Jak udostępniać pliki na Dysku Google

Opublikowany: 2022-01-29

Na Dysku Google utworzyłeś plik, który chcesz udostępnić innym osobom. Nie ma problemu. Jedną z mocnych stron oprogramowania jest jego zdolność do miłej zabawy z innymi.

W rzeczywistości istnieje tak wiele sposobów udostępniania Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google, że proces ten może być mylący. Czy chcesz, aby inne osoby mogły edytować Twój plik, czy tylko go przeglądać? Czy musisz dać im dostęp do żywej lub statycznej wersji dokumentu? Twoje opcje udostępniania będą się różnić w zależności od odpowiedzi na te pytania.

Dysk Google składa się z kilku programów, w tym Dokumentów do przetwarzania tekstu, Arkuszy do arkuszy kalkulacyjnych i Prezentacji do prezentacji. Proces udostępniania w każdym programie jest dość podobny; poniżej skupimy się na Dokumentach Google.

Dostęp do Dokumentów Google można uzyskać na kilka sposobów: do witryny Dokumentów Google w przeglądarce; program Google Backup and Sync na Twoim komputerze; lub aplikacje Dokumenty Google na iOS lub Androida.

Udostępnij dokument na żywo

Właśnie utworzyłeś i ukończyłeś dokument, a teraz chcesz go udostępnić. W takim przypadku chcesz udostępnić aktywny dokument co najmniej jednej osobie. Kliknij przycisk Udostępnij w prawym górnym rogu (lub kliknij menu Plik i wybierz Udostępnij).

Dodaj odbiorców

Wpisz kontakt Google lub adres e-mail osoby, której chcesz udostępnić plik; możesz udostępnić plik maksymalnie 200 osobom lub grupom. Kliknij strzałkę listy rozwijanej i wybierz, czy chcesz, aby osoba lub osoby mogły edytować dokument, wstawiać w nim komentarze, czy tylko go wyświetlać. Możesz także dodać notatkę do zaproszenia e-mail. Kliknij Wyślij.

Jeśli dana osoba ma konto Google, Twój e-mail zostanie wysłany. Jeśli odbiorca nie ma konta Google, masz do wyboru dwie opcje. Możesz wysłać zaproszenie. W takim przypadku dana osoba ma 14 dni na zalogowanie się na konto Google w celu edycji, skomentowania lub wyświetlenia dokumentu.

Alternatywnie możesz utworzyć i wysłać łącze do dokumentu, w którym to przypadku odbiorca może wyświetlić dokument bez konta Google, ale nie będzie mógł go edytować ani komentować.

Otrzymanie zaproszenia

Z drugiej strony odbiorca otwiera wiadomość e-mail i klika przycisk Otwórz w Dokumentach. Jeśli dana osoba ma konto Google, zostanie poproszona o zalogowanie się do niego w celu edytowania, komentowania lub wyświetlania dokumentu w Dokumentach Google.

Jeśli dana osoba nie ma konta Google i wybierzesz opcję wysłania linku, dokument zostanie otwarty w Dokumentach Google, gdzie dana osoba może go czytać, ale nie może go komentować ani edytować. Ta osoba nie może poprosić o uprawnienia do komentowania ani edycji, chyba że ma konto Google.

Jeśli dana osoba ma konto Google i uzyskuje dostęp do dokumentu z uprawnieniami do jego edycji, może kliknąć przycisk Edycja w prawym górnym rogu i zmienić opcję na Sugerowanie lub Przeglądanie. Jeśli osoba uzyskuje dostęp do dokumentu z uprawnieniami do komentowania w nim, może kliknąć przycisk z napisem Sugerowanie i zmienić opcję na Przeglądanie.

Uzyskaj link do udostępniania

Aby rozpowszechniać bezpośredni link do dokumentu zamiast wysyłać zaproszenia, kliknij ponownie przycisk Udostępnij, a następnie kliknij opcję „Pobierz link do udostępniania”. Ta opcja jest przydatna, jeśli chcesz udostępnić dokument wielu osobom w dowolnym momencie, na przykład upuszczając go na kanał Slack.

Wybierz uprawnienia

Kliknij menu rozwijane „Każda osoba mająca link może...”, aby wybrać odpowiednie uprawnienia. Tutaj możesz dać odbiorcom możliwość edytowania, komentowania lub przeglądania.

