Rozwiązanie do zarządzania zasobami cyfrowymi — dlaczego Twoja firma go potrzebuje

Pieniądze

Jeśli Twoja firma jest w punkcie, w którym wysyła swoje zasoby cyfrowe w świat, czy to za pośrednictwem Twojej witryny internetowej, kanałów mediów społecznościowych, czy biuletynów e-mail, Twoja firma będzie generować duże ilości zasobów marketingowych. Jak każdy aktyw, musi być właściwie zarządzany, aby można było w pełni wykorzystać jego wartość. Aby zrobić to skutecznie, potrzebujesz rozwiązania do zarządzania zasobami cyfrowymi. W przeciwieństwie do prostych platform do udostępniania plików, takich jak DropBox i Box (lub nawet innych bardziej wyrafinowanych narzędzi), rozwiązanie do zarządzania zasobami cyfrowymi zostało zaprojektowane tak, aby śledzić rosnącą liczbę rzeczy, które są tworzone i przesyłane dla Ciebie – ryzy zdjęć i filmów, dokładnie repliki plików HTML Twojej witryny i postów na blogu w formacie .pdf, zawartość dostarczona przez klienta w dokumentach programu Word — dzięki czemu możesz łatwo udostępniać je ludziom na całym świecie.

Co to jest system zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM)?

Digital Asset Management (DAM) to proces organizowania plików cyfrowych i zarządzania nimi. Jest to termin ogólny obejmujący systemy zarządzania treścią, systemy zarządzania bazami danych i systemy publikacji w Internecie.

Rozwiązanie do zarządzania zasobami cyfrowymi przechowuje zasoby cyfrowe w bazie danych lub repozytorium. Twórcy i redaktorzy treści mogą uzyskać dostęp do tych danych, aby wykorzystać je do tworzenia zasobów cyfrowych i zarządzania nimi do różnych celów, takich jak strony internetowe, posty w mediach społecznościowych, wiadomości e-mail lub inne rodzaje treści.

Twórcy treści mogą uzyskać dostęp do systemu za pośrednictwem przeglądarki internetowej lub aplikacji komputerowej, która umożliwia przesyłanie nowych zasobów i edycję istniejących. Mogą również dodawać do zasobu tagi metadanych, które pomogą uporządkować go w katalogu DAM.

Jakie są rodzaje zasobów cyfrowych?

Istnieje wiele różnych rodzajów zasobów cyfrowych. Niektóre z najpopularniejszych to obrazy, filmy i grafika. Jednak zasoby obejmują również wszystkie pliki źródłowe i pliki gotowe do druku dla dowolnej literatury firmy lub zasobów drukowanych.

Możesz pomyśleć, że Twój dział marketingu ma już pod kontrolą zarządzanie aktywami. Jeśli uważasz, że to prawda, rozważ następujące kwestie:

Problemy z przechowywaniem danych

Pomyśl o logo swojej firmy. Ile miejsc jest używany? Pojawi się na każdym drukowanym materiale marketingowym, w Twojej witrynie, w kanałach mediów społecznościowych i na każdym innym wyświetlaczu elektronicznym, który ktoś może napotkać podczas przeglądania Internetu.

Za każdym razem, gdy wyświetlane jest logo, będziesz potrzebować pliku obrazu w różnych rozdzielczościach. Musisz zdecydować, czy wybrać rozmiar zoptymalizowany pod kątem Internetu, czy największy dostępny plik. Jeśli użyjesz największego obrazu, wykorzystasz więcej miejsca na serwerze, a być może nawet zupełnie nowy serwer do przechowywania wszystkich plików graficznych: co sprawia, że ​​tak wiele firm myśli, że może używać jednego serwera do swoich zasobów cyfrowych ? Rozmiary plików stają się coraz większe wraz ze wzrostem pojemności pamięci, ale należy zrozumieć, że zasoby serwera nie są nieograniczone.

