Jak tworzyć i zarządzać cyfrowymi dokumentami rodzinnymi
Opublikowany: 2022-01-29W nagłych wypadkach ostatnią rzeczą, jaką chcesz zrobić, jest poszukiwanie dokumentów. To samo można powiedzieć w chwilach dużego stresu lub żalu. W idealnym przypadku wszystkie ważne dokumenty, których możesz potrzebować, byłyby łatwe do znalezienia i łatwo dostępne. Jak to robisz?
Najlepszym sposobem na umieszczenie ważnych dokumentów w zasięgu ręki jest pozbycie się papieru poprzez ich digitalizację, a następnie zapisanie tych plików elektronicznych w miejscu, z którego można je pobrać z komputera, tabletu lub smartfona. W wielu przypadkach powinieneś również zachować fizyczne kopie dokumentów, ale to nie znaczy, że nie możesz również wykonać kopii cyfrowej. Jest tak wiele zalet takiego postępowania.
Po pierwsze, otrzymujesz kopię zapasową, która jest niezwykle pomocna, jeśli coś się stanie z oryginałami. Po drugie, możesz odzyskać dokumenty w dowolnym czasie i miejscu, o ile masz bezpieczne połączenie internetowe. Po trzecie, gdy informacje są zdigitalizowane, można je wyszukiwać za pomocą słów kluczowych, zamiast przedzierać się przez stosy papieru. Wreszcie, o wiele łatwiej jest udostępnić plik elektroniczny prawnikowi, doradcy finansowemu lub członkowi rodziny, który ich potrzebuje, niż wysyłać faksy lub kserokopie.
Jakie są ważne dokumenty rodzinne, które możesz zechcieć zdigitalizować? Jaki jest najlepszy sposób na ich skanowanie i przechowywanie, aby były bezpieczne, łatwe do znalezienia i zawsze dostępne, gdy ich potrzebujesz?
Przykłady dokumentów do digitalizacji
Nie musisz digitalizować wszystkiego. Chociaż zaoszczędzenie każdego rachunku za media lub każdego wyciągu z karty kredytowej może mieć pewną potencjalną wartość, jakie jest prawdopodobieństwo, że ich potrzebujesz i nie możesz uzyskać do nich dostępu z internetowego konta bankowego lub dostawcy usług?
Zamiast tego skup się na dokumentach, do których prawdopodobnie będziesz musiał w pewnym momencie się odwołać (na przykład zeznania podatkowe) lub do których naprawdę przydałaby się kopia zapasowa. Oto kilka przykładów:
Dokumenty dotyczące ważnych zmian życiowych: akty urodzenia; dokumenty adopcyjne; zaświadczenia o małżeństwie, rozwodzie, związkach partnerskich; zaświadczenia i formularze imigracyjne
Paszporty, prawa jazdy i dowody osobiste
Raporty zdrowotne, w tym rejestry szczepień i szczepień
Rejestry zwierząt
Oficjalne transkrypcje edukacyjne i świadectwa ukończenia szkoły
Tytuły i akty własności
Umowy najmu i pożyczki
Zwrot podatku
Przychodzą też na myśl zdjęcia rodzinne, ale wymagają one zupełnie innego procesu skanowania i zapisywania. Z dokumentem nie potrzebujesz obrazu w wysokiej rozdzielczości, ale ze zdjęciami, które robisz. Ponadto w przypadku zdjęć musisz uwzględnić kolor, sepię lub skalę szarości, co zwykle nie stanowi problemu w przypadku standardowych dokumentów.
Jeśli masz historyczne dokumenty rodzinne, które są bardziej podobne do zdjęć rodzinnych, być może dlatego, że są antykami lub mają wartość sentymentalną, prawdopodobnie lepiej będzie traktować je bardziej jak zdjęcia. W przypadku dokumentów, które są wyjątkowo delikatne lub mają dużą wartość, rozważ skontaktowanie się z archiwistą po pomoc lub przeczytaj kilka wskazówek z archiwów narodowych USA.
Jak zdigitalizować ważne dokumenty
Przyjrzyjmy się najpierw, jak zeskanować dokument i przekształcić go w plik elektroniczny.
Nie potrzebujesz skanera stołowego, aby uzyskać profesjonalnie wyglądające rezultaty. Wszystko, czego potrzebujesz, to smartfon z mobilną aplikacją do skanowania, powierzchnia o wysokim kontraście (np. jeśli papier jest biały, powierzchnia powinna być ciemna) i przyzwoite oświetlenie.
Aby zeskanować dokument:
Umieść papier na powierzchni o wysokim kontraście. Upewnij się, że masz wystarczająco dużo oświetlenia. Przebywanie w pobliżu okna w ciągu dnia ogromnie pomaga.
Połóż dokument płasko. Większość aplikacji do skanowania koryguje drobne niedoskonałości, takie jak zagięcia i odwrócone rogi, ale jeśli uda Ci się ułożyć dokument płasko, jest to idealne rozwiązanie.
