Informacje dla kadry kierowniczej: czy to musiało być spotkanie?

W tym artykule:

• Jak firmy dostosowują się i rozwijają dzięki przejściu na pracę zdalną i hybrydową
• Jak stworzyć zdrowszą kulturę pracy
• Dlaczego firmy takie jak TechSmith eksperymentują z asynchronicznymi przepływami pracy

Według badania przeprowadzonego w 2022 roku przez Pew Research Center, od wczesnych stadiów pandemii COVID-19 sześciu na dziesięciu pracowników w USA, których prace można wykonywać zdalnie, nadal pracuje z domu. CSC, firma zajmująca się doradztwem w zakresie zgodności z prawem z siedzibą w Wilmington w stanie Delaware, jest jedną z wielu firm, które od początku pandemii nie zdecydowały się na powrót do biura.

Niedługo po zmianie pracy zdalnej Mark Tarone, starszy inżynier ds. doświadczeń użytkowników w dziale technologii korporacyjnych w firmie CSC, zauważył ekran pełen pustych spojrzeń podczas regularnie zaplanowanej aktualizacji statusu.

„Nie było żadnej dyskusji, żadnej debaty, żadnej decyzji, która musiała zostać podjęta podczas tego spotkania” – powiedział Tarone. „Siedzieliśmy tam przez 30 minut i można było zobaczyć, jak ludzie się wycofują”.

Rozwiązanie? Zaproszenie kierownika projektu do tworzenia filmów i zrzutów ekranu, które członkowie zespołu mogliby obejrzeć przed aktualizacjami na żywo — i we własnym czasie w maksymalnie 10 minut. To wyeliminowało część zdalnych spotkań całego zespołu i zapoczątkowało przejście na bardziej asynchroniczny harmonogram pracy.

„Ludzie są podekscytowani – to było wielkie zwycięstwo” – powiedział Tarone. Zdumiewające 83% z ponad 9000 pracowników na całym świecie ankietowanych w badaniu Accenture Future of Work, opublikowanym w kwietniu, stwierdziło, że woli pracować zdalnie przynajmniej przez część czasu.

Tarone i inni menedżerowie posiadający wiedzę na temat komunikacji w pracy zdalnej zebrali się wirtualnie w czerwcu 2022 r., aby przeprowadzić przemyślaną dyskusję na temat zmieniającej się dynamiki komunikacji w miejscu pracy. Konwersację poprowadziło Crain's Content Studio, dział marketingu Crain's Detroit Business zajmujący się opowiadaniem historii, we współpracy z firmą TechSmith z siedzibą w Michigan, światowym liderem w dziedzinie oprogramowania do przechwytywania i nagrywania ekranu.

Podczas wirtualnej rozmowy kierownictwo zgodziło się, że produktywne hybrydowe modele pracy wymagają celowej zmiany ogólnej strategii komunikacyjnej firmy.

„Będziemy nadal obserwować znacznie mniejszą koncentrację na„ podstawowych godzinach pracy ”, a więcej na nastawieniu „zawsze i wszędzie”, które jest indywidualnie elastyczne i tworzy środowisko, w którym pracownicy i zespoły czują się uprawnieni do wykonywania swojej najlepszej pracy” — powiedział TechSmith CEO Wendy Hamilton.

Uczestnicy Okrągłego Stołu

Budowa cyfrowego zestawu narzędzi

Matthew Dyer, szef działu edukacji programistów w Netflix, pracuje zdalnie, odkąd zaczął pracę w firmie nieco ponad rok temu.

Scharakteryzował najlepsze praktyki komunikacyjne swojego zespołu jako wspierane przez połączenie narzędzi synchronicznych i asynchronicznych.

„Większość ciężkich prac w serwisie Netflix odbywa się w sekcji komentarzy w dokumencie Google” — powiedział. „Często pierwszą rzeczą, którą robię, jest przeglądanie komentarzy, ponieważ wiem, że właśnie tam miały miejsce wszystkie rzeczywiste dialogi”.

Asynchroniczne przepływy pracy, takie jak korzystanie z Dokumentów Google, umożliwiają pracownikom łączenie się, gdy jest to dla nich wygodne. Alternatywnie platformy synchroniczne wymagają od członków zespołu zalogowania się i uczestnictwa w określonym czasie.

„Istnieją różne stosy technologii komunikacyjnych, które możesz mieć w zależności od wielkości firmy, tego, czym się ona zajmuje, jaka jest Twoja kultura — nawet gdzie znajdują się Twoi ludzie” — powiedziała Elizabeth Pierce, starszy dyrektor ds. szkoleń dla dostawcy usług cyfrowych ZadanieUs. „Jeśli masz firmę zatrudniającą 200 osób, to, co działa dla ciebie, nie będzie działać dla firmy zatrudniającej 2 miliony pracowników”.

