Proste sposoby na poprawę komunikacji w zespole z Austinem Nortonem i Davidem Pattonem

Czy zastanawiałeś się kiedyś nad najlepszymi sposobami komunikacji ze swoim zespołem?

Wiele firm wkłada całe serce i duszę w opracowywanie najlepszych sposobów docierania ze swoim przekazem do klientów. Ale jeśli chodzi o komunikację wewnętrzną, często jest to pomijane.

W tym odcinku The Visual Lounge Austin Norton (kierownik projektu) i David Patton (specjalista ds. marketingu partnerskiego) z TechSmith dołączają do gospodarza Matta Pierce'a, aby omówić znaczenie doskonałej komunikacji w Twoim zespole.

Austin i David rozmawiają o tym, jak za pomocą prostych zrzutów ekranu lub filmów można przesyłać wiadomości znacznie szybciej i wyraźniej. Przedstawiają nam różne podejścia do tworzenia wewnętrznych filmów i wyjaśniają, jak era pracy zdalnej wpłynęła na naszą chęć bycia przed kamerą.

Możesz obejrzeć wideo na ten temat na górze tego posta, aby posłuchać odcinka podcastu, kliknąć przycisk odtwarzania poniżej lub przeczytać więcej…

Zrzuty ekranu a komunikacja pisemna

Większość firm w odległej erze polega na takich rzeczach, jak e-mail lub Slack, z okazjonalnymi telefonami Zoom. Ale Austin woli bardziej wizualne podejście. Mówi, że używając zrzutów ekranu, może przekazać swoją wiadomość o wiele wyraźniej niż napisanie prostego zdania.

„Jeśli zaczynam opisywać coś, co jest zdaniem lub dłuższym, staram się użyć zrzutu ekranu lub wizualizacji, aby oddać to sprawiedliwość i wyjaśnić to. Po prostu o wiele łatwiej jest komuś patrzeć na to, co widzę”.

David zgadza się i porównuje to do robienia zdjęć. Dobry fotograf różni się od fotografa, ponieważ świetny fotograf po prostu wie, kiedy wyciągnąć aparat. Mówi, że kiedy przyzwyczaisz się do robienia zrzutów ekranu i przechwytywania ekranu, staje się to drugą naturą.

„To, co mnie wyzwala, to moment, w którym zaczynam pisać instrukcje i myślę, że mógłbym po prostu zrobić zdjęcie i wstawić strzałki, a może nawet liczby. To jest teraz jak druga natura”.

Wykorzystanie mocy wideo w komunikacji wewnętrznej

Idąc o krok dalej od skromnego zrzutu ekranu, ludzie z TechSmith uwielbiają również używać wideo do komunikacji wewnętrznej. Film jest nieco bardziej elastyczny niż zrzut ekranu i umożliwia szczegółowe wyjaśnienie instrukcji.

W dobie pracy zdalnej wykorzystanie wideo stało się naturalnym rozwiązaniem dla wielu organizacji. Do tej pory wszyscy jesteśmy tak przyzwyczajeni do oglądania się na ekranie, ale nie musimy tylko polegać na Zoomie. Możemy również tworzyć zasoby wideo, które ludzie mogą oglądać we własnym tempie.

David sugeruje prostą konfigurację wideo. To nie musi być wyszukane. Po skonfigurowaniu kamery i mikrofonu David zwraca uwagę na samą treść. Co powie przed kamerą?

„Myślę o tym, co chcę powiedzieć. Otwieram dokument i robię tylko kilka wypunktowań tematów tego, co chcę powiedzieć”.

Jego podejście do tworzenia wideo polega na tym, że po prostu siedzi przed kamerą i rozmawia z nią. Mówi przez około 30-40 minut i robi naprawdę długie przerwy między myślami, podczas których zastanawia się, co powiedzieć dalej.

„Naprawdę muszę po prostu dostać się do tej strefy, w której mogę zawieść wahania i obronę. I w tym momencie po prostu toczę się dalej, idę dalej. A kiedy czuję, że właśnie dałem wszystko, co mogłem, wyłączam to. Wchodzę do Camtasii. A potem po prostu tnę, tnę, tnę”.

Tak to robi David, ale co z Austinem?

Austin ma zupełnie inne podejście. Woli tworzyć krótkie i urocze filmy bez zbytniego przygotowania i montażu.

„Zazwyczaj używam magnetowidu Snagit , ponieważ do tego jestem przyzwyczajony. Rozpoczynam nagrywanie wideo i staram się, aby nie przekraczały dwóch minut, ponieważ jeśli pójdę dłużej, po prostu włóczę się dalej”.

