Jak stworzyć podręcznik szkoleniowy: kroki i narzędzia, które to ułatwiają

Prędzej czy później każda firma lub organizacja musi stworzyć podręcznik szkoleniowy. Często muszą stworzyć wiele podręczników, aby uwzględnić zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne potrzeby szkoleniowe.

Wewnętrznie podręczniki szkoleniowe pomagają wszystkim pracownikom zachować wydajność i produktywność w trakcie wykonywania swojej pracy.

Zewnętrznie podręczniki szkoleniowe są kluczowymi elementami treści dla edukacji klientów, szkoleń i, co najważniejsze, satysfakcji.

Ale jeśli jesteś podobny do mnie, termin „podręcznik treningowy” przywodzi na myśl ponury obraz. Gruba, firmowa broszura oprawiona w nijaką okładkę. Może ma na sobie jakieś zdjęcia, a może to tylko tytuł na solidnej okładce.

Więc najpierw wyczyśćmy ten obraz z naszych umysłów. Stary format książkowy nadal ma swoje miejsce na świecie (np. schowek w desce rozdzielczej Twojego samochodu), ale teraz jest o wiele więcej opcji. Dzisiejsze podręczniki szkoleniowe nie wyglądają ani nie funkcjonują tak, jak kiedyś podręczniki szkoleniowe. Możliwe jest również, aby każdy mógł je utworzyć.

W tym poście omówimy, jak możesz napisać świetny podręcznik szkoleniowy i niektóre opcje, które masz podczas jego tworzenia.

Jaki jest cel podręcznika szkoleniowego?

Podczas gdy opakowanie tradycyjnego podręcznika szkoleniowego uległo zmianie, jego szlachetny cel pozostaje spójny.

Podręcznik szkoleniowy to zestaw instrukcji, które poprawiają jakość wykonywania pracy, procesu lub zadania. Firmy korzystają z podręczników szkoleniowych ze szkoleniami osobistymi, zdalnymi, na żądanie i na czas. Kilka typowych zastosowań to:

• Wdrażanie nowych pracowników
• Wdrażanie nowego oprogramowania i systemów
• Nowy protokół lub dokumentacja procesu
• Udostępnianie standardowych procedur operacyjnych
• Szkolenie i edukacja klientów
• Instrukcje i informacje o produkcie

Firmy tworzą podręczniki szkoleniowe dla pracowników, aby zwiększyć produktywność organizacji i zapewnić każdemu narzędzia i informacje niezbędne do osiągania doskonałych wyników w pracy.

Z drugiej strony firmy i organizacje tworzą podręczniki szkoleniowe, które wspierają również ich klientów. Uczą, jak korzystać ze swoich produktów, kiedy pewne funkcje się przydają, i demonstrują kluczowe przepływy pracy.

Podręczniki szkoleniowe do edukacji klientów pomagają użytkownikom uzyskać jak najwięcej korzyści z zakupu. Są krytycznym zasobem i zapewnia je każda odnosząca sukcesy firma.

Najlepsze podręczniki szkoleniowe to łatwe do zrozumienia przewodniki informacyjne. Przedstawiają koncepcje jasnym językiem, używając odpowiednich przykładów i obrazów. Wykonany właściwie, dobry podręcznik szkoleniowy staje się zaufanym źródłem informacji dla pracowników i menedżerów lub klientów i klientów.

Jak napisać podręcznik szkoleniowy

Stworzenie świetnego podręcznika szkoleniowego może być onieśmielające, ale nie musi tak być. Dzięki odpowiedniemu podejściu możesz szybko przejść od konspektu do produkcji i zapewnić współpracownikom lub klientom, bez względu na to, kim są twoi odbiorcy, pomocne, łatwe w użyciu zasoby.

Oto jak.

Krok 1: Zdefiniuj odbiorców

Pierwszą rzeczą, kiedy zaczynasz pracę nad swoim podręcznikiem szkoleniowym, jest wiedza, dla kogo piszesz. Aby to zrobić, opracuj obraz tego, kiedy, gdzie i w jaki sposób ludzie będą mieli dostęp do treści szkoleniowych.

Aby zrozumieć swoich odbiorców, możesz zadawać i odpowiadać na pytania takie jak:

• Co przyniesie je do Twojego podręcznika szkoleniowego?
• Jaki jest ich poziom wiedzy?
• W jakiej branży pracują?
• Ile mają czasu?
• Czy preferują treści pisemne lub wizualne?
• Czy istnieją odniesienia językowe lub kulturowe, o których musisz wiedzieć?

Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci dobrać odpowiedni rozmiar treści. Dzięki zrozumieniu takich rzeczy, jak poziom umiejętności odbiorców, ich kontekst i preferencje dotyczące treści, możesz tworzyć treści dopasowane do ich oczekiwań i potrzeb.

