Jak otrzymywać alerty tylko dla niektórych wiadomości e-mail w Outlooku?

Jeśli skonfigurujesz program Outlook do pobierania i zarządzania pocztą e-mail dla kilku kont, a także włączysz alerty na pulpicie dla nowych wiadomości e-mail, zawsze będziesz otrzymywać powiadomienia o nadejściu nowych wiadomości e-mail — i nie ma znaczenia, czy nowe wiadomości e-mail są ważnymi wiadomościami, czy nie. W związku z tym, jeśli na przykład obsługujesz prywatne i biznesowe konto e-mail w programie Outlook, warto nadać priorytet wiadomościom z jednego konta w stosunku do innych.

W tym przewodniku zamierzamy pokazać, jak ograniczyć powiadomienia programu Outlook tylko do ważnych wiadomości e-mail w systemie Windows 10. Na przykład, jeśli używasz prywatnego adresu e-mail do odbierania reklam i biuletynów, możesz poinstruować program Outlook, aby przestał wyświetlać alerty na pulpicie dla tego konta ponieważ powiadomienia po prostu nie są tak ważne.

Jak zarządzać alertami programu Outlook na komputerze stacjonarnym

Szczerze mówiąc, stały strumień powiadomień e-mail może zakłócić tok myślenia każdego. Jeśli nie chcesz wyłączać powiadomień dla wszystkich nowych wiadomości e-mail w programie Outlook — zwłaszcza jeśli chcesz nadal widzieć ważne wiadomości służbowe/biznesowe zaraz po ich otrzymaniu — możesz skonfigurować program Outlook tak, aby powiadamiał Cię tylko o ważnych wiadomościach e-mail.

W prawie każdej sytuacji istnieją przydatne procedury, z których możesz skorzystać, aby wymusić odpowiednie zachowanie programu Outlook (tak, jak chcesz).

Jak wyłączyć powiadomienia o nowej poczcie:

Jeśli masz dość oglądania nowych wiadomości i nie chcesz w ogóle otrzymywać powiadomień, możesz wyłączyć alerty o nowej poczcie. Ruch tutaj jest jednak ekstremalny i nie zalecamy tego.

1. Oto instrukcje, które musisz wykonać, aby wyłączyć alerty o nowej poczcie:

• Najpierw musisz otworzyć lub uruchomić aplikację Outlook na swoim komputerze.
• Zakładając, że okno programu Outlook znajduje się teraz na ekranie komputera, musisz kliknąć menu Plik.
• Z przedstawionej listy kliknij Opcje.
• Na ekranie Opcje musisz sprawdzić listę w lewym okienku, a następnie kliknąć Poczta.

Zostaniesz teraz przekierowany do zakładki Poczta.

• Teraz musisz zlokalizować sekcję Przybycie wiadomości (przewiń w dół, jeśli musisz).
• Gdy zobaczysz parametr Wyświetl alert na pulpicie, musisz kliknąć jego pole wyboru, aby go wyłączyć.
• Teraz musisz kliknąć przycisk OK, aby potwierdzić rzeczy i wrócić do głównego ekranu programu Outlook.

Jeśli zrobiłeś wszystko poprawnie, Outlook odnotuje nową konfigurację i przestanie informować Cię o nowych wiadomościach e-mail.

2. Jak wyłączyć alerty dla określonego konta e-mail; jak włączyć alerty dla wszystkich kont e-mail oprócz jednego:

Jeśli chcesz, aby program Outlook przestał powiadamiać Cię o nowych wiadomościach e-mail na określonym koncie e-mail (na przykład na swoim prywatnym e-mailu), procedura jest dla Ciebie.

