Jak zorganizować swoje życie za pomocą tablic Kanban
Opublikowany: 2022-01-29Wyobraź sobie metodę zarządzania swoim życiem, która jest łatwa w użyciu, utrzymuje porządek w pomysłach i projektach, zapobiega zabieraniu się za dużo na raz i pomaga osiągać cele. To osobisty kanban.
Kanban to metodologia organizowania i śledzenia pracy. Zaczęło się w Japonii w zakładach produkujących samochody, a później stało się popularne wśród twórców oprogramowania. Różni się od innych metod organizacji pracy na dwa ważne sposoby. Po pierwsze wygląda to inaczej. Aby korzystać z kanban, potrzebujemy tablicy kanban lub aplikacji kanban, która pozwala ludziom wizualizować pracę w nowy sposób. Za chwilę wyjaśnię bardziej szczegółowo, jak to działa, wraz z kilkoma obrazami. Po drugie, bardzo dobrze sprawdza się w ograniczaniu ilości pracy przydzielonej jednej osobie w danym momencie. W ten sposób kanban jest świetny dla osób, które mają tendencję do przyjmowania zbyt dużej ilości na raz, a tym samym sabotowania swojej produktywności.
Kanban można używać w życiu osobistym do różnych celów, takich jak:
udostępnianie listy rzeczy do zrobienia innym domownikom
organizacja wesela lub innej dużej imprezy
prowadzenie projektów grupowych (takich jak wspólne zajęcia szkolne, działania aktywistyczne lub wolontariat)
sortowanie i śledzenie wszelkiego rodzaju pomysłów (od tego, co przygotować na obiad, po świąteczną listę zakupów)
Czym więc jest kanban i jak działa?
Co to jest Kanban?
Kanban to metoda organizowania i śledzenia pracy, zwykle z grupą osób, choć może być używana prywatnie przez jedną osobę. Zaczynamy od tablicy zawierającej kolumny. Każda kolumna ma znaczenie. Najprostszym przykładem, którego możemy użyć do zrozumienia kanban, jest nazwanie kolumn Do zrobienia, Do zrobienia i Zrobione. To tylko przykład. Możesz dowolnie nazwać kolumny i używać ich w dowolny sposób.
Następnie mamy karty. Każda karta zawiera zadanie. Umieszczasz te karty na planszy w jednej z kolumn. Tak więc, gdybyśmy mieli spisać listę wszystkich rzeczy, które musimy dzisiaj zrobić, mielibyśmy zestaw kart w kolumnie Do zrobienia i żadnych kart w pozostałych dwóch kolumnach.
W miarę pracy nad zadaniami przenosimy powiązaną kartę do kolumny, która najlepiej przedstawia jej stan pracy. Zadania, które są w toku, trafiają do kolumny Robienie. Po zakończeniu zadanie trafia do kolumny Gotowe. Możesz usuwać karty z kolumny Gotowe tak często, jak chcesz.
Każda karta może zawierać więcej szczegółów niż tylko nazwę zadania. Wyobraźmy sobie, że używamy tutaj tablicy Kanban do zarządzania listą obowiązków rodzinnych. Każdemu domownikowi przydziela się kilka zadań. Każda osoba zapisuje swoje imię i nazwisko na karcie, a być może karta ma również termin płatności. Teraz, gdy patrzymy na tablicę, widzimy, kto jest przypisany do każdego zadania i stan wszystkich zadań. W ten sposób otrzymujemy ogólny obraz stanu całej pracy.
Oto klucz: tablice Kanban tworzą wizualną reprezentację czegoś, co w przeciwnym razie w ogóle nie byłoby wizualne. Jest również interaktywny, ponieważ musisz przesuwać karty, gdy kończysz różne etapy pracy.
Co jeszcze może zrobić Kanban?
Wiemy już, że tablice kanban mogą nam pomóc w zarządzaniu pracą i obserwowaniu stanu pracy w zespole. Wyobraźmy sobie jeszcze kilka przykładów używania Kanban w domu, aby zobaczyć, co jeszcze może zrobić.
