Zorganizuj się: 5 prostych kroków do rozpoczęcia pracy z wykresami Gantta

Opublikowany: 2022-01-29

Zanim zaczniesz nowy projekt, dobrze jest mieć plan działania, jakiś jasny przegląd wszystkich niezbędnych kroków i kolejności, w jakiej te kroki muszą się odbywać. Tym właśnie jest wykres Gantta. Nie ma znaczenia, czy projekt jest osobisty, jak dodanie tarasu na tyłach domu, czy biznesowy, jak budowanie nowej strony internetowej. Musisz wiedzieć

  • kiedy i gdzie zaczynasz,
  • wszystkie kroki po drodze i jak długo potrwają,
  • kto odpowiada za każdy krok,
  • kolejność, w jakiej należy wykonać kroki, oraz
  • kiedy projekt zostanie zakończony.

Wykresy Gantta, nazwane na cześć inżyniera i konsultanta Henry'ego Gantta, który opracował je i używał w latach 1910, są wizualizacją projektu od początku do końca. Są niezwykle powszechnym rodzajem narzędzi zwiększających produktywność i stanowią kluczową część wielu usług zarządzania projektami. W rzeczywistości doskonała usługa TeamGantt (14,95 USD w Software Advice) bierze swoją nazwę nawet z list przebojów. W tym artykule wyjaśnię, czym są wykresy Gantta, co robią i jak ludzie z nich korzystają, oraz przedstawię pięć kroków, jak zacząć z nimi korzystać.

Co to jest wykres Gantta?

„Wykres Gantta to wizualizacja kroków niezbędnych do ukończenia projektu” – wyjaśnił Kayvon Ghaffari, główny menedżer programu w LiquidPlanner (14,95 USD w Software Advice), kiedy niedawno poprosiłem go o podzielenie się pewnymi spostrzeżeniami na temat rozpoczęcia pracy z Ganttem wykresy. LiquidPlanner to nagrodzona przez redaktorów aplikacja do zarządzania projektami i współpracy w miejscu pracy, która kładzie nacisk na wykresy Gantta.

Ghaffari przypomniał mi, że projekt różni się od innych rodzajów pracy. „Projekt to zestaw pracy, który ma początek i koniec, a wykonanie tego projektu to zestaw zadań” – powiedział. Wykresy Gantta działają konkretnie dla projektów, a nie dla bieżącej pracy. Mają na celu pomóc Ci przejść od początku do końca, więc ważne jest , aby byłokoniec.

Gantta Gantta

Wykresy Gantta czytane od lewej do prawej, od góry do dołu. (Patrz powyższy obraz z TeamGantt.) Oś x to czas. Wykres zaczyna się, gdy projekt się rozpoczyna, a kończy, gdy projekt jest dostarczany. Przebieg długości osi y to zadania, chociaż znajdują się one jedynie na liście. Ich dokładne umiejscowienie na osi Y nie ma znaczenia, chociaż mają tendencję do układania się w porządku chronologicznym.

„Zadanie składa się z trzech elementów: co to jest, ile czasu zajmie i kto to zrobi” – powiedział Ghaffari. Na wykresie Gantta każde zadanie jest reprezentowane przez słupek. Długość paska pokazuje, ile czasu zajmie zadanie. Często paski zadań są skoordynowane kolorystycznie, wskazując, która osoba lub dział jest odpowiedzialny za wykonanie zadania. Jeśli chodzi o „co”, nazwa zadania zwykle pojawia się na pasku lub staje się widoczna po kliknięciu.

Oprócz pokazania wszystkich zadań dla projektu i czasu ich realizacji, wykresy Gantta pokazują kolejność i zależności. Innymi słowy, pokazują kolejność, w jakiej zadania mają się odbyć i czy jedno musi nastąpić przed drugim. Dlaczego to takie ważne?

Co robią wykresy Gantta?

„Wykresy Gantta wyraźnie pokazują, że nie można robić wszystkiego jednocześnie” — powiedział Chris Savoie, dyrektor ds. strategii produktu w Workfront. Posłużył się przykładem budowy domku na drzewie. Możesz kupić gwoździe i drewno w tym samym czasie, ale musisz je wyciąć, zanim przybijesz je do drzewa.

