Jak zapisać arkusz Excela jako plik PDF

Zapisanie arkusza kalkulacyjnego Excel jako pliku PDF może być mylące, a gotowy plik często wygląda inaczej niż chcemy, aby był prezentowany. Oto jak zapisać arkusz jako czytelny, czysty plik PDF.

Pliki Excela jako PDF

Istnieje wiele scenariuszy, w których możesz chcieć zapisać dokument programu Excel jako plik PDF zamiast arkusza kalkulacyjnego. Na przykład, jeśli chcesz wysłać tylko określoną część większego arkusza lub nie chcesz, aby była edytowalna. Jednak konwersja pliku Excel do pliku PDF może być nieco trudna.

Często nie myślimy o arkuszach kalkulacyjnych Excel jako dokumentach z obramowaniem, stronami i marginesami. Jednak jeśli chodzi o przekształcanie tych plików w dokumenty PDF, które można czytać, drukować lub rozpowszechniać wśród innych, jest to coś, o czym powinieneś wiedzieć. Twój plik powinien być czytelny i zrozumiały, bez przypadkowych zabłąkanych kolumn na innych stronach lub komórek o zbyt małych rozmiarach, aby je odczytać.

Oto jak zamienić arkusz kalkulacyjny w czytelny i możliwy do wydrukowania dokument PDF.

Konfiguracja strony

Jeśli korzystasz z pakietu Office 2008 lub nowszego, przejdź do karty Układ strony. Tutaj zobaczysz kilka opcji zgrupowanych w sekcji Ustawienia strony. Oto pierwsze trzy:

• Marginesy: jak duży jest odstęp między krawędzią dokumentu a pierwszą komórką
• Orientacja: Niezależnie od tego, czy gotowy plik ma być w orientacji poziomej czy pionowej
• Rozmiar: Rozmiar strony gotowego dokumentu

Działają one w większości tak samo, jak w dokumencie Word, więc ustaw je na podstawie tego, jak chcesz, aby wyglądał gotowy plik PDF. Zwróć uwagę, że większość arkuszy kalkulacyjnych programu Excel jest bardziej czytelna w orientacji poziomej niż pionowej, chyba że masz bardzo mało kolumn. Arkusze zapisane w orientacji pionowej mają zwykle kolumny wychodzące poza ostateczny obszar drukowania, co może bardzo utrudnić nawigację i czytanie dokumentu.

Dodatkowo możesz dodać nagłówek i stopkę do końcowego układu. Kliknij strzałkę w prawym dolnym rogu sekcji Ustawienia strony, a następnie kliknij kartę Nagłówek/Stopka. Możesz wybrać jedną z wygenerowanych opcji pakietu Office lub utworzyć własną, korzystając z funkcji „Dostosuj”.

Masz również możliwość zmiany tła wydruku. Aby to zrobić, kliknij przycisk Tło w Ustawieniach strony. Możesz wybrać obraz z laptopa lub z chmury, a ten obraz zostanie rozłożony na całym arkuszu.

POWIĄZANE: Jak wydrukować arkusz kalkulacyjny Excel z tłem

Definiowanie obszaru drukowania i dopasowania

Następnie musisz określić, jaki obszar zostanie przekształcony w plik PDF, a także ile wierszy i kolumn będzie na każdej stronie.

Pierwszym sposobem zdefiniowania obszaru jest kliknięcie i przeciągnięcie w celu zaznaczenia wszystkich komórek, które chcesz umieścić w dokumencie. Następnie przejdź do opcji Ustawienia strony > Obszar drukowania > Ustaw obszar drukowania. Spowoduje to utworzenie cienkiej szarej linii wokół całego obszaru, który zostanie wydrukowany. Podczas tworzenia pliku PDF wszystko poza tym obszarem nie zostanie uwzględnione. Możesz także ręcznie wprowadzić komórki, klikając strzałkę w lewym dolnym rogu i przechodząc do Arkusze> Obszar wydruku.

Podobnie jak w programie Microsoft Word, możesz również tworzyć podziały stron, aby segmentować różne tabele. Te podziały stron mogą być zarówno poziome, jak i pionowe. Przejdź do komórki, w której chcesz umieścić podział strony, kliknij kartę "Układ strony" na wstążce i wybierz Ustawienia strony> Podziały strony> Wstaw podział strony. Spowoduje to utworzenie przerwy tuż nad i po lewej stronie bieżącej komórki.

