Chcesz zrobić więcej? Śledź swój czas lepiej dzięki tym sprawdzonym metodom
Opublikowany: 2022-01-29Aby być bardziej produktywnym, musisz efektywnie zarządzać swoim czasem. Jak możesz lepiej zarządzać swoim czasem? Bez względu na to, gdzie jesteś ze swoimi umiejętnościami zarządzania czasem, pierwszą rzeczą, którą musisz zrobić, to śledzić, jak obecnie spędzasz czas. Nie możesz zmienić sposobu spędzania czasu, jeśli nie wiesz, jak teraz z niego korzystasz.
Istnieją trzy podstawowe sposoby śledzenia czasu, a każdy z nich ma zalety i wady. Sposób, który powszechnie uważany jest za najłatwiejszy, jest najmniej dokładny. Ten, który jest najdokładniejszy, jest bardzo czasochłonny. Wreszcie istnieje sposób na śledzenie czasu za pomocą technologii, co jest niezwykle łatwe, ale dokładne tylko w przypadku niektórych rodzajów zadań. Te metody mogą pomóc, niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, czy pracujesz w domu.
Oto, co musisz wiedzieć o tych trzech metodach:
1. Oszacowanie czasu (znane również jako metoda szacowania tygodnia pracy)
Co to jest szacunkowy czas? Szacunkowy czas to lista wszystkiego, co zrobiłeś w danym okresie, wraz z szacowaną liczbą godzin i minut, które na to poświęciłeś.
Jak oszacować czas: Szacunki czasu są często wykonywane pod koniec tygodnia. Przypominasz sobie swój tydzień lub inny okres, jaki chcesz, i podsumowujesz, ile godzin, jak sądzisz, pracowałeś, spałeś, załatwiałeś sprawy, gotowałeś, sprzątałeś lub oglądałeś filmy. Warto zapoznać się z kalendarzem w celu uzyskania wskazówek, jeśli go zachowasz.
Plusy: Szacunki czasu zajmują bardzo mało czasu. Ponieważ możesz je zapisać do końca tygodnia, codzienna rutyna nie zostanie przerwana przez nieznośne zadania związane z rejestrowaniem czasu.
Minusy: Szacunki czasu to najmniej dokładny sposób mierzenia tego, jak spędzasz czas. Naukowcy odkryli, że kiedy ludzie szacują, jak spędzają czas, stosując podejście wsteczne, często kończą z większą liczbą godzin niż w rzeczywistym tygodniu (168). Ludzie mają tendencję do przeceniania ilości pracy i niedoceniania czasu wolnego.
2. Dziennik czasu (znany również jako podejście pamiętnika całkowitego czasu)
Co to jest dziennik czasu? Rejestr czasu to zapis tego, co robiłeś przez cały dzień, podzielony na bloki czasu, które odpowiadają za cały dzień. Chodzi o to, aby uwzględnić każdy blok czasu w okresie 24 godzin.
Jak zrobić dziennik czasu: Aby utworzyć dziennik czasu, potrzebujesz niewiele więcej niż kartka papieru lub arkusz kalkulacyjny. Utwórz kolumnę i wprowadź do niej kolejne bloki czasu w odstępach co 15, 30 lub 60 minut. Możesz łączyć wiele bloków czasowych dla godzin, w których zwykle śpisz. Od czasu do czasu w ciągu dnia lub na koniec dnia, wypełniasz miejsce obok każdego bloku czasowego tym, co robiłeś w tym czasie. To, jak dokładny jesteś w swoim opisie, zależy od tego, co chcesz wiedzieć o sobie lub jakiego rodzaju transformacji zarządzania czasem chcesz dokonać.
Plusy: Dzienniki czasu są dokładniejsze niż dzienniki czasu. Tym bardziej, gdy wypełniasz je częściej, a rzadziej, im dłużej czekasz z ich wypełnieniem. Bardzo łatwo jest podzielić swój czas na kategorie, zsumować liczby i przeanalizować wyniki.
Minusy: Zapisanie jednej odpowiedzi na to, co zrobiłeś między, powiedzmy, 9 a 10 rano, może nie być realistycznym odzwierciedleniem tego, jak naprawdę wykorzystałeś tę godzinę. Powiedzmy, że pracowałeś. Czy w tym czasie opuściłeś biurko i napiłeś się wody? Czy wykonałeś szybki telefon? Czy czytałeś wiadomości online przez kilka minut w połowie swojej pracy? Dzienniki czasu uogólniają bloki czasu bez wchodzenia w szczegóły tego, co robiłeś.