Łatwo pominąć ten krok i powiedzieć sobie, że rozumiesz swoich odbiorców. I, choć prawdopodobnie to robisz, poświęcenie czasu na dopracowanie go i wyostrzenie obrazu pomoże ci stworzyć treści szkoleniowe, które naprawdę rozwiążą problemy twoich odbiorców.

Krok 2: Zaplanuj swoje treści

Świetny podręcznik szkoleniowy jest łatwy w nawigacji. Ktoś, kto spotyka się z nim po raz pierwszy, czuje się swobodnie odkrywając potrzebne mu informacje, a powracający użytkownik jest w stanie szybko znaleźć określone treści i tematy.

Możesz upewnić się, że tak jest w przypadku Twojego podręcznika szkoleniowego, strategicznie planując treść. Mówiąc najprościej, oznacza to rozłożenie wszystkich materiałów szkoleniowych i uporządkowanie ich w logiczny sposób.

Istnieją różne motywy, których możesz użyć do uporządkowania i kategoryzacji tematów w podręczniku szkoleniowym. Możesz je zorganizować poprzez:

• Tematy dla początkujących i zaawansowanych
• Zadania do wykonania
• Cechy produktu
• Częstotliwość użytkowania
• Popularność wśród publiczności

Może to być szybki proces w przypadku krótkich, jednorazowych treści szkoleniowych lub może zająć trochę więcej czasu, jeśli tworzysz obszerny przewodnik.

Jeśli masz wiele tematów, rozważ umieszczenie ich w grupach i użycie nagłówków i podsekcji, aby stworzyć logiczny przepływ i organizację w swoim podręczniku. Użyj tej struktury, aby utworzyć spis treści w ostatecznej wersji podręcznika.

Krok 3: Określ format prezentacji treści

Znasz swoich odbiorców i wiesz, co chcesz okryć, więc teraz nadszedł czas, aby określić, w jaki sposób zaprezentujesz swoje treści.

W wielu przypadkach będą idealne sposoby dostarczania treści. Ustalenie, co to jest, wymaga myślenia zarówno o odbiorcach, jak i treściach. Masz kilka opcji dostawy. Typowe media dostarczania podręczników szkoleniowych obejmują:

• Artykuły z bazy wiedzy
• Samouczki wideo
• Kursy online
• Przewodniki PDF
• Drukowany przewodnik lub broszury

Jeśli chodzi o odbiorców, rozważ ich kontekst.

• Gdzie są, kiedy konsumują ten podręcznik szkoleniowy?
• Jakie narzędzia i zasoby mają do dyspozycji?
• Do czego nie będą mieli dostępu?
• Ile mają czasu?

Pytania takie jak te powiedzą Ci, czy takie rzeczy jak wideo, interaktywność i konkretne strategie oceny są dobrymi technikami, które możesz uwzględnić w swoim materiale szkoleniowym.

Jednocześnie niektóre tematy są bardziej odpowiednie do wideo, a inne do tekstu i obrazów. Jeśli pokazujesz złożone procesy, które trzeba zobaczyć w akcji, możesz rozważyć użycie wideo. Jeśli pracujesz z kilkoma dyskretnymi, prostymi sekwencjami, idealnym rozwiązaniem może być użycie formatu pisanego obsługiwanego przez obrazy.

Jedną fajną rzeczą jest to, że dzisiejsze podręczniki szkoleniowe są często dostarczane online. Możesz łączyć różne formaty w jednym i dostarczać treści z obsługą multimediów.

Krok 4: Rozwiń swoje treści

W tym momencie jesteś gotowy do rozpoczęcia tworzenia treści.

W przypadku podręczników szkoleniowych opartych na wideo

Jeśli tworzysz filmy do podręcznika szkoleniowego, możesz rozpocząć tworzenie scenorysów, pisanie skryptów, nagrywanie i edytowanie filmów.

Jeśli nigdy wcześniej nie tworzyłeś filmów, nie zniechęcaj się do takiego podejścia. TechSmith Camtasia to świetne narzędzie używane przez profesjonalnych twórców wideo, ale jest łatwe do rozpoczęcia dla początkujących. Istnieje również mnóstwo świetnych samouczków, dzięki którym szybko zaczniesz tworzyć.

Dodatkowo oferujemy TechSmith Academy, bezpłatny zasób, w którym każdy, od aspirujących do zaawansowanych twórców, może znaleźć wszystkie zasoby potrzebne do rozpoczęcia pracy i podnoszenia swoich umiejętności. Znajdź treści na mnóstwo tematów związanych ze szkoleniami, tworzeniem filmów i nie tylko.