Jesse Lahey, współzałożyciel i partner strategiczny Workforce Communication, jest częstym użytkownikiem komunikatora głosowego Voxer, który umożliwia asynchroniczne rozmowy telefoniczne.

„Dla wielu z nas wydaje się, że telefon waży 100 funtów” – powiedział Lahey. „Jeśli podniosę słuchawkę lub do kogoś zadzwonię, mogę utknąć w 30-minutowej rozmowie. Ale możliwość naciśnięcia przycisku, pozostawienia wiadomości głosowej, a następnie otrzymania odpowiedzi, gdy nadejdzie odpowiedni moment, przyspiesza wiele rozmów”.

Francine Dubicki, dyrektor ds. nowych operacji biznesowych i usług finansowych w Mutual Trust Life Insurance Company, powiedziała, że ​​jej zespół korzysta z Box, opartego na chmurze narzędzia do zarządzania treścią i udostępniania plików, aby zapewnić globalną siłę roboczą Mutual Trust w kontakcie i „na tej samej stronie” pomimo będąc w różnych strefach czasowych. Dubicki mówi również, że regularnie polega na Snagit przy tworzeniu dokumentów użytkownika ze szczegółowymi zrzutami ekranu oraz przy tworzeniu inspirujących e-maili zawierających bąbelki z objaśnieniami i zabawną grafikę.

„Jesteśmy wielkimi fanami wykorzystywania tych narzędzi asynchronicznych w razie potrzeby i nadal szukamy możliwości współpracy, niezależnie od tego, czy chodzi o nowe oprogramowanie, czy o dodatkowe informacje o oprogramowaniu, które już mamy” — powiedział Dubicki.

Wskazówki dotyczące zestawu narzędzi technicznych

• Dokumenty Google: wspólny dokument oparty na słowach
• Box: zarządzanie treścią w chmurze i udostępnianie plików
• Snagit : narzędzie do przechwytywania i nagrywania ekranu; tworzy komunikację wizualną za pomocą obrazów, GIF-ów i filmów
• Voxer: wiadomości głosowe, komunikacja push-to-talk
• Camtasia: wszechstronna edycja wideo i nagrywanie ekranu do tworzenia, edytowania i udostępniania filmów

Przemyślenia spotkań

Badanie przeprowadzone w 2021 r. przez Reclaim.ai wykazało, że przeciętny profesjonalista spędza ponad połowę swojego tygodnia pracy — 21,5 godziny — na spotkaniach. Przed Covidem profesjonaliści spędzali około 14,2 godziny tygodniowo na spotkaniach. Od początku pandemii liczba odpraw indywidualnych wzrosła o 500%.

Według raportu „Hybrid Workplaces” opublikowanego przez Harvard Business Review, jednym z czynników leżących u podstaw gwałtownego wzrostu liczby wirtualnych spotkań jest „potrzeba monitorowania i obserwowania ludzi, aby poczuć, że praca postępuje naprzód”. Autorzy ostatecznie przypisują tę „potrzebę” zderzeniu między przestarzałym myśleniem w biurze od 9 do 17, w którym praca jest wykonywana synchronicznie, a coraz bardziej zdalną siłą roboczą, w której praca odbywa się według własnego harmonogramu każdego pracownika.

Ile z tych spotkań mogło być e-mailem, wiadomością wideo lub wspólnie udostępnionym dokumentem?

„Próbujemy skłonić ludzi do zadania sobie pytania: „Czy to musi być spotkanie?”. przed wysłaniem zaproszenia na spotkanie” – powiedziała Catherine Kosin, dyrektor zarządzająca i starszy wiceprezes firmy ubezpieczeniowej Oswald Companies z siedzibą w Cleveland. „Jednym ze sposobów, w jaki mamy nadzieję wzmocnić tę ideę, jest automatyczne ustawienie domyślne w programie Outlook, które wymaga od użytkowników dołączania programu z oczekiwanymi wynikami spotkania podczas wysyłania prośby o kalendarz”.

Kosin i jej zespół wdrożyli również w całej firmie politykę „nie spotykania się w piątki”, głównie w przypadku spotkań wewnętrznych.

Firma TechSmith podjęła kroki w celu zmniejszenia liczby spotkań, prosząc członków zespołu o nadanie priorytetu pracy asynchronicznej w lipcu. Hamilton powiedział, że w przeszłości firma testowała dni lub tygodnie „bez spotkań”, ale wielu pracowników przełożyło swoje spotkania na następny dzień.

