12 zasad etykiety e-mail dla bezbłędnej komunikacji

Nie musisz być ekspertem w dziedzinie pisania, aby napisać wiadomość e-mail. Jednak podczas pisania e-maili, zwłaszcza w przypadku komunikacji biznesowej, należy wziąć pod uwagę wiele rzeczy. Oto kilka zasad etykiety e-mail, o których należy pamiętać podczas wysyłania profesjonalnych wiadomości.

Pola e-mail

Wypełnienie pól w wiadomości e-mail może wydawać się proste, ale te wskazówki mogą oszczędzić Ci wstydu i jednocześnie pomóc odbiorcom.

Dokładnie sprawdź adresy swoich odbiorców

Jeśli kiedykolwiek wysłałeś wiadomość e-mail do niewłaściwej osoby, ponieważ polegałeś na „inteligentnych” sugestiach z aplikacji pocztowej, wiesz, jakie to może być krępujące.

Dwukrotne sprawdzenie nazwiska i adresu e-mail odbiorcy zajmuje tylko minutę. Jeśli masz aplikację, która konwertuje adres e-mail na nazwę odbiorcy w celu wyświetlenia, po prostu kliknij tę strzałkę lub najedź kursorem na nazwę, aby szybko przejrzeć.

Wprowadź zwięzły wiersz tematu

Wiersz tematu, który dołączasz do wiadomości e-mail, powinien być zwięzły i znaczący. Dzięki temu odbiorca od razu zobaczy, o czym jest wiadomość e-mail. Mogą nawet czytać swoje e-maile w kolejności według ważności treści, czyli tam, gdzie pojawia się temat.

Staraj się, aby temat był krótki, ale znaczący. Zrób zwięzłe podsumowanie tego, co zawiera Twoja wiadomość.

Uwzględnij CC i BCC, gdy jest to uzasadnione

Nie każdy odbiorca Twojej wiadomości może należeć do wiersza Do. Możesz użyć pola DW, aby skopiować innych, którzy potrzebują wiadomości e-mail jako referencji, lub pola UDW, aby je skopiować, ale zachowaj ich adresy e-mail jako prywatne.

POWIĄZANE: Co oznaczają CC i BCC w e-mailach?

Zarezerwuj pole Do dla osób, do których kierujesz wiadomość, oraz dla wszelkich wymaganych od nich działań. W przypadku innych osób, które po prostu muszą być świadome wiadomości, niezależnie od tego, czy ukrywasz ich adresy e-mail, czy nie, zamiast tego użyj linii CC i BCC.

Treść wiadomości

Oczywiście treść wiadomości e-mail jest miejscem, w którym umieszczasz swoją wiadomość. Ale jest kilka wskazówek, o których warto pamiętać, a które mogą sprawić, że ten przekaz zostanie złamany.

Dodaj powitanie

Szczególnie ważne podczas tworzenia e-maila biznesowego jest dodanie pozdrowienia. Rozpocznij wiadomość odpowiednio od słów „Szanowni Państwo”, „Cześć” lub podobnych, po których następuje imię i nazwisko odbiorcy.

Nic nie mówi „za bardzo się spieszę, żeby się martwić” niż e-mail bez powitania.

Użyj łatwej do odczytania czcionki

Chociaż zmiana czcionki wiadomości na inną lub niepowtarzalną jest kusząca, nie zawsze jest to najlepsza opcja dla osoby faktycznie czytającej wiadomość e-mail.

POWIĄZANE: Przestań zmieniać czcionkę e-maila

Użyj domyślnej czcionki, która jest łatwa do odczytania, np. Arial lub Times New Roman. Te klasyczne czcionki są nie tylko standardem dla większości klientów poczty e-mail, ale są również łatwiejsze do odczytania niż skrypt i bardziej profesjonalne niż zbyt swobodna opcja.

Dołącz podpis

Podobnie jak eliminowanie powitania, niepodpisywanie wiadomości e-mail może być postrzegane jako nieprofesjonalne. Na tym zamknięciu należy podać podstawowe informacje, których potrzebuje odbiorca.

Podpisy e-mail różnią się, ale mogą zawierać imię i nazwisko, firmę, tytuł, numer telefonu, stronę internetową i linki do mediów społecznościowych. Niezależnie od tego, czy masz wszystkie te dane w swoim podpisie, czy po prostu swoje imię i nazwisko, pamiętaj, aby dodać je na końcu wiadomości.

