Zorganizuj się: narzędzia do lepszych spotkań

Eksperci uwielbiają mówić, że spotkania zabijają produktywność. Z pewnością mogą, ale nie muszą. Kiedy zaplanujesz tylko niezbędne spotkania i sprawisz, że wybór godziny i daty będzie bezbolesny, spotkania są bardziej produktywne. Kiedy z wyprzedzeniem przygotujesz agendę i wyznaczysz kogoś do robienia notatek, treść spotkań będzie bardziej celowa. Jeśli ułatwisz innym dołączanie i uczestnictwo, spotkanie może być bardziej efektywne. Wtedy spotkanie może przebiegać zgodnie z harmonogramem w agendzie, a może nawet zakończysz wcześniej. Ludzie doceniają, kiedy tak się dzieje, ponieważ wysyła wiadomość, że ich czas jest cenny.

Prowadzenie sprawnego spotkania w dużej mierze zależy od człowieka, ale wymaga również odpowiednich aplikacji i sprzętu, które to ułatwią. Wymienionych tutaj 14 aplikacji i narzędzi zaprojektowano tak, aby spotkania przebiegały płynniej i były bardziej produktywne.

Aplikacje do planowania spotkań

Zanim będziesz mógł zorganizować spotkanie, musisz je zaplanować. Prośba o spotkanie za pomocą e-maila i listy terminów jest nieefektywna, nawet jeśli spotykasz się tylko z jedną osobą. Aplikacje do planowania spotkań zapewniają lepsze narzędzia, takie jak ankiety, formularze planowania online i boty Slack, dzięki czemu wszyscy zaproszeni na spotkanie mogą wspólnie wybrać najlepszy czas na spotkanie.

Wyznacz.ly

Appoint.ly to nieskomplikowana usługa rezerwacji spotkań do planowania jeden na jeden. Tworzysz stronę rezerwacji, którą udostępniasz klientom lub innym osobom, które mogą potrzebować umówić się na spotkanie z Tobą. Strona rezerwacji zapewnia osobie wzywającej spotkanie opcje dotyczące rodzaju spotkania, jakiego chce, na przykład 10-minutową rozmowę wprowadzającą lub godzinną sesję szkoleniową. Następnie, w zależności od Twojej dostępności, żądają daty i godziny, które możesz zatwierdzić, poprosić o modyfikację lub odrzucić. Appoint.ly to prosta i nieskomplikowana aplikacja do planowania spotkań indywidualnych.

Calendly

Calendly to narzędzie ułatwiające planowanie spotkań zarówno osobom indywidualnym, jak i zespołom. Zawiera opcje, które uwzględniają różne rodzaje spotkań i potrzeby. Na przykład tworzysz typy spotkań, takie jak 10-minutowa rozmowa telefoniczna i 30-minutowa rozmowa medialna. Następnie, gdy ktoś chce się z Tobą spotkać, może wybrać rodzaj spotkania, które chce, i wybrać dostępny przedział czasowy. Inny przykład: załóżmy, że masz firmę, w której każdy z określonego działu może zaakceptować spotkanie, o które prosi klient. Calendly może automatycznie przypisać wezwanie na spotkanie każdemu, kto jest dostępny w grupie. Aplikacja obsługuje również indywidualne strony internetowe do planowania, na których ludzie mogą poprosić o spotkanie z Tobą w zależności od Twojej dostępności. Jest to solidna aplikacja do planowania, zaprojektowana z myślą o zaspokojeniu różnych potrzeb.

Doodle.com

Doodle.com to bezpłatna strona internetowa i aplikacja mobilna z opcją Premium, która pomaga planować spotkania na jeden z trzech sposobów. Po pierwsze, możesz utworzyć ankietę online z datami i godzinami spotkań; wyślij go do wszystkich uczestników spotkania, a Doodle podświetli najlepszą opcję, gdy ludzie odpowiedzą. Po drugie, Doodle oferuje również osobiste planowanie spotkań, co oznacza, że ​​używasz go do tworzenia strony internetowej, na której ludzie mogą zobaczyć, kiedy jesteś dostępny i poprosić o spotkanie z Tobą w jednym z wolnych miejsc. Wreszcie, jest bot Doodle dla Slacka, który pozwala odpytywać współpracowników o czas spotkania bez opuszczania aplikacji do obsługi wiadomości zespołu.

