Zorganizuj się: przestań walczyć z e-mailami dzięki większej liczbie e-maili

Przeciążenie poczty e-mail to ogromny problem z wydajnością w miejscu pracy. Cały czas spotykam ludzi, którzy narzekają na e-maile, mówiąc, że ich przytłacza, żałując, że nie ma wyłącznika dla wszystkich nowych wiadomości napływających do ich skrzynek odbiorczych.

Jednak wiele z tych samych osób skupia się na e-mailach w taki sposób, że ostatecznie pogarszają problem. Widzę ludzi, którzy próbują zwalczać pocztę e-mail większą liczbą e-maili, co z kolei generuje coraz więcej e-maili. Ponieważ są pogrążeni w nędzy poczty elektronicznej, zwykle nie widzą wyraźnie, co się dzieje, więc nie mają pojęcia, że ​​pogarszają sytuację.

Zauważyłem kilka sposobów, w jakie ludzie strzelali sobie w stopę, próbując poradzić sobie z przeciążeniem poczty e-mail.

Nie używaj skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia

Pierwszym przykładem osób, które pogarszają swoje problemy z pocztą e-mail, są listy rzeczy do zrobienia , jak lubię ich nazywać. Listy rzeczy do zrobienia pozostawiają e-maile w swoich skrzynkach odbiorczych, gdy wiadomość zawiera zadanie lub uruchamia pamięć przydzielonego zadania. Innymi słowy, używają skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia.

Pomyśl o tym, jak ludzie zwykle przydzielają zadania za pośrednictwem poczty e-mail. Rzadko zadanie jest jasno określone w temacie. Odbiorca musi otworzyć i przeczytać wiadomość e-mail, aby poznać szczegóły zadania. Bardziej prawdopodobne jest jednak, że wiadomość nie będzie zawierała wszystkich informacji, których potrzebuje odbiorca, takich jak termin lub inne szczegóły dotyczące zadania. Wymiana wiadomości tam iz powrotem wyjaśnia zadanie i kończy się tworzeniem nowej wiadomości e-mail za każdym razem, gdy to się dzieje. Krótko mówiąc, skrzynki odbiorcze poczty e-mail to bardzo ubogie listy rzeczy do zrobienia.

Innym problemem jest to, że listy rzeczy do zrobienia muszą stale sprawdzać każdą przychodzącą pocztę, aby zobaczyć, czy zawiera ona zadanie, a jeśli tak nie jest, szybko usuwają pocztę. Lista rzeczy do zrobienia kończy się nieustannym pieleniem.

Co gorsza, osoby sprawdzające listę rzeczy do zrobienia przyzwyczajają się do sprawdzania swoich skrzynek odbiorczych w celu wykonania codziennych zadań i często często wysyłają do siebie e-maile przypominające o innych rzeczach, które chcą zrobić.

Jeśli poczta e-mail stanowi problem, dlaczego chcesz tworzyć więcej e-maili w ten sposób?

Jednak w samym środku listy rzeczy do zrobienia nie widzą, jak ich system pogarsza sytuację. Często twierdzą, że używanie skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia to jedyna rzecz, która działa. Ale jeśli ta sama osoba czuje się przytłoczona e-mailem, najwyraźniej to nie działa. Rozwiązań jest kilka, do których za chwilę przejdę.

Przestań wysyłać Nudgemail

Niedawno rozmawiałem na rekolekcjach firmowych na temat zarządzania pocztą elektroniczną. Aby przygotować się do rozmowy, rozmawiałem z kilkoma pracownikami i dowiedziałem się, że wielu z nich zarządza ogromnymi ilościami wiadomości e-mail, czasami 1000 wiadomościami dziennie, za pomocą Nudgemail. Myśleli, że to doskonale rozsądny sposób zarządzania przepływem.

Nudgemail to narzędzie freemium, które pozwala zasadniczo odkładać wiadomości e-mail, ustawiając godzinę, kiedy pojawi się ona ponownie w skrzynce odbiorczej jako nowa wiadomość. „Zasadniczo” to tutaj bardzo ważne słowo.

Większość funkcji odkładania, takich jak SaneBox lub niektóre z najlepszych aplikacji pocztowych, ukrywa oryginalną wiadomość w skrzynce odbiorczej, a następnie sprawia, że ​​pojawia się ponownie jako nowy nieprzeczytany fragment poczty w wybranym przez Ciebie momencie. Nudgemail działa trochę inaczej. Gdy używasz go do odkładania poczty, oryginalna wiadomość e-mail pozostaje w skrzynce odbiorczej, a nowa wiadomość pojawia się u góry skrzynki odbiorczej z cytowanym całym wątkiem oryginalnej wiadomości.

Nie zrozum mnie źle. Nudgemail to dobre narzędzie, które w pewnych okolicznościach jest świetnym rozwiązaniem. Każdy, kto postrzega skrzynkę odbiorczą jako strumień informacji, a nie punkt zbierania komunikacji, która musi być przetworzona, może dobrze z niej skorzystać. Ale kiedy pracownicy mówią mi, że sama liczba wiadomości w ich skrzynkach odbiorczych uniemożliwia im wykonywanie swojej pracy, a 20% ich wiadomości to powtarzające się wiadomości w formie Nudgemails, pojawia się problem.

Chociaż listy rzeczy do zrobienia mogą zaprzeczać faktowi, że ich system jest uszkodzony, niektórzy użytkownicy Nudgemail zamieniają go w kulę. Tak bardzo tkwią w swoich obecnych nawykach, że nie mogą sobie wyobrazić lepszego rozwiązania.