3. Aplikacje do śledzenia czasu
Co to jest aplikacja do śledzenia czasu? Aplikacja do śledzenia czasu to oprogramowanie, którego używasz do śledzenia, ile czasu spędzasz na różnych czynnościach, głównie na komputerze i telefonie. Istnieją aplikacje do pasywnego śledzenia czasu i aktywne. Pasywne, takie jak RescueTime, mierzą, ile czasu spędzasz w różnych aplikacjach i na różnych stronach internetowych. Aktywne aplikacje do śledzenia czasu, takie jak Toggl, zapewniają licznik czasu na ekranie, który działa podczas pracy, dzięki czemu możesz korzystać z wielu aplikacji i witryn podczas pracy nad jednym zadaniem.
Jak korzystać z aplikacji do śledzenia czasu: Dzięki pasywnemu urządzeniu do śledzenia czasu instalujesz go na swoim komputerze lub urządzeniu mobilnym i po prostu pozwalasz mu działać. Automatycznie rejestruje całą Twoją aktywność, aby ją rejestrować, kategoryzować, rejestrować i analizować. Zwykle możesz wstrzymać te aplikacje, kiedy tylko chcesz, i możesz ustawić je tak, aby wyłączały się, gdy nie chcesz śledzić swojej aktywności. Aktywne liczniki polegają na tym, że naciśniesz przycisk, aby je uruchomić i zatrzymać. Pozwalają one wprowadzać informacje o tym, co robiłeś podczas działania, a aplikacja automatycznie dodaje te informacje do rekordu, który możesz przeglądać i dalej analizować w dowolnym momencie. Wersje aplikacji mobilnych aktywnych urządzeń do śledzenia czasu mogą być przydatne do uruchamiania licznika czasu, gdy jesteś na spotkaniach, podróżujesz do pracy i wykonujesz inną pracę niezwiązaną z komputerem, którą chcesz mierzyć.
Polecane przez naszych redaktorów
Istnieje kilka aplikacji mobilnych śledzących czas, które monitorują Twoją lokalizację i rzekomo pomagają Ci klasyfikować Twój czas w ten sposób, ale nie są jeszcze zbyt inteligentne i wymagają zbyt wielu ręcznego wprowadzania danych, aby mieć teraz dużą wartość. Może kiedyś się poprawią.
Plusy: Aplikacje do śledzenia czasu są doskonałe, jeśli chodzi o dostarczanie szczegółowych informacji o Twoich działaniach cyfrowych. Mają narzędzia do kategoryzowania twojego czasu i wypluwania wykresów i wykresów. Najlepsze z nich są bardzo łatwe w użyciu, a większość z nich ma bezpłatną opcję.
Minusy: Aplikacje do śledzenia czasu zapewniają bogatą analizę tego, co robisz na komputerze, ale nie są one stworzone do śledzenia całego czasu, więc przegapią godziny spędzone na składaniu prania, gotowaniu, czytaniu, zabawie z dziećmi lub zwierzęta domowe, czy cokolwiek innego, co robisz.
Śledź przez dwa tygodnie, a następnie analizuj
Jeśli jesteś nowy w śledzeniu czasu, polecam połączenie metody rejestrowania czasu z aplikacją do śledzenia czasu. W ten sposób możesz uzyskać przegląd tego, jak spędzasz wszystkie godziny w ciągu dnia, oraz szczegółową analizę czasu komputera.
Będziesz chciał rejestrować swój czas przez co najmniej dwa tygodnie, zanim go przeanalizujesz. W ciągu pierwszego lub dwóch dni możesz nieznacznie zmienić swoje zachowanie, ponieważ myślisz o tym, że śledzisz swój czas. Twoje zachowanie szybko wróci do normy.
Ponadto, jeśli stwierdzisz, że mówisz: „Och, ten dzień nie powinien się liczyć, ponieważ był bardzo niezwykły”, przestań. Im bardziej śledzisz swój czas, tym bardziej zdajesz sobie sprawę, że masz więcej niezwykłych dni, niż prawdopodobnie przypuszczałeś. Chodzi o to, aby lepiej zrozumieć, jak faktycznie spędzasz czas, a nie czym jest przeciętny dzień. Gdy już wiesz, jak spędzasz swój czas, możesz zacząć podejmować świadome decyzje dotyczące tego, co chcesz robić więcej, mniej lub czy chcesz zacząć robić coś zupełnie nowego.