Postępuj zgodnie z tymi instrukcjami, aby skonfigurować program Outlook tak, aby przestał wyświetlać powiadomienia dla określonego konta e-mail (jednocześnie zezwalając na powiadomienia dla innych kont):

• Najpierw musisz uruchomić lub otworzyć aplikację Outlook na swoim komputerze.
• Gdy na ekranie pojawi się okno programu Outlook, musisz spojrzeć na jego lewy górny róg, a następnie kliknąć Plik.
• Z wyświetlonej listy musisz kliknąć Zarządzaj regułami i alertami.
• Teraz musisz kliknąć Nowe zasady.

Outlook wyświetli okno Kreatora reguł.

• Tutaj musisz kliknąć Zastosuj regułę do otrzymanych wiadomości (jeden z szablonów).
• Teraz musisz przejść do Warunku. Kliknij Dalej.

Outlook wyświetli teraz kolejny monit.

• Kliknij ponownie przycisk Tak, aby kontynuować zadanie.
• Teraz pod listą Akcje musisz kliknąć Wyświetl alert na pulpicie.
• Kliknij Dalej.
• Teraz musisz wybrać lub określić wyjątek. Wybierz opcję Z wyjątkiem za pośrednictwem określonego konta.
• Tutaj musisz zaznaczyć dół pola i kliknąć znajdujący się tam link Określone.
• I na koniec, musisz kliknąć Zakończ, aby potwierdzić rzeczy i aktywować nową regułę, którą właśnie utworzyłeś.

3. Jak włączyć alerty tylko dla niektórych kont e-mail:

Jeśli chcesz, aby Outlook wysyłał powiadomienia dla niektórych kont e-mail – tych, które uważasz za najważniejsze – możesz skonfigurować klienta poczty, aby robił dokładnie to. Jeśli chcesz widzieć powiadomienia tylko dla dwóch lub więcej kont, ta procedura jest przeznaczona dla Ciebie.

Wykonaj następujące kroki, aby poinstruować program Outlook, aby wyświetlał powiadomienia tylko dla określonych kont:

• Najpierw musisz uruchomić lub uruchomić aplikację Outlook na swoim komputerze.
• Gdy pojawi się okno programu Outlook, musisz sprawdzić jego lewy górny róg, a następnie kliknąć Plik.
• Teraz z menu, które się pojawi, musisz kliknąć Nowe zasady.

Outlook uruchomi okno Kreatora reguł.

• Kliknij szablon Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości, aby kontynuować.
• Teraz, zakładając, że jesteś w sekcji Warunek, musisz wybrać parametr Przez określone konto.
• Tutaj, na dole pola, musisz kliknąć link Określone.
• Teraz musisz wybrać konta, dla których chcesz zobaczyć alerty.
• Kliknij Dalej.
• Teraz musisz wybrać akcję Wyświetl alert na pulpicie.
• I na koniec, aby potwierdzić rzeczy i włączyć utworzoną regułę, musisz kliknąć Zakończ.

Jeśli zrobiłeś wszystko poprawnie, otrzymasz alerty tylko dla określonych kont e-mail (i nic więcej).

4. Jak otrzymywać powiadomienia programu Outlook tylko o ważnych wiadomościach e-mail; jak otrzymywać powiadomienia e-mail, gdy zaangażowany jest określony nadawca:

W tym miejscu zamierzamy pokazać, jak możesz oznaczyć wiadomość e-mail od określonego nadawcy jako ważną i skonfigurować program Outlook tak, aby wyświetlał alerty tylko dla wiadomości od tego nadawcy. Proponowana konfiguracja jest przydatna, jeśli nie chcesz zawracać sobie głowy wiadomościami e-mail od innych nadawców lub skrzynek pocztowych.

Postępuj zgodnie z tymi instrukcjami, aby zmusić program Outlook do ostrzegania tylko wtedy, gdy wiadomość pochodzi od określonego nadawcy:

• Najpierw musisz uruchomić lub otworzyć aplikację Outlook na swoim komputerze.
• Gdy pojawi się okno programu Outlook, musisz przejść do jego lewego górnego rogu, a następnie kliknąć Plik.
• Z menu w pobliżu lewego rogu okna musisz kliknąć Opcje.
• Zakładając, że jesteś teraz na ekranie Opcje programu Outlook, musisz sprawdzić listę w pobliżu lewego okienka, a następnie kliknąć Poczta.
• Teraz musisz zlokalizować sekcję Przybycie wiadomości. Tam należy odznaczyć wszystkie parametry (kliknij w ich pola wyboru – jeśli to konieczne).
• Kliknij przycisk OK (w dolnej części okna).

