Jak lepiej komunikować się z pracownikami zdalnymi z Jesse Lahey

Jak skutecznie komunikujesz się ze swoją zdalną siłą roboczą?

Komunikacja na odległość jest bardziej rozpowszechniona niż kiedykolwiek. Wiele osób musi teraz komunikować się niemal całkowicie online, korzystając z narzędzi wirtualnych, takich jak poczta e-mail oraz komunikacja audio i wizualna, taka jak rozmowy wideo.

Jednak komunikacja na odległość może nieść nowe wyzwania. Pomysły mogą zagubić się w wirtualnym tłumaczeniu lub ludzie mogą być obojętni na działanie. Jak więc możesz zapewnić, że Twoja komunikacja jest jasna, motywuje odbiorców do działania i pomaga osiągnąć pożądany rezultat?

Jesse Lahey jest mówcą konsultantem i autorem z ponad 25-letnim doświadczeniem w zakresie przywództwa i komunikacji z pracownikami. W 2004 roku był współzałożycielem Workforce Communication, zespołu konsultantów pomagających organizacjom poprawić wydajność i samopoczucie ich pracowników. Jest także gospodarzem podcastu Angażujący lider, który został pobrany miliony razy przez liderów na całym świecie.

Jesse koncentruje się na pomaganiu firmom w poprawie wyników biznesowych oraz rozwoju i szczęściu ich pracowników. Jest zdecydowanym orędownikiem wykorzystywania komunikacji do czynienia dobra na świecie.

Możesz obejrzeć wideo na ten temat na górze tego posta, aby posłuchać odcinka podcastu, kliknąć przycisk odtwarzania poniżej lub przeczytać więcej…

Jak ludzie mogą być lepszymi komunikatorami w zdalnej sile roboczej?

Dobra komunikacja zaczyna się od intencji. Według Jessego cała komunikacja powinna być częścią strategii mającej na celu osiągnięcie określonego wyniku. Mówiąc najprościej, powinieneś zaplanować komunikację w określonej kolejności, aby osiągnąć pożądany rezultat.

Jesse podzielił się cytatem Freda Garcii, profesora komunikacji na Uniwersytecie Nowojorskim, który upraszcza ten strategiczny proces:

„Musisz mieć jasność co do sytuacji, jaka się przedstawia, celu, który próbujesz osiągnąć, oraz środków, za pomocą których zamierzasz go osiągnąć”.

Jednym z głównych wyzwań związanych z komunikacją jest to, że często myślimy, że jesteśmy w tym lepsi niż jesteśmy. Jesse mówi, że zwykle pomijamy proces planowania i od razu przechodzimy do taktyki. To często prowadzi do zamieszania.

„Jesteśmy trochę jak stary rewolwerowiec z Zachodu. Chcemy tylko strzelać z biodra. Musisz poświęcić trochę czasu, aby wycelować, wiedzieć, jaki jest twój cel, planować trochę wcześniej.”

Pominięcie szerszej strategii komunikacji oznacza mniejsze prawdopodobieństwo odpowiedniego zaangażowania odbiorców, a to może później generować problemy. Zastanów się, ile razy otrzymałeś wiadomość e-mail i nie jesteś pewien, o co Cię prosi. Ta taktyka „strzelania z biodra” może powodować nieporozumienia, nieufność i aktywny opór.

Ramy 5M dla lepszej komunikacji

Jesse korzysta z frameworka 5M, który pomaga ludziom osiągnąć ich cele komunikacyjne poprzez przestrzeganie systematycznego procesu. Każdy etap wymaga zastanowienia się, co i dlaczego stoi za komunikacją przed podjęciem działania, niezależnie od tego, czy planujesz złożony projekt, czy proste zadanie.

5M to misja, członkowie, wiadomości, media i menedżerowie. Jesse podzielił każdy etap struktury i podzielił się tym, co należy wziąć pod uwagę.

1. Misja

Co próbujesz osiągnąć? Kiedy komunikujesz się z pracownikami, Twoja misja powinna być bezpośrednio dostosowana do wyników biznesowych.

Po pierwsze, musisz upewnić się, że Twoi pracownicy są świadomi ogólnego celu i celów biznesowych Twojej organizacji. Następnie zastanów się, jaki jest Twój cel i jakie konkretne wyniki biznesowe musisz osiągnąć. To jest misja twojej komunikacji.

2. Członkowie

Kim są Twoi konkretni odbiorcy lub interesariusze? Im więcej o nich wiesz, tym łatwiej będzie Ci się z nimi komunikować. Powinieneś rozważyć, co wiesz o nich jako jednostkach i jako organizacjach, ich kulturze, historii, obecnej dynamice i wszystkim innym, co może mieć związek z daną kwestią.

3. Wiadomości

Następnie zacznij planować kluczowe rzeczy, o których chcesz, aby Twoi odbiorcy wiedzieli, wierzyli lub robili. Możesz chcieć wpłynąć na ludzi, aby podjęli działania lub uwierzyli w coś innego niż wcześniej. Jakie komunikaty będziesz musiał zawrzeć, aby zmienić ich zachowanie? I, co najważniejsze, czy możesz zmienić ich zachowanie? Być może istnieje więcej niż jedno przesłanie, które pomoże lub potężna narracja, której możesz użyć, aby wywołać zmianę.

4. Media

Gdy już poznasz swoje wiadomości, zastanów się, jak je dostarczyć. Kto powinien zaprezentować Twoje przesłanie swoim odbiorcom? Możesz stworzyć postać, wykorzystać przykładowych klientów lub pozyskać do pomocy osoby z Twojej firmy. Następnie zastanów się, jakich konkretnych mediów lub mediów będziesz używać.

