Powrót do biura: Przewodnik dla pracowników

Wiele firm przygotowuje się do przeniesienia pracowników z powrotem do biur, aby złagodzić stres związany z izolacją lub po prostu utrzymać się finansowo. Bez względu na przyczynę, zapewnienie pracownikom bezpieczeństwa oznacza, że ​​pracodawcy muszą pokonać różne przeszkody, w tym przestrzegać nowych przepisów BHP, które prawdopodobnie obejmą zupełnie nowe kwestie, takie jak śledzenie kontaktów i utrzymywanie pracowników w odpowiedniej odległości za pomocą narzędzi do zarządzania przestrzenią.

Nawet ustalone procesy biznesowe, zwłaszcza wektory zorientowane na ludzi, takie jak zasoby ludzkie (HR), będą musiały dostosować nowe rozwiązania, takie jak budowanie hybrydowego modelu obsady personelu przy użyciu narzędzi do zdalnego zarządzania pracownikami. To spore wyzwanie dla większości pracodawców, ale nie jedyne. Pracownicy również muszą ostrożnie dostosować swoje perspektywy, rozważając powrót do biura. Oznacza to dokładne przyjrzenie się każdej części dnia pracy, od wznowienia codziennych dojazdów do miejsca i dokładnego sposobu wykonywania pracy w nowym typie populacji biurowej.

Zanim nawet pomyślisz o biurze, zastanów się, czy najlepiej zacząć od tego, czy w ogóle chcesz wrócić do pracy. Jeśli praca w domu Ci odpowiada, najlepszym sposobem na zwrócenie uwagi pracodawcy jest nie tylko pytanie, ale także z planem. Pracuj z działem HR, aby dokładnie ustalić, jak przebiegałoby przejście do pracy w całości z domu, i poznaj dostępne narzędzia i technologie, aby znaleźć nowe sposoby pomocy. Większość pracodawców jest bardziej otwarci na tę koncepcję niż kiedykolwiek, zwłaszcza na scenariusz „hybrydowej” pracy, w którym pracownicy pracują częściowo w domu, a częściowo w biurze.

Jeśli powrót do pracy, nawet tylko częściowy, jest w twojej najbliższej przyszłości, w twoim najlepszym interesie jest jak największe zaangażowanie w proces planowania pracodawcy. Dowiedz się, kto jest właściwy do zorganizowania ponownego otwarcia biura i koniecznie przedyskutuj z nimi następujące kwestie.

Wejście do drzwi

Badanie PricewaterhouseCoopers cytowane przez Statista (patrz ilustracja powyżej) pokazuje, że jeśli chodzi o ponowne otwarcie powierzchni biurowej podczas pandemii, 81 procent firm planuje zmienić środki i wymagania dotyczące bezpieczeństwa w miejscu pracy, a 78 procent zamierza zmienić konfigurację miejsc pracy w celu promowania dystans. Ponadto 54% firm planuje, aby praca zdalna stała się stałą opcją dla ról, które na to pozwalają, a 53% firm rozważa zmianę zmian lub zastępczych zespołów w celu zmniejszenia narażenia.

Oznacza to, że strategie powrotu do pracy (RTW) nie tylko będą miały drastyczny wpływ na twoje obecne środowisko pracy po powrocie, ale dokładnie to, jakie są te efekty, będzie się znacznie różnić w różnych organizacjach, ponieważ środki będą zależeć od różnych czynników, w tym rodzaj wykonywanej pracy, charakterystyka przestrzeni, wielkość populacji pracowników oraz nowe przepisy zdrowotne dotyczące COVID-19, które mają zastosowanie do Twojego stanu i gminy.

Oczekuj rygorystycznych ograniczeń dotyczących dostępności lokalizacji biurowych, liczby pracowników dopuszczonych na miejscu w danym momencie, a także nowego personelu i procedur umożliwiających nowe środki, takie jak śledzenie kontaktów i dezynfekcja pracy między zmianami. Urzędy będą również musiały zapewnić pracownikom środki ochrony osobistej (PPE), takie jak maski, osłony twarzy, rękawiczki oraz stały zapas środków dezynfekujących i dezynfekujących do rąk. Pracownicy muszą mieć pewność, że rozumieją, jakie środki są stosowane, jakie procedury mają je wdrożyć oraz gdzie i w jaki sposób mają odebrać nowy sprzęt niezbędny ze względów bezpieczeństwa.

Kontrola dostępu będzie szczególnie dokuczliwym problemem dla nieprzygotowanych pracowników. Dzieje się tak, ponieważ ten proces będzie polegał na tym, jak pracownicy są sprawdzani i dopuszczani do pracy, prawdopodobnie teraz jest to wieloetapowy proces, który często będzie obejmował system rezerwacji online, a nawet jakiś rodzaj inteligentnego tokena. Brzmi to skomplikowanie, ale kontrola dostępu ma kluczowe znaczenie w sprawdzaniu zarażonych pracowników, a także w określaniu, kto jest na miejscu w danym momencie. Dlatego nie tylko pracodawcy, ale także lokalne władze COVID-19 i przepisy gminne kładą tak szczególny nacisk na ten proces.

Większość procesów dostępu przebiega mniej więcej tak: przed opuszczeniem domu pracownicy będą musieli sprawdzić, czy nie odczuwają żadnych objawów, sprawdzając stan zdrowia, być może za pomocą aplikacji mobilnej lub narzędzia powrotu do pracy, takiego jak Zoho BackToWork. Następnie po przybyciu będą oczekiwać, że udadzą się do obszaru przesiewowego, gdzie ich temperatura zostanie zmierzona przed umożliwieniem im dostępu do miejsca pracy. Dostęp ten zostanie wtedy przyznany tylko wtedy, gdy pracownik będzie posiadał ważną rezerwację oczekującą w systemie. Jeśli to nie problem, pracownik otrzyma dostęp do biura za pomocą karty chipowej lub podobnego tokena służącego do potwierdzania czasu wejścia i wyjścia oraz miejsca, w którym pracownik będzie spędzał większość dnia pracy.

Zwłaszcza na początku niespełnienie któregokolwiek z tych wymagań prawdopodobnie spowoduje odesłanie do domu, dlatego ważne jest, aby współpracować z zespołem RTW pracodawcy, aby upewnić się, że w pełni rozumiesz proces i masz wszystkie wymagane aplikacje i tokeny.

Obawy związane z dojazdami

Jak na ironię, jednym z najbardziej problematycznych zmartwień pracowników RTW nie jest biuro, ale dostanie się do biura. Dojazd do pracy własnym samochodem to jedno, ale korzystanie z transportu publicznego, co jest nieuniknioną sytuacją w wielu lokalizacjach, bardzo martwi wielu pracowników. Po prawie roku ogólnej izolacji wielu pracowników będzie musiało trochę przekonywać, aby wrócić do codziennych dojazdów pociągiem, autobusem lub metrem.

„Pracodawcy wykonali dobrą robotę, upewniając się, że biura są bezpieczne i odkażone za pomocą protokołów, które mają je w tym stanie. Ale ponieważ transport publiczny pozostaje głównym sposobem dotarcia pracowników do biura, bezpieczeństwo jest zupełnie nowym wyzwaniem” – powiedział Dave Bryant, wiceprezes prezes One Workplace, wiodącej firmy zajmującej się wnętrzami komercyjnymi w Bay Area. „Dawanie pracownikom alternatyw i bezpieczniejszych sposobów dotarcia do pracy, takich jak autobusy korporacyjne i usługi wspólnego przejazdu, które mają protokoły czyszczenia, to opcje, które pracodawcy powinni rozważyć, aby zapewnić pracownikom bezpieczne dotarcie do pracy i z powrotem”.

„Space-as-a-Service (SPaaS) to rosnący trend, który pozwala wielu firmom dostosowywać mniejsze powierzchnie biurowe zlokalizowane bliżej miejsca zamieszkania ich pracowników” – mówi Bryant. Według Bryanta zlokalizowanie nowej przestrzeni bliżej tych węzłów pracowników nie tylko skróci czas dojazdu, ale także zmieni wymagania dotyczące dojazdów i zapewni bezpieczne miejsce z dala od większego biura, gdy praca nie wymaga obecności pracowników.

Ponownie, jeśli chcesz wrócić do pracy, porozmawiaj o tym ze swoim pracodawcą i sprawdź, czy którekolwiek z tych rozwiązań może zadziałać w Twojej firmie.

Spodziewaj się nowej technologii

Wspomnieliśmy powyżej o nowej technologii kontroli dostępu, ale dla wielu pracowników nie będzie to jedyna nowa technologia, na którą wpadną po powrocie do biura podczas pandemii. Na przykład firma Cisco twierdzi, że dokładnie rozważyła, co oznacza powrót do pracy dla pracowników w jej biurach.

„Zwiększyliśmy liczbę czujników w naszym sprzęcie do sal konferencyjnych” — powiedział Jeetu Patel, starszy wiceprezes i dział ds. bezpieczeństwa i aplikacji firmy Cisco. Powiedział, że firma dodaje różne czujniki do swojego sprzętu konferencyjnego, „które mogą wykrywać liczbę uczestników w pomieszczeniu, mierzyć poziom temperatury i wilgotności, a nawet mierzyć jakość powietrza”. Cisco i podobni pracodawcy będą gromadzić tego rodzaju dane dotyczące obiektów na nowe sposoby, w szczególności w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom na miejscu.

Nawigatory pokojowe Webex firmy Cisco, które są biurowymi panelami dotykowymi, które zapewniają natychmiastowe połączenia z wideokonferencjami, sterowanie salami, udostępnianie treści i rezerwację sal, są teraz aktywowane głosem. „Możesz po prostu wejść do pokoju i powiedzieć „Hej Webex, dołączę do spotkania”. System ma kontrole zbliżeniowe, które będą w stanie identyfikować uczestników [za pomocą ich] smartfonów za pomocą ultradźwięków” – powiedział Patel.

Dodaje, że przejście na asystentów głosowych w biurze ma teraz tę dodatkową zaletę, że jest bardziej higienicznym rozwiązaniem, ponieważ trzeba fizycznie dotykać mniejszej liczby powierzchni. I oczywiście istnieje wiele dodatkowych korzyści, które będą nadal pomagać pracownikom nawet po pandemii, takich jak inteligentna rezerwacja pomieszczeń, regulacja oświetlenia i żaluzji, a także automatyczny dostęp do inteligentnych ekranów i innych technologii konferencyjnych.

Nowe podejście do świadczeń pracowniczych

Korzyści i korzyści dla pracowników są ważnymi czynnikami dla pracowników, którzy rozważają jedną pracę lub miejsce pracy, a nie inne. W czasach sprzed pandemii COVID dodatki, takie jak bezpłatne posiłki i przekąski, otwarte salony koncepcyjne, karnety na siłownię, a także firmowe happy hours i wycieczki, pomogły przyciągnąć pracowników, a nawet dłużej utrzymywały ich w biurach. Te przywileje i korzyści mogą już nie być tak kuszące ani mieć sensu dla pracowników zdalnych lub pracowników powracających do biur.

„Powrót do fizycznego miejsca pracy wiąże się z pewnymi poważnymi rozważaniami na temat rodzajów dodatków i korzyści oferowanych przez pracodawców swoim pracownikom” – mówi Jordan Peace, współzałożyciel i dyrektor generalny Fringe, firmy zajmującej się świadczeniami lifestylowymi.

„Miesiące pracy zdalnej zmusiły firmy do ponownego przemyślenia rodzajów świadczeń, jakie oferują pracownikom. Wiele dodatków w biurze, takich jak karnet na siłownię, stoły do ​​ping-ponga czy obiady z cateringiem, w zasadzie stało się przestarzałych z dnia na dzień” – mówi Peace. W ich miejsce pojawiła się nowa kategoria, jeden z profitów lifestylowych. Tego rodzaju dodatki mają na celu złagodzenie problemów, z jakimi boryka się wielu pracowników w wyniku pracy w domu. Zazwyczaj przybierają formę cyfrowego rynku, na którym pracownicy mogą wybierać spośród aplikacji lub usług, które zaspokajają ich bezpośrednie potrzeby, takie jak wirtualne korepetycje lub dostarczanie jedzenia.

Peace powiedział, że ankieta przeprowadzona wśród użytkowników Fringe wykazała, że ​​80 procent pracowników uważa, że ​​era pracy zdalnej na stałe zmieniła sposób patrzenia na świadczenia; 84 procent powiedziało, że wierzy, że dodatki związane ze stylem życia będą bardziej wartościowe w świecie po COVID niż dodatki i udogodnienia w biurze, nawet po powrocie do biura.

Chociaż Fringe pomaga firmom wdrażać tego rodzaju programy jako usługę, wiele firm będzie musiało zaproponować swoim pracownikom tego rodzaju korzyści związane z pandemią. Doskonałym sposobem na zaangażowanie się w działania RTW Twojej firmy jest praca z HR i innymi pracownikami w celu określenia, jakie mogą być skuteczne rozwiązania świadczeń w Twojej okolicy, a następnie opracowanie planu ich dostarczania.

Komunikacja jest kluczowa

Większość narzędzi i platform oprogramowania RTW kładzie duży nacisk na komunikację z pracownikami. W końcu firmy powracające do pracy stoją w obliczu istotnych zmian w prawie każdym aspekcie prowadzenia działalności. Nie można tego osiągnąć po prostu wysyłając notatki. Pracodawcy muszą wspierać aktywne dyskusje między menedżerami a pracownikami, aby ta zmiana była udana i bezpieczna. Oznacza to jednak również nowe poziomy zaangażowania pracowników.

Nawet przy otwartych wielu nowych kanałach komunikacji, w tym nowych spotkaniach online, aplikacjach do obsługi wiadomości zespołowych i podobnych środkach, wielu pracowników nadal siedzi wygodnie i po prostu „zbiera” nowe informacje bez udziału w otaczających dyskusjach. Jeśli znajdujesz się na krótkiej liście, aby wrócić do swojego biura, warto wziąć udział w tych rozmowach. Oznacza to nie tylko mówienie, ale także częste mówienie o tematach, których wcześniej mogłeś uniknąć. Kluczowym przykładem jest zdrowie psychiczne.

„Liderzy biznesu muszą zaakceptować, że z tego kryzysu wyłonią się nowe normy kulturowe. Wiele dotychczasowych dostosowań pokazało odporność pracowników i organizacji na przystosowanie się do zmian. Ale jedno trudne pytanie, na które wciąż musimy odpowiedzieć, to w jaki sposób te zmiany nasze środowisko pracy wpływa na zdrowie psychiczne naszych pracowników? Jak sobie radzą jako ludzie? A to będzie wymagało prawdziwej obserwacji i kontaktu” – mówi Mike Bokina, wiceprezes i szef działu zasobów ludzkich w Siemens USA. „Musimy nadal zajmować się ludzkim aspektem tego kryzysu, a nie tylko aspektem finansowym. Czego potrzebują pracownicy? Normy kulturowe się zmieniają, a głosy pracowników muszą być tego częścią”.

Niepewne czasy sprawiają, że komunikacja z pracownikami jest bardziej krytyczna niż kiedykolwiek, ale ta dyskusja musi iść w obu kierunkach. Oprócz regularnych spotkań z udziałem wszystkich osób i wirtualnych ratuszów, utrzymywanie kontaktów jeden na jednego z rozproszonymi pracownikami może pomóc w utrzymaniu zaangażowania pracowników, które spadło w tym czasie pracy zdalnej.

„Dla nas, w firmie Siemens USA, która zatrudnia 50 000 pracowników, oznaczało to przejrzystość w kwestiach, od zdrowia pracowników, zdrowia organizacji i biznesu, po zdrowie społeczności, w których działa Siemens” – powiedział Bokina.

Propagowanie tego rodzaju rozmów, nawet jeśli odbywa się to tylko z innymi pracownikami, jest ważnym nowym elementem w bezpiecznym powrocie do pracy. Jeśli masz trudności ze znalezieniem odpowiedniego forum w swojej organizacji, aby przeprowadzić te rozmowy, rozważ współpracę z działem HR w celu utworzenia takiego forum. Zyska na tym zarówno Twój pracodawca, jak i Twoi współpracownicy.