Perspektywy

Outlook, sprzedawany jako część pakietu Microsoft Office, może przyjść na myśl jako de facto oprogramowanie biurowe do planowania spotkań w otoczeniu biznesowym. Gdy wszyscy uczestnicy spotkania należą do tej samej organizacji i wszyscy korzystają z pakietu Microsoft Office, program Outlook jest właściwym narzędziem do planowania. Możesz znaleźć godzinę i datę spotkania odpowiednią dla wszystkich na podstawie dostępności ustawionej w kalendarzach. Następnie możesz zarezerwować salę konferencyjną i umieścić spotkanie w kalendarzu — wszystko w programie Outlook. Jednak niekoniecznie jest to najlepszy harmonogram spotkań, gdy musisz zorganizować spotkanie wśród osób, które nie są wszystkimi użytkownikami programu Outlook.

Rajd

Rallly to oprogramowanie do planowania współpracy, co oznacza, że ​​jest przeznaczone do użytku przez grupy. Innym sposobem na opisanie tego jest powiedzenie, że jest to aplikacja ankietowa, w której ankieta dotyczy tego, kiedy wszyscy mogą się spotkać. Podczas gdy Doodle.com oferuje tę samą usługę, Rallly ma nieco inny wygląd i jest szybszy w użyciu, jeśli potrzebujesz go tylko raz na jakiś czas, ponieważ nie musisz tworzyć konta. Musisz jednak podać adres e-mail.

Wolny Zajęty

FreeBusy to aplikacja do planowania spotkań dla firm. Podobnie jak Calendly i Doodle.com, robi wszystko po trochu, dając Ci sposoby na zautomatyzowanie planowania spotkań jeden na jednego, a także znalezienie najlepszego czasu na spotkanie grupy ludzi. Integruje się również z oprogramowaniem do wideokonferencji, aby automatycznie uzupełniać szczegóły, takie jak link do spotkania i identyfikator, jeśli ma to zastosowanie.

Tkane

Woven to oprogramowanie do planowania, które jest częścią większej aplikacji kalendarza. Podobnie jak w przypadku niektórych innych wspomnianych aplikacji, zawiera ankiety mające na celu znalezienie najlepszego czasu na spotkanie grupy współpracowników. Woven ma również osobiste strony planowania, które możesz udostępniać klientom i współpracownikom, aby mogli poprosić o spotkanie z Tobą.

Aplikacje do wideokonferencji

Tak wiele spotkań odbywa się teraz wirtualnie, że posiadanie aplikacji do wideokonferencji jest absolutnie niezbędne. Najlepsze usługi wideokonferencyjne są niezawodne, co oznacza, że ​​Twoje połączenia pozostają nienaruszone, nawet jeśli czyjeś połączenie jest wadliwe, i mają wiele narzędzi do współpracy podczas spotkania. Narzędzia te obejmują udostępnianie ekranu i tablice, pola czatu, a także opcje dla moderatorów, takie jak możliwość przekazania kontroli innej osobie lub wyciszania uczestników, gdy jedna osoba mówi.

Wśród oprogramowania do wideokonferencji PCMag ma trzy typy Editors' Choice: ClickMeeting, Cisco Webex Meetings i Zoom.

ClickMeeting

ClickMeeting to doskonała opcja wideokonferencji dla małych firm, zwłaszcza tych, które organizują wiele małych webinariów. Możesz jednak mieć tylko cztery aktywne kanały wideo na spotkanie. Ta aplikacja może zintegrować się z kalendarzem Microsoft Outlook i jest dostępna wtyczka Chrome do łączenia się z kalendarzem Google.

Spotkania Cisco Webex

Cisco Webex Meetings to usługa wideokonferencji, która jest łatwa w użyciu i zawiera pewne funkcje, których nie znajdziesz u konkurencji. Na przykład możesz skonfigurować połączenie, które zadzwoni , zamiast zmuszać do wybierania numeru. Płatne plany zaczynają się od 13,50 USD miesięcznie, co jest atrakcyjną ceną dla małych firm. Jeśli korzystasz z bezpłatnej wersji aplikacji, Webex Meetings Free, możesz prowadzić spotkania wideo z trzema osobami jednocześnie. Bezpłatny plan obejmuje również udostępnianie pulpitu i dokumentów, funkcję tablicy, wideo w standardowej jakości i 250 MB pamięci w chmurze.

