Jak kupić usługę wideokonferencji?

Wideokonferencje same w sobie zapewniają użytkownikom wiele różnych funkcji i opcji. Jednak w istocie wideokonferencje to po prostu sposób, w jaki jeden użytkownik może komunikować się z innym użytkownikiem za pośrednictwem strumienia wideo na żywo. Bardziej zaawansowane rozwiązania pozwalają na takie rzeczy, jak transmisje wideo jeden do wielu, udostępnianie ekranu, a nawet funkcję webcastingu, która może odpytywać widzów i zbierać dane o widzach (ale my wyprzedzamy siebie).

Ujednolicona komunikacja (UC) obejmuje wideokonferencje i dodaje je do większego zestawu narzędzi komunikacyjnych. Będziesz mógł wysyłać czaty i wiadomości tekstowe do współpracowników. Będziesz mógł tworzyć przepływy pracy zarządzania projektami. Będziesz mógł tworzyć dokumenty i jednocześnie edytować je w taki sam sposób, jak na platformie takiej jak Dysk Google.

Być może najważniejszym aspektem platformy UC jest jej zdolność do integracji z rozwiązaniami innych firm, aby pomóc Ci lepiej pobierać i eksportować dane z narzędzia do narzędzia. Na przykład, jeśli chcesz zadzwonić do klienta i chcesz uzyskać dostęp do jego danych, aby poprawić komunikację, integracja między Salesforce konto i narzędzie UC sprawiają, że jest to niezwykle łatwe. Z poziomu pulpitu Salesforce będziesz mógł rozpocząć rozmowę, przeglądać historię interakcji klienta i dodawać notatki na temat tego, co mówi się podczas rozmowy.

„Posiadanie zunifikowanej platformy jest oczywiście czymś, co byłoby interesujące” – powiedział Gilman. „Pojedyncza platforma mobilności, współpracy i komunikacji głosowej to coś, czego obecnie poszukuje większość firm”.

Gilman ostrzega, że ​​zbudowanie platformy komunikacyjnej za pośrednictwem indywidualnych dostawców byłoby zbyt kosztowne. Ponadto dane mogą nie być przesyłane z systemu do systemu tak łatwo, jak w przypadku platformy jednego dostawcy. Dodatkowo, jeśli coś się zepsuje, musisz ustalić przyczynę, rozmawiając z wieloma przedstawicielami wsparcia z wielu firm, co brzmi jak koszmar.

Wszystkie formy oprogramowania biznesowego mają szerokie spektrum użyteczności. Niektóre narzędzia do e-mail marketingu są tak dobrze zaprojektowane, że sprawiają wrażenie, jakby każdy mógł się obudzić i zostać e-mail marketerem bez żadnego formalnego szkolenia. Inne narzędzia są tak skomplikowane i techniczne, że nawet najbardziej zaawansowani marketerzy muszą sięgać po przycisk wsparcia.

Nie inaczej jest w przypadku wideokonferencji. Niektóre narzędzia oferują przejrzyste i intuicyjne interfejsy użytkownika (UI), które umożliwiają kliknięcie nazwiska osoby i bezpośrednie nawiązanie połączenia. Niektóre pozwalają planować spotkania z wyprzedzeniem, klikając kalendarz kolegi i wpisując swoje imię i nazwisko. Istnieją narzędzia, które pozwalają stworzyć wirtualną salę konferencyjną, wysłać łącze i zaprosić do niej setki lub tysiące osób bez żadnych wymagań wstępnych dla żadnego z Twoich gości. Oto rodzaje rozwiązań, które warto wziąć pod uwagę przy dokonywaniu zakupu.

„Przez dużo czasu wideokonferencje mają wiele niuansów, ponieważ obecnie używa się wielu różnych protokołów” — powiedział Gilman. „Spotykasz się z wyzwaniami związanymi z wprowadzaniem starszych platform, wprowadzaniem stron trzecich, które są poza siedzibą firmy… to było wyzwanie od lat. Możliwość wysłania linku do platformy innej firmy i nawiązania połączenia tak prostego, jak rozmowa telefoniczna, ma kluczowe znaczenie dla sukcesu”.

Zasadniczo, jeśli otwierasz oprogramowanie do wideokonferencji i czujesz, że powinieneś uzyskać dyplom inżyniera, prawdopodobnie pracujesz z niewłaściwym narzędziem.

Nawet jeśli zdecydujesz się nie kupować platformy UC, nadal możesz potrzebować narzędzia do wideokonferencji, które może przeprowadzić podstawowe udostępnianie dokumentów i ekranu. Te funkcje umożliwiają użytkownikom wysyłanie plików do dowolnej osoby w sali konferencyjnej lub wyświetlanie dokumentu ze strony internetowej na ekranie w celu demonstracji.

„Potrzeba współpracy i udostępniania treści jest ważna” — powiedział Gilman. „Aby spotkanie było efektywne, udostępnianie treści jest prawie tak samo ważne jak spotkanie twarzą w twarz. Może to być tak proste, jak udostępnianie dokumentów, dzięki czemu użytkownicy mogą udostępniać to, nad czym pracują w czasie rzeczywistym. To kluczowy element każdego środowiska współpracy”.

Posiadanie tych funkcji umożliwia również korzystanie z narzędzia do wideokonferencji w sposób, którego wcześniej nie wyobrażałeś sobie. Wszyscy myślą o wideokonferencjach podczas spotkań zespołu, ale co z spotkaniami z klientami, rozmowami z potencjalnymi nabywcami lub rozmowami z partnerami? „Kiedy zaczynasz zastanawiać się, w jaki sposób wideo może zmienić sposób, w jaki firmy mogą prowadzić działalność, to wtedy adopcja staje się znacznie bardziej powszechna” — powiedział Gilman.

Jeśli jesteś przekonany, że będziesz używać narzędzi do wideokonferencji tylko do komunikacji jeden-do-jednego, być może oszukałeś się, myśląc, że aplikacja zorientowana na klienta wystarczy, aby wykonać zadanie. W niektórych przypadkach możesz mieć rację. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie połączenia będą prowadzone z biura, które zapewnia szybki Ethernet. W rzeczywistości większość połączeń prawdopodobnie będzie prowadzona na laptopach i tabletach za pośrednictwem połączeń Wi-Fi (niektóre z nich znajdują się w poruszających się pojazdach).

Oto sytuacje, w których Twoja standardowa aplikacja konsumencka nie zapewnia wartości narzędzia do wideokonferencji klasy korporacyjnej. „Te aplikacje konsumenckie są świetne, ale napotykasz problemy z jakością” — powiedział Gilman. „Nie są wystarczająco stabilne, aby poradzić sobie z niezawodnością i odpornością, jeśli rozmawiasz z klientem. Patrzysz na niektóre platformy konsumenckie, jeśli korzystasz z mobilnego klienta w swoim samochodzie; Twoje rozwiązanie do wideokonferencji musi być przygotowane do obsługi najmniej wspólnego mianownika, którym prawdopodobnie będzie urządzenie mobilne. Ważna jest umiejętność radzenia sobie z utratą pakietów bez degradacji obrazu i głosu”.

„Technologia, która obsługuje platformy [klasy korporacyjnej], stała się znacznie lepsza. A kiedy połączymy to z jakością sieci, którą możemy zaoferować, mamy sieć rozwiązaną” — powiedział Gilman. „Możliwość udostępnienia skanu CAT na wideo byłaby śmieszna trzy lub cztery lata temu. Teraz możesz zobaczyć najbardziej szczegółowy skan CAT.”

Skoro to Ty wybierasz system, dlaczego nie wybrać takiego, który daje Ci kontrolę nad wszystkim? Narzędzia wideo dla przedsiębiorstw zapewniają dostęp do takich funkcji, jak nagrywanie rozmów jednym kliknięciem, statystyki informujące, kto wykonuje najwięcej połączeń, jak długo użytkownicy pozostają na rozmowach, kiedy ludzie przerywają połączenia i wiele więcej. Możesz także kontrolować, kto ma uprawnienia administracyjne do nagrywania własnego połączenia, kto może przełączyć się lub przekazywać połączenia do innych użytkowników, a kto może sprawdzać jakość połączenia, aby upewnić się, że system dostarcza wyraźne obrazy.

„Wyrafinowani administratorzy będą chcieli wiedzieć, jak wyglądała utrata pakietów [co przyczyniło się do niskiej jakości połączeń]” — powiedział Gilman. „Czy było na drugim końcu [czy w sieci firmowej]? Jeśli był lokalny, musisz spojrzeć na sieć [aby ustalić, gdzie był problem]”.