylko potrzeba mniej treningu, ale biegłość wzrosła o 50%. Kiedy poświęcisz czas na napisanie skutecznej pomocy w pracy, możesz spodziewać się tego rodzaju korzyści:

• Oszczędzaj czas, wykonując zadania robocze szybciej
• Unikaj popełniania błędów dzięki jasnym wskazówkom
• Mniej stresu pracowników
• Zmniejsz liczbę niepotrzebnych próśb o pomoc
• Lepsza kontrola procesów/standardów poprzez dzielenie się tą samą wiedzą ze wszystkimi jednocześnie
• Mniej szkoleń i przekwalifikowań
• Lepsze doświadczenie pracowników i klientów

Ponadto są szybkie — pomocników w pracy można wdrożyć o 75% szybciej niż tradycyjne szkolenia i przy znacznie niższych kosztach, co zapewnia znacznie lepszy zwrot z inwestycji.

Jak stworzyć pomoc w pracy (przewodnik krok po kroku)

Stosując odpowiednie kroki, możesz łatwo i niedrogo stworzyć pomoc w pracy, która zwiększy wydajność Twojego zespołu.

1. Zbierz informacje o zadaniu

Porozmawiaj z pracownikami, którzy już przeprowadzają ten proces. Jak oni to robią? Jakie kroki podejmują iw jakiej kolejności? Pamiętaj, aby porozmawiać z wieloma pracownikami — doświadczonymi, którzy wykonywali tę pracę w kółko, a także z nowicjuszami. Jak różnią się ich perspektywy? Spróbuj wykonać tę pracę samodzielnie i zanotuj, jakich informacji potrzebujesz.

2. Wybierz strukturę

Pomoce w pracy naturalnie należą do jednej z trzech kategorii:

Lista kontrolna

Działa to, gdy jest wiele rzeczy do zrobienia, ale nie w określonej kolejności. Na przykład utrzymanie spójności w przypadku kontroli sprzętu i dokumentacji nowo zatrudnionych pracowników.

Krok po kroku

Użyj tego, gdy rzeczy muszą być wykonane w określonej kolejności. Schemat blokowy (taki jak ten diagnostyczny dla świadczeniodawców) lub drzewo decyzyjne jeśli-to może mieć sens, aby ułożyć proces w logiczny sposób. Jeśli potrzebujesz, aby pracownicy zapisywali informacje na bieżąco (na przykład, gdy odnotowują temperatury w serwerowni lub liczą produkty w magazynie), możesz udostępnić pomoc dotyczącą zadania lub skorzystać z interaktywnej aplikacji.

Odniesienie

Najlepiej, gdy nie ma żadnych konkretnych kroków i nie wszystkie informacje są potrzebne od razu. Pracownicy mogą na to spojrzeć, gdy muszą znaleźć popularny numer SKU, udostępnić numer telefonu innemu działowi lub zlokalizować magazyn na mapie regionu.

Czasami pomoc w pracy ma wiele sekcji, każda o innej strukturze. Nie daj się ugrzęznąć w różnych wyborach. Najlepszy format stanie się oczywisty, gdy zaczniesz pisać. W końcu nikt tak naprawdę nie przejmuje się tym, który wybierzesz, o ile pomoc w pracy pomaga wykonać zadanie szybciej i lepiej.

3. Wybierz format

Czy będzie to wyglądało jak wydrukowany laminowany papier 8,5×11 zawieszony na ścianie, czy cyfrowy JPG w sieci? Będzie interaktywną aplikacją? Wybierz format wcześniej, aby upewnić się, że informacje będą pasować. Większość doradców ma jedną stronę lub mniej lub są widoczne na jednym ekranie bez przewijania.

Według badań przeprowadzonych przez TechSmith i Cebr, dwie trzecie (67%) ludzi lepiej rozumie informacje, gdy są one komunikowane za pomocą elementów wizualnych. Zamiast ściany tekstu, zastąp słowa pisane obrazami tak często, jak to możliwe — używaj obrazów, wykresów i innych elementów wizualnych, które pasują do Twojego formatu.

Jak napisać pomoc w pracy

Jeśli chodzi o tworzenie pomocy w pracy, mniej treści to zdecydowanie więcej. Uwielbiamy używać Snagit do pomocy w pracy, ponieważ robienie zrzutów ekranu i dodawanie adnotacji jest szybkie i łatwe. Oto jak stworzyć pomoc w pracy za pomocą Snagit:

1. Zrób zrzuty ekranu

Otwórz Snagita i kliknij duży czerwony przycisk Capture. Stamtąd będziesz mógł wybrać obszar na ekranie, który chcesz przechwycić. Edytor Snagit automatycznie otworzy i prześle twój obraz. Oto, gdzie naprawdę zaczyna się zabawa:

2. Opisz

Jeśli pomoc opisuje zadanie fizyczne, zrób zdjęcia i oznacz je strzałkami itp., aby wskazać, co należy zrobić. W przypadku zadań cyfrowych rób zrzuty ekranu. Snagit pozwala nie tylko robić i edytować zrzuty ekranu, ale także dodawać kształty, podświetlać i pokazywać kroki w procesie w tym samym programie.

Narzędzie Step Tool automatyzuje numerację — kliknij wokół zrzutu ekranu, aby dodać kolejne kroki.

Jeśli wskazówki obejmują wiele ekranów lub zdjęć, połącz je w jeden dokument i dodaj dowolny tekst wokół lub na wierzchu elementów wizualnych.

W przypadku formatu cyfrowego nagraj krótki film (lubimy Camtasia) z klikalnym spisem treści.

Miej spójny wygląd

Wybierz schemat kolorów i styl i trzymaj się ich przez cały czas pracy. Jeśli to możliwe, używaj spójnych czcionek, rozmiarów, kolorów i brandingu firmy. Najlepsze edytory obrazów mają szablony i zasoby, które pozwalają zachować jednolity wygląd.

Niech to będzie wielojęzyczne

Pomoc w pracy nie działa, gdy ludzie nie mogą jej przeczytać. Upewnij się, że Twoja pomoc w pracy jest zlokalizowana na tyle języków, ile jest to konieczne dla Twoich pracowników.

3. Testuj i poprawiaj

Teraz, gdy stworzyłeś swoją pomoc w pracy, zobacz, jak działa w prawdziwym życiu. Znajdź pomocnego współpracownika, weź coś do robienia notatek i obserwuj, jak próbują wykonać zadanie, korzystając z pomocy w pracy.

Nie kieruj ich, po prostu usiądź i obserwuj, co robią naturalnie i czy pomoc w pracy pomaga, czy nie. Rób notatki, zadawaj dodatkowe pytania, a następnie znajdź innego współpracownika i powtarzaj. Przepisz pomoc w pracy z tym, czego się nauczyłeś.

4. Dziel się i nagrywaj opinie

Gdy pomoc w pracy zostanie udoskonalona, ​​umieść ją tam, gdzie powinna być — na ścianie, w pobliżu biurek lub w innym miejscu, które ma sens dla wybranego formatu. Upewnij się, że pracownicy wiedzą, że pomoc w pracy jest dla nich. Przypomnij im w razie potrzeby i zachęć do korzystania z niego. Jeśli wykonałeś świetną robotę, tworząc go, pracownicy będą bardziej niż wdzięczni, że mają coś, co pomoże im wykonywać swoją pracę szybciej i lepiej.

Miej oczy otwarte na długoterminowe wyniki, zarówno jakościowe, jak i ilościowe. Pamiętaj, aby zadać sobie te pytania:

• Czy słyszysz mniej powtarzających się pytań od pracowników?
• Czy zadania są wykonywane dokładniej?
• A co z ocenami satysfakcji klienta?

Wykorzystaj te bieżące informacje, aby ocenić sukces i zainspirować aktualizacje na następny raz.

Bonus: szablony Snagit

Nadal nie wiesz, jak zacząć korzystać z pomocy w pracy? Niech szablony Snagit wykonają pracę za Ciebie!

Najpierw kliknij przycisk Utwórz i wybierz Obraz z szablonu lub wybierz obrazy z zasobnika Ostatnie ujęcia, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz połącz w szablonie. Możesz wybrać szablony, które najlepiej odpowiadają potrzebom Twojej pomocy w pracy.

Następnie po prostu przeciągnij i upuść obrazy i dostosuj je w szablonie. To takie proste! Aby uzyskać pełny samouczek na temat tworzenia pomocy w pracy ze Snagit, obejrzyj ten wspaniały film poniżej: