5 wskazówek, jak lepiej informować pracowników (nawet zdalnie)

Zapewnienie skutecznej informacji zwrotnej od pracowników jest niezwykle ważną częścią każdego środowiska pracy. Może to być również otępiająco nużące.

Jeśli przeglądasz treści dla innych, wiesz, że przekazywanie opinii jest niezbędną przeszkodą do pokonania przed sfinalizowaniem projektu.

Bez względu na cel treści i grupę docelową, wszystkie projekty powinny przejść przez wiele rund celowej, szczegółowej recenzji, zanim wyjdą za drzwi. Jeśli przechodziłeś już wcześniej proces zbierania opinii, wiesz, że może on być bardziej skomplikowany niż to konieczne.

Może to często oznaczać planowanie godzin spotkań lub pisanie długich wiadomości e-mail tylko po to, aby przekazać opinię i omówić szczegóły, tylko po to, aby komentarze zostały błędnie zinterpretowane lub rozwiązane niepoprawnie.

Przygotowaliśmy listę najlepszych praktyk dotyczących przekazywania jasnych i skutecznych informacji zwrotnych bez wpadania w niekończącą się pętlę.

W ten sposób możesz:

1. Unikaj typowych pułapek, o których wiadomo, że spowalniają proces realizacji projektu.
2. Przekazuj pozytywne opinie, które zachęcają pracowników do zaangażowania.
3. Pomóż pracownikom poprawić ich wydajność.
4. Ogranicz niekończące się cykle recenzji.

Aby obejrzeć świetny film na temat przekazywania opinii w pracy, obejrzyj poniższy film!

Proste metody informacji zwrotnej: Jak przekazać informację zwrotną pracownikom

Spróbuj użyć poniższych technik informacji zwrotnych, gdy następnym razem będziesz udzielać informacji zwrotnych pracownikom. Przyspieszysz proces i uzyskasz lepsze wyniki od swojego zespołu.

Porada 1: Ogranicz liczbę recenzentów i ustal jasne oczekiwania

Każdy ma swoje zdanie. Aby zachować harmonogram projektu i przekazać twórcom pomocną opinię, ogranicz liczbę osób, które go recenzują.

Dzięki temu twórca może skupić swoją uwagę i usprawnić proces weryfikacji.

Gdy wymagana jest informacja zwrotna z całego działu lub nawet kilku członków zespołu, proces bardzo szybko staje się chaotyczny. Otwarcie śluz może skutkować dużą liczbą sprzecznych opinii pochodzących od interesariuszy, z których każdy ocenia z własnego, unikalnego punktu widzenia.

Jeśli uważasz, że projekt przypisany do twórcy będzie wymagał udziału większej grupy, bardziej odpowiednie może być wcześniejsze włączenie dodatkowych osób podczas burzy mózgów niż podczas sprawdzania treści. W przeciwnym razie ogranicz liczbę recenzentów tylko do najważniejszych interesariuszy.

Podobnie jak w przypadku ograniczania liczby recenzentów, każdy recenzent powinien mieć coś konkretnego, na co powinien zwrócić uwagę i przekazać opinię. Daje to szereg korzyści:

1. Zapewnia przegląd wszystkich aspektów treści.

2. Mocne strony każdego recenzenta można wykorzystać w najbardziej efektywny sposób.

3. Utrzymuje recenzentów na bieżąco.

Na przykład ktoś może zostać przydzielony do skupienia się konkretnie na ogólnym przepływie komunikatu prasowego i na tym, jak poszczególne części do siebie pasują. Ktoś inny może skupić się na bardziej technicznych aspektach, takich jak pisownia i gramatyka.

Gwarantuje to, że proces przeglądu jest płynny i użyteczny dla wszystkich stron.

Porada 2: Ogranicz liczbę cykli recenzji

To bardzo frustrujące, gdy twórca otrzymuje informację zwrotną od jednego recenzenta i wprowadza zmiany tylko po to, by otrzymać zupełnie inne komentarze od innego recenzenta i być zmuszonym do powtórzenia procesu. To samo dotyczy sytuacji, gdy jeden recenzent wciąż wraca i wprowadza kolejne zmiany.

Przydzielając recenzentów do projektu, często lepiej jest, gdy wszyscy rozglądają się dookoła w tym samym czasie. W ten sposób twórca nie musi dokonywać wielu rund zmian i zamiast tego może wziąć pod uwagę wszystkie opinie jednocześnie.

Daj recenzentom ostateczny termin na zrecenzowanie projektu, aby proces nie został przeciągnięty.

