Jak zabić e-mail za pomocą odpowiedniego oprogramowania do zarządzania projektami

Poczta e-mail zwiększa stres, tworzy niepotrzebną pracę i sprawia, że ​​ludzie czują się przytłoczeni. W takich warunkach nikt nie może być najlepszą wersją siebie w pracy. W ciągu ostatnich kilku lat organizacje zaczęły odchodzić od poczty e-mail na rzecz aplikacji do komunikacji zespołowej, takich jak Slack i inne narzędzia do komunikacji w miejscu pracy. Znalezienie odpowiedniego narzędzia lub zestawu narzędzi ma wpływ na to, czy Twój zespół będzie mógł zrezygnować z tradycyjnych skrzynek odbiorczych. Dla wielu zespołów oprogramowanie do zarządzania projektami powinno być częścią rozwiązania.

Co to jest oprogramowanie do zarządzania projektami?

Oprogramowanie do zarządzania projektami, zwane również aplikacjami do zarządzania projektami, to narzędzia online używane przez zespoły do ​​śledzenia pracy. W najszerszym znaczeniu aplikacja do zarządzania projektami może być wszystkim, od złożonego oprogramowania do zarządzania pracą, takiego jak Microsoft Project, po podstawową aplikację do wykonania. Najmocniejsze aplikacje obejmują inne narzędzia biznesowe do zarządzania zasobami, śledzenia czasu spędzonego na zadaniach, a nawet rozliczeń.

Często odróżniamy różne rodzaje narzędzi do współpracy od aplikacji do zarządzania projektami, aby ułatwić polecanie odpowiedniej aplikacji do właściwego celu. To powiedziawszy, te dwie kategorie i kilka innych (takich jak aplikacje tablicowe Kanban i aplikacje do zarządzania pracą) znacznie się pokrywają. Więc chociaż czasami uważam, że aplikacje takie jak Asana, Trello, Airtable i Basecamp nie są aplikacjami stricte do zarządzania projektami, możemy je tutaj uwzględnić.

Co robisz w oprogramowaniu do zarządzania projektami?

Każda aplikacja do zarządzania projektami jest nieco inna, ale większość z nich pozwala zobaczyć różne aspekty pracy zespołu bez konieczności pytania o to współpracowników.

Po zalogowaniu widzisz wszystkie zadania, które Twój zespół musi wykonać oraz terminy. Widzisz, kto został przydzielony do którego zadania, czy i kiedy je wykonał oraz czy miał jakieś uwagi na jego temat. Jeśli któryś z Twoich kolegów nieoczekiwanie wyjdzie, możesz zalogować się do aplikacji do zarządzania projektami i sprawdzić, czy nie ma dziś przydzielonych pilnych zadań, które powinien odebrać inny członek zespołu. Jeśli obecnie używasz poczty e-mail, aby poinformować kogoś, że zadanie zostało wykonane, zadać pytania dotyczące zadania lub wysłać coś do zatwierdzenia, prawdopodobnie skorzystasz z aplikacji do zarządzania projektami.

Jest w tym coś więcej. Gdy Ty i Twoi współpracownicy korzystacie z aplikacji do zarządzania projektami, aplikacja rejestruje wykonane prace. Ile zadań zostało wykonanych na czas? Czy projekt na dużą skalę jest nadal na dobrej drodze do zakończenia w terminie? Solidne aplikacje do zarządzania projektami zawierają wszelkiego rodzaju wykresy i wykresy, które pomogą Ci mieć oko na tego typu rzeczy. W ten sposób, jeśli projekt zacznie się ślizgać, możesz go wcześnie wykryć i postarać się temu zapobiec. Ale nie dajmy się zwieść. Pozostańmy przy tym, jak aplikacje do zarządzania projektami pomagają ludziom komunikować się.

Co robi kierownik projektu?

Projekt to seria zadań. Kierownik projektu to osoba, która wie, czym są te wszystkie zadania – lub przynajmniej je nadzoruje. Czasami kierownik projektu rozdziela zadania lub umieszcza je w puli, aby ludzie mogli je odebrać. Kierownik projektu obserwuje następnie zadania i ludzi, którzy je wykonują, dopóki wszystkie nie zostaną skończone.

Nie każdy zespół ma kierownika projektu per se, ale większość ma kogoś, kto kieruje. Może to być właściciel firmy, menedżer lub kierownik zespołu. Ktokolwiek jest Twoim punktem odniesienia lub codziennym decydentem, jest to Twój kierownik projektu.

Dlaczego e-mail jest zły dla projektów

E-mail to poczta elektroniczna, co wydaje mi się oczywiste, ale zostań ze mną tutaj. Poczta to okropna droga do przydzielania pracy. Wyobraź sobie, że Twoje zadania przychodzą do Ciebie pocztą. To prawie śmieszne. Jednak poczta e-mail nie różni się aż tak bardzo od zwykłej poczty, z wyjątkiem tego, że jest szybsza.

Zastanów się, jaki e-mail jest dobry w dostarczaniu:

• komunikacja asynchroniczna ze śladem papierowym
• dostarczenie dokumentu

Teraz zastanów się, co musi wiedzieć kierownik projektu, gdy zarządza serią zadań:

• kto jest dostępny?
• ile pracy każdy pracownik obecnie im przypisał i kiedy jest ona należna
• postęp prac, które są już przydzielone (np. „Jan ma przydzielone dwa zadania i oba są wykonane w 90 procentach”)
• kalendarz terminów
• umiejętność priorytetyzacji i zmiany priorytetów zadań w oparciu o potrzeby projektu,

Wykonywanie takiej pracy pocztą jest śmieszne.

