Zorganizuj się: jak korzystać z oprogramowania do współpracy w celu mapowania przepływów pracy

Pierwszego dnia mojej pierwszej prawdziwej pracy, starszy redaktor w firmie wydającej czasopisma, która mnie zatrudniła, zaprowadził mnie do ogromnego schematu blokowego przypiętego do ściany. „Oto jak artykuł przechodzi od napisanego do opublikowanego” – powiedziała. Przeprowadziła mnie przez cały proces, podkreślając części, w które mój zespół i ja byliśmy zaangażowani. To był rok 2001, zanim oprogramowanie do współpracy było dostępne za darmo, ale lekcje, których nauczyłem się tego dnia, mają zastosowanie nawet w tym wieku Asany i Slacka.

Każdy artykuł z czasopisma trafiał do dużej foliowej koperty z kawałkiem papieru przyklejonym z przodu. Artykuł został oznaczony kolorami według czasopisma, w którym miał się pojawić artykuł. Nazwaliśmy to marynarką roboczą. Za każdym razem, gdy artykuł trafiał do innego działu, czy to do redakcji w celu korekty, czy do działu klawiatury w celu zmian, historia jego podróży była zapisywana na marynarce pracy. Kiedy jeden pracownik skończył z tym, przypisywał go do nowego działu, pisząc linię na arkuszu śledzenia. Każdy, kto widział marynarkę roboczą, wiedział dokładnie, przez jakie etapy przeszedł artykuł i gdzie miał się dalej udać.

Patrząc wstecz, te kurtki robocze były prekursorem i fizyczną manifestacją dzisiejszego oprogramowania do zarządzania przepływem pracy, takiego jak Asana. Schemat przepływu pracy, który był przypięty do ściany, stanowił doskonałą orientację dla mnie, jako nowego pracownika, i dla wszystkich innych osób, które są wprowadzane na pokład. Dało mi to krystalicznie czysty obraz tego, co i jak robi organizacja.

W dzisiejszym świecie, w którym naciskamy na środowiska bez papieru i w dużej mierze przenieśliśmy się do plików i folderów elektronicznych, łatwiej jest zrezygnować z tworzenia tego rodzaju dokumentów przepływu pracy i aktualizowania ich. Ale w przypadku wszystkich firm, a nawet projektów pracy zespołowej na poziomie hobbystów, bardzo ważne jest udokumentowanie przepływu pracy.

Przykładowy przepływ pracy

Dlaczego obieg dokumentów?

Dlaczego powinieneś dokumentować swój przepływ pracy? Istnieje kilka absolutnie krytycznych powodów, w tym następujące:

• Pomaga właścicielom firm i menedżerom w pełni przemyśleć i zrozumieć, co dzieje się na każdym etapie procesu biznesowego i dlaczego;
• Umożliwia identyfikację i wycinanie niepotrzebnych kroków z procesów;
• Przypomina pracownikom lub członkom zespołu, którzy mogą być daleko od pewnych etapów działalności biznesowej, dlaczego istnieją i jaką wartość zapewniają;
• Jest to niezbędne dla członków zespołu wprowadzającego;
• To jeden z najlepszych sposobów wyjaśnienia potencjalnym współpracownikom, klientom i inwestorom, jak działa firma; oraz
• Pozwala zespołowi na efektywniejsze rozpoczęcie korzystania z narzędzi do współpracy.

Do tego ostatniego punktu wspomniałem już o Asanie. Asana to narzędzie do zarządzania przepływem pracy, coś w rodzaju listy rzeczy do zrobienia na sterydach. Jest bardzo podobny do systemu Job-jacket, którego używałem w mojej pierwszej pracy wydawniczej. Asana pozwala śledzić zadania do wykonania i przeprowadzać je przez proces. Każde zadanie ma historię wszystkich kroków lub podzadań, przez które przeszło. Kiedy jedna osoba skończy z danym podzadaniem, przypisuje je do następnego kroku i kieruje je do osoby lub działu, który podejmie je w następnej kolejności.

Wcześniej zrobiłem analogię, że Asana jest jak talia kart, podczas gdy oprogramowanie do zarządzania projektami jest jak gra planszowa. Kiedy otwierasz grę planszową, możesz mieć coś w rodzaju planszy, różne elementy do gry i przejrzystą instrukcję, jak grać w tę grę. Każdy, kto gra, zgadza się na te z góry ustalone zasady. Możesz odejść od zasad, ale gra została zaprojektowana z myślą o maksymalnej przyjemności, gdy trzymasz się tych zasad, więc to robisz.

Kiedy jednak grasz w karty, każdy, kto gra, musi uzgodnić, jaka gra będzie rozgrywana i jakiego zestawu zasad będziesz przestrzegać. Możesz grać w kiery lub w ślinę. Niektóre gry karciane są dobrze znane z ustalonymi zasadami, jak np. Texas Hold'em. Są też inne gry, które mają różne odmiany, takie jak remik (remik ginowy, remik prosty, remik 500 itd.) i musisz przemieszać zasady ze wszystkimi przy stole, aby upewnić się, że wszyscy się zgodzą jak grać. Istnieje również możliwość wymyślenia własnej gry karcianej z unikalnymi zasadami, których musisz nauczyć każdego, kto chce grać.

Asana (i wiele innych narzędzi do współpracy; więcej przykładów podam za chwilę), jak powiedziałem, jest jak talia kart. Aby Asana działała, każdy musi wiedzieć, jak gra się w grę, jakie są zasady, jaki jest cel i jak gra się kończy.

A co z Kanbanem?

Tablice Kanban to kolejny przykład narzędzi do współpracy, które bardziej przypominają talię kart. Trello to jeden z przykładów internetowego narzędzia Kanban. Zespoły programistyczne i programistyczne często używają kanban w ściśle określony, z góry określony sposób (jak gra w Texas Hold'em), podczas gdy ci, którzy używają kanban do użytku osobistego, mogą tworzyć dowolne zasady.

Trello

Jeśli masz udokumentowany przepływ pracy, możesz łatwo zmapować ten przepływ pracy do Asany. Rozpoczęcie korzystania z Asany jest o wiele łatwiejsze, gdy masz już udokumentowany przepływ pracy, ponieważ oznacza to, że przemyślałeś już cały proces biznesowy lub zespołowy od góry do dołu. Przyjęcie asany wymaga pewnych prób i błędów bez względu na wszystko, ale będzie znacznie bardziej nieuporządkowane i bardziej frustrujące, jeśli zrobisz to bez wcześniejszego udokumentowania swoich przepływów pracy.

Przepływy pracy mapowania

W przypadku oprogramowania do zarządzania przepływem zadań zwykle kończy się coś, nawet jeśli cały proces jest w toku. Wszystko, co można wykonać, jest zwykle Twoimi zadaniami lub podzadaniami.

W oprogramowaniu do zarządzania projektami idea realizacji jest zupełnie inna. Projekt z definicji to coś, co jest ukończone i dostarczone w terminie. Ale nie wszystkie rodzaje prac to projekty. W wydawnictwie, w którym pracowałem, artykuł był gotowy po wydrukowaniu. Podobnie każdy numer czasopisma miał datę końcową, kiedy został wydany. Ale redagowanie kopii nigdy nie było kompletne. To była ciągła praca. Trzeba go było jeszcze śledzić. Miał konkretne przydziały zadań — skopiuj edytuj ten artykuł — ale samo edytowanie kopii nie miało daty końcowej ani elementu wynikowego.

Proces mapowania przepływu pracy obejmuje również dokładne określenie, które procesy lub procedury należy wyraźnie przypisać i śledzić. Ta precyzja i poziom szczegółowości są bardzo ważne.

Pomyśl o przepisie na gotowanie. Przepisy nie wymieniają każdego kroku, ponieważ wiele z nich jest sugerowanych lub zrozumiałych. Przepisy nie mówią ci, żebyś rozbijał jajka, opróżniał ich zawartość i wyrzucał skorupki, ponieważ „dodawanie jajek” już to oznacza, a wyliczanie wszystkich tych kroków staje się niepotrzebnie kłopotliwe. Podobnie w środowisku pracy można rozumieć, że „edytuj artykuł” oznacza „sprawdź nagłówek, sprawdź byline, skopiuj, edytuj artykuł i zostaw wszelkie pytania autorowi”.

Jednak w niektórych sytuacjach może być konieczne doprecyzowanie w większym stopniu. Kiedyś pracowałem w wydawnictwie prasowym, gdzie sprawdzanie nagłówków, podpisów pod zdjęciami, daty na dole strony i numeru strony powinno być oddzielnymi krokami od redagowania tekstu, ponieważ często były pomijane.

Innymi słowy, musisz dowiedzieć się, jaki poziom szczegółowości jest konieczny. Zbyt wiele kroków i osoby korzystające z oprogramowania zignorują procedurę. Za mało i mogą się zdarzyć krytyczne błędy. Prawdopodobnie będzie to wymagało kilku prób i błędów, aby wszystko było w porządku, ale zanim zaczniesz, musisz podjąć pewne decyzje.

