Etykieta e-mailowa: 12 zasad i przydatnych wskazówek

Etykieta e-mailowa nie jest czymś, co rodzimy się ze znajomością. Jednak wydaje się, że wszyscy oprócz nas znają niepisane zasady profesjonalnych e-maili.

Na szczęście zasady te nie są trudne, gdy uzyskasz główny obraz. Jesteśmy tutaj, aby dać Ci wskazówki, które Cię wyróżnią. W dobrym tego słowa znaczeniu, obiecujemy!

Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz przygodę z profesjonalną komunikacją e-mailową, czy po prostu chcesz szybko odświeżyć informacje, ten przewodnik jest dla Ciebie. W końcu wysyłanie e-maili nigdy nie powinno być przytłaczające.

Przejdźmy do najlepszych praktyk w zakresie wysyłania wiadomości e-mail, aby w kilku krokach ulepszyć swoją profesjonalną komunikację.

Czym jest profesjonalna etykieta e-mailowa i dlaczego jest ważna?

Mówiąc najprościej, etykieta e-mailowa to sposób, w jaki piszesz e-maile w celu profesjonalnej komunikacji. Różne aspekty e-maili mają różne cele i właśnie to omówimy w tym przewodniku.

Etykieta poczty elektronicznej jest ważna z wielu powodów. Po pierwsze, nadaje ton komunikacji i odzwierciedla Twój profesjonalizm. Źle napisany e-mail może prowadzić do nieporozumień, a nawet zniszczenia relacji.

Dodatkowo właściwa etykieta może poprawić efektywność i skuteczność komunikacji, prowadząc do lepszych relacji i wyników.

E-mail jest niewątpliwie najlepszym kanałem komunikacji w miejscu pracy, dlatego zrozumienie etykiety jest ważne, jeśli chcesz odnieść sukces.

Niepisane zasady etykiety e-mailowej mają znaczenie

Przyjrzyjmy się najważniejszym zasadom, których należy przestrzegać, aby komunikacja była prawidłowa.

Profesjonalny adres e-mail

To jest łatwe. Podczas tworzenia konta użyj adresu e-mail wraz ze swoim imieniem i nazwiskiem. Wiem, że wszyscy mamy zawstydzające adresy z młodości i nie chcemy, żeby kiedykolwiek wróciły na powierzchnię. Jeśli nadal go używasz, utwórzmy nowy!

Odpowiedni i pouczający temat

Twój temat jest wprowadzeniem do Twojej wiadomości e-mail. Albo co odbiorca przeczyta jako pierwszy. Niech ten tekst będzie krótki, zwięzły i pouczający.

Na przykład dobry temat wiadomości e-mail z aplikacją o pracę będzie brzmiał: „Aplikacja na stanowisko Asystenta sprzedaży”. Zwróć uwagę, że temat zawiera nazwę stanowiska „Asystent sprzedaży” i cel „Aplikacja”. Odbiorca będzie dokładnie wiedział, po co sięgasz – taki jest cel!

Profesjonalne powitanie i zamknięcie

Prawidłowe pozdrowienie to zawsze pozdrowienie typu „Witam, dzień dobry, kochanie itp.”, po którym następuje imię i nazwisko. Kiedy tylko możesz, dodawaj przedrostek „Pani, Pani, Pan, Doktor itp”.

Jeśli nie znasz ich imienia, nie martw się, po prostu się przywitaj. I nie zapomnij dodać przecinka po powitaniu.

Twoje zamknięcie i podpis również będą standardem. Zakończ swoje e-maile uwagą końcową, taką jak „Z poważaniem”, „Z poważaniem” lub „Dziękuję”, w zależności od kontekstu.

Następnie podpisz swój adres e-mail, podając swoje imię i nazwisko lub spersonalizowany blok podpisu e-mail.

Poprawna gramatyka i ortografia

To jest oczywiste, ale może być najtrudniejsze do naśladowania. Naszą najlepszą radą jest ponowne sprawdzenie słów i przestrzeganie standardowych zasad gramatycznych. Outlook i Gmail mają moduły sprawdzania pisowni, ale bardziej zaawansowane narzędzia, takie jak Gramatyka, naprawdę mogą przenieść Twoje pisanie na wyższy poziom.

Zachowaj profesjonalny ton i nie nadużywaj wykrzykników. Wiemy, że bez nich może być trudno wydawać się przyjaznymi, ale używaj ich oszczędnie. Szybko stają się przytłaczające.

Zachowaj zwięzłość

Nikt nie chce tracić czasu na przeglądanie nieporadnych, długich e-maili. Twój odbiorca e-maila prawdopodobnie spędzi nad Twoją wiadomością tylko niewielką ilość czasu. Dlatego ważne jest, aby szybko przejść do sedna.

W pierwszym wierszu podaj cel swojego e-maila. Uzupełnij go dodatkowymi informacjami i zakończ ramą czasową. Dzięki temu komunikacja jest niezwykle łatwa i skuteczna dla każdego.

Nie pozwól, aby załączniki zatykały skrzynki odbiorcze

Duże pliki to najgorszy koszmar skrzynki odbiorczej. Mogą zepsuć szybkość i wydajność skrzynki odbiorczej odbiorcy.

Mądrym wyborem jest udostępnianie dużych załączników za pomocą łącza.

Screencast to aplikacja innej firmy, która tworzy unikalne łącze do wszystkich Twoich zdjęć i filmów. Następnie możesz wysłać ten link zamiast samego dużego załącznika.

