Jak robić lepsze przerwy, aby zwiększyć produktywność?
Opublikowany: 2022-01-29Nigdy nie będziesz najlepszym, jakim możesz być, jeśli chcesz być w 100% produktywny przez cały czas. Niemożliwe jest, aby ktokolwiek pracował bez przerwy bez płacenia ceny, czy to w postaci spadku jakości, wydajności czy bezpieczeństwa. Wszyscy musimy robić przerwy. Jeśli niedawno odkryłeś, że pracujesz w domu, podczas gdy świat próbuje spowolnić rozprzestrzenianie się nowego koronawirusa, możesz pokusić się o porównanie harmonogramu przerw w domu z harmonogramem, który stosowałeś w swoim miejscu pracy. „Czy spędziłbym 10 minut na otwieraniu paczki, gdybym był w pracy?” „Zazwyczaj nie jestem tak rozkojarzony, gdy jestem w pracy”.
Wszyscy jesteśmy pod wpływem większego stresu niż zwykle
Po pierwsze, każdy, kto przez długi czas pracował zdalnie, powie Ci, że nie ma sensu porównywać harmonogramu przerw w biurze z harmonogramem, który śledzisz w domu. To dwa różne środowiska. Przerwy są różne. Twoje skupienie jest inne. Twoja produktywność również będzie inna. Wymyślenie nowego sposobu pracy wymaga czasu. Po drugie, obecna sytuacja nie jest normalna. Możesz być bardziej rozkojarzony przez wiadomości. Mogą Ci przeszkadzać dzieci, zwierzęta domowe lub inne osoby w Twoim domu. Po trzecie, przy tych wszystkich zmianach wszyscy jesteśmy bardziej zestresowani niż zwykle. Stres wyczerpuje naszą energię. Kiedy brakuje nam energii, potrzebujemy przerwy. Twierdzę, że w rzeczywistości stawianie dbałości o siebie nad produktywność sprawi, że będziesz zdrowszy i szczęśliwszy. Wbrew intuicji — przynajmniej dla niektórych — prawie na pewno poprawi twoją produktywność na dłuższą metę, jeśli zostanie to zrobione prawidłowo.
Pracownicy wiedzy (w tym ja) zwykle są odpowiedzialni za własne harmonogramy przerw. Od nas zależy, kiedy zrobić dwuminutową przerwę na przeczytanie nagłówków lub jak wolno przespacerować się korytarzem po szklankę wody.
Ludzie często robią przerwy w oparciu o intuicję, nie zważając na to, jak długo potrzebują rekonwalescencji lub kiedy zrobią kolejną przerwę. Nie każdy ma dobrą intuicję. Podczas przerwy można łatwo wpaść w internetową króliczą norę. Łatwo też zatrzymać jedno zadanie w nadziei, że zrobię sobie przerwę tylko po to, by wciągnąć się w sprawdzanie poczty e-mail, a to nie jest przerwa.
Teoria przerw
Aby robić użyteczne przerwy, które faktycznie pozwalają nam być bardziej produktywnymi, musimy zrozumieć teorię, dlaczego i jak działają.
Opisując wypalenie zawodowe, którego staramy się uniknąć, robiąc sobie przerwy, badacze czasami odwołują się do modelu zachowania zasobów. Teoria opracowana przez Stevana E. Hobfolla w latach 80. wyjaśnia, jak ludzie radzą sobie ze stresem. W skrócie mówi, że wszyscy mamy wewnętrzne zasoby do radzenia sobie ze stresem, zwane zasobami. Możemy przez jakiś czas korzystać z naszych zasobów, ale w pewnym momencie musimy odbudować zasoby, które utraciliśmy.
W czasie, gdy Hobfoll wymyślił tę teorię, eksperci zaczynali rozumieć, że stres (zwykle używają terminu „stresory”) jest stały i wszechobecny, a nie powodowany przez pojedyncze zdarzenia. Innymi słowy, doświadczamy stresu za każdym razem, gdy pracujemy. To jest stałe. W pracy nie musi być traumatyczne wydarzenie, aby wywołać stres związany z pracą . Stres jest zawsze obecny i zawsze wykorzystujemy nasze zasoby, aby sobie z nim poradzić. Ponieważ brakuje nam zasobów, a nasze pozostałe są zagrożone, jest to wypalenie.
Co więc musimy zrobić, aby odbudować te zasoby? W jakich warunkach zaczynamy czuć się uzdrowieni i wyzdrowieni ze stresorów? Dwóch badaczy, którzy badali te pytania, przeprowadziło badanie dotyczące wakacji. Doszli do wniosku, że trzy rzeczy naprawdę pomagają ludziom odzyskać siły i wrócić do pracy w poczuciu energii: 1) pozytywna refleksja w pracy (myślenie i mówienie o pozytywnych aspektach swojej pracy), 2) opanowanie (praca nad umiejętnością) i 3) relaksacja. Wszystkie te trzy rzeczy pomagają odbudować zasoby. Dwie dodatkowe rzeczy, które mogą pomóc, to towarzyskie spotkania w weekend i unikanie nieoczekiwanych kłopotów, gdy próbujesz wziąć urlop — pomyśl o złapaniu gumy, tak jak powinieneś rozpocząć podróż.
Jeśli cofniemy się i pomyślimy o tym, co wszystkie te elementy oznaczają, razem, to jest to, że aby uwolnić się od stresu w pracy, musimy:
- Nie pracujZrób coś przyjemnego
Może to brzmieć jak zdrowy rozsądek, ale jeśli kiedykolwiek zrobiłeś sobie przerwę w pracy, sprawdzając pocztę (która nadal jest pracą i mało przyjemną), tak naprawdę nie zrobiłeś przerwy, prawda?
