Przeciążenie informacjami jest faktem: oto jak sobie z nim poradzić

Czujesz się tak przytłoczony e-mailami, wiadomościami i spotkaniami w pracy, że nie masz pojęcia, od czego zacząć? Być może cierpisz na nadmiar informacji.

Nie jesteś jedyny! Jak wynika z niedawnego badania TechSmith na temat komunikacji w miejscu pracy, połowa pracowników uważa, że ​​ilość komunikacji, z jaką korzystają w pracy, szkodzi ich produktywności.

Ciągły przepływ komunikacji w pracy może powodować problemy, takie jak zmęczenie decyzjami, wypalenie zawodowe i uczucie przytłoczenia.

Na tym blogu omówimy, dlaczego dochodzi do przeciążenia informacjami, jakie są jego skutki i, co najważniejsze, jak go uniknąć.

Szybciej przekaż wiadomość dzięki Snagit

Bez wysiłku przechwytuj ekran, dodawaj kontekst i udostępniaj za pomocą łącza.

Wypróbuj Snagit za darmo

Co to jest przeciążenie informacyjne?

Najpierw zdefiniujmy przeciążenie informacyjne. Termin „przeciążenie informacyjne” odnosi się do uczucia przytłoczenia nadmierną ilością informacji prezentowanych na raz. W tym stanie podejmowanie decyzji lub ustalanie priorytetów zadań jest często trudniejsze, ponieważ jest po prostu zbyt wiele do przetworzenia na raz.

Pierwotnym autorem tego terminu był Bertram Gross, profesor nauk politycznych. Mimo to koncepcję przeciążenia informacyjnego spopularyzował pisarz i futurysta Alvin Toffler w swojej książce „Szok przyszłości” w 1970 roku.

Niestety przeciążenie informacjami jest dziś powszechne w nowoczesnym miejscu pracy, gdzie technologia cyfrowa ułatwiła wysyłanie i odbieranie wiadomości w rekordowym tempie.

W miarę jak firmy będą wprowadzać bardziej elastyczne rozwiązania, takie jak praca zdalna i praca hybrydowa, zależność od cyfrowych kanałów komunikacji będzie coraz większa, co sprawi, że znalezienie lepszych sposobów zarządzania informacjami będzie ważniejsze niż kiedykolwiek.

Przyczyny przeciążenia informacyjnego

Technologia z pewnością odegrała pewną rolę, ale w nowoczesnym miejscu pracy często występuje przeciążenie informacyjne z różnych powodów.

Rozwój cyfrowych narzędzi komunikacji

Chociaż narzędzia takie jak poczta e-mail, komunikatory internetowe, zarządzanie projektami i wideokonferencje mogą ułatwić współpracę w pracy, ich nadużywanie może prowadzić do wyświetlania przytłaczających wiadomości i powiadomień.

Im więcej informacji otrzymujemy podczas spotkań, e-maili i wątków na czacie w pracy, tym większe prawdopodobieństwo, że poczujemy się przytłoczeni. Sortowanie niekończącego się morza wiadomości w celu ustalenia, które informacje są rzeczywiście niezbędne w Twojej pracy, może być zarówno czasochłonne, jak i obciążające psychicznie.

Każde narzędzie ze swoim strumieniem informacji wymaga naszej uwagi i przyczynia się do przeciążenia informacyjnego.

Niejasna komunikacja

Kiedy wiadomość jest niejednoznaczna lub niejasna, często zachodzi potrzeba powtórzenia informacji lub dodania wyjaśnień. Powoduje to konieczność wysyłania tej samej podstawowej wiadomości w różnych formatach.

Załóżmy, że pracujesz nad przeprojektowaniem witryny internetowej i chcesz, aby projektant zmienił kolor przycisku z żółtego na pomarańczowy i wysłał wiadomość e-mail z prośbą o zmianę. Jednak na stronie znajduje się więcej niż jeden przycisk, więc projektant odpowiada, prosząc o wyjaśnienia. Następnie pojawiają się pytania o odcień pomarańczu, którego należy użyć itp.

Prosta prośba może łatwo przerodzić się w niekończące się powtarzanie wiadomości, gdy oryginalna wiadomość jest niejasna. Badanie TechSmith wykazało, że 74% pracowników musi w pracy powtarzać lub wyjaśniać informacje, a 67% doświadcza nieporozumień z powodu niejasnej komunikacji.

Niefiltrowane dane i informacje

W erze cyfrowej organizacje mają dostęp do ogromnych ilości danych, takich jak dane dotyczące sprzedaży, opinie klientów i wskaźniki wydajności.

Przeglądanie tak ogromnej ilości danych w celu znalezienia istotnych i przydatnych wniosków może być przytłaczające, szczególnie jeśli brakuje Ci odpowiednich umiejętności lub narzędzi do sensownego organizowania informacji.