Co ważniejsze, sposób, w jaki większość pracowników biurowych korzysta z poczty e-mail, powoduje zakłócenia. Gdy przychodzą nowe wiadomości e-mail z powiadomieniami lub wyskakującymi powiadomieniami, pracownicy zazwyczaj sprawdzają, czy wiadomość przychodząca nie jest pilna. Potem wracają do tego, co robiliśmy, aż do następnej przerwy. Ludzie robią to przez cały dzień, sprawdzając i skanując pocztę e-mail. Kilka badań pokazuje, że korzystanie z poczty e-mail zajmuje około 30 procent dnia pracownika umysłowego, a czas jest rozłożony równomiernie w ciągu dnia, a nie w dyskretnych porcjach. Innymi słowy, e-mail nieustannie nam przerywa.

Przerwy mają zwykle negatywny wpływ netto, chociaż mogą nie być takie, jak zakładasz. Przerwy sprawiają, że ludzie czują się bardziej zestresowani i mają większe obciążenie pracą niż w rzeczywistości. Ludzie odczuwają również większą frustrację i presję czasu.

Sposób, w jaki ludzie wchodzą w interakcję z pocztą e-mail, również prowadzi do zmarnowania czasu. Tracimy czas, gdy musimy ponownie przeczytać ten sam e-mail, który zeskanowaliśmy wcześniej tego dnia, ponieważ zapomnieliśmy, co było w nim napisane. Jeśli zapomnisz, jaka jest data dostarczenia klucza, wykopanie go z wiadomości e-mail zajmuje trochę czasu. A co, jeśli wykopany e-mail jest stary, a data przesunęła się o tydzień do przodu?

To wszystko wskazuje na to, że poczta e-mail nie została zaprojektowana do zarządzania zadaniami. To niewłaściwe narzędzie do tej pracy.

Komunikacja z usługą zarządzania projektami

Zarządzanie projektami obejmuje żonglowanie ludźmi i zasobami, uważne obserwowanie czasu oraz redystrybucję lub zmianę priorytetów zadań w miarę zmiany sytuacji. Oprogramowanie do zarządzania projektami zostało zaprojektowane do obsługi tego rodzaju problemów i innych, które często pojawiają się w trakcie realizacji projektu.

Jak to jest komunikować się w aplikacji do zarządzania projektami, a jak w e-mailu? To jak różnica między zobaczeniem czegoś na własne oczy a przeczytaniem tego opisu. W pierwszym scenariuszu masz kontrolę nad tym, co i kiedy chcesz zobaczyć. W drugim polegasz na tym, że inni ludzie napiszą wiadomości, w których powiedzą Ci, co ich zdaniem jest najważniejsze – lub, co gorsza, co według nich chcesz usłyszeć.

Różne aplikacje do zarządzania projektami mają różne narzędzia do komunikacji. Na przykład prawie wszystkie obsługują wzmianki @. Widząc, że Slack i inne aplikacje do komunikacji zespołowej stały się tak popularne, często możesz połączyć je z aplikacją do zarządzania projektami, usprawniając w ten sposób rozmowy w jednym miejscu. Jeśli nie masz jeszcze aplikacji do czatu zespołowego, możesz ją pominąć i zamiast tego poszukać aplikacji do zarządzania projektami, która zawiera pole czatu w aplikacji. Oferują to zarówno Zoho Projects, jak i ProofHub.

Powiedzmy, że omawiany projekt ma wiele elementów wizualnych, a zespół pracujący nad nim musi je omówić. Twoje życie będzie znacznie prostsze, jeśli będziesz mieć narzędzia do oznaczania obrazów w swojej aplikacji do zarządzania projektami. W ten sposób możesz elektronicznie bazgrać na obrazie i dołączać komentarze, ułatwiając wszystkim członkom zespołu przekazywanie i rozumienie opinii. Volerro to jeden z przykładów aplikacji do zarządzania projektami z narzędziami do oznaczania.

Jak wspomniano, aplikacje do zarządzania projektami obsługują wszystkie podstawowe rzeczy, których potrzebujesz do żonglowania i śledzenia, takie jak zadania, terminy, postępy i cesjonariusze. Wszystkie te informacje są widoczne dla tych, którzy ich potrzebują. W tym sensie nie ma potrzeby komunikowania się w tego typu sprawach. Nigdy nie musisz wysyłać e-maili do kogoś i CC pół tuzina osób, aby dowiedzieć się, czy zadanie jest prawie gotowe, kiedy możesz zalogować się do systemu i zobaczyć, że jest ono oznaczone jako ukończone w 75%. Wiele rzeczy, które wymagają czytania między wierszami podczas korzystania z poczty e-mail do zarządzania zadaniami, nagle staje się krystalicznie jasne, gdy używasz oprogramowania do zarządzania projektami.

Mniej czasu na e-maile to więcej czasu na pracę

Korzyści płynące z odejścia zespołu od poczty e-mail i przejścia do aplikacji do zarządzania projektami w celu komunikowania się mogą być ogromne. Sama redukcja liczby wiadomości e-mail z pewnością uszczęśliwi wszystkich, ale to blednie w porównaniu z wartością dodaną, jaką zapewnia lepszy wgląd w to, kto i co robi, a także status każdego zadania. Dzięki temu znacznie łatwiej jest mieć pod ręką dokładne informacje podczas pracy, dzięki czemu decydenci mogą podejmować dobre decyzje.

Aby uzyskać bardziej szczegółowe wskazówki dotyczące pracy z aplikacją do zarządzania projektami, zobacz 7 sposobów na uproszczenie zarządzania projektami w projektach pracy zespołowej i 5 funkcji Zoho Projects ułatwiających organizację firmy.