Wykresy Gantta pokazują zależności między zadaniami, zwykle z czymś w rodzaju linii łączącej je.

Zależności Zależności

Przed dołączeniem do Workfront (który, podobnie jak LiquidPlanner, jest narzędziem do współpracy w miejscu pracy i zarządzania projektami), Savoie pracował nad bardzo złożonymi projektami z United Space Alliance we współpracy z NASA Johnson Space Center. Wspomniał, że o ile sekwencjonowanie i zależności są ważne nawet przy prostych projektach, takich jak budowa domku na drzewie, o tyle przy dużych, wieloletnich projektach, takich jak budowa Międzynarodowej Stacji Kosmicznej.

Inną rzeczą, którą robią wykresy Gantta, jest pomoc organizacjom lub kierownikom projektów w zarządzaniu zasobami. „Tylko dlatego, że zadanie istnieje, nie oznacza, że ​​jest osoba, która może je wykonać” – powiedział Ghaffari.

Dzięki wykresowi Gantta możesz łatwo sprawdzić, kiedy osoby lub działy mają pracować nad zadaniami, a kiedy są wolne. „Musisz być w stanie uwzględnić harmonogramy ludzi i liczbę godzin w ciągu dnia” – dodał. Wykresy Gantta to skuteczny sposób na wyświetlanie czasu, zadań i zasobów.

Pierwsze kroki z wykresami Gantta

Po zrozumieniu na wysokim poziomie, czym są wykresy Gantta i dlaczego są przydatne, możesz zacząć tworzyć je do własnych projektów. Te pięć kroków pomoże Ci zacząć.

1. Wybierz szablon lub zbuduj go od podstaw
Ogólnie rzecz biorąc, kiedy zaczynasz nowy wykres Gantta, masz możliwość użycia szablonu lub rozpoczęcia od zera. Szablony mogą pochodzić z zewnętrznego źródła, w przypadku szablonów dostarczanych przez oprogramowanie do zarządzania projektami, lub mogą pochodzić z własnego wcześniejszego projektu.

Jedną z korzyści płynących z wykorzystania własnej wcześniejszej pracy do stworzenia szablonu jest to, że często można się wiele nauczyć z tego, co wydarzyło się w przeszłości. Szablon dostarczy informacji nie tylko o zadaniach i ich kolejności, ale także o tym, czy jakiekolwiek zadania trwały dłużej niż oczekiwano.

2. Zaznacz swoje kamienie milowe
Większość oprogramowania do tworzenia wykresów Gantta umożliwia dodawanie kamieni milowych. Kamień milowy to znacznik, który wskazuje, że faza projektu została zakończona. Na przykład przy tworzeniu strony internetowej typowym kamieniem milowym jest blokowanie szkieletów.

Podczas tworzenia wykresu Gantta od podstaw często pomocne jest wykreślenie wszystkich kamieni milowych przed dodaniem jakichkolwiek zadań. Wymienienie wszystkich kamieni milowych pomaga rozbić projekt na mniejsze części, a te mniejsze części są łatwiejsze do konceptualizacji niż cały projekt naraz.

3. Dodaj zadania, zdarzenia sekwencji i twórz zależności
Następnym krokiem jest dodawanie zadań, sekwencjonowanie zdarzeń i tworzenie zależności. Podczas dodawania zadań zapoznaj się z raportami historycznymi lub porozmawiaj z osobami, które wykonają zadania, aby uzyskać dokładne oszacowanie czasu, jaki powinny zająć.

Podczas sekwencjonowania zdarzeń należy pamiętać, że możliwe jest wykonanie wielu zadań jednocześnie, ale nie przez tę samą osobę. W kompilacji strony internetowej jedna osoba może pracować na modelach szkieletowych, podczas gdy inna zbiera przykładowe treści do prototypu. Ale projektant wireframe nie może jednocześnie tworzyć moodboardów.

