Jak oparta na strategii transformacja cyfrowa buduje sukces

Poniższa sesja została zaprezentowana na Educause 2019 przez Vince'a Kellena, Chief Information Officer (CIO), University of California San Diego; Orlando Leon, dyrektor ds. informatyki, Kalifornijski Uniwersytet Stanowy we Fresno; Helen Norris, wiceprezes i dyrektor ds. informatyki, Uniwersytet Chapman; oraz Phil Ventimiglia, dyrektor ds. innowacji, Georgia State University.

Aby służyć rosnącej i zróżnicowanej populacji studentów, Georgia State University przejmuje więcej niż swój udział w cyfrowych innowacjach w szkolnictwie wyższym. Dla Phila Ventimiglia, dyrektora ds. innowacji, osiągnięcie większej wydajności jest koniecznością, aby zapewnić najlepsze wrażenia w całym kampusie.

„Musimy wykorzystać technologię” — powiedział Phil. „Po prostu nie ma wystarczającej liczby ludzi i personelu, aby zapewnić uczniom wszystko, czego potrzebują w innym przypadku”.

Innowacja pod inną nazwą?

Teraz nazwany jednym z najbardziej innowacyjnych uniwersytetów w Stanach Zjednoczonych, nic dziwnego, że wiele zmian w stanie Georgia można zakwalifikować jako transformację cyfrową (DX). Phil jednak wie, że żaden pojedynczy termin nie może oddać wieloaspektowych warstw pracy potrzebnej do trwałej zmiany.

„Sam termin „cyfrowa transformacja” nie ma znaczenia poza marketingiem trwającej koncepcji w nowym opakowaniu. Innowacja to ciągły proces” – powiedział.

Wiceprezes Uniwersytetu Chapman i dyrektor ds. informacji Helen Norris ma podobny pogląd. Przede wszystkim Helen chce się upewnić, że termin wykracza poza obecny szum, aby przekazać pełną skalę jego wpływu, i woli bardziej uniwersalny termin.

„Skupiłabym się bardziej na innowacjach niż na transformacji cyfrowej” – zauważyła. „Dzięki cyfrowej transformacji wydaje się, że technologia jest liderem. Zamiast tego powinna prowadzić strategia. W szczególności powinna być zakorzeniona w planie strategicznym uczelni.”

Chrońcie razem nowe pomysły

Jako trzeci najszybciej rozwijający się uniwersytet badawczy w kraju, Phil widzi, że wszyscy w Georgia State przyczyniają się do innowacyjnego sposobu myślenia.

„Nie można powiedzieć, że niektórzy ludzie są innowatorami, a niektórzy nie” – wyjaśnił. „Wszyscy w organizacji muszą być skupieni na innowacjach”.

W tym celu stan Georgia zachęca wszystkich wykładowców i personel do wspólnej pracy nad nowymi pomysłami. „Mamy DNA na naszym uniwersytecie, aby eksperymentować, próbować nowych rzeczy” – powiedział. Często obejmuje to pracę w różnych działach nad trudnymi projektami. „Musimy wyjść z naszych silosów. Współpracujemy bardzo ściśle we wszystkich obszarach”.

Szczególnie ważny jest aspekt pracy zespołowej. „Innowacje nie mogą być własnością nikogo” — powiedział Phil. „Z mojego doświadczenia wynika, że ​​gdy próbujesz, aby jedna osoba kierowała innowacjami, to tak, jakby ktoś wpadł na ceglany mur. Współpraca jest prawdziwa i działa”.

Vince Kellen, dyrektor ds. informacji (CIO) na Uniwersytecie Kalifornijskim w San Diego, uważa tę działalność za bardziej selektywną.

„Innowacje to trudna sprawa” – wyznał. „Nie każdy lubi wprowadzać innowacje. Niektórzy lubią to robić, a nie powinni.

Czasami jest też odwrotnie – wyjaśnił. „Niektórzy wprowadzają innowacje i nie wiedzą, że to robią”.

Na przykład, chociaż nie był to ich cel, wykładowcy, którzy uruchomili nowe Centrum Optymalizacji Chmury, odkryli, że program pilotażowy przypadkowo ujawnił przełomowe nowe informacje i procesy.