Mapowanie sposobu myślenia

Podczas mapowania przepływów pracy spędzisz również czas na zastanawianiu się, jak myśli Twoja organizacja zbiorowo. Jakie jest nastawienie Twojej organizacji na projekty, osoby lub interesujące tematy? Jest to istotne w Asanie, a także w innych narzędziach do współpracy.

Dobrym przykładem jest luz. Slack to platforma do przesyłania wiadomości, która kładzie nacisk na powiadomienia typu pull, a nie push, więc wszystko sprowadza się do włączenia wiadomości, które chcesz otrzymywać. Aby tworzyć dobre filtry dla tych powiadomień, musisz częściowo polegać na kanałach. Kanały są jak grupy i aby skutecznie tworzyć kanały, musisz wiedzieć, jak Twój zespół myśli o… cóż, o wszystkim. Myślisz kategoriami działów lub projektów? Myślisz w kategoriach tematów lub klientów? Jeśli prowadzisz firmę zajmującą się nieruchomościami, być może myślisz w kategoriach dzielnic, progów wartości nieruchomości lub agentów. Zanim utworzysz kanały, musisz poznać nastawienie swojego zespołu, aby faktycznie skutecznie ułatwiały pracę zespołową.

Kodowanie kolorami

Narzędzia do współpracy często zawierają więcej sposobów organizowania informacji, na przykład przy użyciu kodowania kolorami, tagowania, a czasem nawet oznaczania kolorami. Pamiętasz te oznaczone kolorami kurtki robocze, które opisałem wcześniej? Ta sama oferta. Przy odpowiednim użyciu kodowanie kolorami jest wizualnym elementem oznaczającym, który natychmiast przekazuje informacje w jasny sposób. Z tego powodu kodowanie kolorami zwiększa wydajność. Gorąco polecam używanie kodowania kolorami w narzędziu do współpracy, o ile najpierw upewnisz się, że rozumiesz nastawienie zespołu na to, dlaczego coś powinno być kodowane kolorami. Jakie informacje należy przekazać natychmiast i bez słów? Musisz zrozumieć nastawienie swojego zespołu, aby móc odpowiedzieć na to pytanie.

Łącznie z kulturą

Ważne jest, aby udokumentować przepływy pracy przed mapowaniem ich na narzędzie do współpracy, a także zrozumienie i odwzorowanie sposobu myślenia. Ostatnim elementem jest kultura.

Narzędzia do współpracy odzwierciedlają kulturę firmy i odwrotnie. Bardzo ważne jest ustalenie ogólnych zasad zaangażowania dotyczących profesjonalizmu, poziomu formalności oraz tego, gdzie jest, a gdzie nie jest właściwe odchodzenie od tematu.

Z punktu widzenia pracownika lub członka zespołu, narzędzia do współpracy są bardzo często wykorzystywane jako miejsce wyładowania. Z mojego doświadczenia wynika, że ​​ludzie będą zgłaszać swoje skargi niezależnie od tego, czy narzędzia do współpracy zapewnią im na to wydzieloną przestrzeń. Niektóre organizacje cenią otwartą debatę, a nawet gorące dyskusje na temat pracy, podczas gdy inne postrzegają ją jako rozpraszającą i potencjalnie niebezpieczną.

Same narzędzia do współpracy nie mogą dyktować, czy ludzie będą dawać upust i sprzeciwiać się w odpowiednich miejscach. Musi pochodzić z kultury firmy. Osoby na stanowiskach kierowniczych muszą jasno określić, czy chcą, aby członkowie zespołu wypowiadali się ze skargami i kłótniami w kontekście pracy, czy poza nią. Kto musi wiedzieć, kiedy pojawia się problem? Czy członkowie zespołu chcą zachować anonimowość przed wyrażeniem obaw lub skargi? Czy narzekanie odbywa się w celu katharsis, czy w celu podkreślenia potencjalnych problemów z pracą i przepływem pracy? Jeśli i tak ma się wydarzyć (a tak się dzieje), lepiej wziąć to pod uwagę i podejmować decyzje, zamiast udawać, że tak się nie dzieje.

Dodatkowe zasoby

Innym zasobem, który ułatwia mapowanie przepływów pracy, jest oprogramowanie do mapowania myśli; zobacz te wskazówki, jak mapa myśli może uporządkować zarządzanie projektem. Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z oprogramowania do zarządzania projektami, te cztery wskazówki na początek powinny pomóc. Aby lepiej przyjrzeć się Asanie, warto przeczytać kilka wskazówek dotyczących korzystania z Asany.