Jak przezwyciężyć opór użytkowników wobec nowego oprogramowania ERP?

ERP

Wykorzystanie oprogramowania ERP w biznesie zapewnia podejście oparte na współpracy w zakładzie produkcyjnym, co ostatecznie umożliwia skuteczną komunikację zakładu produkcyjnego między wieloma działami. Wdrożenie oprogramowania ERP może być trochę kosztowne, ale musisz je zdobyć. Jednak zalety przewyższają koszty i ostatecznie pozwalają przenieść zakład produkcyjny na inny poziom pod względem jego efektywności. Dlatego konieczne jest, aby każda organizacja znała i rozumiała korzyści płynące z oprogramowania ERP i wyrażała zgodę na to samo.

Serce oprogramowania ERP

Podstawowym zastosowaniem systemu ERP jest organizowanie wszystkich informacji, które otrzymuje firma. Obejmuje dane związane z codzienną działalnością biznesową firm, na przykład zarządzanie projektami, zaopatrzenie i księgowość, które łączą się w ujednolicone źródło. Systemy ERP są niezbędne do zarządzania kilkoma tysiącami firm różnej wielkości w branżach. Dla wszystkich tych firm system ERP jest tak samo ważny jak energia elektryczna, która zapewnia funkcjonalność systemów infrastrukturalnych.

Od urzędników biurowych po dyrektorów generalnych, każdy członek organizacji biznesowej może generować, przechowywać i wykorzystywać informacje z jednego źródła przy użyciu zestawu standardowych procedur. Takie scentralizowane dane i przechowywanie zapewniają, że dane mogą być z nich pobierane i do których można się odwoływać z absolutną dokładnością i kompletnością.

Kontrole integralności danych są automatyczną funkcją oprogramowania ERP dla wszelkiego rodzaju zadań realizowanych w firmie. Jeśli chodzi o ostatnie czasy, w których dominuje internet, systemy ERP rozwijają się z chmurą obliczeniową jako głównym atrybutem. Ponadto osadzanie systemu ERP w Internecie odblokowuje nowe opcje i funkcje zwiększające funkcjonalność. Oferuje również przystępność cenową dla małych firm, zmniejszając koszty operacyjne i koszty kapitałowe. Aby dowiedzieć się więcej na ten temat, możesz sprawdzić oprogramowanie ERP w Arabii Saudyjskiej .

Zewnętrzne źródło utrzymywane przez programistę ERP obsługuje chmurowy system ERP. Odciąża infrastrukturę od użytkownika końcowego i pozwala skupić się na zadaniach o wartości dodanej z dala od utrzymania infrastruktury i zarządzania nią.

Scenariusz oporu użytkownika

Oto sytuacja, która często ma miejsce niż powinna! Na przykład organizacja inwestuje i wdraża nowy system ERP, ale jego użytkownicy ostatecznie go nie wdrażają. Niektórzy pracownicy logują się, kiedy muszą, ale nie przyjmują nowych funkcji, które pracodawca wykonał z dużym trudem i skrupulatnością. Inni opracowują własny system cieni, który jest nieskuteczny, który obejmuje procedury obejścia i prowadzi do zagrożeń bezpieczeństwa.

Większość ludzi opiera się wszelkim zmianom! Są chwile, kiedy ludzie powstrzymują się od pewnej zmiany, nawet jeśli jest to proces lub narzędzie, które sprawi, że ich praca będzie prostsza i szybsza. Mając to na uwadze, opór wobec oprogramowania ERP jest przedstawiony z wielu powodów:

• Ludzie mogli wcześniej używać podobnego systemu i uznać go za skomplikowany.
• Ludzie mogą być rozczarowani, że nie zostali uwzględnieni w procesie podejmowania decyzji.
• Ludzie mogą denerwować się redystrybucją odpowiedzialności i zmianami w przesunięciu władzy.
• Ludzie mogą się zastanawiać, że ich praca jest zagrożona.
• Ludzie mogli ocenić, że znajomy proces się zmienił.

Ponadto zdarzają się sytuacje, w których użytkownicy nie akceptują nowego systemu, ponieważ nie spełnia on ich wymagań. Niezależnie od przyczyny, jak wynika z badań, firmy mogą rozwiązać swój opór użytkowników wobec nowego oprogramowania ERP, wdrażając kilka strategii. Te strategie to:

1. Tworzenie uzasadnienia biznesowego dla zmiany

Stworzenie podwalin pod nowe oprogramowanie ERP umożliwi użytkownikom dostrzeżenie korzyści. Na przykład organizacje mogą stworzyć uzasadnienie biznesowe, przeprowadzając rygorystyczną analizę biznesową i analizę stanu bieżącego. Podkreśla, gdzie firma może ulepszyć i jak oprogramowanie ERP może pomóc w zmianie. Następnie liderzy firmy muszą podzielić się tą przyszłą wizją i spostrzeżeniami ze swoimi pracownikami.

2. Komunikuj się poprawnie i szczerze z całą firmą

Po opracowaniu uzasadnienia biznesowego firmy muszą szczerze porozmawiać z całą organizacją na temat procesu. Oznacza to wyjaśnienie wizji i kierunku oraz tego, w jaki sposób technologia odegra swoją rolę. Konieczna jest bezpośrednia rozmowa z pracownikami, aby odpowiedzieć na wszelkie wątpliwości i pytania, jakie mogą mieć. Niezbędne jest również zebranie pomysłów, jak poprawić ich pracę i organizację jako całość.

3. Zdobądź sponsora wykonawczego

Pomoc wyższego kierownictwa może przejść długą drogę, aby rozwiązać opór użytkowników. Większość komunikatów dotyczących projektu musi pochodzić z góry. Kierownictwo firmy musi zaprezentować jednolity front dotyczący korzyści i konieczności nowego oprogramowania ERP. Gdy za wszystkimi inicjatywami stoi najwyższe kierownictwo, zapewnia to, że proces, rola i zmiany organizacyjne zachodzą we właściwym czasie.

4. Zapewnij trafne szkolenie

Wszyscy pracownicy muszą zaznajomić się z nowym systemem w pracy. Szkolenie rozpoczyna się od rygorystycznej oceny wymagań, aby określić rodzaje wymaganych szkoleń. Pokazuje również, kto wszyscy zostaną przeszkoleni w poszczególnych modułach. Użytkownicy będą potrzebować dedykowanego czasu na szkolenie i dostępu do pomocy w przypadku zapytań, które mogą mieć po uruchomieniu. Niezbędne jest również ciągłe szkolenie, aby wzmocnić know-how i pomóc pracownikom w przyswojeniu nowych zestawów umiejętności w systemie ERP.

5. Upewnij się, że użytkownik rozumie zmiany

Kiedy pojawia się nowy pakiet oprogramowania ERP, często wymaga on od organizacji restrukturyzacji działów i zmiany ról. Użytkownicy mogą znudzić się zmianami. Niezbędne jest upewnienie się, że role, przeprojektowane procesy i nowa struktura organizacji zostaną zakomunikowane i całkowicie zrozumiane przez każdego użytkownika. Ponadto ważne jest, aby rozpoznać właścicieli procesów, którzy mogą działać jako agenci zmiany.

Oczekuje się odporności użytkownika na system ERP w organizacji! Więc musisz też na to zapracować. Jeśli chcesz, aby wdrożenie przebiegło sprawnie, musisz zaakceptować powyższe strategie.