Jak udostępnić swój kalendarz programu Outlook

Udostępnianie kalendarza programu Outlook jest łatwe, ale ważne jest, jak to robisz, jeśli nie chcesz, aby osoby, którym go udostępniasz, miały do ​​niego dostęp. Przyjrzyjmy się, jak udostępnić kalendarz programu Outlook, niezależnie od tego, czy odbiorca znajduje się w tej samej organizacji co Ty, czy nie.

Niezależnie od tego, czy udostępniasz swój kalendarz programu Outlook komuś z Twojej organizacji (czyli osobom z tą samą domeną poczty e-mail co Ty) spoza organizacji, proces udostępniania jest podobny. Jednak sposób, w jaki odbiorca uzyskuje dostęp do kalendarza udostępnionego, jest nieco inny, zwłaszcza jeśli osoba spoza organizacji nie korzysta z programu Outlook. Jednak nadal jest to dość proste i omówimy, jak to działa, abyś mógł wskazać tutaj osoby, które mają problemy z dostępem do Twojego udostępnionego kalendarza.

Udostępnianie kalendarza koledze

Jeśli chcesz udostępnić kalendarz komuś, kto pracuje w tej samej organizacji, proces jest dość prosty. Otwórz kalendarz w Outlooku, a następnie kliknij Strona glowna > Udostępnij kalendarz > Kalendarz.

Jeśli używasz programu Outlook na więcej niż jednym koncie, upewnij się, że wybrałeś kalendarz dla konta, które chcesz udostępnić.

Okno „Właściwości kalendarza” otworzy się na karcie „Uprawnienia”, pokazując, kto aktualnie ma dostęp do Twojego kalendarza. Domyślnie program Outlook jest skonfigurowany tak, aby każda osoba w Twojej organizacji mogła zobaczyć, kiedy jesteś zajęty, ale nic więcej. Twoi informatycy mogli to zmienić na kilka różnych sposobów, dlatego skupimy się na udostępnieniu Twojego kalendarza osobie w Twojej organizacji.

Aby udostępnić komuś swój kalendarz, kliknij przycisk „Dodaj”.

Spowoduje to otwarcie książki adresowej i domyślnie pokaże osoby w Twojej organizacji. Dodaj osobę, której chcesz udostępnić swój kalendarz, a następnie kliknij "OK".

Wybrana osoba pojawi się w oknie Uprawnienia. Domyślnie będą mieli poziom uprawnień „Może wyświetlać wszystkie szczegóły”, który możesz zmienić, jeśli chcesz.

Kiedy skończysz, kliknij „OK”, aby udostępnić swój kalendarz.

Aby wyświetlić kalendarz, który ktoś Ci udostępnił, kliknij Strona główna > Dodaj kalendarz > Otwórz kalendarz udostępniony.

W oknie, które się otworzy, wpisz imię i nazwisko osoby, która udostępniła Ci kalendarz, a następnie kliknij OK.

Kalendarz pojawi się teraz do wyświetlenia na liście "Udostępnione kalendarze" po lewej stronie.

Udostępnianie kalendarza osobie zewnętrznej

Jeśli chcesz udostępnić kalendarz komuś, kto pracuje poza Twoją organizacją, proces jest bardzo podobny. Otwórz kalendarz w Outlooku, a następnie kliknij Strona glowna > Udostępnij kalendarz > Kalendarz.

Jeśli używasz programu Outlook na więcej niż jednym koncie, upewnij się, że wybrałeś kalendarz dla konta, które chcesz udostępnić.

Okno „Właściwości kalendarza” otworzy się na karcie „Uprawnienia”, pokazując, kto aktualnie ma dostęp do Twojego kalendarza.

Aby udostępnić komuś swój kalendarz, kliknij przycisk „Dodaj”.

To otworzy twoją książkę adresową. Na liście rozwijanej "Książka adresowa" kliknij "Kontakty".

Spowoduje to wyświetlenie wszystkich kontaktów zewnętrznych w Twojej książce adresowej. Jeśli chcesz udostępnić swój kalendarz osobie zewnętrznej, która nie jest tutaj wyświetlana, musisz najpierw dodać ją jako kontakt.

Dodaj osobę, której chcesz udostępnić swój kalendarz, a następnie kliknij "OK".

Wybrana osoba zostanie dodana do okna Uprawnienia. Domyślnie będą mieli poziom uprawnień „Może wyświetlać wszystkie szczegóły”, który możesz zmienić, jeśli chcesz. W przeciwieństwie do udostępniania osobom w organizacji, nie możesz nadawać osobom zewnętrznym uprawnień „Może edytować” ani „Przekazywać”.

Kiedy skończysz, kliknij „OK”, aby udostępnić swój kalendarz.

Sposób, w jaki odbiorca akceptuje zaproszenie do wyświetlenia kalendarza, różni się znacznie od udostępniania go komuś w organizacji.

Osoba, której udostępniłeś swój kalendarz, otrzyma wiadomość e-mail.

Jeśli klikną „Zaakceptuj i wyświetl kalendarz”, zostaną przeniesieni do Outlook.com, aby zalogować się na konto Microsoft, gdzie udostępniony zostanie kalendarz.

Ten proces jest dość płynny, ale niewiele pomaga, jeśli odbiorca korzysta z produktu innego niż Microsoft. Pokażemy Ci, jak dodać udostępniony kalendarz do kalendarza Google, ponieważ jest to najpopularniejsza aplikacja kalendarza, ale możesz dodać udostępniony kalendarz do prawie każdej przyzwoitej aplikacji kalendarza, o której chcesz wspomnieć.

U dołu e-maila znajduje się link „ten adres URL”.

Kliknij prawym przyciskiem myszy ten adres URL i kliknij „Kopiuj lokalizację łącza” (lub równoważne polecenie w zależności od programu, którego używasz do przeglądania poczty).

Otwórz swój Kalendarz Google, kliknij trzy kropki obok „Dodaj kalendarz”, a następnie wybierz „Z adresu URL”.

Wklej adres URL skopiowany z wiadomości e-mail, a następnie kliknij "Dodaj kalendarz".

Kalendarz pojawi się na liście „Inne kalendarze” po lewej stronie.

Nie jest to jednak zbyt przyjazny format, zwłaszcza jeśli istnieje więcej niż jeden udostępniony kalendarz do pokazania. Możesz zmienić jego nazwę, najeżdżając kursorem na nazwę, klikając trzy kropki, które pojawiają się na końcu, a następnie klikając "Ustawienia".

Zmień pole Nazwa na takie, jakie chcesz, a następnie kliknij strzałkę wstecz obok "Ustawienia".

Masz teraz znacznie bardziej przyjazną nazwę kalendarza.

Adres URL skopiowany z wiadomości e-mail to adres URL do udostępnionego kalendarza w formacie iCalendar (.ics), który pomimo podobieństwa nazewnictwa nie ma nic wspólnego z Apple. Zamiast tego jest to otwarty format informacji z kalendarza, który istnieje od ponad 20 lat. Każda aplikacja kalendarza, której prawdopodobnie będziesz używać, zaakceptuje kalendarz w formacie .ics, więc chociaż przeszliśmy przez proces dodawania go do kalendarza Google, link powinien działać w Kalendarzu Apple, Yahoo! Kalendarz, Lightning for Thunderbird lub dowolna inna aplikacja kalendarza, której używasz.