Pomysły na proces poprzez ruch
Kolejna zaleta kanbanu wiąże się z fizycznym przenoszeniem kart z jednej kolumny do drugiej. Ludzie, którzy nie myślą liniowo, czasami odkrywają, że przesuwanie pomysłów pomaga im przetwarzać informacje.
Załóżmy na przykład, że planujesz ślub. Możesz mieć kolumnę o nazwie Oczekujące, w której umieszczasz zadania oczekujące na potwierdzenie lub polegasz na wykonaniu innych zadań w pierwszej kolejności. Na przykład możesz mieć zadanie utworzenia schematu rozmieszczenia miejsc siedzących, ale nie możesz tego zakończyć, dopóki nie utworzysz potwierdzonej listy gości. Przenoszenie tych zadań z jednej kolumny do drugiej może pomóc w przetwarzaniu stanu każdego zadania i mentalnym zrozumieniu tego, co musi nastąpić dalej.
Włącz więcej elementów wizualnych
Pozostańmy na chwilę przy idei planowania ślubu, aby pokazać kolejną zaletę korzystania z kanbanu. Większość aplikacji kanban umożliwia dodawanie obrazów do kart zadań. Karta zadania do tworzenia schematu rozmieszczenia miejsc siedzących może również zawierać rzeczywisty schemat pracy, dzięki czemu masz wizualne przypomnienie zadania i jego statusu. Podobnie możesz dodać przykładowe zdjęcia tortów weselnych lub kompozycji kwiatowych, które pomogą Ci dosłownie zobaczyć te zadania.
Uniemożliwić Ci zbyt dużo pracy
Jedną z korzyści płynących z używania Kanban do organizowania pracy jest możliwość utworzenia limitu pracy w toku (WIP). Limit WIP to ograniczenie liczby zadań, które w danym momencie może im przydzielić jedna osoba. Innymi słowy, jeśli limit WIP wynosi trzy i masz przydzielone trzy zadania, musisz ukończyć jedno z nich, zanim będziesz mógł zaakceptować nowe zadanie.
W rzeczywistości limity WIP realizują dwie rzeczy. Po pierwsze, uniemożliwia poszczególnym osobom przydzielenie większej ilości pracy niż innym członkom zespołu. Po drugie, limity WIP wymagają dokończenia przydzielonych zadań, a nie odkładania trudnych zadań na rzecz nowszych, łatwiejszych.
Niektóre aplikacje Kanban mają narzędzie do ustawiania limitu WIP. Dwa przykłady to KanbanFlow i LeanKit. Gdy dana osoba osiągnie limit, aplikacja uniemożliwia jej otrzymanie nowych zadań. Niektóre aplikacje podają jedynie sugestię, dodając czerwoną flagę po przekroczeniu limitu. Limity WIP mogą być również nieformalną zasadą, której przestrzegasz. Nie musi to być funkcja z narzędziem.
Burza mózgów i sortowanie pomysłów
Z pewnością tablic Kanban można używać nie tylko do zadań śledzenia. W klasycznym przykładzie użycia Kanban każda kolumna na tablicy reprezentuje etap lub krok w przepływie pracy. Jednak nie musi tak być. Możesz równie łatwo używać aplikacji Kanban do burzy mózgów, sortowania pomysłów, a nawet zapisywania obrazów na wirtualnej tablicy (to tak, jakby mieć prywatną tablicę na Pintereście, ale bez źródła treści od innych osób).
Nie tak dawno testowałem usługi dostarczania zestawów posiłków. Kiedy recenzuję inne produkty, mogę łatwo robić notatki o każdym z nich i być może zrobić arkusz kalkulacyjny, aby porównać produkty. Jednak przy posiłkach o wiele łatwiej było mi robić notatki i zapamiętywać różne potrawy, które jadłem, gdy widziałem je na zdjęciach. Założyłem więc tablicę kanban ze wszystkimi przygotowanymi przeze mnie posiłkami. Każda kolumna odpowiadała nazwie firmy, a każda karta przedstawiała jeden z posiłków. Dodałem zdjęcia, notatki oraz link do przepisu.