Ponadto możesz rozpocząć rozmowę na podstawie załączonego obrazu lub filmu. Dodawaj komentarze, reakcje i kontynuuj współpracę w jednym miejscu.

Zaufaj nam, Twój odbiorca będzie Ci wdzięczny, że nie spowalniasz jego skrzynki odbiorczej.

Już dziś z łatwością komunikuj się ze Snagitem

Snagit ułatwia tworzenie i udostępnianie angażujących i łatwych do śledzenia wizualizacji do Twoich e-maili!

Pobierz darmową wersję próbną

Odpowiedz wszystkim

Odpowiedz wszystkim to świetne narzędzie, ale może być też przerażające. Nasza rada jest taka, aby używać go… oszczędnie. Pamiętaj, że odpowiadając na wszystkie, odpowiadasz WSZYSTKIM.

Wszyscy uczestnicy wątku odzyskają Twój adres e-mail, co jest doskonałym narzędziem do masowej komunikacji informacji. Staje się jednak niezbyt dobrym narzędziem w przypadku konkretnych, zindywidualizowanych pytań.

Najlepsze praktyki, o których mogłeś nie wiedzieć

W tym momencie etykieta biznesowej poczty elektronicznej powinna wydawać się nieco bardziej wykonalna. A przynajmniej taką mamy nadzieję. W tej sekcji omówimy kilka wskazówek dotyczących etykiety e-mailowej, które poprawią Twoją komunikację ponad oczekiwania.

Odpowiadaj natychmiast

Staraj się odpowiadać na e-maile w ciągu 24 godzin od ich otrzymania. Ale czasami wiemy, że to nierealne. Zamiast tego ustal priorytet ważności swoich e-maili, korzystając z Metody Eisenhowera.

Unikaj używania poczty elektronicznej do przesyłania poufnych informacji

Aby uzyskać poufne informacje, użyj bezpiecznej platformy do przesyłania wiadomości lub rozmowy twarzą w twarz. Chociaż e-maile są zwykle prywatne, nie są niezawodne. Jak to się mówi: lepiej się zabezpieczyć, niż żałować.

Używaj komunikacji wizualnej, aby unikać długich ścian tekstu

To naprawdę zmienia zasady gry. Zamiast długich i nudnych e-maili, spróbuj udostępniać informacje za pomocą materiałów wizualnych. Będzie to skuteczniejsze i mniej nudne dla Twoich odbiorców.

Niedawne badanie TechSmith wykazało, że 98% respondentów korzystających z wideo w pracy twierdzi, że wpływa to na skuteczność ich przekazu na różne sposoby, między innymi poprzez ograniczenie nieporozumień, zwiększenie zaangażowania i oszczędność czasu.

Obrazy

Wysyłając obrazy, możesz łatwo pokazać proces, przekazać opinię i udostępnić dane. Komunikacja staje się dużo łatwiejsza, gdy jest przejrzysta i rozwija się dzięki efektom wizualnym.

Ponadto zrzuty ekranu są bardzo łatwe do zrobienia. Dzięki narzędziu do wykonywania zrzutów ekranu, takim jak Snagit, możesz przechwycić ekran i dodać przydatne adnotacje, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba. Niezależnie od tego, czy chcesz zwrócić uwagę na ważny szczegół, użyć narzędzia Krok, aby podświetlić proces, czy skorzystać z większej liczby funkcji, Snagit Ci to umożliwi.

Gdy Twoje przechwycenie zostanie doskonale zredagowane, udostępnij zrzut ekranu za pomocą unikalnego linku. Następnie wklej go na swoją ulubioną platformę do przesyłania wiadomości. Domyślamy się, że to już e-mail!

Filmy

Filmy to fantastyczne narzędzia, gdy potrzebujesz szybkiej demonstracji lub samouczka dla siebie lub swojego zespołu. Dzięki nagrywaniu obrazu w obrazie i możliwościom rysowania ekranu Snagit możesz podnieść poziom każdego e-maila. Po prostu naciśnij przycisk nagrywania, a wszystko inne stanie się dla Ciebie proste.

Podobnie jak w przypadku zrzutu ekranu, możesz wysłać swoje filmy e-mailem, udostępniając unikalny link.

Udostępniaj swoje zrzuty ekranu i nagrania ekranu za pomocą Snagit

Z łatwością twórz, edytuj i udostępniaj informacje każdemu, kto korzysta z Snagit!

Pobierz darmową wersję próbną

Aby zachować porządek, korzystaj z filtrów i folderów poczty e-mail

Wreszcie, bądź zorganizowany! E-maile gubią się w morzu komunikacji, którą otrzymujemy każdego dnia. I nie możesz oznaczyć ich wszystkich jako oflagowanych, to też będzie mylące!

Zamiast tego utwórz foldery, aby zachować porządek. Gdy skończysz czytać wiadomość e-mail, po prostu umieść ją w odpowiednim folderze. Dzięki temu nigdy nie zgubisz wiadomości e-mail i będziesz mógł do niej szybko wrócić, gdy będziesz potrzebować informacji.

Zmienia to Twoją komunikację i zmienia sposób, w jaki pracujesz. Koniec ze stratą czasu.

Podsumowując…

Zatem wysłanie profesjonalnego e-maila nie jest wcale takie trudne. Pamiętaj, że niektóre konwencje mogą być trudne do zapamiętania, ale o tym właśnie jest ten przewodnik. Możesz do niego wrócić, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba, nikt się nie dowie!