Ton i profesjonalizm

Wraz z podstawami wypełniania pól e-mail i komponowania treści wiadomości, rozważ swoje słowa. Czy chcesz użyć wszystkich wielkich liter, aby podkreślić punkt? Czy należy dodać odrobinę sarkastycznego humoru? Zanurzmy się głębiej.

Uważaj na wielkie litery i formatowanie

Kuszące może być użycie wielkich liter, pogrubionego tekstu lub podkreślenia, aby podkreślić swoje słowa. Ale zbyt wiele z nich w wiadomości mija się z celem i może przekazać agresywną wiadomość.

Staraj się unikać wielkich liter. Nie chcesz, aby odbiorca czuł się tak, jakbyś na niego krzyczał. Używaj formatowania czcionek, takiego jak pogrubienie, kursywa i podkreślenie, oszczędnie i tylko tam, gdzie to konieczne.

Ogranicz humor i emotikony do minimum

Chociaż większość ludzi lubi od czasu do czasu trochę humoru, nie zawsze ma to miejsce w e-mailach. Powodem jest to, że odbiorca nie widzi Twojej mowy ciała ani nie słyszy Twojego chichotu. Humor w komunikacji pisemnej może czasami zostać uznany za nieodpowiedni lub nawet obraźliwy, nawet jeśli nie masz tego na myśli.

POWIĄZANE: Jak wstawiać emotikony w wiadomościach e-mail programu Outlook

Poza eliminacją humoru staraj się nie nadużywać emotikonów w wiadomościach e-mail. Podczas gdy buźka lub kciuk w górę mogą być przydatne na czacie lub w wiadomości tekstowej, mogą nadać nieprofesjonalny ton w e-mailach biznesowych.

Dodaj niezbędne załączniki

Wszyscy to zrobiliśmy przynajmniej raz. Mówimy odbiorcy, że wysyłamy mu plik, a potem zapominamy go załączyć. Poświęć chwilę, zanim klikniesz Wyślij, aby upewnić się, że dołączyłeś wszystkie niezbędne załączniki.

Ponadto niektóre usługi poczty e-mail, takie jak Gmail i Microsoft Outlook, oferują funkcje przypominające o zapomnianych załącznikach. Skorzystaj z tych pomocnych narzędzi, aby nie musieć uzupełniać wiadomości e-mail kolejną wiadomością zawierającą plik i przeprosiny.

Uprzejma komunikacja

Niektóre zasady etykiety e-mailowej nie są niezmienne, ale mogą być po prostu uprzejme, rozważne i pomocne.

Rozważ zwięzłe wiadomości na urządzenia mobilne

Ponieważ coraz więcej e-maili jest przeglądanych na urządzeniach mobilnych, weź to pod uwagę podczas tworzenia swojego. Wyeliminuj zbędne słowa i przejdź od razu do rzeczy. Nie ma nic gorszego niż otwarcie wiadomości e-mail pełnej tekstu na telefonie komórkowym, która wymaga ciągłego przewijania.

Zaplanuj wysyłanie w godzinach pracy

Jeśli korzystasz z przydatnej funkcji planowania poczty e-mail, którą oferuje wiele klientów poczty e-mail, rozważ planowanie dostawy. Wysyłanie wiadomości e-mail bezpośrednio pod koniec dnia roboczego lub nawet o północy po prostu nie jest przyjemne.

POWIĄZANE: Jak zaplanować wiadomość e-mail w programie Outlook

Postaraj się zaplanować e-maile na dzień roboczy i w godzinach pracy, chyba że masz ważny powód, aby tego nie robić.

Skróć długie adresy URL

Ostatnia wskazówka dotycząca uprzejmości dotyczy linków, które umieszczasz w swoich e-mailach. Podobnie jak w przypadku tworzenia krótszych wiadomości dla widzów mobilnych, możesz zrobić to samo, dodając linki. Rozważ użycie narzędzia do skracania adresów URL, takiego jak Bitly, lub linkowanie do tekstu.

Zamiast linku, który zajmuje zbyt dużo miejsca w wiadomości, możesz zmniejszyć jego rozmiar i nadal otrzymywać link do odbiorcy.

Mamy nadzieję, że niektóre z tych zasad etykiety e-mail są tymi, które planujesz wykorzystać do własnych wiadomości biznesowych. A jeśli wyślesz wiadomość, którą chcesz cofnąć, sprawdź, jak odwołać wiadomość e-mail w Outlooku lub jak cofnąć wysłanie wiadomości w Gmailu.