Nie odpowiadaj tak szybko

Bardzo często odpowiadanie na wiadomość e-mail jest sposobem na potwierdzenie czyjejś wiadomości bez faktycznego przesuwania rozmowy do przodu. Wyobraź sobie e-maile współpracownika z prośbą o opinię na temat prezentacji. Nie obejrzałeś jeszcze prezentacji. W zależności od miejsca pracy, bardziej akceptowalne może być szybkie odpowiadanie: „Nie wiem. Jeszcze nie szukałem”, niż czekanie dwie godziny, aż spojrzysz i wyrobisz sobie opinię. Gdy przeskakujesz, aby szybko odpowiedzieć, nawet jeśli wiadomość nie jest merytoryczna, generujesz nadmiar e-maili. Jeśli kultura firmy skłania cię do takiego zachowania, lepiej uwierz, że inni też ci to robią.

Osoba, która powoli odpowiada na wiadomość e-mail, może być postrzegana jako leniwa lub niebędąca graczem zespołowym, nawet jeśli czekanie na odpowiedź na wiadomość e-mail jest o wiele bardziej logicznym i produktywnym sposobem na to. Ale jest to całkowicie zacofane i musisz się od tego oderwać, jeśli poczujesz się zasypany wiadomościami e-mail.

To, co w końcu się dzieje, to to, że ludzie odpowiadają na wiadomości tylko po to, by zrzucić pieniądze. Powiedzmy, że Raj pyta o opinię Sarah, a ona odpowiada: „Nie jestem pewien. Co o tym sądzisz?” Teraz piłka jest z powrotem na boisku Raja, a na nim spoczywa obowiązek odpowiedzi, choćby po to, aby Sarah miała w swojej skrzynce odbiorczej nową nieprzeczytaną wiadomość, przypominającą jej, by tym razem rzeczywiście odpowiedzieć.

Innym przykładem typowym dla osób z działów wsparcia, takich jak IT, jest skonfigurowanie ogólnego adresu e-mail dla pracowników do składania zgłoszeń pomocy, takich jak [email protected] Gdy pracownik jest wariowany, że jej komputer jest uszkodzony, i musi szybko uzyskać pomoc, może zapomnieć o ogólnym e-mailu i zamiast tego wysłać e-mail do osoby, którą zna z działu IT. Czy ten informatyk powinien zająć się problemem? Zignorować e-mail? Odpowiedz i poinformuj pracownika, że ​​musi użyć prawidłowego adresu pomocy IT? CC jej szefa? Co należy zrobić?

Często odpowiedź, podsycana paniką i frustracją, generuje po prostu więcej e-maili (i tworzy napięcie). Znowu jest to przykład kultury firmy tworzącej oczekiwania szybkiej reakcji, która leży u podstaw problemu. Ale możesz oderwać się od tego schematu bez zakłócania spokoju i w rezultacie generować mniej e-maili.

Rozwiązania dla nadmiernej ilości e-maili

Jak przestać generować nadmierne e-maile? Niektóre rozwiązania są proste i szybkie, a osoba może je wykonać bez wsparcia firmy.

W poprzednim przykładzie pracownik IT prawdopodobnie mógłby zdusić problem w zarodku, prowadząc rozmowę twarzą w twarz (lub telefonicznie ze zdalnym pracownikiem), zamiast odpowiadać przez e-mail. Jeśli informatyk odpowie e-mailem, potrzebujący współpracownik prawdopodobnie i tak nie przeczyta jej zbyt dokładnie. Pamiętaj, że już się stresuje swoim problemem z komputerem. Może to zabrzmieć bardzo mało technologicznie, ale konfrontacja twarzą w twarz ze współpracownikiem, spokojnie i profesjonalnie, pomoże jej zapamiętać właściwy protokół składania zgłoszeń pomocy w przyszłości, zwłaszcza jeśli informatyk wyjaśni, jakie inne zadania mają priorytet w za chwilę. Wyjaśnianie osobiście ma długą drogę.

Innym sposobem, aby przestać generować nadmierną ilość wiadomości e-mail dla siebie, jest znalezienie dobrych narzędzi asystenta poczty e-mail, które pomogą Ci ograniczyć pocztę e-mail w skrzynce odbiorczej, zamiast ją rozpowszechniać, jak robi to Nudgemail. SaneBox (około 7 USD miesięcznie) to rozwiązanie, które polecam. Mailbird to aplikacja klienta poczty e-mail z opcją drzemki i innymi funkcjami, które również mogą pomóc.

Przestań używać skrzynki odbiorczej jako listy rzeczy do zrobienia, zarówno do zadań osobistych, jak i związanych z pracą. Jest teraz tak wiele wspaniałych narzędzi, które znacznie lepiej przypisują zadania, śledzą je, aktualizują szczegółowe informacje i tak dalej, które nie opierają się na poczcie e-mail. Lubię Todoist, chociaż Wunderlist to też świetna aplikacja.

Jeśli zdołasz przekonać swój zespół roboczy lub dział do wybrania lepszego narzędzia do przypisywania zadań, naprawdę będziesz w znacznie lepszej formie. Oprócz aplikacji do zarządzania projektami z pełną mocą istnieją inne aplikacje do współpracy, które są lekkie, łatwe w użyciu, szybsze w konfiguracji i mogą być lepszym rozwiązaniem problemów Twojego zespołu.

Aby uzyskać więcej informacji, zobacz moje inne wskazówki, jak zmniejszyć przeciążenie poczty e-mail w biurze.