Twoja komunikacja może przybierać różne formy. Może to być plakat, e-mail, wideo lub możesz zmienić przeznaczenie swojej wiadomości na różne formy do rozpowszechniania na wielu platformach. W ten sposób Twoja wiadomość dotrze do jak największej liczby osób.

Jesse zauważa, że ​​Twoi odbiorcy mogą znajdować się w wielu różnych miejscach online, więc powinieneś zmaksymalizować swój zasięg. Może to również zwiększyć Twoją wiarygodność, jeśli Twoi odbiorcy słyszą tę samą wiadomość wiele razy.

Jesse mówi, że to jest etap, od którego większość ludzi zaczyna. Komunikacja często zawodzi, ponieważ ludzie przeskakują do etapu „jak”, zamiast planować swoje „dlaczego”, „kto” i „co jako pierwsze”.

5. Menedżerowie

Twoi menedżerowie lub inne kluczowe osoby mające wpływ w Twojej organizacji mogą być potężnymi wspólnikami w skutecznym komunikowaniu Twojego przekazu. Zaangażowanie w proces komunikacji tego, co Jesse nazywa „wsparciem mistrza”, pomaga im pomóc.

Jesse uważa, że ​​proces 5M nie musi trwać długo. Poświęcenie zaledwie minuty na zastanowienie się, co chcesz osiągnąć, może pozytywnie wpłynąć na wyniki komunikacji. Jego rada to zapisywanie swoich pomysłów, aby dopasować swój zespół na każdym etapie.

„Jeśli możesz zapisać swoje 5Ms, dodaje to dużo jasności i uproszczenia oraz pozwala uniknąć zamieszania. Następnie możesz podzielić się nimi z kimś innym w swoim zespole i powiedzieć: „Hej, czy mamy tutaj ten sam cel?”. Bo to naprawdę zaskakujące, jak często ludzie nie są na tej samej stronie”.

Jak prowadzić lepszą komunikację

Framework 5M to kompleksowe narzędzie do planowania komunikacji, ale jak to zrobić?

Jesse opowiada się za modelem Simple Visual Stories (SVS) w celu bardziej efektywnej komunikacji zdalnej. Wykorzystuje to zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie ze względu na to, jak dobrze materiały SVS łączą się z ludźmi i pobudzają do działania. SVS może mieć dowolną formę, która wykorzystuje elementy wizualne i element opowiadania, więc możesz na przykład tworzyć filmy, grafiki lub pisemne materiały SVS.

Każdy etap modelu SVS składa się z trzech elementów. W przypadku etapu „prostego” są to: krótkie, celowe i dopracowane. Jesse wierzy, że dobra komunikacja jest zwięzła, ale nadal osiąga swój cel.

„Im krócej, tym lepiej. Przy wszystkich pozostałych równych, 90-sekundowe wideo będzie oglądane i zapamiętane lepiej niż trzyminutowe wideo. I to samo w przypadku e-maila z trzema akapitami w porównaniu z 20 akapitami. Myślę, że to Einstein powiedział: „Chcesz, aby rzeczy były tak proste, jak to tylko możliwe, a nie prostsze”.

Jesse zauważa również, że cel powinien napędzać komunikację. Utrzymuj pożądane rezultaty na pierwszym planie podczas projektowania materiałów. Celowe prowadzenie kształtuje również jego perspektywę tworzenia Twojej komunikacji. Jesse uważa, że ​​każdy element Twojej komunikacji powinien być starannie dobrany, ponieważ liczy się sposób, w jaki prezentujesz swoje przesłanie.

Trzy aspekty „wizualnego” etapu modelu SVS to: metafory, obrazy i postacie.

Metafory są ważne dla wizualizacji, ponieważ pomagają odbiorcom połączyć się z czymś, co już znają. Wypełnia lukę między czymś, co już znasz, a nowymi informacjami, przyspieszając proces uczenia się.

Możesz użyć obrazów i postaci, aby przyciągnąć publiczność. Być może tworzysz postacie, z którymi można się utożsamiać, aby wywołać emocjonalną reakcję lub użyć pewnych obrazów jako symboli, aby wzmocnić ideę.

Ostatni etap, „Historia”, obejmuje połączenie, rozrywkę i akcję. Na tym etapie wprowadzasz przekonującą narrację do swojej wiadomości. Twoja komunikacja musi łączyć się z głowami i sercami odbiorców.

Opowiadanie historii to potężne narzędzie, ponieważ jest zarówno zabawne, jak i wciągające. Ale pokazuje również, że Twoja wiadomość ma konsekwencje w życiu codziennym. Opowiadanie historii zmusi publiczność do działania.

„To nie musi być nawet świetna historia. Ale historia faktycznie tworzy więź emocjonalną, więc ludzie są bardziej skłonni, otwarci i zmotywowani do zmiany”.

Ostatnie myśli Jessego

Jesse zauważa, że ​​aby zmieniać świat i wpływać na niego, Twoje umiejętności komunikacyjne powinny angażować i przewodzić innym. Jesse uważa, że ​​wszyscy powinniśmy szanować siłę komunikacji.

„Zawsze się komunikujemy. Pytanie brzmi, czy robimy to celowo, czy nie? […] Trzeba wrócić do: „Jaka jest misja? Czy w pełni wykorzystuję tę okazję? I po prostu bądź celowy w tych momentach wpływu komunikacji”.

Jeśli chcesz poprawić swoje umiejętności komunikacji wizualnej, dowiedz się, jak Akademia TechSmith może Ci pomóc. Mamy krótkie kursy i informacje na temat wszystkiego, od lepszego pisania skryptów i pisania po porady ekspertów dotyczące tworzenia pierwszego filmu.

Aby uzyskać więcej porad i wskazówek ekspertów, odwiedź TechSmith Academy w YouTube lub posłuchaj podcastu.