„Próbujemy sprawdzić, czy zamiast tego skupienie się na asynchronizacji pomoże nam i członkom naszego zespołu lepiej ocenić, kiedy potrzebujemy spotkania” — powiedziała.

Chief People and Culture Officer w Walker-Miller Energy Services, Kimika Garrett, powiedziała, że ​​często odwołuje niepotrzebne spotkania.

„Kiedy dołączyłem do Walker-Miller w lutym, blokowałem każdy piątek” – powiedział Garrett. Dodała jednak, że niektóre piątkowe spotkania są umieszczane w jej harmonogramie indywidualnie.

Netflix próbował zapewnić wszystkim pracownikom późną przerwę wakacyjną, inicjując „powolny sierpień”, co oznaczało odwołanie powtarzających się spotkań w 2021 r. Według Dyera wpływ był nierównomierny.

„Ponieważ inni ludzie, tacy jak programiści, mieli spuszczone głowy, nasi ludzie z inżynierii korporacyjnej, którzy zajmowali się wsparciem narzędziowym, mieli więcej pracy” — wyjaśnił Dyer. „To może nie być rzecz, którą koniecznie możesz zlecić na poziomie firmy”.

Komunikuj się, komunikuj się, komunikuj się

Podczas gdy jasna komunikacja jest podstawą budowania satysfakcjonującej kultury miejsca pracy, eksperci uważają, że korzystanie zarówno z narzędzi synchronicznych, jak i asynchronicznych ma kluczowe znaczenie dla uwzględnienia różnych preferencji komunikacyjnych.

„Mamy obecnie sześć pokoleń siły roboczej, a każde z nich odbiera dane w inny sposób” – powiedział Kosin. „Nie możemy po prostu zrobić ze wszystkiego filmu i nie możemy zrobić ze wszystkiego e-maila”.

Jeśli liderzy Oswald Companies planują na przykład transmisję internetową w ratuszu, aby przekazać pracownikom, mogą uzupełnić to biuletynem, wyjaśnił Kosin, „aby osoba, która nie lubi słuchać lub być przed kamerą, mogła później odnieść się do tych informacji ”.

Pierce powiedziała, że ​​wierzy w dostarczanie informacji trzy razy i za każdym razem w inny sposób. Po spotkaniu całego zespołu można na przykład wysłać wiadomość e-mail z podsumowaniem, a następnie krótki film.

„Mamy różne pokolenia siły roboczej, a także mamy różne style uczenia się” – powiedział Lahey. „Niektórzy ludzie są czytelnikami; niektórzy ludzie potrzebują rzeczy wizualnie, a niektórzy są słuchowcami”.

Garrett podkreśliła również moc narzędzi asynchronicznych, które pomagają usprawnić komunikację całego jej zespołu — zwłaszcza tych, którzy pracują poza siedzibą firmy.

„Mam personel terenowy, który nie może uczestniczyć w lunchu i nauce lub nie może być przy komputerze, więc muszę się upewnić, że dopasowuję, opracowuję i dostarczam komunikację w sposób skuteczny” — Garrett powiedział.

Eksperymentowanie z różnymi technikami i narzędziami komunikacyjnymi, dodał Pierce, jest kluczowym elementem budowania strategii komunikacji w miejscu pracy. Powiedziała, że ​​wysokie wskaźniki rezygnacji lub rzadko uczęszczane wydarzenia firmowe – wirtualne lub inne – są często oznakami załamania komunikacji.

Praca w toku

Ludzie są teraz przyzwyczajeni do pracy w domu i nie walczą z pięciodniowymi dojazdami do pracy. Większa elastyczność jest przewagą konkurencyjną w dzisiejszej wojnie o talenty, a możliwości pracy zdalnej i hybrydowej rozszerzają się na całym świecie.

W firmie Walker-Miller Garrett poszerza zakres wyszukiwania swojego zespołu o określone stanowiska poza głównymi lokalizacjami firmy Walker-Miller. Powiedziała, że ​​koncentruje się również na szerszym poszukiwaniu talentów, które wykracza poza różnorodność płci i rasy i obejmuje weteranów i emerytów.

Z perspektywy HR Garrett koncentruje się na zmianie istniejących pomysłów na praktyki zatrudniania i kreatywnym poszukiwaniu talentów.

„Już teraz widzimy, jak duży wpływ ma możliwość komunikowania się i współpracy bez bezpośredniego kontaktu – lub nawet bez bycia dostępnym w tym samym czasie – na rekrutację i zatrzymywanie talentów oraz, szczerze mówiąc, na produktywność” — wyjaśnił Dubicki. „Praktyki pracy ewoluują, a jeśli chcemy nadal budować nasze zespoły, musi to również dotyczyć naszego sposobu myślenia”.