Jak pobrać wszystkie e-maile z serwera w Outlooku?

Outlook jest głównym interfejsem poczty e-mail dla użytkowników Microsoft Exchange Server. Jest zsynchronizowany z serwerem, aby szybko i wygodnie pobierać i wysyłać wiadomości e-mail. Nie ma znaczenia, czy Twoim klientem poczty e-mail jest Outlook.com, Hotmail, czy nawet inna firma, taka jak Gmail, możesz łatwo skonfigurować swoje konto i zacząć wysyłać wszystkie te służbowe wiadomości e-mail.

Ponieważ są to Twoje e-maile, oczywiście chciałbyś mieć możliwość ich otwierania w dowolnym momencie. Możesz polegać na tym, że program Outlook wyświetla dowolny e-mail, którego potrzebujesz, bez względu na to, ile miesięcy minęło od jego napisania. Czy możesz? Jak się okazuje, sprawy nie są takie proste. Program Outlook domyślnie nie wyświetla wszystkiego: większość wiadomości e-mail pozostaje na serwerze Microsoft Exchange, podczas gdy tylko część jest dostępna w programie Outlook.

Jeśli korzystasz z programu Outlook 2019, 2016, 2013 lub Outlook dla usługi Office 365, nie możesz uzyskać natychmiastowego dostępu do starszych wiadomości e-mail bez zmiany ustawienia skrzynki odbiorczej. Chociaż Twój e-mail jest przechowywany na serwerze na zawsze, jeśli sobie tego życzysz, możesz oczekiwać wygody posiadania kopii lokalnej. Jednak sposób konfiguracji programu Outlook powoduje, że pobiera on do 12 miesięcy wiadomości e-mail na dysk lokalny. Jeśli chcesz czytać wiadomości starsze niż ta data, będziesz musiał podjąć odpowiednie działania, aby zmusić program Outlook do pobrania ich z serwera.

Dlaczego program Outlook ma limit pobierania wiadomości e-mail?

Możesz się zastanawiać, dlaczego sytuacja jest taka. Dzieje się tak, ponieważ pakiet Microsoft Office wprowadza pewne inteligentne ustawienia, gdy jest zainstalowany w twoim systemie. Sprawdza cały sprzęt i wprowadza niezbędne poprawki, aby umożliwić optymalne działanie programu w systemie. W odniesieniu do poczty e-mail programu Outlook i poczty korporacyjnej testy przeprowadzane na sprzęcie służą do ustawiania parametrów pobierania.

Po prostu stara się pomóc, ale program może stać się wścibski. Po sprawdzeniu dysku twardego w celu sprawdzenia, ile pozostało miejsca, automatycznie dostosowuje limit czasu, który określa, ile wiadomości e-mail jest przechowywanych lokalnie. Im więcej wolnego miejsca na dysku, tym więcej miesięcy pobieranych jest e-maili. Obliczenia dokonuje się według następującego wzoru:

• Jeśli wolne miejsce na dysku wynosi do 64 gigabajtów, na Twój komputer automatycznie pobierane są wiadomości e-mail do 12 miesięcy.
• Jeśli wolne miejsce na dysku mieści się w przedziale od 32 gigabajtów do 64 gigabajtów (nie licząc żadnej liczby), trzymiesięczne wiadomości e-mail są automatycznie pobierane na komputer.
• Jeśli ilość wolnego miejsca na dysku jest mniejsza niż 32 gigabajty, wiadomości e-mail z miesiąca są przechowywane w lokalnej pamięci komputera.

Możesz się zastanawiać, o co tyle zamieszania i dlaczego ustawienie nie może być po prostu ustawione na „pobieranie wszystkich e-maili” lub coś podobnego. W rzeczywistości, wbrew powszechnemu przekonaniu, e-maile mogą zajmować dużo miejsca. Ci, którzy prowadzą intensywne, wypełnione e-mailami życie, często odkrywają, że ogromna ilość miejsca została zajęta zarówno przez wysyłane, jak i odbierane wiadomości e-mail. Jeśli nie monitorujesz wykorzystania dysku, możesz się obudzić i odkryć, że cała Twoja przestrzeń została pochłonięta przez Twoją korespondencję biznesową.

Microsoft też o tym wie. Dlatego pakiet Office został zaprojektowany tak, aby automatycznie dostosowywać parametry przechowywania, takie jak domyślny lokalny limit przechowywania poczty e-mail dla programu Outlook. Zwykle jest to w porządku; są szanse, że nie potrzebujesz zbyt wielu e-maili z minionych lat. Co więcej, niezależnie od ustawienia, nadal masz lokalny dostęp do swoich zadań, terminów kalendarza i kontaktów.