Dodawaj zależności dopiero po tym, jak wymieniłeś wszystkie zadania i umieściłeś je we właściwej kolejności, i bądź z nimi ostrożny. „To, co naprawdę może cię zepsuć, to jeśli przejdziesz do połowy wykresu Gantta i zobaczysz, że, powiedzmy, zadanie 12 nie jest już zależne od zadania 5”, powiedział Savoie. Dodał, że początkujący powinni bardzo uważać, aby nie usuwać zależności, chyba że są pewni, że jest to właściwe, ponieważ odzyskanie ich jest bardzo trudne, jeśli tworzą długi łańcuch zdarzeń.

4. Obserwuj swoje zasoby
„Zadania muszą być w odpowiedniej kolejności, a następnie musisz kontrolować, kto jest dostępny do ich wykonania” – wyjaśnił Ghaffari. Jak wspomniano powyżej, tylko dlatego, że jest zadanie do wykonania, nie oznacza, że ​​jest ktoś, kto może to zrobić.

Ghaffari zauważył, że oprogramowanie wykresów Gantta jego firmy nie pozwala na overbooking, co oznacza, że ​​LiquidPlanner nie pozwoli ci przypisać kogoś do zadania, jeśli ta osoba jest już przypisana do innego zadania w tym samym czasie.

Wykresy Gantta pomagają zobaczyć nie tylko, czy zasób jest przepełniony, ale także jakie konsekwencje poniesie reszta harmonogramu projektu, gdy zostanie on poprawiony.

5. Współpraca
„To naprawdę ważne, aby ludzie zrozumieli, że wykres Gantta nie jest magiczny” – powiedział Ghaffari. „Tylko dlatego, że coś zaplanowałeś, nie oznacza, że ​​ma to coś wspólnego z rzeczywistością”.

Sposobem na upewnienie się, że wykres Gantta jest zgodny z rzeczywistością, jest współpraca. Często oprogramowanie do tworzenia wykresów Gantta jest częścią większego pakietu do zarządzania projektami lub współpracy w miejscu pracy. Każdy w zespole powinien mieć przynajmniej możliwość zobaczenia wykresu, jeśli nie aktualizacji zadań i innych informacji, które się do niego wprowadzają. W ten sposób, jeśli cesjonariusz zakończy zadanie wcześniej i może zaktualizować swoje postępy, aby oznaczyć zadanie jako ukończone i skorygować szacowany czas, a robiąc to, może pomóc innym cesjonariuszom we wcześniejszym wykonaniu ich zadań. Może też zgłosić się jako dostępny zasób, aby pomóc w innym zadaniu do następnego zaplanowanego zadania.

Ghaffari podsumował siłę współpracy w ten sposób: „Jeśli wykres Gantta jest w próżni, kto wie, czy jest dokładny? Jeśli jest oparty na współpracy, to są wbudowane kontrole i jest bardziej prawdopodobne, że odzwierciedla rzeczywistość. Wykres Gantta świeci”.

Nie polegaj zbytnio na wykresach Gantta

Zarówno Ghaffari, jak i Savoie powiedzieli mi, że używają wykresów Gantta do planowania i sprawdzania projektu, ale nie lubią w nim zarządzać codzienną pracą. „Zazwyczaj jest to plan, a nie harmonogram realizacji”, powiedział Savoie.

Savoie zauważył również, że początkujący może nie zdawać sobie sprawy, że ludzie rzadko, jeśli w ogóle, patrzą na cały wykres Gantta na raz, ponieważ zazwyczaj są ogromne. „Do wydrukowania potrzebny byłby billboard” – powiedział.

Według Ghaffari: „Budowanie wykresu Gantta nie jest celem końcowym. To wizualizacja planu zadań i kolejności. Wykres Gantta pomaga ludziom zrozumieć, jak plan będzie działał”.

Jeśli interesują Cię wykresy Gantta, prawdopodobnie interesuje Cię również ogólnie zarządzanie projektami. Aby uzyskać kilka doskonałych dodatkowych wskazówek dotyczących utrzymywania projektu na torze, zapoznaj się z moimi 4 wskazówkami dotyczącymi rozpoczęcia pracy z zarządzaniem projektami, a także moimi radami dotyczącymi poprawy komunikacji w celu lepszego zarządzania projektami.