Po przesłaniu opinii przez wszystkich niezbędnych recenzentów i interesariuszy, a twórca wprowadzi zmiany, upewnij się, że zawartość jest sprawdzana po raz ostatni, zanim zostanie oznaczona jako ukończona. Może to zrobić kierownik, kierownik projektu itp.

Jeśli masz ogólną opinię na temat tego, jak twórca może ulepszyć swoją pracę, nie czekaj na kamień milowy, taki jak roczny przegląd wyników. Zaplanuj sesję opinii i omów proces tworzenia treści w bardziej spójny sposób.

Regularne dostarczanie informacji zwrotnych pomoże pracownikom poczuć się pewnie i poprawić ich wydajność, co pomaga im rozwijać się zawodowo i ostatecznie skraca czas poświęcany na udzielanie informacji zwrotnych na temat poszczególnych projektów.

Porada 3: Przekaż szczerą i szczerą opinię

Aby wyprodukować najlepszy produkt końcowy, ważne jest, aby twórcom treści udzielać uczciwych informacji zwrotnych. Kuszące może być wybranie łatwej drogi i powiedzenie: „Wszystko wygląda świetnie! nic bym nie zmieniła!” lub przesłonić szczegóły, które Twoim zdaniem byłyby lepsze, gdyby zostały nieco podrasowane.

Nie rób tego. To krzywda dla wszystkich zaangażowanych i samego projektu.

Zamiast tego zaproponuj słuszną, konstruktywną krytykę. To zmusi twórców do generowania świetnych treści i pomoże im rozwijać się zawodowo. Unikaj niejasnych określeń i udzielaj szczegółowych instrukcji dotyczących tego, co Twoim zdaniem wymaga aktualizacji.

W końcu na pewno nie chcesz być przyczyną wstrzymania projektu!

Zapewnia to również wydajną pętlę sprzężenia zwrotnego. Brak skutecznej informacji zwrotnej może spowodować zagrożenie dla reputacji, co może wpłynąć na poziom odpowiedzialności za projekt i zaufania, jakim dysponują interesariusze w przyszłości.

Porada 4: Użyj obrazów

Jeśli chodzi o recenzje treści, wiele osób polega na procesie, który jest dość ręczny (e-mail, spotkania itp.), co sprawia, że ​​pętla informacji zwrotnych jest frustrująca i czasochłonna zarówno dla osób udzielających informacji zwrotnych, jak i dla twórcy, który musi je uwzględnić .

Przekazywanie informacji zwrotnej na temat projektów to zadanie, które dla większości ludzi polega na notowaniu konkretnych elementów i opisaniu, co chcieliby zmienić, pisząc długie opisy.

Jednak korzystanie z narzędzia stworzonego specjalnie do tego procesu może zaoszczędzić czas i bóle głowy. W TechSmith używamy Snagit.

Snagit sprawia, że ​​oznaczanie zrzutu ekranu lub dokumentu jest bardzo łatwe. Możesz dodawać strzałki, objaśnienia i nie tylko! Możesz go również używać na stronach internetowych i oprogramowaniu UX.

Używając obrazu ze znacznikami, twórcy będą mogli wyraźniej zwizualizować zmiany, które chcesz zobaczyć, i dokładnie tam, gdzie należy je wdrożyć.

Porada 5: Korzystaj z filmów

Jeśli nieruchomy obraz ze znacznikami po prostu nie daje wystarczająco szczegółowego wyjaśnienia, Snagit ma rozwiązanie! Nagraj krótki screencast i przedyskutuj swoją opinię w czasie rzeczywistym.

Nagrywanie zawartości ekranu i przekazywanie opinii to szybki i łatwy sposób na przekazywanie szczegółowych opinii za pomocą przejrzystych instrukcji, które twórcy mogą zrozumieć.

Członkowie Twojego zespołu będą mogli z łatwością usłyszeć Twój głos i ton podczas nagrywania, co pomoże im wiedzieć, z czego jesteś (i czego nie) zadowolony.

Ponadto mogą wrócić i ponownie obejrzeć Twój screencast tyle razy, ile potrzebują. Koniec z konfigurowaniem w kółko rozmów Zoom w celu omówienia tych samych punktów lub wielokrotnego wyjaśniania opinii.

Przeczytaj więcej o tym, jak screencasting ułatwia pracę.

Masz to! Mamy nadzieję, że te wskazówki okazały się pomocne w uproszczeniu procesu przekazywania opinii i ułatwieniu pracy zarówno Twojej pracy, jak i twórcom treści.

Często Zadawane Pytania: