Zorganizuj się: jak oddzielić pliki służbowe od osobistych

Pracownicy informacyjni, tacy jak ja, często sprawdzają naszą służbową pocztę e-mail w weekendy. Lub możemy zrobić postępy w ważnej prezentacji późno w nocy poza domem, jeśli właśnie wtedy są nasze najbardziej produktywne godziny (lub jeśli spóźniamy się z projektem). Jesteśmy równie skłonni odpowiadać na wiadomości osobiste, gdy jesteśmy w pracy, a może skanować dokument ubezpieczenia domu na biurowej kopiarce. Pracownicy wiedzy generalnie lubią tego rodzaju elastyczność, ale jeśli nie jesteś ostrożny w rozdzielaniu plików roboczych i osobistych, możesz mieć kłopoty ze sobą i swoimi danymi.

Ryzykowne zachowania w szarej strefie między pracą a życiem mogą narazić wrażliwe dane na ryzyko. Na przykład, podczas gdy wiele osób może skanować dokumenty osobiste w biurze tu i tam, nie chcesz skanować niczego wrażliwego, ponieważ jeśli nie jesteś szefem IT, nie masz pojęcia, gdzie oszczędza drukarka wielofunkcyjna kopie skanowanych plików. Prawdopodobnie znajdują się na dysku twardym samego skanera i mogą być również zapisywane na niezabezpieczonych serwerach współdzielonych.

Dodatkowo, aby zachować pozory równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, pomocne są wskazówki, które przypominają, kiedy wykonujesz jeden rodzaj pracy, gdy jesteś na drugim zegarze. Załóżmy, że nadrabiasz e-maile po trzech dniach wakacji rodzinnych. Możesz docenić, że masz elastyczność i możliwość załatwienia pilnych spraw, ale możesz też wrócić do cieszenia się Splash Mountain ze swoimi dziećmi. Dzięki kilku prostym strategiom oddzielania plików osobistych i służbowych nigdy nie zostaniesz wciągnięty w pracę zbyt długo, gdy będziesz cieszyć się swoim osobistym czasem i na odwrót.

Podziel swoje pliki na sekcje

Główną sztuczką oddzielającą pliki służbowe od osobistych jest podzielenie ich na sekcje. Przechowywanie konkretnych rzeczy w wyznaczonych miejscach tworzy nie tylko porządek, ale i pewność. Działa zarówno w świecie fizycznym, jak i cyfrowym. Jeśli zawsze chowasz klucze do prawej kieszeni, a telefon do lewej, nigdy nie skończysz szukać w kurtce żadnego z tych przedmiotów.

W przypadku plików cyfrowych zasady są takie same, ale rzeczywistość jest nieco inna. Możesz przechowywać wszystkie pliki służbowe w jednym folderze, a pliki osobiste w innym, ale czy znajdują się one na tym samym serwerze, komputerze, aplikacji lub urządzeniu mobilnym? Czy chcesz, żeby to zrobili?

Czasami oddzielamy pliki służbowe od osobistych, aby zachować granice, abyśmy nie byli pochłonięci pracą, kiedy powinniśmy spędzać czas z rodziną i przyjaciółmi, lub aby nie kusiło nas, aby dokończyć rozliczanie podatków podczas jesteśmy na zegarze.

Przez lata opracowałem kilka strategii, które pomagają mi posegregować moje dokumenty służbowe i osobiste, aby spełniały następujące warunki:

• Zawsze są oddzieleni
• Są dostępne bez względu na to, gdzie jestem, ale
• Dostęp do plików służbowych w trybie domowym i plików domowych w trybie pracy jest dla mnie nieco niewygodny.

Używaj różnych interfejsów do różnych rzeczy

Najpierw porozmawiajmy o dokumentach cyfrowych, takich jak dokumenty edytora tekstu, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, pliki PDF i obrazy.

Najprostszym sposobem, jaki znalazłem, aby oddzielić dokumenty, a jednocześnie mieć do nich dostęp, jest przechowywanie ich w usłudze synchronizacji online i korzystanie z różnych usług dla różnych typów informacji. Używam Dropbox (9,99 USD miesięcznie w Dropbox) do przechowywania, tworzenia kopii zapasowych i synchronizowania moich osobistych plików, a do pracy polegam na Dysku Google (9,99 USD miesięcznie w Dropbox). Istnieje wiele opcji poza tymi dwiema usługami, o których możesz przeczytać na liście najlepszych usług przechowywania online PCMag. Ale chodzi o to, aby zacząć od rozdzielenia plików na dwie różne usługi.

Dlaczego nie miałbym wybrać mojej ulubionej usługi przechowywania i utworzyć dwóch różnych kont zamiast korzystać z dwóch różnych usług? Posiadanie innego interfejsu pomaga mi zachować granice między plikami służbowymi a osobistymi, których potrzebuję.

Gdy patrzę na interfejs internetowy Dysku Google, czuję , że pracuję. Jeśli jednak patrzę na Dysk Google, gdy jestem na wakacjach, w mojej głowie rozbrzmiewają dzwonki, które przypominają mi, że pracuję, kiedy powinienem wylegiwać się przy basenie. Ale jeśli w weekend kręcę się wokół Dropbox, porządkując moje osobiste zdjęcia, mój mózg nie daje mi tego samego sygnału „pracujesz”. Z biegiem czasu wypracowałem silne powiązanie między każdym interfejsem a tym, co robię w tym interfejsie. Dla mnie jeszcze ważniejsze są jasne granice między życiem zawodowym a prywatnym, ponieważ pracuję w domowym biurze. Kiedy pracowałem na pełny etat w biurowcu, stosowałem podobne strategie z tym samym skutkiem.

