Jak tworzyć udane treści szkoleniowe wideo (studium przypadku)

• Organizacja: SoftwareONE
• Branża: Zarządzanie usługami IT
• Wyzwania: Koszt, zasoby, aktualizacja materiałów szkoleniowych, skalowalność, tworzenie, czas wprowadzenia na rynek, szkolenia wielojęzyczne
• Rozwiązanie: Twórz i udostępniaj materiały szkoleniowe wideo za pomocą TechSmith Camtasia i Snagit

Słabe szkolenie korporacyjne lub brak szkolenia ostatecznie wpływa na zdolność każdego członka organizacji do dobrego wykonywania swojej pracy.

Może to być bardzo bolesny proces do poprawienia i strata cennego czasu.

A bez zespołu szkoleniowego w każdej lokalizacji, aktualizowanie wszystkich informacji może być poważnym problemem.

Dlatego wiele firm, w tym SoftwareONE — globalna organizacja zrzeszająca ponad 3000 konsultantów ds. zarządzania portfelem oprogramowania — zaczęło wykorzystywać korporacyjne filmy szkoleniowe w swoich firmach.

„Posiadanie szkoleń dostępnych w dowolnym czasie, miejscu i na dowolnym urządzeniu utrzymuje zaangażowanie i motywację pracowników, zapewnia wyższą, zrównoważoną bibliotekę edukacyjną i znacznie zmniejsza koszty podróży”. – wyjaśnił nam John Mayes, globalny lider HR w SoftwareONE.

Teraz SoftwareONE generuje ponad 40 000 wyświetleń rocznie dzięki swoim filmom instruktażowym.

Ale w jaki sposób SoftwareONE odniosło taki sukces w tworzeniu korporacyjnych filmów szkoleniowych?

Zanurzmy się.

Sytuacja

SoftwareOne pomaga klientom zarządzać wszystkimi aspektami ich portfolio oprogramowania. Pracują nad zmniejszeniem złożoności, kosztów i ryzyka, jednocześnie zwiększając elastyczność swojego środowiska IT.

Wyzwanie jest dwojakie.

Konsultanci muszą być ekspertami w zakresie sprzedawanego oprogramowania i być na bieżąco z trendami w branży IT. Muszą również być wystarczająco obeznani z technologią, aby zrozumieć zmiany w technologii, infrastrukturze i potrzebach biznesowych.

Dzięki konsultantom w 145 krajach – w tym w różnych językach i kulturach – mieli trudności z ciągłym zapewnianiem niezbędnych szkoleń.

Potrzebowali sposobu na przeszkolenie pracowników w zakresie różnych rozwiązań oprogramowania i procesów wewnętrznych. Każdy konsultant musi podkreślić zalety każdego oferowanego oprogramowania i odpowiedzieć na wszelkie pytania klientów.

Jako firma globalna, SoftwareONE musiało znaleźć bardziej opłacalny, wydajny i skalowalny sposób szkolenia nowych pracowników i przedstawicieli handlowych.

Znalezienie odpowiedniego procesu nie było łatwym zadaniem. Program szkoleniowy musiał obejmować:

• Tworzenie treści
• Dostawa
• Wiele języków
• Wiele przedmiotów kursu
• Jakość i spójność treści

Koszt

Szkolenie pracowników i konsultantów zamiejscowych twarzą w twarz jest kosztowne i niewykonalne.

Aby szkolenie było skuteczne, musiało spełniać wysokie standardy instruktażu osobistego, aby dokładnie doradzać klientom.

Zasoby

Dzięki tradycyjnym metodom szkolenia mogą minąć miesiące, zanim będą mogli sprowadzić nowego pracownika na szkolenie na żywo. W efekcie jest to zbyt drogie i odciąga nowego pracownika od działań skierowanych do klienta średnio na trzy pełne dni.

Powoduje to utratę potencjalnych przychodów z powodu dłuższego czasu wdrażania i zaangażowania nowego pracownika w szkolenie.

Z tych powodów szkolenie twarzą w twarz nie było skuteczną ani zrównoważoną opcją.

Skalowalność

Mając pracowników na kilku kontynentach, wyszkolenie wszystkich na tym samym poziomie wiedzy może być trudne. Kluczowym wyzwaniem było przeszkolenie ich w zakresie szczegółowej treści i skalowanie jej w katalogu produktów w wielu językach.

Stephan Cadisch, Global Learning & Development Director, miał za zadanie stawić czoła tym wyzwaniom, zaczynając od zera, bez istniejących systemów, procesów lub twórców treści.

„Trzeba stworzyć spójny i skalowalny sposób szkolenia ludzi na całym świecie w zakresie oprogramowania, które jest stale aktualizowane i zmieniane”, wyjaśnił Stephan.

Ponieważ nie było dostępnego programu szkoleniowego, który pozwalałby na osiągnięcie wszystkich kluczowych celów SoftwareONE, postanowił go stworzyć.