W przypadku podręczników szkoleniowych opartych na tekstach i obrazach

Podręczniki szkoleniowe, które zostaną zbudowane z tekstu pisanego i obrazów, mogą wydawać się przestarzałe, ale tak nie jest. W wielu przypadkach będzie to najlepiej pasować do odbiorców i treści.

Jeśli Twój podręcznik obejmuje proces oparty na komputerze, zrób zrzuty ekranu każdego kroku. Alternatywnie, w przypadku rzeczywistych procesów, idealne są zdjęcia przedstawiające proces lub ilustracje graficzne.

Dodaj adnotacje do obrazów dla jasności

Zrzuty ekranu i obrazy często wymagają kilku poprawek, aby naprawdę przekazać swój punkt widzenia. Zwykle oznacza to dodawanie adnotacji, takich jak strzałki, kształty i inne objaśnienia. Kolejnym miłym akcentem jest usunięcie lub ukrycie poufnych lub niepotrzebnych informacji.

Użyj narzędzi do rysowania i edycji w Snagit, aby edytować swoje obrazy, aby przekazywały właściwą wiadomość i niepotrzebne lub poufne informacje zostały zamazane lub usunięte.

Edytuj wszystkie swoje obrazy, aby przygotować je do włączenia do podręcznika szkoleniowego.

Krok 5: Złóż i dostarcz instrukcję

Teraz tworzenie podręcznika szkoleniowego zwykle staje się nużące. Proces dodawania obrazów do szablonu, dokumentu lub innego źródła obejmuje frustracje związane z formatowaniem, problemy z rozmiarem obrazu i inne podobne, nieprzewidziane wyzwania.

W takim przypadku łatwym rozwiązaniem jest tworzenie z szablonów w Snagit. Dzięki temu możesz wybrać obrazy, które chcesz umieścić w instrukcji, dodać tekst, uporządkować kolejność i dokonać wyboru wyglądu w jednym szybkim procesie.

Snagit zawiera szereg profesjonalnych szablonów, z których możesz wybierać, i możesz znaleźć więcej darmowych i premium szablonów oraz innych zasobów w TechSmith Assets for Snagit.

Jest to świetna metoda, ponieważ możesz podjąć się każdego procesu lub zadania, które musisz omówić, i utworzyć osobną sekcję podręcznika.

Następnie możesz zapisać każdy z nich jako plik PDF lub obraz do udostępnienia, skompilowania w kompletny przewodnik lub opublikowania osobno w intranecie firmy.

Oczywiście tworzenie pojedynczych, samodzielnych dokumentów może nie być właściwym podejściem. W takim przypadku możesz rozważyć użycie narzędzi takich jak Zendesk lub MadCap Flare, aby utworzyć centrum wsparcia bazy wiedzy lub plik pomocy.

Jeśli tworzysz internetową bazę wiedzy, powinieneś mieć możliwość jednoczesnego korzystania z materiałów wideo, obrazów i pisemnych. Bądź więc kreatywny i twórz treści, które obejmują wszystko, czego mogą potrzebować Twoi odbiorcy.

Krok 6: Śledź opinie i aktualizuj treści

Ostatnim krokiem do stworzenia podręcznika szkoleniowego jest pozyskanie informacji zwrotnej i jej aktualizacja.

Jeśli wchodzisz w interakcję z odbiorcami, wysłuchaj ich opinii na temat udzielanej pomocy. Na podstawie tego, co mówią, sprawdź, czy są tematy, które wymagają rozszerzenia lub takie, które w ogóle nie zostały jeszcze omówione.

Jak zawsze, systemy się zmienią, produkty i funkcje zostaną zaktualizowane, a Twoje treści będą wymagały aktualizacji, aby były aktualne i pomocne. Upewnij się, że przechowujesz pliki źródłowe dla całej swojej pracy, aby móc łatwo do nich wrócić i dokonać aktualizacji.

Wniosek

Podręcznik szkoleniowy nie musi już być grubą, nudną księgą, jaką kiedyś był. Ludzie są przyzwyczajeni do nauki online i często wolą ją od analogowych źródeł informacji.

Podręczniki szkoleniowe online są również łatwiejsze w dostępie i nawigacji niż ich papierowi przodkowie. Można je przeszukiwać i umożliwiają użytkownikom dodawanie zakładek do określonych stron w celu łatwego i szybkiego dostępu do często używanej zawartości.

Dzięki odpowiednim narzędziom i udostępnionemu tutaj procesowi możesz tworzyć wspaniałe podręczniki szkoleniowe dla współpracowników lub klientów.

Uwaga redaktora: Ten post został pierwotnie opublikowany w lipcu 2019 r. i został zaktualizowany we wrześniu 2020 r. w celu zapewnienia dokładności i kompleksowości.