Jakie rodzaje przerw są najlepsze?
Wiemy więc, że przerwa musi być w rzeczywistości przerwą od pracy i rzeczy związanych z pracą. E-mail nie jest przerwą. Narzekanie na pracę ze współpracownikami, jakkolwiek oczyszczające, nie jest tak naprawdę przerwą.
Dwa pytania, które ludzie mają na temat przerw, to jak często powinny być i jak długie powinny być, aby uzyskać maksymalne korzyści?
Umieszczanie liczb na długości i częstotliwości jest trudne. Niektóre badania próbowały tego dokonać dla pracowników wiedzy, ale nie ma takiej liczby, która zostałaby uzgodniona w wielu badaniach. Popularny i często publikowany na blogu post z 2014 r. w The Muse mówi, że idealny harmonogram przerwy to 57 minut, po których następuje 17-minutowa przerwa, ale nie polegałbym na tym zbytnio. Liczby te, które pochodzą od firmy zajmującej się oprogramowaniem monitorującym komputery, nie zawierają żadnych szczegółowych informacji na temat tematów, ich pracy, surowych danych ani sposobu ich analizy.
Lepsze badanie wykazało, że optymalna ilość czasu na przerwy to około 12% dnia pracy. To samo badanie wykazało, że krótkie przerywane przerwy są lepsze niż jedna lub dwie długie przerwy. Jeśli weźmiemy 12 procent i zastosujemy je do ośmiogodzinnego dnia pracy, otrzymamy około 58 minut przerwy. Na przykład pięć przerw po około 12 minut załatwiłoby sprawę.
Ekspert ds. ergonomii i emerytowany profesor Cornell University, Alan Hedge, mówi, że ze względu na zdrowie i zapobieganie urazom związanym z pracą przy komputerze pracownicy powinni robić sobie przerwę mniej więcej raz na 20 minut. Mogą to być mikroprzerwy, ale najlepiej wstać, przeciągnąć się i może spacerować przez minutę lub dwie. Według Hedge'a ruch poprawia krążenie, komfort i wydajność, jednocześnie zmniejszając ryzyko kontuzji.
Polecane przez naszych redaktorów
Narzędzia, które pomogą Ci robić inteligentniejsze przerwy
Skuteczne przerwy to znacznie więcej niż wiedza o tym, dlaczego są one korzystne, jakie powinny być i jak często je robić. Jest też kwestia trzymania się przerw, które zdecydujesz się robić, i powrotu do pracy po ich zakończeniu.
Aplikacja, z której korzystam od czasu do czasu, gdy muszę być bardziej zdyscyplinowana w moich wzorcach pracy/przerwy, to Strict Workflow. Ta wtyczka do przeglądarki Chrome luźno (ale bez naruszania znaków towarowych) implementuje Technikę Pomodoro na Twoim komputerze.
Technika Pomodoro to metoda pracy, która dzieli czas na fazy pracy i fazy przerwy. Więc pracujesz przez X minut, robisz przerwę przez Y minut i powtarzasz. Nazwa pochodzi od używania minutników kuchennych, często w kształcie pomidorów, do mierzenia czasu każdej fazy. Rozszerzenie Chrome to nic innego jak zegar, który zmienia kolor i uruchamia alarm, gdy któraś faza się kończy. Dodatkową korzyścią korzystania z wtyczki zamiast minutnika kuchennego jest to, że gdy jesteś w fazie pracy, możesz ustawić ścisły przepływ pracy, aby zablokować dostęp do niektórych adresów URL, które mogą odwracać uwagę od pracy, takich jak Facebook i Twitter.
Inne aplikacje przerywające działają w systemie operacyjnym, a nie w przeglądarce, takie jak Time Out dla komputerów Mac. Aplikacje przerywające nie tylko mierzą czas i blokują dostęp do stron internetowych, które uniemożliwiają pracę w fazie pracy. Blokują również dostęp do całego komputera podczas fazy przerwy, zmuszając do zaprzestania pracy. Twój ekran odblokuje się dopiero po upływie ustawionego czasu przerwy.
Aplikacje na przerwy są powszechnie używane przez osoby, które starają się uniknąć powtarzających się urazów spowodowanych stresem i zmęczenia oczu związanego z komputerem, ponieważ wymagają one opuszczenia stanowiska pracy podczas każdej przerwy. Jeśli w ramach przerwy lubisz surfować po Internecie, użyj wtyczki. Albo ustal dla siebie zasadę, że będziesz surfować po Internecie tylko w czasie wolnym na urządzeniu mobilnym.
Jeszcze jednym sposobem, aby dodać sobie przerwy w ciągu dnia, jest wstawanie i odchodzenie od biurka za każdym razem, gdy na monitorze fitness wibruje alert o bezczynności. Wiele trackerów fitness ma teraz tę funkcję. W ustawionym przez Ciebie oknie czasowym, na przykład od 8:00 do 18:00, jeśli tracker przyłapie Cię siedzącego nieruchomo przez więcej niż tyle minut, wibruje, a czasami również wyświetla komunikat na wyświetlaczu. Wartość domyślna dla większości trackerów to 60 minut bezczynności, ale często można to dostosować. Ustaw go na może 55 minut, aby dać sobie kilka dodatkowych minut na podsumowanie myśli, zanim wstaniesz i zrobisz odpowiednią przerwę.