Droga do sukcesu SoftwareONE

W 2010 roku Stephan zaczął budować plan realizacji tych celów. Zebrał zespół, który specjalizował się w stawaniu się ekspertami w sprzedawanym przez nich oprogramowaniu.

Tak narodził się Global Learning & Development Team.

Na początku Senior Leadership Team SoftwareONE był sceptyczny, czy zespół rozwiąże problem. Przyznali tylko niewielki budżet na początkowy wysiłek szkoleniowy.

Dzięki funduszom Stephan kupił Camtasię, Snagit i Quickshare, aby zacząć.

Zespół zaczął tworzyć filmy wideo, aby dzielić się zdobytą wiedzą na temat oferowanego przez siebie katalogu oprogramowania. Skonstruowali również portal użytkownika do udostępniania treści szkoleniowych w całej organizacji. Po trzech miesiącach ich pierwszy film szkoleniowy miał już ponad 3000 wyświetleń. To zrobiło wrażenie na starszym zespole kierowniczym i pomogło w bardzo krótkim czasie określić wartość uczenia się online.

„Nagrywanie slajdów programu PowerPoint za pomocą Camtasia pozwala nieprofesjonalistom na tworzenie filmów w rozsądnym czasie” — wyjaśnił Stephan. „Pracujemy również z innymi narzędziami, ale 95% treści szkoleniowych jest tworzonych za pomocą Camtasia ze względu na łatwość jej użycia”.

Teraz Globalny Zespół Szkoleń i Rozwoju powiększył się do ponad 50 członków zespołu. Stworzyli ponad 1400 filmów szkoleniowych z Camtasia i mogą pochwalić się ponad 40 000 wyświetleń rocznie.

kreacja

W SoftwareONE proces tworzenia treści szkoleniowych został sprowadzony do poziomu naukowego.

Tworzenie filmów i zrzutów ekranu jest istotną częścią opracowywania treści szkoleniowych. Zespół Instructional Design opracowuje potrzebny program nauczania, a eksperci przedmiotowi (MŚP) tworzą screencasty za pomocą Snagit, aby uchwycić swoją wiedzę.

„[MŚP] używają Snagita do rejestrowania zrzutu danych wszystkich informacji, których od nich potrzebujemy”, wyjaśnił Alexander Muenzberg, specjalista ds. projektowania instrukcji w niemieckim biurze SoftwareONE. „Kiedy uzyskają nagranie ekranu z informacjami na temat ich tematu, wysyłają je [z powrotem] do zespołu projektowania instruktażowego, gdzie używamy Camtasia, aby przekształcić ich screencasty w bardziej formalne i szczegółowe filmy szkoleniowe”.

Współpraca z ekspertami w danej dziedzinie ma kluczowe znaczenie dla tworzenia odpowiednich treści do programu szkoleniowego SoftwareONE. Ale spędzanie z nimi czasu jest powszechnym wyzwaniem. MŚP mają napięte harmonogramy i uzyskanie właściwych informacji może być trudne.

„Z wyprzedzeniem informujemy nasze MŚP o tym, jakich informacji od nich potrzebujemy, aby uniknąć problemów z uzyskaniem wystarczającej ilości informacji lub brakiem odpowiednich informacji” – powiedział Alexander.

Podział tych zadań między różne grupy daje największe korzyści z czasu MŚP, przy jednoczesnym tworzeniu wysokiej jakości części szkoleniowej. Ponieważ filmy można edytować, cały proces jest skalowalny, co jest niezbędne, aby szkolenie było świeże i aktualne.

„Uwielbiam też stabilność i funkcje oferowane przez Snagit i Camtasia. Są tak przydatne i zapewniają dobre przepływy pracy, które są tak ważne. Jeśli chcemy uwzględnić pytania rozgałęziające i egzaminy, możemy łatwo przeciągnąć plik Camtasia do innego oprogramowania do tworzenia kursów e-learningowych, aby to osiągnąć.”

Po ukończeniu kursu zawierającego materiały szkoleniowe wideo udostępniają je w swoim wewnętrznym portalu edukacyjnym ONE|University.

Tematy i programy szkoleniowe

Kursy zespołu Global Learning and Development obejmują zarówno sprzedawane oprogramowanie, jak i szkolenia wewnętrzne. Tworzą filmy wideo, aby pokazać ich procesy sprzedaży, zarządzanie projektami, optymalizacje i nie tylko.

SoftwareONE poważnie podchodzi do tego, aby konsultanci stali się ekspertami w swojej ofercie. Tak bardzo, że ich formalne programy szkoleniowe mają dziewięć poziomów, które pracownicy muszą ukończyć, aby osiągnąć poziom ekspercki.

Tworzą programy nauczania przez cały rok i stale je aktualizują. Ich nieformalny program szkoleniowy ONE|Tube obejmuje tematy wybrane przez i dla pracowników. To dopełnia ich korporacyjny formalny program szkoleniowy.

