5 przykładów komunikacji asynchronicznej dla lepszej pracy zdalnej

Komunikacja w środowisku pracy zdalnej może być trudna, zwłaszcza jeśli Ty lub Twoja organizacja niedawno przeszliście z pracy osobistej na pracę zdalną.

Przyzwyczajanie się do długiego dnia spotkań przed kamerą internetową, kiedy jesteś przyzwyczajony do tego, że możesz wskoczyć do biura współpracownika, często wydaje się męczące i sprawia, że ​​czujesz się mniej połączony.

Komunikacja asynchroniczna na ratunek!

Co to jest komunikacja asynchroniczna? To wymyślny sposób na powiedzenie komunikacji, która nie musi odbywać się w czasie rzeczywistym.

Komunikacja asynchroniczna pozwala nam ustalać własne harmonogramy i odpowiadać na wiadomości we własnym czasie, bez konieczności czekania na dostępność innych.

Praca zdalna niesie ze sobą wiele nowych wyzwań, ale asynchroniczne metody komunikacji pomagają pozostać w kontakcie ze współpracownikami i mieć pewność, że wszystko działa płynnie, niezależnie od lokalizacji, strefy czasowej czy czynników rozpraszających w domu.

Oto pięć przykładów komunikacji asynchronicznej, dzięki której Twoje zdalne biuro będzie na dobrej drodze do sukcesu.

1. Filmy informacyjne lub instruktażowe

Byłeś kiedyś na spotkaniu, które mogło być e-mailem? Oczywiście. Wszyscy mamy. Ale e-mail ma swoje ograniczenia! Ludzie mają tendencję do skanowania długich bloków tekstu, więc ważne informacje mogą zostać pominięte. Często trudno jest też uzyskać ton i zamiar ze zwykłego tekstu, a nie można prowadzić rozmów twarzą w twarz podczas wysyłania wiadomości e-mail.

Zamiast wysyłać długie e-maile lub wymagać od pracowników jednoczesnego korzystania z Internetu w celu przeprowadzenia rozmowy wideo w celu przekazania nowych informacji, rozważ inną formę komunikacji. Proponuję zrobić film informacyjny i instruktażowy i udostępnić go kolegom z drużyny, aby mogli oglądać w swoim własnym czasie!

Ta metoda nie tylko zapewnia większą elastyczność, ale także umożliwia pracownikom oglądanie treści tyle razy, ile potrzebują, aby zrozumieć materiał. Mogą też wrócić i odwołać się do niej później.

Ponadto wideo jest z natury bardziej angażujące niż tekst. Twoi pracownicy prawdopodobnie wolą to (i lepiej zachowują informacje).

Te filmy nie muszą być wysoko wyprodukowane — nawet nagranie ekranu z lektorem może być o wiele skuteczniejsze niż wysyłanie długich e-maili ze wskazówkami.

Narzędzia takie jak Snagit świetnie nadają się do podstawowego nagrywania ekranu, podczas gdy bardziej zaawansowane narzędzia, takie jak Camtasia, oferują nawet pomocne szablony wideo, które znacznie ułatwiają tworzenie przewodnika.

Wbrew pozorom nie musisz być profesjonalistą, aby tworzyć naprawdę świetne filmy.

Potrzebujesz inspiracji? Oto jedenaście rodzajów filmów, które możesz teraz nagrać.

2. Skrócone przewodniki referencyjne

Szanse są takie, że Twoi współpracownicy będą potrzebować Ci wyjaśnienia zadania więcej niż raz. Jeśli nie jesteś w tym samym czasie online, zadania mogą być opóźnione. Tworzenie krótkich przewodników informacyjnych wyjaśniających zadania i udzielających odpowiedzi na podstawowe pytania, które mogą się pojawić, zapewnia większą elastyczność dla odbiorców i zapewnia, że ​​informacje są łatwe do zrozumienia.

Dodatkowo, gdy potrzebują odświeżenia, zawsze mogą wrócić do podręcznego przewodnika do przeglądu.

Zmniejszy to potrzebę wyjaśniania wiadomości i wyeliminuje powtarzające się wiadomości, które mogłyby się zdarzyć, gdy współpracownicy nie są dostępni w biurze po drugiej stronie korytarza.

