Jak korzystać z filtra zaawansowanego w programie Microsoft Excel

Chociaż program Microsoft Excel oferuje wbudowaną funkcję filtrowania danych, możesz mieć dużą liczbę elementów w arkuszu lub potrzebujesz bardziej złożonego filtra. Tutaj wyjaśnimy, jak utworzyć zaawansowany filtr w programie Excel.

Jak skonfigurować zakres kryteriów

Zanim będzie można użyć zaawansowanego filtru w programie Excel, musisz utworzyć zakres komórek dla warunków, których będziesz używać.

Aby rozpocząć, dodaj co najmniej kilka wierszy nad swoimi danymi; w razie potrzeby zawsze możesz wstawić więcej wierszy. Pamiętaj, że potrzebujesz jednego wiersza na etykiety i jednego pustego wiersza między kryteriami a danymi.

POWIĄZANE: Jak wstawić wiele wierszy w programie Microsoft Excel

W górnym wierszu wpisz etykiety kolumn. Powinny one pasować do danych dla Twoich danych, ponieważ zostaną użyte jako kryteria filtrowania.

W tym samouczku będziemy używać przykładu, więc poniżej znajdują się dane, których używamy.

Następnie wstawiamy pięć wierszy nad naszymi danymi. Mamy jeden wiersz na etykiety, trzy na kryteria i jeden pusty wiersz. Następnie kopiujemy nagłówki naszych kolumn do pierwszego wiersza. Więc teraz nasz arkusz wygląda tak:

Po skonfigurowaniu zakresu warunków filtrowania możesz utworzyć filtr zaawansowany.

Wskazówka: jeśli chcesz, możesz nazwać zakres kryteriów, aby automatycznie umieścić go w filtrze.

Wprowadzanie kryteriów dla filtra zaawansowanego w programie Excel

Aby wprowadzić kryteria zaawansowanego filtra programu Excel do komórki, użyj formatu ="=variable" .

Pierwszy znak równości rozpoczyna ciąg, a cudzysłowy zawierają kryteria. Możesz użyć zwykłych operatorów porównania dla swoich warunków. Oto kilka przykładów.

• Równy Smithowi: ="=Smith"
• Nie równe Smithowi: ="<>Smith"
• Mniej niż 100: ="<100"
• Większy lub równy 100: =">=100"

Gdy wpiszesz kryteria w komórce w ten sposób, program Excel przekonwertuje je na format wymagany przez filtr.

Jak korzystać z pojedynczego kryterium i pojedynczej kolumny Filtr programu Excel

Najlepszym sposobem na rozpoczęcie jest prosty przykład z użyciem jednego warunku i jednej kolumny. Tutaj przefiltrujemy nasze dane na podstawie identyfikatora lokalizacji 2B.

Przejdź do kolumny Identyfikator lokalizacji i w pierwszym wierszu pod etykietą wprowadź następujące dane dla równa się 2B:

 ="=2B" 

Następnie wybierz komórkę w zestawie danych, przejdź do karty Dane i wybierz „Zaawansowane” w sekcji Sortowanie i filtrowanie na wstążce.

W wyskakującym okienku zacznij od wybrania miejsca, w którym mają się pojawiać przefiltrowane dane. Możesz filtrować go w miejscu lub w innej lokalizacji. Jeśli wybierzesz to drugie, wprowadź lokalizację w polu Kopiuj do.

Teraz potwierdź komórki w polu Zakres listy. Program Excel powinien dodać je automatycznie, więc po prostu upewnij się, że są poprawne.

Następnie wprowadź zakres komórek w polu Zakres kryteriów. Możesz to łatwo zrobić, klikając wewnątrz pola, a następnie przeciągając kursorem przez zakres w arkuszu. Pamiętaj, aby uwzględnić komórki etykiety kolumny i tylko dodatkowe wiersze z komórkami zawierającymi kryteria. Jeśli uwzględnisz puste wiersze, jest wysoce prawdopodobne, że wyniki filtrowania będą nieprawidłowe.

Opcjonalnie zaznacz to pole, jeśli chcesz mieć tylko unikalne rekordy. Kliknij „OK”, kiedy skończysz.

Powinieneś wtedy zobaczyć przefiltrowane dane. Jeśli wybierzesz filtrowanie danych na miejscu, pozostałe wiersze powinny być ukryte. Tutaj wybraliśmy lokalizację w naszym arkuszu dla przefiltrowanych danych.

POWIĄZANE: Jak liczyć unikalne wartości w programie Microsoft Excel

Jak korzystać z wielu kryteriów i jednokolumnowego filtra programu Excel

Może chcesz filtrować dane przy użyciu wielu warunków, które pojawiają się w jednej kolumnie. Możesz to zrobić za pomocą zaawansowanego filtra Excela. Na przykład przefiltrujemy nasze dane pod kątem identyfikatorów lokalizacji 1B i 2B.

Przejdź do kolumny Identyfikator lokalizacji i wprowadź kryteria w dwóch oddzielnych wierszach, 2 i 3, zaczynając bezpośrednio pod etykietą.