Może to utrudniać zrozumienie znaczenia danych lub sposobu ich efektywnego wykorzystania, przez co pracownicy czują się przytłoczeni lub cierpią na paraliż informacyjny.

Konsekwencje przeciążenia informacyjnego

Radzenie sobie z ciągłym strumieniem informacji może mieć poważne wady. Może sprawić, że ludzie poczują się przytłoczeni, ale także zaszkodzić produktywności w miejscu pracy. Konsekwencje nadmiaru informacji są następujące.

Zmniejszona ostrość i koncentracja

Ludzki mózg ma tylko określoną przepustowość; gdy jest przeciążony, trudniej się skupić. Może się okazać, że ciągle przełączasz się między zadaniami, nie angażując się w pełni w żadne z nich – jest to zjawisko znane jako przełączanie kontekstu.

Ciągłe pingowanie powiadomień i e-maili do przeglądania utrudnia skoncentrowanie się na zadaniach wymagających głębokiego myślenia, co obniża jakość i wydajność naszej pracy.

Załamania komunikacyjne

Można by pomyśleć, że lepsza komunikacja sprawi, że pracownicy będą lepiej poinformowani, prawda? Kiedy TechSmith przeprowadził ankietę wśród pracowników na temat ich nawyków komunikacyjnych, odkrył, że im więcej osób deklarowało uczucie przytłoczenia ilością komunikacji, z jaką mieli do czynienia, tym większe było ryzyko nieporozumień i konieczności powtarzania informacji.

Kiedy ilość informacji jest po prostu zbyt duża, aby nadążyć za nimi, możemy przeglądać zamiast czytać i przeoczyć ważne szczegóły. Może to prowadzić do nieporozumień i straty czasu na wyjaśnianie lub naprawianie problemów wynikających ze złej komunikacji.

Zmęczenie decyzją

Kiedy pojawia się zbyt wiele opcji lub sprzeczne informacje, prowadzi to do paraliżu informacyjnego. Zasadniczo jesteśmy tak przytłoczeni możliwościami, że strach przed dokonaniem złego wyboru całkowicie blokuje proces.

Zastanów się, jak możesz się czuć w sklepie spożywczym, gdy szukasz czegoś na przykład płatków śniadaniowych, ale jesteś bombardowany zbyt wieloma opcjami. Możesz spędzić kilka minut na czytaniu etykiet. Nagle wszystkie wybory mieszają się ze sobą, a Ty wychodzisz z przejścia z pustym koszykiem, całkowicie rezygnując z płatków śniadaniowych.

Brak równowagi między pracą a życiem prywatnym

Będę z tobą szczery: mam około 15 nieprzeczytanych wiadomości na Slacku i bardzo mnie to stresuje. Czujemy presję, aby czytać, odpowiadać i zarządzać wszystkimi informacjami, które do nas docierają w ciągu dnia pracy. Strach przed przegapieniem czegoś ważnego jest realny.

To poczucie bycia „zawsze aktywnym” może pozwolić, aby praca wkradła się do naszego życia osobistego, prowadząc do stresu i wypalenia zawodowego. Chociaż wypalenie zawodowe może negatywnie wpłynąć na naszą produktywność i zaangażowanie w pracy, może również mieć wpływ na nasze zdrowie.

Szybciej przekaż wiadomość dzięki Snagit

Bez wysiłku przechwytuj ekran, dodawaj kontekst i udostępniaj za pomocą łącza.

Wypróbuj Snagit za darmo

Strategie zarządzania nadmiarem informacji

Jedyną rzeczą, która może wydawać się bardziej przytłaczająca niż radzenie sobie z nadmiarem informacji, może być zapobieganie temu. Rzecz w tym, że możesz już teraz podjąć małe kroki, aby uniknąć przeciążenia informacjami i poprawić swoje życie w pracy.

Ustal priorytety

Nie wszystkie informacje wymagają natychmiastowej uwagi i reakcji. Skoncentrowanie się na tym, co ważne, może pomóc zmniejszyć obciążenie związane z ciągłym reagowaniem na wszystko.

Chociaż nie ma jednego uniwersalnego podejścia, macierz Eisenhowera jest popularną metodą zarządzania czasem. Zasadniczo dzielisz swoje zadania na cztery pola: zadania, które wykonasz w pierwszej kolejności, zadania, które zaplanujesz na później, zadania, które oddelegujesz i zadania, które usuniesz.

Możesz dostosować tę metodę, aby pomóc Ci podejmować szybkie i skuteczne decyzje dotyczące komunikacji w pracy. Sprawdzając pocztę, aplikację do obsługi wiadomości lub inne skrzynki odbiorcze, porządkuj wiadomości w cztery kategorie:

1. Pilne i ważne: te wiadomości wymagają natychmiastowej uwagi i mają kluczowe znaczenie dla bieżących projektów, takich jak decyzje wymagające czasu lub pilne sprawy. Odpowiadaj na te wiadomości tak szybko, jak to możliwe.
2. Ważne, ale niepilne: wiadomości, które są ważne, ale nie wymagają natychmiastowej odpowiedzi, np. prośby o opinię lub aktualizacje, które nie są pilne. Zaplanuj konkretny czas na odpowiedź, np. blok dzienny lub tygodniowy w kalendarzu.
3. Pilne, ale nieważne: te wiadomości mogą wydawać się pilne, ale nie są bezpośrednio związane z Twoją pracą. Często mogą to być prośby lub pytania, z którymi lepiej poradzi sobie ktoś z Twojego zespołu. Jeśli to możliwe, deleguj te wiadomości odpowiedniej osobie.
4. Ani pilne, ani ważne: te wiadomości nie są ani pilne, ani ważne, w tym spam, niechciane e-maile sprzedażowe i biuletyny informacyjne. Usunięcie lub anulowanie subskrypcji tych wiadomości może zmniejszyć bałagan w skrzynce odbiorczej.

Korzystaj z technologii mądrze

Chociaż narzędzia, których używamy do współpracy i komunikacji w pracy, mogą powodować przeciążenie informacyjne, możemy również je wykorzystać, aby temu zapobiec.

Twórz filtry i reguły

Platformy e-mailowe umożliwiają użytkownikom tworzenie filtrów/reguł sortujących przychodzące wiadomości w folderach na podstawie nadawcy, tematu lub słów kluczowych. Korzystanie z tej funkcji może pomóc skrócić czas przeglądania wiadomości.

Dostosuj ustawienia powiadomień

Zmniejsz rozpraszanie uwagi, dostosowując powiadomienia aplikacji tak, aby ostrzegały Cię tylko o ważnych wiadomościach lub wzmiankach. Może to zminimalizować odwracanie uwagi od toczących się dyskusji, które nie wymagają Twojej natychmiastowej uwagi. Następnie możesz zaplanować dedykowane bloki na cały tydzień pracy, aby przejrzeć mniej pilne wiadomości.

Dodaj przejrzystości swojej komunikacji za pomocą elementów wizualnych

Materiały wizualne mogą szybko przekazywać złożone informacje, oszczędzając czas osoby wysyłającej i odbierającej wiadomość. Nie musisz być zawodowym grafikiem, aby wykorzystać siłę komunikacji wizualnej w pracy. Narzędzia do przechwytywania i nagrywania ekranu, takie jak Snagit, ułatwiają każdemu wykonanie szybkiego zrzutu ekranu lub filmu, dodanie kontekstu i udostępnienie łącza.

Przekazuj jasne i przydatne informacje zwrotne

Informacje zwrotne są łatwiejsze do zrozumienia, gdy możesz pokazać dokładnie to, co widzisz na ekranie i zmiany, które należy wprowadzić. O wiele szybciej jest zrobić zrzut ekranu tego slajdu i wskazać strzałką literówkę, którą złapałeś, niż próbować wyjaśnić samym tekstem, że jest to na slajdzie 13 w akapicie o tym, co wydry morskie jedzą na śniadanie.

Zademonstruj proces

Podczas wyjaśniania procesu lub przepływu pracy wiadomość wideo może pokazać każdy etap procesu w akcji bez konieczności planowania spotkania lub pisania długich instrukcji. Staraj się nie dać zastraszyć wideo. Możesz tworzyć proste wiadomości wideo, nagrywając ekran i pokazując kroki, tak jak podczas spotkania Zoom.

Dzięki Snagit możesz dodawać strzałki i numery kroków do ekranu podczas nagrywania, aby wyjaśnić proces. Co więcej, gdy ta osoba potrzebuje odświeżenia, może w razie potrzeby ponownie obejrzeć film, nie zakłócając Twojego dnia.

Wniosek

Wysyłanie wiadomości w pracy jest łatwiejsze niż kiedykolwiek, co oznacza, że ​​musimy bardziej rozważnie podchodzić do sposobu udostępniania informacji. Korzystanie z elementów wizualnych, takich jak obrazy i filmy, może pomóc w jasnym przekazaniu wiadomości, ograniczając niepotrzebne powtarzanie i powtarzanie.

Szybciej przekaż wiadomość dzięki Snagit

Bez wysiłku przechwytuj ekran, dodawaj kontekst i udostępniaj za pomocą łącza.

Wypróbuj Snagit za darmo