Polecane przez naszych redaktorów
W ten sposób możesz używać tablic Kanban do zapisywania pomysłów dotyczących przyszłych miejsc docelowych wakacji (lub prowadzenia notatek o wakacjach zrobionych w przeszłości). Możesz też stworzyć kolekcję swoich ulubionych przepisów i wybrać kilka do umieszczenia w kolumnie przedstawiającej to, co przygotujesz na kolację każdego wieczoru w tym tygodniu. Nie ma granic, jeśli chodzi o używanie kanban do burzy mózgów i sortowania pomysłów.
Jakie są najlepsze aplikacje do osobistego Kanban?
Aplikacje Kanban są obfite, a wiele z nich jest bezpłatnych lub przynajmniej ma bezpłatny poziom usług. Niektóre są lepsze od innych, w zależności od tego, jak zamierzasz z nich korzystać.
Trello jest jedną z najpopularniejszych aplikacji w stylu Kanban, ponieważ jest tak przyjazna dla użytkownika. Z tego powodu jest to prawdopodobnie mój najlepszy wybór do używania Kanban do organizacji osobistej (w przeciwieństwie do otoczenia biznesowego). Darmowa wersja nie zawiera mnóstwa funkcji, ale możesz dodać żądane funkcje za pomocą „ulepszeń”. Kilka przykładów ulepszeń to widok kalendarza, śledzenie czasu i pola niestandardowe. Darmowe konta są dostarczane z jednym power-upem na tablicę, a otrzymasz więcej z płatnym kontem. Jeśli interesuje Cię korzystanie z Trello, aby zachować porządek, zapoznaj się z moimi wskazówkami, jak najlepiej je wykorzystać.
Zenkit to kolejna świetna opcja dla aplikacji kanban do użytku osobistego. Podobnie jak Trello, Zenkit jest bardzo łatwy w użyciu i wysoce konfigurowalny. Podoba mi się też to, że nie jest zbyt skupiony na biznesie. Wygląd i styl są lekkie, przyjazne i kolorowe.
Asana nie zaczynała jako aplikacja Kanban (jest to aplikacja do zarządzania pracą grupową), ale w ciągu ostatnich kilku lat dodała funkcję o nazwie Tablice, dzięki której ludzie mogli używać Kanban do zarządzania swoją pracą, jeśli chcieli. Asana to świetne narzędzie do śledzenia zadań w grupie osób, zwłaszcza jeśli korzystasz z wielu informacji tekstowych, takich jak pisanie list kontrolnych w swoich zadaniach.
Leankit ma więcej funkcji niż wiele innych aplikacji w stylu Kanban, więc jest dobrym rozwiązaniem, jeśli zależy Ci na limitach WIP, torach (to jest możliwość automatycznego sortowania treści na tablicy nie tylko w pionowych kolumnach, ale także w poziomie) , i inni. W Leankit nie ma darmowego poziomu usług, ale możesz uzyskać bezpłatną wersję próbną.
Wrike to kolejna świetna aplikacja do kanban. Jest jednak dość zorientowany na biznes, co czyni go dobrym narzędziem, jeśli planujesz używać go zarówno w organizacji biznesowej, jak i osobistej. Istnieje bezpłatna warstwa usług z ograniczonymi funkcjami, chociaż jest dość bogata w funkcje, jeśli zapłacisz opłatę abonamentową za usługę premium.
Kiedy tradycyjne listy rzeczy do zrobienia zawodzą, wypróbuj Kanban
Jeśli tradycyjne listy rzeczy do zrobienia nie działają dla Ciebie, gorąco zachęcam do wypróbowania tablicy kanban. To, co najbardziej lubię w kanbanie, to to, że jest przeznaczony dla różnych typów ludzi. Jeśli jesteś nieliniowym myślicielem, najlepiej pracujesz, gdy widzisz wiele informacji na pierwszy rzut oka lub potrzebujesz działania dotykowego, aby pomóc w przetwarzaniu informacji, kanban może być dla Ciebie.