Twórz wizualne wskazówki w swoim systemie operacyjnym i motywach

Niektóre usługi pamięci masowej, takie jak te, które są ściśle zintegrowane z systemem operacyjnym, w ogóle nie wyglądają na nic (chyba że korzystasz z aplikacji internetowej). Niekoniecznie mają odrębny interfejs. Innym sposobem na segregowanie, nawet nie zdając sobie z tego sprawy, jest używanie innego systemu operacyjnego w pracy i w domu. Jeśli masz komputer z systemem Windows w biurze i komputer Mac w domu, możesz już doświadczyć tego samego uczucia hiperświadomości, gdy wykonujesz pracę biurową w domu na komputerze Mac.

Innym problemem może być to, że używasz niektórych z tych samych narzędzi w życiu zawodowym i osobistym, ponieważ je lubisz. Nie chcesz wybierać dwóch różnych narzędzi lub interfejsów. W obu przypadkach chcesz użyć tego, który najbardziej Ci się podoba. Na przykład niektórzy z moich znajomych używają Slacka (9,99 USD miesięcznie w Dropbox) do komunikacji osobistej, a także używają go w pracy. W takiej sytuacji zalecam zmianę motywu (tj. schematu kolorów) dwóch kont Slack, aby fizycznie wyglądały inaczej. Szybko skojarzysz jeden schemat kolorów z pracą, a drugi z prywatną, osobistą pogawędką.

Podział według przeglądarki

Inną opcją podziału pracy i tworzenia wizualnych wskazówek przypominających o rodzaju wykonywanej pracy jest trzymanie się jednego rodzaju przeglądarki w pracy, a innej w domu. Wskazówki wizualne mogą być bardziej subtelne, ale nadal będziesz mieć zwyczaj uruchamiania, powiedzmy, Chrome do pracy i Firefox do rzeczy osobistych.

Korzystne jest również używanie dwóch osobnych przeglądarek do oddzielnego przechowywania historii w sieci. Na przykład możesz być bardziej czujny, czyszcząc pamięć podręczną przeglądarki dla plików służbowych, ponieważ zawierają one poufne informacje firmowe, ale w rzeczywistości możesz chcieć zachować swoją osobistą historię sieci Web, aby móc szybko wyszukiwać witryny, które odwiedziłeś kilka dni temu (lub vice odwrotnie).

Korzystaj z aplikacji klienta poczty e-mail na swoją korzyść

W telefonach komórkowych istnieje naprawdę łatwy sposób na oddzielenie poczty służbowej od poczty osobistej, niezależnie od tego, czy korzystasz z tej samej usługi poczty e-mail, takiej jak Gmail, zarówno w pracy, jak i w domu. Rozwiązanie: użyj różnych klientów poczty e-mail.

Gmail ma samodzielną aplikację, ale niekoniecznie musisz wybierać ją jako aplikację używaną do uzyskiwania dostępu do Gmaila. Na iPhonie możesz użyć standardowej aplikacji Mail. Lub na dowolnym telefonie możesz zainstalować aplikację klienta poczty e-mail innej firmy, która współpracuje z Gmailem, taką jak Boxer (9,99 USD miesięcznie w Dropbox) lub Inboxcube (9,9 USD miesięcznie w Dropbox) .

Lubię używać oddzielnych aplikacji do pracy i osobistej poczty e-mail. Otrzymuję tę samą korzyść z posiadania dwóch różnych interfejsów. Dodatkowo, gdy staram się nie dać wciągnąć w pracę, mogę zamknąć i zamknąć służbowy adres e-mail, zachowując przy tym łatwiejszy dostęp do mojej osobistej poczty e-mail lub odwrotnie.

Może się zdarzyć, że naprawdę lubisz jedną aplikację klienta poczty e-mail i chcesz jej używać zarówno do pracy, jak i do osobistej poczty e-mail. W przypadku wielu aplikacji możesz uwierzytelnić wiele kont i przełączać się między nimi do woli. Zapewnia łatwość użytkowania, której możesz nie chcieć. Tracisz korzyść z posiadania dwóch odrębnych interfejsów i tracisz możliwość zamknięcia aplikacji przy użyciu dowolnego konta, które w tej chwili nie jest kuszące. Może chcesz, aby twoja technologia była nieco mniej przyjazna dla użytkownika ze względu na twoją własną psychologię.

Podział na kompartmenty dla lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym

Jeśli potrzebujesz wyraźniejszego rozgraniczenia między pracą a życiem osobistym, podzielenie danych na różne aplikacje, usługi, systemy operacyjne i przeglądarki jest niezwykle pomocne.

Posiadanie dwóch odrębnych przestrzeni wirtualnych, w których uzyskujesz dostęp do plików, tworzy wskazówki, skojarzenia i bariery wejścia, które mogą pomóc Ci zminimalizować pracę w czasie wolnym lub wykonywanie osobistych obowiązków, gdy jesteś w pracy, jednocześnie umożliwiając wykonywanie ich, gdy jest to niezbędny.