SoftwareONE prowadzi również szkolenia stacjonarne (twarzą w twarz). Często występują w nich partnerzy-gości, którzy prezentują najnowsze oprogramowanie. Aby uchwycić wiedzę mówcy, SoftwareONE nagrywa demo na żywo i zamienia je w wideo. Uważają to również za przydatne w przypadku treści w stylu „szkol trenera”.

Aktualizacja materiałów szkoleniowych

SoftwareONE dodał również do procesu Product Managerów. Menedżerowie produktów ściśle współpracują z dostawcami oprogramowania w ich katalogu produktów, aby dowiedzieć się, co będzie dalej, przeglądać i rozumieć mapy drogowe produktów oraz wyjaśniać nadchodzące zmiany. Następnie współpracują z zespołem szkoleniowym, aby uwzględnić aktualizacje w treści szkolenia wideo. W ten sposób ich konsultanci zawsze znają najnowsze aktualizacje.

Globalny zespół ds. szkoleń i rozwoju ściśle współpracuje również z wewnętrznym działem pomocy technicznej, aby poznać typowe pytania i wątpliwości klientów.

Pomaga to twórcom treści wiedzieć, jakich tematów szkoleniowych potrzebują, aby tworzyć treści szkoleniowe wideo, a także jakie istniejące treści muszą zaktualizować. Konsultanci mogą szybko dostosować swoją wiedzę i skupić się na wsparciu. Zmniejsza również liczbę telefonów do działu pomocy i zespołu wsparcia.

Wyniki i zwrot z inwestycji

Trudno jest narysować bezpośrednią korelację między szkoleniem a przychodami, ale SoftwareONE dostrzega wartość wizualizacji.

„Korzystanie z Camtasia i Snagit pomogło nam zredukować koszty, ponieważ wszyscy pracownicy mogą wnosić treść udanych przykładów” – wyjaśnił John. „Te przykłady są następnie przekształcane w szkolenia wideo przez zespół ds. uczenia się i rozwoju”.

Przybliżone szacunki dotyczące oszczędności kosztów związanych z przenoszeniem szkoleń z bezpośredniego szkolenia na internetowe i na żądanie mogą sumować się do ogromnych liczb.

Wszyscy pracownicy przechodzą teraz szkolenia znacznie szybciej niż wcześniej. Przyspieszają swój poziom wiedzy poprzez wielopoziomowe poziomy szkolenia. Pracownik musi obserwować i uczyć się wszystkich dziewięciu poziomów, aby zostać ekspertem lub „czarnym pasem”.

Posiadanie wykształconego i dobrze przygotowanego zespołu ekspertów często pomaga szybciej zamykać większe transakcje.

„Najczęstsze opinie, jakie słyszałem od naszych pracowników, którzy uczą się na podstawie naszych treści, są takie, że są wdzięczni za uczenie się przez wideo zamiast czytania długich plików PDF i slajdów PowerPoint. A dzięki wideo możemy z łatwością dodać napisy oprócz narracji dla pracowników, którzy uważają akcenty poza ich obszarami geograficznymi za trudniejsze do słuchania ”- wyjaśnił Alexander.

W rezultacie globalny zespół ds. uczenia się i rozwoju stworzył 130 nowych filmów szkoleniowych tylko w jednym kwartale.

Ta kadencja trwa przez cały rok, wraz z aktualizacją istniejących filmów. Ten formalny program szkoleniowy odniósł tak duży sukces, że firma SoftwareONE przyjęła opcjonalną, nieformalną kulturę szkolenia i uczenia się.

Tworzą treści szkoleniowe wideo za pomocą TechSmith Snagit i udostępniają je w swoim wewnętrznym portalu ONE|Tube.

Teraz każdy członek personelu może stworzyć film o wybranych przez siebie tematach i udostępnić je, aby pomóc innym w nauce.

„Społeczne uczenie się jest zmotywowane. Pracownicy chcą udostępniać swoje filmy zamiast tekstów, a ludzie są tym podekscytowani” – powiedział Stephan. „Filmy są przesyłane i udostępniane z całego świata. W firmie jest wielu millenialsów, a filmy wideo są całkowicie akceptowane, więc są one stosowane w całej firmie”.

Oczekiwanie na coś

Chociaż firma SoftwareONE już dostrzegła ogromne korzyści z tworzenia i wdrażania podejścia do globalnego szkolenia i rozwoju, zarówno z formalnymi, jak i nieformalnymi programami szkoleniowymi, nie poprzestali na tym.

Obecnie pracują nad wersją 2.0, która umożliwi dostęp do ich szkoleń przez urządzenia mobilne i przeglądarkę, co zwiększy oglądalność, oferując filmy w dowolnym miejscu i czasie.

Na koniec mam nadzieję, że to studium przypadku okazało się pomocne! Gotowy do rozpoczęcia tworzenia własnych materiałów szkoleniowych wideo? Rozpoczęcie pracy z TechSmith Snagit i Camtasia jest łatwe. Dowiedz się więcej o naszym oprogramowaniu i wypróbuj je bezpłatnie.