Jak przechwytywać ważne dane za pomocą aplikacji do skanowania i OCR

Aplikacja do skanowania z optycznym rozpoznawaniem znaków (OCR) jest niezbędna do zorganizowania się. Najlepsze aplikacje do skanowania pomagają przechwytywać wszelkiego rodzaju informacje, takie jak slajdy prezentacji ze spotkania, notatki na tablicy, wizytówki, nie wspominając o ważnych dokumentach. Przydają się również do innych zastosowań, od digitalizacji receptur papierowych po oszczędzanie gwarancji.

Kilka lat temu musiałem wyrobić nowy paszport i jeszcze tego samego dnia oddać go na wizę. Zaraz po odebraniu paszportu pomyślałem: „Prawdopodobnie powinienem mieć kopię tego, zanim go przekażę”. Wyjąłem telefon i zeskanowałem go. Rzeczywiście, wiza zajęła ponad dwa tygodnie, a w międzyczasie potrzebowałem danych z paszportu do kupy papierkowej roboty. Dobrze, że miałem czytelną kopię!

Jak działają aplikacje do skanowania?

Gdy korzystasz z mobilnej aplikacji do skanowania, nie różni się to zbytnio od robienia zdjęcia. W idealnym ustawieniu odtwarzasz dokument płasko na kontrastowym tle i kierujesz na niego aparat telefonu.

Następnie aplikacja do skanowania poprowadzi Cię przez cały proces. Zwykle mówi, aby wyrównać krawędzie dokumentu ze znakami przycięcia na ekranie telefonu. Trzymaj się stabilnie, jak możesz, ale nie martw się. Aplikacja dostosowuje się do niewielkich ruchów. Skanowanie trwa sekundę lub dwie. Po zakończeniu zazwyczaj widzisz podgląd swojego dokumentu. Aplikacja zwykle pyta, czy chcesz dodać więcej stron, czy rozpocząć nowe skanowanie.

Być może myślisz, że możesz całkowicie pominąć aplikację do skanowania i zamiast tego zrobić zdjęcie dokumentów, które chcesz zapisać cyfrowo. Można, ale są dwie wady. Po pierwsze, obraz prawdopodobnie nie będzie tak wyraźny jak skan, więc ryzykujesz, że tekst nie będzie czytelny. Po drugie, nie możesz przeszukiwać tekstu, co może bardzo utrudnić późniejsze znalezienie tego, czego potrzebujesz.

Co należy skanować za pomocą aplikacji do skanowania?

Przyjrzyjmy się przykładom korzystania z aplikacji do skanowania, aby zachować porządek. Następnie wyjaśnię, jakich funkcji należy szukać w najlepszych aplikacjach do skanowania i wymienię kilka aplikacji, które je mają.

Wizytówki

Następnym razem, gdy ktoś wręczy Ci wizytówkę, użyj aplikacji do skanowania, aby przechwycić informacje kontaktowe tej osoby, a następnie zwróć wizytówkę. Pokażesz, jak łatwo jest być bez papieru, jednocześnie zbierając dane w formacie cyfrowym, dzięki czemu nie musisz niczego wpisywać. Niektóre aplikacje skanujące mogą wykrywać wizytówki i tworzyć nowy wpis w Twojej aplikacji kontaktowej. Inni przeszukują LinkedIn, aby zasugerować połączenie tam.

Tablice i materiały do ​​prezentacji

Na spotkaniach większość z nas chce poświęcić każdemu mówcy pełną uwagę. Trudno to zrobić, jeśli przyglądamy się prezentacji lub tablicy, mając nadzieję, że nie przegapimy ważnego szczegółu. Świetnym rozwiązaniem jest szybkie zeskanowanie slajdów lub innych materiałów, gdy się pojawiają, wiedząc, że możesz później przejrzeć je bardziej szczegółowo.

Dokumenty do e-maila lub kopii zapasowej

Chociaż wiele osób i organizacji z przyjemnością przesyła Ci dokumenty cyfrowe, nadal istnieje wiele przypadków, gdy napotykamy papier. Załóżmy, że Twój bank daje Ci do podpisania ważny dokument w formie papierowej, ale chcesz, aby najpierw sprawdził go Twój prawnik. To świetny czas, aby skorzystać z aplikacji do skanowania. Zeskanuj kilka stron, aby móc wysłać do nich e-maila ze statystykami. Niektóre aplikacje do skanowania zawierają narzędzie, które pozwala również na ich cyfrowe podpisywanie.

Inne ważne dokumenty, które możesz zeskanować i wykonać kopię zapasową, obejmują rejestry szczepień, dokumenty podatkowe i świadectwa prawne (urodzenia, małżeństwa, imigracji itp.).

Czego szukać w aplikacji do skanowania

Najlepsze aplikacje do skanowania wyraźnie rejestrują dokumenty, umożliwiają wyszukiwanie tekstu i pomagają zapisywać gotowe pliki we właściwych miejscach. Oto, czego szukać:

Automatyczne wykrywanie krawędzi

Świetna aplikacja do skanowania i OCR automatycznie wyszukuje krawędzie dokumentów. Gdy skierujesz aparat na papier, widoczne na ekranie znaczniki przycięcia powinny same szukać krawędzi dokumentu i dostosowywać się do różnych wymiarów. Tak więc, niezależnie od tego, czy skanujesz kartkę papieru A4, czy wizytówkę, aplikacja rozpozna to automatycznie.

Opcje zapisywania i eksportowania

Najlepsze aplikacje do skanowania dają opcje, gdzie możesz zapisać lub wyeksportować nowo zeskanowane teksty, takie jak Dysk Google, Dropbox lub inna usługa przechowywania. Nie chcesz aplikacji, która zmusza Cię do przechowywania dokumentów w nowym miejscu.