Pamiętaj, że skuteczność tego ustawienia zależy od rodzaju używanego klienta poczty e-mail. Jeśli korzystasz z usług jednego z rodzimych dostawców usług poczty e-mail firmy Microsoft, takich jak Hotmail, Outlook lub 0365, ustawienie ma wpływ na liczbę wiadomości e-mail dostępnych lokalnie. Ta sama zasada dotyczy większości popularnych biznesowych usług e-mail. Jeśli jednak korzystasz z publicznego dostawcy, takiego jak Gmail, Yandex lub Yahoo, nie będziesz się tym martwić, ponieważ ustawienie nie będzie miało żadnego efektu. Wszystkie Twoje wiadomości e-mail na serwerze Microsoft Exchange będą miały kopię lokalną zapisaną w pamięci wewnętrznej komputera.

Jak sprawić, by Outlook pobierał wszystkie wiadomości e-mail z serwera?

Serwer tutaj naturalnie odnosi się do Microsoft Exchange Server. Podczas gdy niektóre firmy kupują licencję na hostowanie serwera Exchange w lokalu, inne zwracają się do zewnętrznego dostawcy serwerów Exchange-as-a-Service. Rośnie również popularność Exchange Online, chmurowej wersji usługi hostowanej przez sam Microsoft.

Niezależnie od używanego trybu Exchange, jego główna funkcja pozostaje taka sama: agent przesyłania wiadomości, który przesyła wiadomości e-mail między komputerami. Wiadomości są odczytywane z obu stron za pomocą klienta poczty e-mail, w tym przypadku Outlooka.

W gruncie rzeczy, korzystając z programu Exchange, wszystkie wysłane i odebrane wiadomości e-mail są przechowywane na serwerze Exchange bezterminowo. Oczywiście wieczne przechowywanie Twoich wiadomości e-mail zależy od takich rzeczy, jak limity przechowywania w chmurze dla poszczególnych kont i ciągłe korzystanie z konta. Chodzi o to, że w normalnych okolicznościach nadal możesz zobaczyć swoje e-maile, w tym naprawdę stare, nawet jeśli nie są przechowywane na twoim komputerze.

Co więc możesz zrobić, aby pobrać wszystkie wiadomości e-mail z serwera do programu Outlook? Jeśli chcesz wyświetlić wszystkie swoje e-maile w Outlooku, istnieją dwa sposoby.

Metoda 1: Użyj linku „Więcej” w Outlooku

Outlook dla pakietu Office oferuje łatwy sposób na zwiększenie liczby wiadomości e-mail wyświetlanych w folderze. Zakładając, że utrzymujesz konto przez długi czas lub masz długą historię poczty e-mail, aplikacja zazwyczaj wyświetla tylko najnowsze wiadomości e-mail. Możesz jednak zmusić program Outlook do pobrania wszystkich wiadomości e-mail IMAP — lub przynajmniej ich wyświetlenia.

Gdy jesteś w folderze takim jak Skrzynka odbiorcza lub Wysłane w Outlooku i przewiń w dół, wkrótce dojdziesz do końca wyświetlanych wiadomości e-mail. Tam zobaczysz komunikat informujący, że możesz kliknąć link, aby wyświetlić więcej wiadomości:

W tym folderze na serwerze jest więcej elementów

Kliknij tutaj, aby wyświetlić więcej e-maili na Microsoft Exchange

Po kliknięciu linku „Kliknij tutaj, aby wyświetlić więcej wiadomości e-mail w programie Microsoft Exchange”, program Outlook pobierze resztę wiadomości e-mail z tego folderu na komputer. Działa to tylko wtedy, gdy masz połączenie z Internetem. Ponadto pobierane są tylko wiadomości e-mail z określonego folderu. Tak więc, jeśli jesteś w folderze Wysłane, otrzymujesz tylko wszystkie e-maile, które kiedykolwiek wysłałeś.

Ta zasada obowiązuje, jeśli przeszukujesz skrzynkę pocztową. Gdy wpiszesz wyszukiwane hasło, a wyniki zostaną wyświetlone, jeśli istnieje wiele wiadomości e-mail pasujących do wyszukiwanego hasła, na dole strony wyników możesz zobaczyć następujące informacje:

Wyświetlam ostatnie wyniki …

Jeszcze

Kliknięcie linku Więcej powoduje pobranie pozostałych wiadomości e-mail pasujących do zapytania.