Teraz musisz przejść do utworzenia reguły dla ważnych wiadomości e-mail od określonego nadawcy. Kontynuuj z tymi instrukcjami:

• Zakładając, że jesteś w oknie aplikacji Outlook, musisz kliknąć Reguły (blisko górnej części ekranu).
• Z wyświetlonej listy musisz kliknąć Zarządzaj regułami i alertami.

Outlook wyświetli teraz okno dialogowe lub okno Reguły i alerty.

• Zakładając, że jesteś na karcie Reguły e-mail (domyślnie), musisz kliknąć przycisk Nowa reguła.

Pojawi się okno dialogowe Kreatora reguł.

• Kliknij pole Odtwórz dźwięk, gdy otrzymuję wiadomość od kogoś — jeśli chcesz tę funkcję. Wybierz pole szablonu.
• Teraz musisz kliknąć link „osoby lub grupa publiczna”. Tutaj musisz wybrać nadawcę, którego e-maile chcesz oznaczyć jako ważne.
• Kliknij „odtwórz dźwięk”. Tutaj musisz wybrać preferowany lub potrzebny dźwięk.
• I na koniec musisz kliknąć przycisk Zakończ.

Jeśli wrócisz do okna lub okna Reguły i alerty, musisz kliknąć tam przycisk OK (aby zapisać właśnie utworzoną regułę).

Teraz, jeśli poprawnie wykonałeś powyższe kroki, będziesz otrzymywać powiadomienia tylko o wiadomościach od zaznaczonego nadawcy, a określony dźwięk zostanie odtworzony.

5. Jak otrzymywać powiadomienia tylko o ważnych wiadomościach; jak otrzymywać powiadomienia e-mail tylko wtedy, gdy w grę wchodzi określony temat:

Jeśli chcesz, aby Outlook wyświetlał powiadomienia o ważnych wiadomościach e-mail na podstawie określonego tematu, możesz skonfigurować klienta poczty e-mail, aby robił dokładnie to. Tutaj zamierzamy pokazać, jak oznaczyć niektóre e-maile jako ważne na podstawie znanego tematu, a także zmusić program Outlook do odnotowania rzeczy.

Postępuj zgodnie z tymi instrukcjami, aby wymusić w programie Outlook wyświetlanie alertów o nowych wiadomościach e-mail na podstawie określonego tematu:

• Najpierw musisz uruchomić lub uruchomić aplikację Outlook na swoim komputerze.
• Gdy pojawi się okno programu Outlook, musisz spojrzeć na jego lewy górny róg, a następnie kliknąć Plik.
• Sprawdź menu w pobliżu lewego rogu okna, a następnie kliknij Opcje.
• Gdy pojawi się ekran Opcje programu Outlook, musisz sprawdzić listę w pobliżu lewego okienka, a następnie kliknąć Poczta.
• Teraz musisz znaleźć sekcję Przybycie wiadomości. Tam należy odznaczyć wszystkie parametry (kliknij w ich pola wyboru – jeśli chcesz usunąć zaznaczenia).
• Kliknij przycisk OK (na dole okna).

W tym momencie musisz przejść do utworzenia nowej reguły, która definiuje określone e-maile – na podstawie tematu – jako ważne wiadomości, dla których muszą być wyświetlane powiadomienia. Kontynuuj, wykonując następujące kroki:

• Tutaj, zakładając, że wróciłeś do głównego ekranu Outlooka, musisz kliknąć Reguły (opcja u góry ekranu).
• Z wyświetlonej listy musisz kliknąć Zarządzaj regułami i alertami.