Snagit oferuje niesamowite szablony do tworzenia przewodników referencyjnych i pomocy w pracy.

Aby uzyskać świetny przewodnik po tworzeniu szybkich przewodników referencyjnych za pomocą Snagit, obejrzyj poniższy film!

3. Zrzuty ekranu ze znacznikami

Szukasz szybkiego i łatwego sposobu na asynchroniczne przekazywanie opinii na temat projektu lub treści? Zrób zrzut ekranu i dodaj adnotacje lub znaczniki.

Załóżmy na przykład, że pewnego dnia przeglądasz witrynę swojej firmy i odkrywasz, że jedna z Twoich stron produktów zawiera stare lub nieaktualne informacje.

Jasne, możesz strzelić komuś e-maila i wyjaśnić, na której stronie, gdzie na stronie i jakie elementy należy zmienić, ale za pomocą jednego zrzutu ekranu jasno i łatwo pokażesz wszystkie te informacje.

Nie potrzebujesz spotkania, rozwlekłych e-maili ani czatów tekstowych.

Widzisz, jak nasza opinia jest wyraźnie widoczna na powyższym obrazku?

Współpracownicy mogą nie tylko zobaczyć, co należy zmienić, ale zrzut ekranu pokazuje adres strony i gdzie na stronie znajduje się nieaktualna treść.

4. Narzędzia do zarządzania projektami

Dostępnych jest wiele narzędzi online, które pomagają utrzymać porządek i widoczność zadań Twojego zespołu. Produkty takie jak Asana i Trello pomagają wyeliminować zamieszanie, wyświetlając zadania na tablicy, dzięki czemu każdy wie, co zostało wstrzymane, w toku lub ukończone, bez konieczności wysyłania dziesiątek wiadomości tam iz powrotem.

Narzędzia te mają również funkcje, takie jak tagi i podzadania, które mogą pomóc w grupowaniu przydziałów w określone projekty.

Dużo łatwiej jest pracować asynchronicznie, gdy członkowie zespołu mają konkretny wizualny obraz tego, kto dokładnie nad czym pracuje.

5. Witryna wiki lub witryna Sharepoint Twojej organizacji

Posiadanie dobrze zorganizowanej i aktualnej witryny wiki lub witryny Sharepoint znacznie ułatwia komunikację, zwłaszcza gdy masz większy zespół lub organizację. Użyj go jako centrum ważnych dokumentów, wytycznych firmy, katalogów i nie tylko.

Jest to szczególnie ważne w przypadku pracy asynchronicznej, ponieważ nawet jeśli członek zespołu nie jest w trybie online, pracownik może znaleźć odpowiedzi na większość ogólnych pytań i zlokalizować dokumenty potrzebne do ukończenia pracy bez konieczności czekania na wiadomość e-mail lub wiadomość innej osoby.

Podobnie, jeśli jesteś tradycyjnym posiadaczem tej wiedzy, Twoja skrzynka odbiorcza nie jest ciągle zalewana tymi samymi pytaniami w kółko.

Masz to!

Jesteś uzbrojony w świetne narzędzia i pomysły na asynchroniczną komunikację i nie musisz polegać na komunikacji pisemnej, aby wchodzić w interakcje z członkami zespołu zdalnego.

Niektóre mogą nawet funkcjonować jako metody synchroniczne lub hybrydowe. Na przykład, podczas gdy wiadomości bezpośrednie i wiadomości tekstowe mogą być wykonywane w czasie rzeczywistym, możesz nie mieć możliwości natychmiastowego udzielenia odpowiedzi na pytanie współpracownika.

To samo dotyczy wiadomości pozostawionych w narzędziach takich jak Slack czy e-mail. Ludzie mogą odpowiedzieć na nie od razu lub poczekać, aż będą dostępne.

Mając na uwadze te wskazówki dotyczące komunikacji asynchronicznej, Ty i Twoja organizacja sprawicie, że praca zdalna będzie łatwiejsza i bardziej elastyczna niż kiedykolwiek.

Często Zadawane Pytania