Aby uniknąć tendencji natury ludzkiej do status quo, nowe idee często potrzebują dodatkowego wsparcia.

„Umieszczenie innowacji na porządku dziennym jest ważne” – podkreślił Vince. „Czasami najlepsze innowacje wymagają ekstremalnej obrony i ochrony. Czasami inne części organizacji będą próbowały zabić tę innowację”.

Vince zauważył również, że jeśli nie jest wspierany odgórnie, czasami sami agenci zmiany również wpadają w cel. Aby zmiana przetrwała, ważne jest, aby jej bronić, gdy jest młoda.

„Ludzie dokonujący innowacji potrzebują ochrony” – doradzał. „Osłaniamy ich przed instynktami organizacji, aby albo wprowadzić [innowację] zbyt wcześnie, albo ją zabić”.

Relacje jako zasoby

Pod pewnymi względami mniejsze uniwersytety mają przewagę, jeśli chodzi o przejścia. Helen zauważyła, że ​​mniejsze środowiska mogą być bardziej zwinne.

„Nie masz takiej samej biurokracji, aby osiągnąć te same rzeczy” – wyjaśniła.

Część tej zręczności pochodzi z bardziej ugruntowanych powiązań międzyludzkich. „Ponieważ jesteś mniejszy, osobiście znasz połowę wydziału” — powiedziała Helen. „Możesz wykorzystać te relacje, robiąc innowacyjne rzeczy i wprowadzając zmiany”.

Istnieją jednak wady bycia w mniejszej organizacji. – Masz mniejszy personel – zauważyła Helen. „Po prostu nie masz środków, aby robić niektóre z zabawnych rzeczy. Nawiązujesz więc współpracę z dostawcami i innymi członkami społeczności”.

Vince ostrzegł, że większe instytucje mają podobny zestaw zalet i wad, jeśli chodzi o transformację cyfrową.

„Mamy iluzję większej ilości zasobów na większym uniwersytecie” – powiedział. „Ale innowacja to coś z zespołu garażowego”.

Przy ponad 1,4 miliarda dolarów przeznaczanych na badania rocznie, istnieje wiele innych czynników rozpraszających i może być trudno przyciągnąć uwagę wykładowców. Aby promować trwałe zmiany, musisz znaleźć punkty współpracy i znać swój wydział. Idealnie może to przełożyć się na szansę dla wydziału lub personelu, aby ich doświadczenie było lepsze lub lepsze dla swoich uczniów. „Najważniejsze są relacje z tymi wydziałami” – powiedział.

Orlando Leon, dyrektor ds. informacji na California State University we Fresno, zgadza się z tym, ale podkreśla znaczenie kierownictwa kampusu gotowego podjąć pewne ryzyko.

„Cyfrowa transformacja musi być odgórna i oddolna” – nalegał Orlando. „To musi się gdzieś zacząć. Musisz być w stanie przewodzić zmianom na tym poziomie”.

Nawet pośród oporu, ważne jest, aby zebrać wsparcie, nawet jeśli oznacza to rozpoczęcie od małego. „Partner z kolegami” – poradził Orlando. „Nie musisz zaczynać od przeskoczenia księżyca”.

Złożoności ze zmianą

Kluczowym wyzwaniem z góry jest nie gonienie za wszystkimi dostępnymi nowymi rozwiązaniami cyfrowymi. Choć kuszące, często skutkuje użyciem błyszczącego narzędzia do niewłaściwej rzeczy.

„Myślę, że wszyscy są zachwyceni technologią i nie rozumieją, że złożoność jest ogromna”, wyjaśnił Vince. „Cała ed tech konsekwentnie nie docenia ostatnich 10 procent wsparcia potrzebnego do cyfrowej transformacji”.

W przypadku projektów, które osiągają przewagę, pomocny jest posiadanie solidnego zespołu IT. Phil zauważył, że Georgia State zazwyczaj przeprowadza 40-50 nowych integracji rocznie, a ich silny zespół IT pozwala im szybko integrować nowe technologie.

Podobnie silny zespół IT może zapewnić płynne działanie wszystkich innych elementów w tym samym czasie, gdy instalowane są nowe systemy. „Systemy podstawowe nadal muszą działać”, powiedział Orlando. „Zachęcam nasze zespoły do ​​dobrego wykonywania wszystkich naszych podstawowych funkcji”.