Zostanie teraz wyświetlone okno dialogowe lub okno Reguły i alerty.

• Na karcie Reguły poczty e-mail musisz kliknąć przycisk Nowa reguła.

Outlook wyświetli teraz okno dialogowe lub okno Kreatora reguł.

• W obszarze Rozpocznij od pustej reguły musisz kliknąć Zastosuj regułę do otrzymywanych wiadomości.
• Teraz musisz kliknąć przycisk Dalej.
• Zakładając, że jesteś teraz w drugim oknie dialogowym lub oknie Kreatora reguł, musisz zrobić to:

1. Kliknij pole Z określonymi słowami w temacie (aby wybrać ten parametr).
2. Kliknij pole Określonych słów (aby wybrać ten parametr).
3. Teraz musisz wypełnić okno dialogowe Wyszukaj tekst określonymi słowami lub wyrażeniami w temacie wiadomości e-mail.
4. Kliknij przycisk Dodaj, a następnie kliknij przycisk OK, aby potwierdzić rzeczy.
5. Kliknij przycisk Dalej.

Tutaj, zakładając, że jesteś w trzecim oknie dialogowym lub oknie Kreatora reguł, musisz kliknąć pole Odtwórz dźwięk (aby wybrać ten parametr).

• W kroku 2 musisz kliknąć łącze dźwiękowe.
• I na koniec, musisz kliknąć przycisk Zakończ, aby podsumować rzeczy i zapisać swoją pracę.

Jeśli zostaniesz przeniesiony z powrotem do okna lub okna Reguły i alerty, musisz kliknąć przycisk OK.

Cóż, jeśli poprawnie wykonałeś powyższe zadania, program Outlook będzie wyświetlał alerty i odtwarzał dźwięki tylko dla nowych wiadomości e-mail zawierających określone słowa lub frazy w swoich tematach.

6. Jak edytować reguły w Outlooku:

Być może zauważyłeś, że w powyższych operacjach użyliśmy funkcji Reguły w Outlooku, aby skonfigurować klienta poczty tak, aby zachowywał się w określony sposób. Za pomocą reguł możesz poinstruować program Outlook, aby ostrzegał Cię tylko o określonych wiadomościach e-mail dla określonego konta e-mail, wyświetlał powiadomienia dla niektórych typów wiadomości i tak dalej.

Tutaj zamierzamy pokazać, jak modyfikować reguły, usuwać je, a nawet tymczasowo je wyłączać.

Na przykład, jeśli chcesz zmusić program Outlook do wyświetlania okna dialogowego Alerty o nowej poczcie zamiast okna dialogowego Alert na pulpicie, musisz to zrobić:

• Najpierw musisz uruchomić lub uruchomić program Outlook na swoim komputerze.
• Gdy pojawi się okno programu Outlook, musisz przejść na górę okna, a następnie kliknąć Strona główna (jedna z zakładek).
• W sekcji Przenieś musisz sprawdzić i kliknąć Zasady.
• Z wyświetlonej listy musisz wybrać Zarządzaj regułami i alertami.

Outlook wyświetli teraz okno dialogowe Reguły i alerty.

• Zakładając, że jesteś na karcie Reguły e-mail, musisz kliknąć Zmień regułę (aby zobaczyć listę dostępnych opcji).
• Kliknij Edytuj ustawienia reguły.

W tym momencie pierwszy ekran okna dialogowego Kreatora reguł wyświetli listę warunków, których można użyć do zdefiniowania reguły dla przychodzących wiadomości e-mail. W poprzednich procedurach kierowaliśmy Cię do dokonania pewnych wyborów. Jeśli chcesz wprowadzić zmiany w warunkach reguły, nad którą teraz pracujesz, musisz to zrobić teraz. W przeciwnym razie – jeśli nie masz zamiaru wprowadzać zmian – musisz kliknąć Dalej.

