Zorganizuj się: jak nadrobić zaległości w raportach wydatków przed końcem roku

Zbliża się koniec roku. Pracujesz cicho przy biurku, gdy z działu księgowości przychodzi nowy e-mail. Głośno wzdychasz, słysząc temat, a wszyscy twoi współpracownicy odwracają się, by zobaczyć, co jest nie tak. Twoje policzki rumienią się, gdy przyznajesz, że do tej pory zupełnie zapomniałeś złożyć rozliczenie wydatków. E-mail mówi, że ostateczny termin upływa dzisiaj. Ciepło z twoich policzków zmienia się w uczucie strachu, które spływa po twojej klatce piersiowej i do dołu żołądka. Twoja firma jest ci winna kilkaset dolarów, ao tej porze roku naprawdę możesz z tego skorzystać. Nie panikuj! Te proste kroki pomogą Ci kontrolować wydatki.

Niektóre organizacje bardzo ułatwiają przesyłanie raportów z wydatków, nawet jeśli są spóźnione. Na przykład posiadanie firmowych kart kredytowych powiązanych z systemem raportowania wydatków bardzo pomaga, ale nie każdy ma taki luksus. Dlatego weź głęboki oddech i wykonaj następujące kroki, aby jak najszybciej przesłać zaległe raporty o wydatkach.

Zauważ, że wiele z tego artykułu dotyczy również osób samozatrudnionych, które muszą sprawdzać rachunki pod koniec roku, aby ubiegać się o odliczenia podatku od kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.

1. Zapytaj, kiedy jest prawdziwy termin i czy możesz złożyć wniosek późno

W zależności od tego, kiedy Twoja organizacja ustawia rok finansowy i jak obsługuje naliczanie kosztów, termin składania raportów z wydatków mógł już minąć. Ale to niekoniecznie oznacza, że ​​jest już za późno na przesyłanie rachunków. Mądrzy ludzie dopasowują terminy. Jeśli ktoś powie Ci, że termin to koniec dnia w piątek, istnieje duża szansa, że ​​prawdziwy termin to poniedziałek rano lub później.

Zapytaj kogoś w dziale księgowości lub swojego szefa o jasne szczegóły dotyczące prawdziwego terminu rozliczenia wydatków i czy jest coś, co możesz zrobić, jeśli go przegapiłeś. Często tak jest. Jeśli możesz zgłosić się późno, bądź uprzejmy i łaskawy dla osób, które ci w tym pomagają, i pochylaj się do tyłu, aby dostarczyć dokładnie to, o co proszą. Bądź szczegółowy. Pamiętaj, że robią ci przysługę. Postaraj się go zwrócić, ułatwiając im pracę.

2. Sprawdź zasady paragonów

Jeśli już wcześniej składałeś raporty z wydatków, prawdopodobnie znasz podstawowe zasady przesyłania paragonów. Ale czy znasz drobne szczegóły? Składając raport z wydatków długo po poniesieniu wydatków, możesz stracić kilka rachunków. Dowiedz się, czy istnieje polityka, na przykład wymagająca rachunków tylko za wydatki większe niż 10 USD. Zapytaj również, czy możesz pokazać dowód wpłaty, dostarczając wyciąg z karty kredytowej z podświetloną pozycją. Te szczegóły mogą mieć ogromny wpływ na czas potrzebny na przygotowanie raportu z wydatków.

3. Sporządź zarys przedmiotów i dat

Gdy nadejdzie czas, aby zacząć tworzyć raport zaległych wydatków, zrób przybliżoną listę głównych wydatków, które musisz zgłosić, takich jak zakupione przedmioty, podróże i gościnność klienta. Jeśli zgłaszasz tylko jeden przedmiot lub jedną podróż, pomiń ten krok.

Jeśli pozycja na Twojej liście jest wydarzeniem, takim jak wizyta klienta lub konferencja, zanotuj daty. Następnie pod wydarzeniem utwórz wpis dla każdego dnia, taki jak ten:

Konferencja X: 1-3 czerwca
1 czerwca
2 czerwca
3 czerwca

4. Wizualizuj swoje wydatki

Kiedy zestawiam wydatki związane z podróżami lub wydarzeniami, uważam, że warto najpierw wymienić największe wydatki (na przykład przelot, hotel i opłaty za uczestnictwo), a następnie spróbować przypomnieć sobie lub ponownie wyobrazić sobie każdy dzień, aby pokryć mniejsze wydatki. Zrób to poniżej każdego wpisu dnia.

Lubię sporządzić ogólny zarys możliwych wydatków, a następnie wypełnić go tak, jak je zapamiętałem (kroki 5-7 zawierają kilka sztuczek, które pomogą wypełnić luki, gdy zawiedzie Cię pamięć). Konspekt powinien zawierać tyle z tych punktów, ile dotyczy twoich dat:

• Startowa lokacja. Gdzie spałeś? Czy poniosłeś w tym miejscu jakieś wydatki, takie jak opłaty za Wi-Fi?
• Podróże lokalne . Czy byłeś gdziekolwiek, a jeśli tak, to jak się tam dotarłeś (samochód, taksówka, serwis samochodowy, transport publiczny)? Jak wróciłeś? Jaka była odległość w przypadku ubiegania się o opłatę za przejechaną milę?
• Posiłki. Gdzie jadłeś śniadanie, obiad i kolację? Czy kupiłeś jakieś napoje, w tym wodę butelkowaną i kawę lub przekąski?
• Kieszonkowe dzieci. Czy musiałeś kupić coś oczekiwanego lub nieoczekiwanego w ciągu dnia?
• Lokalizacja końcowa. Gdzie zakończyłeś swój dzień? Za co tam zapłaciłeś?

Często samo zadawanie sobie tych pytań pomaga przypomnieć sobie wydatki, o których mógłbyś zapomnieć.

5. Przejrzyj rachunki

Jeśli masz stos rachunków, przejrzyj je teraz i dopasuj do utworzonego konspektu. Jest powód, dla którego nie robię tego najpierw. Czasami paragony zmieniają naszą pamięć w taki sposób, że pomijają część dnia. Załóżmy na przykład, że patrzysz na rachunki i widzisz, że zjadłeś szybkie śniadanie w kawiarni, a później zjadłeś lunch w sali konferencyjnej. Masz teraz żywe wspomnienia tych dwóch wydarzeń i jesteś gotowy, aby przejść do następnego rachunku. Ale twoja pamięć mogła pominąć 15-dolarową przejażdżkę Uberem między dwiema lokalizacjami tylko dlatego, że nie miałeś fizycznego potwierdzenia, aby wyzwolić pamięć. Łatwo zapomnieć o szczegółach, gdy nie mamy wyzwalaczy.

6. Zeskanuj swój kalendarz

Kalendarz może zawierać więcej przypomnień, które pomogą Ci stworzyć dokładny raport z wydatków. Wypełniając dzień, otwórz kalendarz i zeskanuj go, aby zweryfikować daty podróży i ważnych wydarzeń. Niektóre wpisy mogą wyzwalać pamięć o wydatkach, a także o braku wydatków. Na przykład, jeśli partner biznesowy wysłał Ci zaproszenie w kalendarzu na kolację w dniu, w którym podróżowałeś, i zapłaciła, nie musisz się martwić o szukanie rachunku za posiłek tego wieczoru.

7. Przejrzyj miętę

Kolejnym świetnym miejscem do szukania brakujących wydatków jest Mint. Mint to aplikacja do finansów osobistych, która konsoliduje wszystkie transakcje finansowe w jednej przeszukiwalnej witrynie i aplikacji. Dzięki Mint możesz filtrować wszystkie wydatki związane z kartą kredytową i debetową według daty, co może pomóc w odkryciu wydatków, o których zapomniałeś. W tym przykładzie, który podałem wcześniej o paragonie Ubera, informacje można znaleźć, wyszukując datę w Mint, co ułatwi znalezienie prawdziwego paragonu w e-mailu.

Możesz także dodawać tagi w Mint do transakcji w pozycjach pojedynczych, a jeśli robiłeś to przez cały rok w przypadku wydatków biznesowych, możesz łatwo znaleźć wszystkie wydatki, których potrzebujesz.

Wspomniałem wcześniej, że jeśli nie możesz znaleźć paragonu, możesz zapytać, czy możesz przesłać kopię wyciągu z karty kredytowej z zaznaczeniem pozycji dotyczącej wydatków. Ponownie Mint Ci w tym pomoże, ponieważ podpowie Ci, której karty kredytowej użyłeś.

8. Nie zapomnij wskazówek i parkowania

Dwie kategorie wydatków, które łatwo przeoczyć, to napiwki i parking. Drobne napiwki płacone gotówką, np. za sprzątanie hotelu i boya hotelowego, nigdy nie są dostarczane z paragonami. Płatności parkingowe również mogą być gotówką bez paragonu. Ale sumują się i są warte roszczenia, jeśli je zrobiłeś.