Uruchom aplikację do skanowania i ustaw telefon równolegle do dokumentu. Większość aplikacji skanujących ma automatyczne wykrywanie krawędzi, o ile podejmiesz rozsądny wysiłek, aby wykadrować stronę w ramach przewodników ekranowych.
Większość aplikacji skanuje stronę automatycznie, ale w niektórych przypadkach może być konieczne stuknięcie w celu ukończenia skanowania. Aplikacja wyświetli monit o powtórzenie procesu, jeśli chcesz dodać więcej stron do tego samego pliku.
Wiele świetnych aplikacji do skanowania jest bezpłatnych lub oferuje bezpłatny poziom usług. ABBYY FineScanner i Microsoft Office Lens to dwa świetne przykłady. W aplikacjach do przechowywania w chmurze i do robienia notatek (które możesz już mieć), skanowanie dokumentów jest uwzględnione. Dotyczy to na przykład aplikacji mobilnej Dropbox i aplikacji mobilnej Evernote.
Jeśli chcesz mieć możliwość edytowania skanowanych dokumentów, na przykład, aby zamienić kartkę papieru w dokument programu Microsoft Word, potrzebujesz aplikacji do skanowania, która obejmuje OCR i konwersję do edytowalnego tekstu.
Gdzie bezpiecznie przechowywać dokumenty
Czy korzystasz już z usługi przechowywania w chmurze lub usługi synchronizacji plików, takiej jak Google Drive lub Microsoft OneDrive, do przechowywania i tworzenia kopii zapasowych ważnych plików? Wtedy prawdopodobnie warto skorzystać z tej samej usługi do przechowywania dokumentów rodzinnych.
Nie brakuje rozwiązań do przechowywania w chmurze. Wszystkie wymienione do tej pory opcje - Dropbox, Evernote, Dysk Google, OneDrive - są całkowicie dobrymi opcjami. Co najważniejsze, ponieważ są tak popularne, aplikacje do skanowania często dają możliwość bezpośredniego wyeksportowania do nich zdigitalizowanych dokumentów; lub oferują własną zintegrowaną funkcję skanowania.
Polecane przez naszych redaktorów
Niezależnie od wybranej usługi upewnij się, że szyfruje ona Twoje dane i używaj unikalnego i długiego hasła do konta. Menedżer haseł jest pod tym względem twoim najlepszym przyjacielem.
Jak zorganizować cyfrowe dokumenty rodzinne
W zależności od zakresu dokumentów Twojej rodziny możesz utworzyć szereg folderów i podfolderów w ramach usługi przechowywania, aby je uporządkować. Może to być jednak czasochłonne, a ludzie często zaczynają jedną ścieżką sortowania i organizowania, zanim zdadzą sobie sprawę, że to nie zadziała.
Tak więc szybkim i łatwym sposobem na zrobienie tego jest rok. Zacznij od stworzenia 10 folderów i nazwij je z ostatnich 10 lat. Na przykład będziesz mieć foldery o nazwach 2020, 2019, 2018 i tak dalej. Gdy osiągniesz 11 lat wstecz, dodaj „i starsze” (lub coś podobnego) do nazwy folderu. Innymi słowy, Twój najstarszy folder miałby nazwę „2010 i starsze”.
Teraz możesz posortować cyfrowe dokumenty do folderu i z grubsza wiedzieć, gdzie się znajdują. W przypadku dowodów osobistych podaj rok wydania. W przypadku transkrypcji użyj ostatniego roku uczęszczania do szkoły. Jeśli masz zbyt wiele plików w dowolnym folderze, po prostu utwórz podfolder według tematu, na przykład „Dokumenty podatkowe 2020” lub „Dokumenty medyczne 2019”.
A co z nazwami plików? Uważam, że warto nadać plikowi dobrą nazwę podczas pierwszego skanowania, zwykle dlatego, że skanuję dokument z jakiegoś powodu. Jeśli lekarz poprosi mnie o przesłanie kopii mojej dokumentacji szczepień, przed jej przesłaniem nadaję temu aktowi wyraźne imię i nazwisko.
Jeśli skanujesz duże partie dokumentów na raz, skup się na umieszczaniu ich w odpowiednim folderze co roku i zdecydowanie twórz podfoldery, które pomogą Ci zrozumieć, co masz. W ten sposób nie musisz tracić czasu na zmianę nazw plików, ale Twoje dokumenty są nadal w rozsądnej kolejności, gdy musisz coś znaleźć.
Miej na uwadze swój cel
Zawsze pamiętaj o celu digitalizacji dokumentów. W przypadku bardzo ważnych dokumentów celem może być posiadanie kopii zapasowej na wypadek, gdyby coś stało się z oryginałami. W przypadku innych rodzajów dokumentów celem może być ułatwienie dostępu do plików następnym razem, gdy będziesz musiał je wysłać komuś innemu. Pamiętaj o swoim celu, aby poprowadzić Cię w szczególności, jeśli chodzi o nazywanie i sortowanie plików. Tak długo, jak będziesz o tym pamiętać, możesz łatwo poradzić sobie z tym projektem i osiągnąć świetne wyniki.