Zoom Spotkanie

Zoom Meeting, czasami nazywany po prostu Zoom, to jedna z najbardziej niezawodnych usług wideokonferencyjnych, jakie znajdziesz. Kiedy firma opracowała produkt, najpierw skoncentrowała się na upewnieniu się, że połączenia są wyraźne i połączone. Obsługuje wideo i dźwięk HD. Możesz otrzymywać wpisane transkrypcje rozmów, które nagrywasz jako filmy. Ponadto każdy może korzystać z podstawowego produktu za darmo, a małe firmy mogą kupować niedrogie plany, które wzmacniają funkcje, zaczynając od 14,99 USD miesięcznie na hosta. Z bezpłatnym kontem możesz obsługiwać do 100 osób podczas rozmowy, a w widoku galerii możesz zobaczyć do 49 osób. Rozmowy grupowe dla użytkowników bezpłatnych są ograniczone do 40 minut, ale rozmowy indywidualne mogą trwać tak długo, jak potrzebujesz. Chociaż trudno jest oszacować i porównać wydajność systemów wideokonferencyjnych, stabilność jest podstawą reputacji Zoom i to widać.

Robić notatki

Wiele spotkań odnosi korzyści z tego, że ktoś robi notatki. Kiedy masz notatki ze spotkania, 1) masz zapis tego, co wydarzyło się na spotkaniu, 2) możesz udostępnić je osobom, które nie mogły uczestniczyć, i 3) ostatecznie zmuszasz się do jasnego określenia wszelkich dalszych zadań, które muszą będzie zrobione. W przypadku niektórych rodzajów spotkań, takich jak wywiady z dziennikarzami, świetna aplikacja do robienia notatek pozwoli Ci również nagrać dźwięk, dzięki czemu możesz go później przepisać i mieć doskonałe źródło do sprawdzania, co zostało powiedziane. Oto kilka aplikacji, które pomogą Ci robić efektywne notatki ze spotkań.

Evernote

Evernote to potężna aplikacja do robienia notatek. Ma wbudowaną funkcję nagrywania dźwięku, dzięki czemu możesz nagrywać całe spotkanie, jednocześnie zapisując wpisane pomysły w tym samym pliku. Jego funkcja aparatu umożliwia zrobienie zdjęcia tablicy ze spotkania i przesłanie go do aplikacji, gdzie Evernote umożliwia przeszukiwanie tekstu za pomocą OCR. Jeśli Twój zespół korzysta z Evernote dla Firm, możesz łatwo udostępnić notatki ze spotkania wszystkim uczestnikom, aby mogli je dodawać i mieć później kopię.

Hugo

Hugo.team to stosunkowo nowa aplikacja zaprojektowana, aby pomóc zespołom sporządzać notatki ze spotkań, a także odpowiednio je udostępniać i śledzić. Hugo zachęca Cię do stworzenia planu, zapisania ważnych pomysłów i informacji ze spotkań oraz przekształcenia działań w zadania. Aplikacja łączy się z innymi systemami do zarządzania zadaniami, takimi jak Asana, Trello i Jira, umożliwiając przekazywanie tych zadań do aplikacji, z których już korzysta Twój zespół. Jest bezpłatny dla maksymalnie 30 osób, a wersja Pro (399 USD miesięcznie) dodaje obsługę większej liczby członków zespołu i funkcji, takich jak szczegółowe raporty i analiza kalendarza.

Microsoft OneNote

Microsoft OneNote udostępnia wiele funkcji Evernote — rejestrator dźwięku, aparat i tak dalej — ale lepiej nadaje się dla osób korzystających z innych produktów pakietu Office, ponieważ jest z nimi ściśle zintegrowany. Jeśli masz na przykład konto firmowe Microsoft, możesz użyć specjalnej funkcji w programie OneNote, która pokazuje nadchodzące spotkania wymienione w programie Outlook, dzięki czemu możesz pisać dla nich plany lub robić inne notatki na ich temat. Inna funkcja o nazwie Digital Ink umożliwia rysowanie diagramów i obrazów za pomocą rysika na obsługiwanych urządzeniach. Możesz również łatwo udostępniać notatki zarejestrowane przed, w trakcie lub po spotkaniu z innymi osobami w Twojej organizacji.

Minuty.io

Minutes.io (bezpłatny) służy wyłącznie do sporządzania protokołów ze spotkań. Daje szablon do zapisywania wszystkich szczegółów tego, co dzieje się podczas spotkania, na przykład kto powiedział co powiedział, jakie obietnice zostały złożone i jakie terminy zostały ustalone. Minutes.io używa wielu skrótów klawiszowych, dzięki czemu gdy się ich nauczysz, nie będziesz musiał podnosić palców podczas pisania. Działa w przeglądarce i działa zarówno w trybie online, jak i offline. Na zakończenie spotkania możesz łatwo dodać adresy e-mail osób do pliku, aby udostępnić go wszystkim uczestnikom. Gdy zostaniesz poproszony o nieoczekiwane sporządzenie oficjalnych notatek na spotkanie, minutes.io uruchamia się szybko i działa dobrze, udostępniając szablon dla danego zadania.