Meta wyzwanie IT — przerób własne podstawy

Szkolnictwo wyższe musi przeskalować niezaprzeczalny „garb” technologiczny, aby naprawdę znaleźć się w doskonałym miejscu dla dzisiejszej cyfrowej transformacji. Vince zauważył, że pozbycie się systemów mainframe może być ogromnym krokiem naprzód.

„Największa cyfrowa transformacja dotyczy samej pracy IT” – powiedział. „To będzie przejście z „homebrew” środowiska inżynierii oprogramowania do DevOps, a mianowicie będziemy zarządzać danymi i analizami, a nie będziemy już tworzyć oprogramowania”.

Usługi w chmurze pozwalają również lepiej skoncentrować się na innych celach programu. „Rozwój na studiach jest priorytetem” – powiedział Vince. „Istnieją interesujące strategie, które opracowujemy online”.

Phil zauważył, że Georgia State skupia się na perspektywie studenta, mając na celu ułatwienie całej podróży studenckiej. „Jesteśmy oddani stworzeniu miejsca, w którym uczniowie mogą odnieść sukces” – powiedział.

Ludzki element zmiany

We wszystkich rodzajach transformacji procesowych, spotkanie twarzą z wykładowcami jest koniecznością.

„Pomimo tego, że jest cyfrowy, ludzki dotyk jest naprawdę ważny” – wyjaśniła Helen. „Musisz pracować nad projektami cyfrowymi ramię w ramię z wykładowcami, których to dotyczy”.

Wspieranie już zajętych wydziałów zapewnia im przede wszystkim intelektualną i emocjonalną motywację do przejścia przez trudne zmiany.

Phil zgodził się, zauważając, że większość innowacyjnych zmian jest dokonywana nie przez kadrę naukową, ale przez kadrę etatową, a jego celem jest przyjęcie tych wysiłków w sposób, który ma znaczenie dla instruktorów. Chce zapewnić instruktorom pomoc w rozwiązywaniu problemów. „Chcemy dać im większe wsparcie. Kiedy pojawiają się przeszkody, potrzebują czasu, aby to przepracować” – powiedział. „Musimy upewnić się, że nie karzemy ryzyka”.

Aspekt ludzki jest krytyczny. „W jaki sposób możemy upewnić się, że świecimy w centrum uwagi, a oni otrzymują uznanie za wspaniałą pracę, którą wykonują?” – zapytał Phil. „Ostatecznie chcemy, aby otrzymywali nagrody i rozwijali swoją karierę”.

Vince zgodził się, że pielęgnowanie motywacji do zmiany jest podstawowym elementem zachęcającym wykładowców do przyjmowania nowych sposobów robienia rzeczy.

„W jaki sposób ludzie wykorzystują technologię, aby służyć swoim społecznym instynktom biologicznym?” – zapytał. — Bo tak naprawdę się tutaj dzieje. Aby zachować element humanistyczny i stamtąd pracować.”

Przekształcanie uczniów w nowe umiejętności cyfrowe

Phil zauważa, że ​​pomyślna transformacja cyfrowa powinna wspierać wyższy poziom umiejętności cyfrowych uczniów. Choć otwarcie można wypróbować nowe narzędzia cyfrowe, wyzwaniem jest zapewnienie najlepszych narzędzi i zajęć dla każdego programu studiów.

„Jak przygotować studentów do konkurowania w tej gospodarce XXI wieku?” – zapytał. „Jako liderzy w szkolnictwie wyższym jesteśmy w trakcie czwartej rewolucji przemysłowej, która zasadniczo zmienia szkolnictwo wyższe. Już widzimy te przesunięcia lodowcowe. Sposób, w jaki zapewniamy nauczanie i uczenie się, zmienia się”.

Na przykład po uruchomieniu programu pilotażowego alfabetyzacji cyfrowej w college'u z wyróżnieniem studenci stanu Georgia ukończyli projekt wizualizacji przy użyciu oprogramowania Tableau/mapping, aby pomóc im lepiej zrozumieć znaczenie wydarzenia historycznego. Uniwersytet bada ścieżki alfabetyzacji cyfrowej, które obejmują uczenie się przez doświadczenie, uczenie się oparte na projektach i realne projekty we współpracy z organizacjami w Atlancie. Phil widzi obowiązek pomocy w zapoczątkowaniu tej zmiany.