Podobnie możesz wprowadzić zmiany na ekranie z listą warunków, których można użyć do zdefiniowania reguł dla wiadomości przychodzących. Na przykład, musisz kliknąć Wyświetl alert na pulpicie, aby wybrać pole dla tego parametru, a następnie kliknąć Dalej, aby przejść do rzeczy.

Jeśli chcesz, aby program Outlook wyświetlał alerty, które z większym prawdopodobieństwem przyciągną Twoją uwagę, musisz przewinąć listę działań, a następnie kliknąć pole Wyświetl określoną wiadomość w oknie Alert o nowym elemencie (aby wybrać ten parametr) .

A jeśli chcesz dostosować wiadomość, która pojawia się w oknie dialogowym lub oknie Alerty nowej poczty, musisz kliknąć łącze do określonej wiadomości, które zwykle znajduje się pod polem kroku 2. Zostanie wyświetlone okno dialogowe lub okno alertu teraz. Teraz musisz wypełnić pole tekstowe w obszarze Określ komunikat ostrzegawczy, a następnie kliknąć przycisk OK, aby zapisać swoją pracę.

Jeśli chcesz wprowadzić nowe wyjątki lub usunąć już istniejące, musisz kliknąć Dalej. W ten sposób uzyskasz dostęp do listy wyjątków i wprowadź potrzebne zmiany.

Na przykład, jeśli chcesz zmienić nazwę reguły lub inne opcje, które pojawiają się na ostatnim ekranie okna dialogowego Kreatora reguł, musisz kliknąć Dalej (jeszcze raz na ekranie Wyjątki). Jeśli jest to jedyna zmiana, jaką zamierzasz wprowadzić, możesz teraz kliknąć przycisk Zakończ (na ekranie Akcje), aby potwierdzić i zapisać wprowadzone zmiany.

Po zakończeniu zadania okno dialogowe Kreatora reguł zostanie automatycznie zamknięte. Prawdopodobnie powrócisz do okna dialogowego Reguły i alerty. Tam możesz kliknąć OK, aby zamknąć okno. Jeśli chcesz natychmiast uruchomić regułę, nad którą właśnie pracowałeś, musisz kliknąć Uruchom reguły teraz (opcja u góry zakładki Reguły e-mail).

Tutaj, zakładając, że jesteś w oknie dialogowym Uruchom reguły teraz, możesz kliknąć parametr Wybierz reguły (aby go wybrać), kliknąć pole wyboru reguły, którą chcesz teraz uruchomić, a następnie kliknąć Uruchom teraz. Aplikacja Outlook powinna teraz działać, aby uruchomić regułę.

Jednak okno dialogowe lub okno Uruchom reguły teraz nie zniknie automatycznie. Będziesz musiał kliknąć Zamknij, aby go odrzucić. Podobnie musisz kliknąć OK, aby zamknąć okno dialogowe lub okno Reguły i alerty. Ta ostatnia również nie zniknie automatycznie.

Cóż, jeśli zrobiłeś wszystko poprawnie, okno dialogowe lub okno Powiadomienia o nowej poczcie zacznie teraz wyświetlać niestandardową wiadomość na górze.

WSKAZÓWKA:

Ponieważ przybyłeś tutaj, aby dowiedzieć się, jak wymusić ścisłą kontrolę nad alertami o nowych wiadomościach e-mail w programie Outlook — co oznacza, że ​​nie chcesz, aby nieistotne powiadomienia rozpraszały Cię — możemy bezpiecznie założyć, że produktywność jest wysoko na Twojej liście priorytetów. Z tego powodu zalecamy zakup Auslogics BoostSpeed.

Dzięki zalecanemu programowi możesz odkrywać i wykorzystywać funkcje najwyższego poziomu do diagnozowania problemów wpływających na system, przeprowadzania wielu optymalizacji i napraw, a także wprowadzania przydatnych zmian w celu poprawy wydajności komputera.