Teraz pomnóż kwestię, biorąc pod uwagę zdjęcia produktów, obrazy stockowe, zdjęcia na zamówienie i sesje wideo. Każda wersja dzieła literackiego. Zakres powielania zasobów i związane z tym wymagania dotyczące przechowywania szybko rosną.

Czas poświęcony na prośby o zdjęcie

Zastanowisz się również, ile czasu zajmuje przetwarzanie żądań zdjęć. Jeśli masz większy serwer i dużo obrazów, może to zająć trochę czasu – zwłaszcza jeśli masz bardzo zajęty zespół marketingowy pracujący nad różnymi treściami.

Twój zespół marketingowy może zlecać niektóre prace na inne obszary. Na przykład fotograf może zostać poproszony o dostarczenie gotowego produktu w późniejszym terminie i potrzebuje dostępu do zasobów cyfrowych lub plików użytych w oryginalnej sesji do celów edycji. Ile różnych osób będzie potrzebować dostępu? Ile pojemności pamięci potrzebuje każda osoba? A co z postępami w rozwoju! Jeśli ktoś wprowadza zmianę w projekcie, która wymaga dostępu do obrazów, prawdopodobnie używa własnych sposobów przechowywania plików.

Te wymagania dotyczące czasu Twojego zespołu marketingowego kosztują Twoją firmę i pieniądze. Może to również zaszkodzić reputacji Twojej marki, gdy interesariusze zobaczą niespójne lub słabe projekty pochodzące z Twojej firmy.

Brak spójności marki

Jeśli masz projekt, który jest używany w wielu różnych obszarach w Twojej firmie, takich jak witryna internetowa, kanały mediów społecznościowych i bezpośrednia korespondencja pocztowa, musisz upewnić się, że wszystkie te projekty i zasoby są spójne.

Będziesz także chciał się upewnić, że jeśli jeden z tych plików jest edytowany lub aktualizowany, zostanie również zaktualizowany wszędzie indziej. Pomyśl o grafice wiadomości e-mail – czy chcesz używać innej wersji dla każdego e-maila? Być może myślisz „Oczywiście, że nie”, ale ile różnych wersji czytelnik widzi na swoim urządzeniu mobilnym? Jeśli ktoś ma na swoim telefonie lub tablecie zabezpieczenie marketingowe, co się stanie, jeśli ten zasób zostanie zaktualizowany? Jest to nie tylko frustrujące dla odbiorcy, ale również bardzo kosztowne.

Korzyści z DAM

Korzyści z wdrożenia systemu DAM to:

Jedno miejsce przechowywania

Zarządzanie aktywami jest znacznie ograniczone. Możesz przechowywać wszystkie swoje zasoby cyfrowe w jednym miejscu, dzięki czemu znika potrzeba ręcznego przechowywania plików. Zarządzanie zasobami cyfrowymi pozwala znaleźć to, czego szukasz, kiedy tego szukasz. Będziesz mógł edytować, usuwać i sortować zasoby, aby właściwie nimi zarządzać. Pozwala to nawet śledzić zmiany pod względem tego, kto opublikował zasób, kiedy został zmieniony/zaktualizowany i kto był zaangażowany w proces zmiany. Oznacza to, że wersje są zawsze zachowywane i w razie potrzeby można do nich ponownie uzyskać dostęp.

Harmonizacja danych

Zasoby cyfrowe mogą być przechowywane w jednym miejscu i zorganizowane w ten sam sposób. Zmniejsza się ryzyko wystąpienia sprzecznych wersji i niespójnych konwencji nazewnictwa. Ponadto możesz go używać do śledzenia zmian w dokumentach lub plikach, a także kto był zaangażowany i kiedy.

Twój system DAM pozwoli Ci przyjrzeć się problemom związanym z zarządzaniem aktywami w Twojej firmie, co pomoże skrócić czas poświęcany przez Twój zespół marketingowy na zapytania o zdjęcia i organizację. Jeśli prowadzisz małą firmę lub masz bardzo ograniczone zasoby, korzystne może być wybranie usługodawcy, który specjalizuje się w zarządzaniu zasobami cyfrowymi.