„To ciągłe koło tego, jak poruszamy igłą” — powiedział Phil. „Jak możemy stale podnosić umiejętności uczniów, aby nie tylko rywalizowali, ale i byli na czele. Jako liderzy technologiczni naszym obowiązkiem jest być liderem myśli i pytać, jak możemy lepiej służyć tym studentom, aby odnieść sukces w tej nowej światowej gospodarce” – powiedział.

We Fresno studenci Kalifornijskiego Uniwersytetu Stanowego pracują z botem wellness, uczą się interdyscyplinarnie i łączą siły ze studentami przedszkolnymi, aby studiować blockchain. Szczególnie na ich obszarze geograficznym znajomość narzędzi cyfrowych może potencjalnie mieć duże znaczenie dla tych uczniów.

„Te umiejętności są świetne. Tylko 11 procent miejsc pracy w dolinie wymaga czteroletniego dyplomu” – wyjaśnił Orlando. „Nasi studenci muszą być gotowi, aby uniknąć zastąpienia ich przez automatyzację”.

Pracując nad administracyjną stroną IT, Orlando stara się ułatwić instruktorom poznanie nowych narzędzi i zasobów — a świadomość rośnie.

„Okazuje się, że wydział nie wiedział, że ma takie wsparcie”, powiedział. „Nasza zdolność do zmiany i robienia rzeczy wzrasta”.

Lepsze dane w celu poprawy wyników

Transformacja cyfrowa już wprowadziła procesy, które gromadzą strategiczne informacje i wykorzystują je z korzyścią dla wyników uczniów. Phil skomentował, że stan Georgia odnotował znaczny wzrost liczby absolwentów.

Warto zauważyć, że jego zespół wykorzystał dane, aby ustalić, które godziny zajęć są najbardziej potrzebne, a następnie określił, w jaki sposób optymalnie rozmieścić zajęcia, aby jak najlepiej wykorzystać czas prime.

„Wciąż przyglądamy się, jaki jest następny element, na który możemy spojrzeć, aby uzyskać kolejne pół procent poprawy” – powiedział.

Zmiana dzieje się powoli

Vince powiedział, że nie wszystkie zmiany nastąpią szybko i to jest w porządku. Podczas gdy niektóre rzeczy znacznie się zmieniły, inne — takie jak spotkania twarzą w twarz — pozostają takie same.

„W porównaniu z silnikiem spalinowym dla rolników, który doprowadził do zwiększenia produktywności o 1000%, transformacja cyfrowa w wyższej wersji jest znacznie bardziej zniuansowana” – powiedział. „Jest cyfrowa infuzja, ale wiele skromnych kroków naprzód”.

Krokowe podejście do zmian to kolejny dobry sposób na ustalenie oczekiwań. „Pomyśl o modelu SAMR”, powiedział Orlando. „Najpierw zastąp cyfrowy papierem. Technologia jest dostępna dzisiaj, po prostu musisz to zrobić.”

Być może najważniejsze w przypadku wszystkich transformacji cyfrowych jest zapewnienie, że wszyscy rozumieją, że prawdziwą rolą technologii jest wykorzystanie danych i systemów do wzmocnienia najlepszych elementów szkolnictwa wyższego.

„Widzę to jako podobne do tego, co dzieje się w handlu detalicznym” — powiedział Phil. „Było dużo szumu, że cała cegła i zaprawa znikną. Zamiast tego widzimy firmy takie jak Amazon budujące fizyczną obecność. Technologia cyfrowa zwiększyła wartość handlu detalicznego, więc poszerzyła relację z konsumentem”.

To samo dotyczy szkolnictwa wyższego, które poszerza możliwości nauczania i poszerza możliwości wyboru studentów.

Jeśli chodzi o to, jak odnieść sukces w cyfrowej transformacji, wiele osób pracuje razem nad szerszym obrazem. „To nie jest *jedna* rzecz, którą musisz zrobić, aby odnieść sukces w DX-ach” — zauważył Phil. „To setki rzeczy”.