Kolejną ważną rzeczą do zrobienia jest zdefiniowanie opcji Skaluj, aby dopasować. Po prawej stronie ustawień strony zobaczysz trzy opcje: szerokość, wysokość i skalę. Opcje Szerokość i Wysokość umożliwiają ustawienie liczby stron, na których będą wyświetlane wiersze lub kolumny tabeli. Na przykład, jeśli masz wiele wierszy, ale tylko kilka kolumn, ustawienie szerokości na jedną stronę jest idealne. Z drugiej strony skala określi ogólną zmianę rozmiaru całego obszaru drukowania.

Opcje arkusza

Ostatnie menu, na które należy zwrócić uwagę, to Opcje arkusza. Są to ustawienia, które wpływają na wygląd ostatecznego wydrukowanego arkusza. Aby uzyskać dostęp do opcji pełnego arkusza, kliknij strzałkę w lewym dolnym rogu sekcji Opcje arkusza.

Oto przegląd różnych dostosowań, które możesz wykonać w tym menu:

• Tytuły drukowania: Możesz zablokować określone wiersze i kolumny arkusza w miejscu, tak aby pojawiały się na każdej stronie, na przykład nagłówki i etykiety.
• Linie siatki: Pozwala określić, czy mają być wyświetlane linie siatki, czyli linie między komórkami, które pojawiają się, gdy nie ma na nich namalowanych obramowań.
• Nagłówki: Umożliwia to wyświetlanie nagłówków, które są stałymi etykietami alfabetycznymi (A, B, C) i numerycznymi (1, 2, 3) na osi X i Y arkuszy kalkulacyjnych Excel.
• Komentarze, uwagi i błędy: Wyświetla osadzone komentarze, uwagi i ostrzeżenia o błędach w końcowym dokumencie.
• Kolejność drukowania: Pozwala określić, czy utworzyć dokument najpierw w dół, czy najpierw w prawo.

W tym menu możesz przejść do ekranu Podgląd wydruku, gdzie możesz rzucić okiem na swój ostateczny dokument. Możesz także przejść do ekranu za pomocą skrótu Ctrl+P.

POWIĄZANE: Jak wydrukować arkusz roboczy z komentarzami w programie Excel

Zapisywanie lub drukowanie w formacie PDF

Gdy dokument jest prawidłowo sformatowany i gotowy do pracy, istnieją dwa sposoby utworzenia pliku PDF.

Aby zapisać plik jako plik PDF w programie Excel, otwórz okno dialogowe Zapisz jako i wybierz PDF z menu rozwijanego "Zapisz jako typ". Alternatywnie możesz przejść do Eksportuj > Eksportuj do XPS/PDF. Stąd masz kilka opcji. Możesz zdecydować, czy zoptymalizować plik pod kątem Standardu czy Minimum, co określi ostateczną jakość i rozmiar pliku dokumentu. Następnie możesz kliknąć „Opcje”, aby wybrać obszar do opublikowania:

• Wybór: bieżące komórki, które wybrałeś
• Aktywne arkusze: bieżący arkusz, w którym się znajdujesz
• Całe skoroszyty: wszystkie skoroszyty w bieżącym pliku, nad którymi pracujesz
• Tabela: zdefiniowana tabela, którą utworzyłeś za pomocą programu Microsoft Excel

Możesz także całkowicie zignorować ustawiony obszar drukowania.

Możesz również wydrukować plik w formacie PDF. Firma Microsoft ma wbudowaną drukarkę PDF o nazwie Microsoft Print to PDF, którą można wybrać z menu rozwijanego drukarki. Jeśli masz inny dysk PDF, taki jak Adobe PDF, Foxit lub PDF Xchange, możesz również użyć jednego z nich. Zanim klikniesz „Drukuj”, przejrzyj podgląd wydruku, aby upewnić się, że wszystko wygląda poprawnie.

POWIĄZANE: Jak drukować do pliku PDF w systemie Windows: 4 porady i wskazówki