OCR

Wspomniałem o OCR na początku tego artykułu. Gdy masz OCR, wszystkie skanowane słowa stają się tekstem. Możesz także skopiować i wkleić tekst lub go edytować. Załóżmy, że skanujesz przepis i widzisz, że zawiera literówkę. Dzięki naprawdę dobrej aplikacji do skanowania i OCR powinieneś być w stanie naprawić literówkę. Niektóre aplikacje mogą konwertować końcowy tekst do znanego formatu edytora tekstu, takiego jak .docx. Inne umożliwiają zmianę tekstu bezpośrednio w aplikacji bez konieczności otwierania dokumentu w edytorze tekstu.

OCR umożliwia również przeszukiwanie tekstu dokumentów. Oznacza to, że jeśli chcesz znaleźć swoją dokumentację dotyczącą szczepień, możesz spróbować wyszukać nazwisko swojego lekarza, aby znaleźć dokumentację. Nie musisz pamiętać, jak nazwałeś plik. Jeśli często korzystasz z wyszukiwania do znajdowania plików, zdecydowanie potrzebujesz OCR.

Funkcja wyszukiwania

Może nie jesteś super zorganizowany, jeśli chodzi o eksportowanie i zapisywanie plików w innej lokalizacji. W takim przypadku chciałbyś mieć możliwość przeszukiwania zawartości aplikacji skanującej pod kątem wszystkiego, co kiedyś zeskanowano, a teraz potrzebujesz. Świetna aplikacja do skanowania będzie miała własną funkcję wyszukiwania.

Obsługa wielu stron

Naprawdę dobre aplikacje do skanowania mogą skanować wiele stron kolejno. Następnie powinni z łatwością zebrać wszystkie strony w jeden plik PDF. Najbardziej zaawansowane aplikacje do skanowania korygują również zniekształcenia strony, na przykład podczas skanowania stron z książki i nie mogą one całkowicie ułożyć jej płasko.

Cena £

Wiele najlepszych aplikacji do skanowania i OCR ma bezpłatny poziom usług i płatny poziom premium. OCR jest czasami uważany za funkcję premium. Ceny aplikacji do skanowania i OCR to trochę szaleństwo. Przez jakiś czas można było oczekiwać, że za przyzwoitą aplikację zapłacisz od 4 do 7 USD. Teraz jednorazowe opłaty są dziesięciokrotnie wyższe. Chociaż stawki subskrypcji są bardziej rozsądne, niektórzy ludzie potrzebują aplikacji do skanowania tylko kilka razy w roku.

Najlepsze aplikacje do skanowania

Teraz, gdy już wiesz, co potrafią aplikacje skanujące i dlaczego możesz ich potrzebować, oto niektóre z najlepszych, jakie możesz znaleźć. Skupiłem się na aplikacjach, które oferują skanowanie i OCR oraz umożliwiają edycję tekstu. Istnieje wiele aplikacji, które po prostu skanują. Evernote Scannable i aplikacja mobilna Dropbox to dwa przykłady. Ale nie dają ostatecznego tekstu, który można skopiować i wkleić lub edytować. Te aplikacje robią.

Bez względu na wybraną aplikację przekonasz się, że posiadanie aplikacji do skanowania, której ufasz, pomaga w digitalizacji dokumentów i utrzymaniu porządku.

ABBYY FineScanner (odwiedź witrynę ABBYY)

Bezpłatny; Pro za 4,99 USD miesięcznie, 19,99 USD rocznie lub 59,99 USD jednorazowej opłaty

ABBYY FineScanner to prawdopodobnie najlepszy i najbardziej wydajny skaner i aplikacja OCR na urządzenia mobilne. Eksportuje pliki do różnych formatów, pozwala zapisywać pliki w większości głównych usług pamięci masowej, a nawet uruchamia OCR w ponad 40 językach. Potrzebujesz konta Premium, aby uzyskać OCR, który kosztuje 4,99 USD miesięcznie, 19,99 USD rocznie lub 59,99 USD za jednorazową opłatę.

Dostępne na Androida, iOS

Obiektyw Microsoft Office (odwiedź witrynę firmy ABBYY)

Bezpłatny

Microsoft Office Lens to jedna z niewielu całkowicie darmowych aplikacji do skanowania. Jest nieco wolniejszy i bardziej nieporęczny niż inne aplikacje z wykrywaniem krawędzi i przycinaniem, ale wykonuje swoją pracę. Aplikacja posiada specjalne tryby skanowania wizytówek i tablicy. Aby edytować skanowany tekst, musisz wyeksportować tekst za pośrednictwem Microsoft OneDrive, a następnie otworzyć go w programie Word.

Dostępne na Androida, iOS, Windows

Scanbot 9 (odwiedź stronę w firmie ABBYY)

Bezpłatny; Pro za 4,49 USD w pierwszym roku, a następnie 22,49 USD rocznie; lub jednorazowo 69,99 USD na iOS

Scanbot to doskonała aplikacja do skanowania i OCR. Powiedział, że firma niedawno zmieniła swój model cenowy z taniej jednorazowej opłaty na roczną subskrypcję lub droższą opłatę jednorazową (69,99 USD). Dodatkowo bardzo trudno jest wyśledzić ceny. W każdym razie warto rozważyć wersję Pro Scanbota, jeśli potrzebujesz szybkiej i dokładnej aplikacji do skanowania dla prawie każdego rodzaju dokumentów. Posiada dobre narzędzia do korekcji kolorów i optymalizacji, a także inne funkcje skanowania, takie jak czytnik kodów QR i skaner kodów kreskowych. Możesz go również używać do podpisywania dokumentów, używając jedynie palca i telefonu lub tabletu.

Dostępne na Androida i iOS