Kopiuj łącze udostępniania

Kliknij przycisk Kopiuj link. Możesz teraz wkleić link do innej aplikacji, aby udostępnić dokument. Odbiorcy muszą tylko kliknąć link, aby uzyskać dostęp do dokumentu, ale ponownie będą musieli zalogować się na konto Google w ciągu 14 dni, aby edytować lub komentować.

Brak logowania do Google

Co zrobić, jeśli chcesz, aby użytkownicy mogli edytować lub komentować dokument bez konieczności logowania się do Google? Ponownie kliknij przycisk Udostępnij. Kliknij menu rozwijane „Każda osoba mająca link może...” i kliknij Więcej.

Opcje udostępniania linków

Możesz teraz grać z trzema opcjami udostępniania linków. Pierwsza opcja Public w sieci Web umożliwia każdemu dostęp do Twojego dokumentu w sieci za pomocą odpowiedniego łącza. Możesz ustawić uprawnienia, aby ograniczyć innym użytkownikom możliwość edytowania, komentowania lub po prostu przeglądania dokumentu. W zależności od wybranych uprawnień odbiorcy mogą faktycznie edytować, komentować lub wyświetlać dokument bez konieczności logowania się w Google.

Druga opcja dla każdego, kto ma link , umożliwia innym osobom dostęp do Twojego dokumentu, jeśli znają jego adres URL. Ta opcja jest nieco bezpieczniejsza niż pierwsza, w zależności od tego, jak bardzo przewidujesz udostępnianie łącza.

Trzecia opcja wyłączenia wyłącza udostępnianie łączy, dzięki czemu tylko osoby, które zaprosisz bezpośrednio, mogą uzyskać dostęp do dokumentu.

Zaawansowane opcje udostępniania

Następnie, jak możesz łatwiej udostępnić łącze do dokumentu lub całkowicie usunąć udostępnianie? Kliknij łącze Zaawansowane.

Opcje udostępniania i uprawnień

Tutaj możesz udostępnić link za pośrednictwem Gmaila, Google+ (na razie), Facebooka lub Twittera. Możesz zmienić uprawnienia każdej osoby, której udostępniłeś plik, lub całkowicie usunąć dowolną osobę z udostępniania plików. Możesz także zaznaczyć opcję, aby uniemożliwić redaktorom zmienianie dostępu i dodawanie nowych osób, a także wyłączyć opcje pobierania, drukowania i kopiowania dla komentujących i przeglądających.

Opublikuj w sieci

Jeszcze nie skończyliśmy. Jest więcej sztuczek z udostępnianiem w rękawie Google. Kliknij menu Plik i wybierz Opublikuj w Internecie.

Konfiguracja do publikacji

W oknie Publikuj w sieci kliknij strzałkę w dół, aby wyświetlić Opublikowane treści i ustawienia. Możesz zdecydować, czy chcesz, aby Twój dokument publiczny był aktualizowany za każdym razem, gdy wprowadzasz zmianę. Domyślnie Twój dokument zostanie opublikowany jako własna dedykowana strona internetowa. Kliknij Opublikuj i odpowiedz tak, gdy Google zapyta, czy jesteś pewien.

Możesz również zdecydować się na osadzenie dokumentu, jeśli chcesz wygenerować kod, który umożliwi osadzenie go na istniejącej stronie internetowej. Następnie kopiujesz osadzony kod.

Opublikowana strona internetowa

Twój dokument zostanie opublikowany jako strona internetowa dostępna dla każdego, kto ma link.

Zatrzymaj publikowanie

Aby wyłączyć dokument jako stronę internetową, kliknij przycisk Zatrzymaj publikowanie.

E-mail jako załącznik

Na koniec możesz wysłać dokument pocztą e-mail w dowolnym z wielu formatów. Kliknij menu Plik i wybierz E-mail jako załącznik.

Zmień format pliku

W oknie E-mail jako załącznik kliknij menu rozwijane Dołącz jako. Możesz zdecydować się na wysłanie dokumentu jako pliku PDF, dokumentu Word, pliku z tekstem sformatowanym, strony HTML, pliku zwykłego tekstu lub dokumentu otwartego. Możesz także wstawić dokument w samej wiadomości e-mail.