 ="=1B"

 ="=2B"

To powinno wyglądać tak:

Wybierz komórkę w zestawie danych, przejdź do karty Dane i wybierz „Zaawansowane”, aby otworzyć narzędzie filtrujące.

Uzupełnij te same szczegóły co poprzednio, ale tym razem rozszerz zakres kryteriów o dodatkowy warunek. Kliknij „OK”, aby zastosować filtr.

Powinieneś wtedy zobaczyć oba wyniki z filtra w wybranej lokalizacji.

Jak korzystać z wielu kryteriów i wielokolumnowego filtra programu Excel

Następnie przyjrzymy się używaniu wielu warunków w zaawansowanym filtrze programu Excel. Mogą to być kryteria AND lub OR. Na przykład możesz filtrować według identyfikatora lokalizacji równego 1A i potencjalnego klienta równego Jones, gdzie wszystkie warunki są spełnione. Możesz też filtrować według identyfikatora lokalizacji równego 1B lub potencjalnego klienta równego Jones, gdzie dowolne warunki są spełnione.

POWIĄZANE: Jak korzystać z funkcji logicznych w programie Excel: JEŚLI, I, LUB, XOR, NIE

Wszystkie warunki prawdziwe

Aby filtrować z warunkiem AND, umieść oba kryteria w tym samym wierszu pod odpowiadającymi im etykietami.

Dlatego pod etykietą Identyfikator lokalizacji w wierszu 2 wpisujemy:

 ="=1A"

Następnie wpisujemy poniżej etykiety Lead, również w wierszu 2:

 ="=Jones"

To wygląda tak:

I tak jak poprzednio, wybierz komórkę w zbiorze danych, przejdź do zakładki Dane i wybierz „Zaawansowane”, aby otworzyć narzędzie.

W przypadku tego filtra zmieniamy zakres kryteriów, ponieważ obejmuje on tylko wiersze 1 i 2. W razie potrzeby dostosuj pozostałe opcje i kliknij „OK”.

Uwaga: Zwróć uwagę na zrzucie ekranu, że program Excel nazwał dla nas zakres kryteriów. Możesz zobaczyć to samo, gdy ponownie użyjesz tego samego zakresu komórek.

Mamy wtedy jeden wynik. Pamiętaj, że umieszczenie kryteriów w tym samym wierszu oznacza operator AND. Tak więc, mimo że mamy Jonesa jako Leada dla dwóch lokalizacji, odfiltrowaliśmy tylko lokalizację 1A z Jonesem.

POWIĄZANE: Jak wyświetlić wszystkie nazwane zakresy komórek w skoroszycie programu Excel

Wszelkie warunki prawdziwe

Następnie ponownie przefiltrujemy według wielu warunków, ale używając kryteriów LUB. W tym celu umieszczasz warunki w osobnych wierszach pod odpowiednimi etykietami.

Dlatego pod etykietą Identyfikator lokalizacji w wierszu 2 wpisujemy:

 ="=1B"

Następnie wpisujemy poniżej etykiety Lead, ale w wierszu 3:

 ="=Jones"

To wygląda tak:

Otwórz narzędzie Filtr zaawansowany jak poprzednio, dostosuj zakres kryteriów, aby uwzględnić dodatkowy wiersz, i kliknij „OK”.

Jak widać, mamy trzy wyniki, jeden dla 1B i dwa dla Jonesa. Ponieważ zastosowaliśmy kryteria OR, wszystkie uwzględnione przez nas warunki zostały spełnione.

Kluczem do skonfigurowania filtra wielu kryteriów w programie Excel jest to, że dla kryteriów ORAZ umieszczasz warunki w tym samym wierszu, a dla kryteriów OR umieszczasz warunki w osobnych wierszach.

Wszelkie i wszystkie warunki są prawdziwe

Jako ostatni przykład zastosujemy bardziej złożony filtr przy użyciu kryteriów AND i OR wraz z innym operatorem porównania. Przefiltrujemy pod kątem identyfikatora lokalizacji równego 1A i potencjalnego klienta równego Jones lub sprzedaży większej niż 50 000.

W wierszu 2 wpisujemy odpowiednio następujące kryteria poniżej Identyfikatora lokalizacji i Potencjalnego klienta:

 ="=1A"

 ="=Jones"

W wierszu 3 wprowadzamy następny warunek pod etykietą Sales:

 =">50000"

Ta konfiguracja wygląda następująco:

Otwórz narzędzie Filtr zaawansowany, dwukrotnie sprawdź lub dostosuj pola zgodnie z potrzebami i kliknij „OK”.

Zobaczysz wtedy wyniki. Tutaj mamy wiersz 2 zawierający nasze kryteria AND, 1A i Jones. Następnie dodatkowe wiersze od 3 do 5 zawierające nasze kryteria LUB dla sprzedaży większej niż 50 000.

Jeśli masz w arkuszu kalkulacyjnym dużą ilość danych i potrzebujesz bardziej niezawodnej opcji filtrowania, pamiętaj o zaawansowanym filtrze w programie Excel.

POWIĄZANE: Jak zastosować filtr do wykresu w programie Microsoft Excel