Jeśli chcesz szybko zobaczyć wszystkie swoje wiadomości e-mail w określonym folderze, możesz zalogować się na swoje konto za pomocą aplikacji internetowej dla programu Outlook. To prowadzi do interfejsu Microsoft Exchange Server dla twojego konta i możesz zobaczyć wszystko, co tam przechowywane.

Metoda 2: Zmień ustawienie „Poczta, aby zachować offline” w programie Outlook

To ustawienie określa, ile miesięcy wiadomości e-mail program Outlook przechowuje na Twoim komputerze. Pamiętaj, że działa to tylko w przypadku korzystania z klienta poczty e-mail firmy Microsoft lub uznanego dostawcy usług poczty biznesowej. Możesz zwiększyć liczbę przechowywanych maili lub nawet ją zmniejszyć. Możesz także powiedzieć programowi Outlook, aby zapisywał wszystkie wiadomości e-mail lokalnie.

Według Microsoftu:

Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 i Outlook dla Office 365 zapewniają opcje 1, 3, 6, 12 lub 24 miesięcy lub Wszystkie. Outlook 2019, Outlook 2016 i Outlook dla Office 365 zapewniają dodatkowe opcje 3 dni, 1 tydzień i 2 tygodnie.

Bez zbędnych ceregieli, oto, co musisz zrobić:

• Uruchom aplikację Outlook.
• Przejdź do zakładki Plik.
• Wybierz opcję rozwijaną Ustawienia konta.
• Gdy opcja jest rozwinięta, wybierz Ustawienia konta.
• W oknie Ustawienia konta wybierz zakładkę E-mail.
• Jeśli masz wiele kont w Outlooku, zostaną one tutaj wyświetlone. Wybierz ten, którego ustawienia chcesz dostosować, a następnie kliknij przycisk Zmień.
• Wyświetlone zostanie okno dialogowe Zmień konto. Upewnij się, że pole wyboru Użyj trybu buforowanej wymiany jest zaznaczone.
• Przesuń suwak „Poczta, aby zachować offline” na żądaną liczbę lat, miesięcy, dni lub tygodni. (Jeśli suwak jest wyszarzony, administrator mógł zablokować Ci możliwość zmiany tego ustawienia).
• Kliknij przycisk Dalej.
• Pojawi się wyskakujące okienko z prośbą o potwierdzenie zmiany konfiguracji. Kliknij OK.
• Kliknij Zakończ i uruchom ponownie Outlooka.

Wkrótce powinien pojawić się komunikat informujący, że „Twoje foldery są aktualne” na dole Outlooka. Pojawia się tylko wtedy, gdy program Outlook zakończy pobieranie wszystkich wiadomości z serwera Microsoft Exchange.

Wybierz opcję Wszystkie tylko wtedy, gdy jest wystarczająco dużo miejsca. Twoje ustawienia powinny odpowiadać ilości miejsca na dysku. Jeśli wybierzesz opcję pobierania wszystkich wiadomości e-mail na dysk z ograniczoną przestrzenią, problemy są nieuniknione. Zalecamy, aby najpierw usunąć wszystkie niechciane elementy z pamięci, aby zwolnić więcej miejsca.

Oczywiście może być trudno zdecydować, co usunąć z magazynu, dlatego jesteśmy tutaj, aby Ci pomóc. Czy wiesz, że oprócz oczywistych plików w twoim systemie, istnieją również niepotrzebne pliki, które nie mają żadnego celu poza zwiększaniem wykorzystania pamięci? Oczywiście chciałbyś się ich pozbyć, ale znalezienie miejsca, w którym się znajdują, może stanowić problem.

Aby rozwiązać tę zagadkę, zalecamy pobranie Auslogics BoostSpeed. To oprogramowanie jest przeznaczone do usuwania wszelkiego rodzaju śmieci komputerowych, takich jak niepotrzebne pliki tymczasowe systemu i użytkownika, pamięć podręczna przeglądarki internetowej, nieużywane dzienniki błędów, pozostałości plików Windows Update, niepotrzebna pamięć podręczna Microsoft Office i wiele innych. Po skanowaniu zauważysz odzyskane dodatkowe gigabajty miejsca na dysku. Jako bonus, BoostSpeed ​​znajduje i usuwa wszystkie przyczyny spowolnień systemu, zapewniając, że Twój komputer działa lepiej i stabilniej niż wcześniej.