Austin woli ten sposób pracy, ponieważ wie, że mógłby poświęcić dwa razy więcej czasu na pisanie obszernego opisu nowego projektu i sprawdzanie literówek. Zamiast tego robi dwu- lub trzyminutowy film i wysyła go do zespołu.

„Mogą usłyszeć prosto ode mnie, co to za prośba i nie muszą czytać między wierszami tego, co napisałem”.

Grając do swoich mocnych stron

A co, jeśli bycie przed kamerą nie jest dla ciebie? Nie każdy lubi rozmawiać z kamerą, ale czy to oznacza, że ​​musi ucierpieć komunikacja w Twoim zespole?

David mówi nie. Chociaż uwielbia używać wideo, aby przekazać swoje przesłanie, uważa, że ​​najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest wykorzystanie swoich mocnych stron. Nagrywanie wideo jest tym, z czym czuje się komfortowo, ale nie dla wszystkich.

Niektórzy ludzie mogą być świetnymi prelegentami prezentacji PowerPoint. Inni mogą potrzebować wideo, które mogą nagrywać i edytować błędy. Inni wolą po prostu nagrywać swoje ekrany i rozmawiać o tym, jeśli nie lubią być przed kamerą.

„Rób swoje i tak długo, jak odzwierciedla to twoją osobowość, myślę, że to naprawdę prześwituje”.

Zachęcanie ludzi do oglądania Twoich treści

Po włożeniu czasu i wysiłku w tworzenie treści, jak możesz zachęcić ludzi do ich oglądania?

Austin mówi, że to ryzyko i nie możesz być pewien. Ale mówi, że próba znalezienia sposobów na interakcję ludzi i zadawanie pytań to świetny początek. Zaletą wideo jest to, że możesz pozwolić ludziom oglądać go we własnym tempie.

Jeśli naprawdę chcesz zagłębić się w statystyki, możesz użyć czegoś takiego jak Knowmia firmy TechSmith. Knowmia pomaga ludziom angażować się w wideo, a także mierzy skuteczność i wydajność treści.

David dodaje, że jedną rzeczą, której musisz się nauczyć, jest oddzielenie poglądów i informacji zwrotnych od jakości wykonanej pracy. Zdaje sobie sprawę, że wszyscy jesteśmy bombardowani e-mailami, linkami i filmami do obejrzenia, więc ważne jest, aby nie brać tego do siebie, jeśli niewiele osób ogląda Twój film.

Ma jednak kilka sugestii, aby zachęcić do oglądania:

• Nie publikuj swojego filmu w piątek. Wszyscy szykują się na weekend
• Opublikuj go tam, gdzie ludzie mogą go zobaczyć. Jeśli nikt tak naprawdę nie używa poczty e-mail, opublikuj go na Slacku, gdzie ludzie szukają
• W tytule zawsze umieszczaj długość swojego filmu, aby ludzie wiedzieli, czego się spodziewać

Jak wideo zmieniło przeciętne cotygodniowe spotkanie

Wiele firm ma spotkanie w poniedziałek rano. W TechSmith chodziło o przekazanie mikrofonu i nagranie spotkania, aby ludzie mogli je później obejrzeć. Zazwyczaj była to prezentacja PowerPoint i/lub wideo.

David mówi, że teraz spotkania bardziej opierają się na wideo.

„Ostatecznie wszystkie informacje są przekazywane za pośrednictwem wideo, teraz, gdy nikogo nie ma w jednym pomieszczeniu. Tak więc całe medium naprawdę się zmieniło i przekształciło się w doświadczenie wyłącznie online, doświadczenie wideo dostępne wyłącznie w tym momencie”.

Co ciekawe, zmieniło to nastrój poniedziałkowych spotkań, ponieważ wszyscy są w domu i tylko rozmawiają do swoich kamer.

„Tenor rozmowy stał się mniej prezentacyjny i bardziej konwersacyjny.”

Austin dodaje, że bariera wejścia jest teraz niższa. Nie ma znaczenia, czy rozmawiasz z trzema osobami, czy robisz wielką prezentację. Czujesz to samo, ponieważ wszystko, co robisz, to patrzenie w kamerę.

Tworząc takie filmy, a nie prezentacje na żywo, możesz zaoszczędzić czas, poczuć się swobodniej, a także dać zespołowi możliwość oglądania ich we własnym tempie.

Jeśli jesteś gotowy, aby zacząć eksperymentować z nagrywaniem wideo lub ekranu w swoim zespole, wypróbuj narzędzia TechSmith — Camtasia, Snagit i Knowmia lub udaj się do Akademii TechSmith, aby uzyskać mnóstwo bezpłatnych zasobów.

Aby uzyskać więcej porad i wskazówek ekspertów, odwiedź TechSmith Academy w YouTube lub posłuchaj podcastu.