Niesamowite porady i wskazówki dotyczące listy programu SharePoint, które musisz znać

Niezależnie od tego, czy reprezentujesz dużą, czy małą organizację, SharePoint to usługa, z której każdy może skorzystać, aby usprawnić swoją działalność. Dzięki tej witrynie możesz łatwo zarządzać informacjami i udostępniać je innym pracownikom bez wysiłku. Jeśli nie masz odpowiedniej wiedzy na temat korzystania z różnych funkcji programu SharePoint, wykorzystanie pełnego potencjału tej platformy może być trudne. Postanowiliśmy więc napisać artykuł, aby podzielić się z Tobą kilkoma wskazówkami dotyczącymi list programu SharePoint. Czy jesteś podekscytowany, aby je poznać? Ponieważ jesteśmy podekscytowani, że możemy podzielić się naszą wiedzą, zacznijmy. Poznasz również przykłady list SharePoint.

Niesamowite porady i wskazówki dotyczące listy programu SharePoint, które musisz znać

Pokazaliśmy szczegółowo przykłady list programu SharePoint oraz porady i wskazówki dotyczące list programu SharePoint.

Informacje o SharePoint

Po raz pierwszy wprowadzony przez Microsoft w 2001 roku, jest platformą do zarządzania i udostępniania informacji . Pomaga organizacjom tworzyć witryny do przechowywania i udostępniania danych swoim pracownikom. Możesz tworzyć wiele typów witryn za pomocą programu SharePoint, takich jak witryny zespołów, witryny do komunikacji, witryny klasyczne itp. Najlepsze jest to, że jest dostarczany z niektórymi wersjami Office 365. Możesz go również kupić jako samodzielną usługę.

Istnieje jednak możliwość, że pracujesz w firmie informatycznej i nigdy nie słyszałeś o tej platformie do zarządzania treścią. Dzieje się tak, ponieważ wiele małych organizacji nie korzysta z tego narzędzia i zastępuje je innymi aplikacjami pakietu Microsoft Office. Ale to nie zmienia faktu, jak potężny jest SharePoint. I ma potencjał, aby spełnić większość twoich wymagań. Wykorzystuje przepływ pracy, aby zapewnić narzędzia do współpracy, takie jak listy, biblioteki, bazy danych itp.

W przeciwieństwie do innych aplikacji firmy Microsoft nie otrzymuje częstych aktualizacji. Mimo to SharePoint wciąż ma nowoczesny wygląd i jest też dość bezpieczny.

Fakty dotyczące programu SharePoint

• Z tego narzędzia do współpracy korzysta ponad 100 milionów ludzi na całym świecie.
• Prawie 50 procent czołowych firm na świecie, w tym firmy z listy Fortune 500, używa programu SharePoint do codziennych potrzeb.
• Microsoft to dość duża organizacja, która zarabia miliardy dolarów przychodów rocznie. Ale czy wiesz, że SharePoint zarabia prawie 2 miliardy dolarów rocznie ze swoich całkowitych przychodów.
• Kolejnym ciekawym faktem jest to, że Microsoft zyskuje 10 000 nowych użytkowników SharePoint dziennie.
• W dzisiejszych czasach jedną z umiejętności, na którą jest popyt, jest kodowanie. Jednak nie wszyscy lubią kodować, a wielu pracowników może nie wiedzieć, jak kodować. Dzięki łatwej funkcji przeciągania i upuszczania programu SharePoint każdy może zbudować witrynę bez kodowania ani jednego słowa.
• Istnieją 3 różne tryby, w których można korzystać z tego narzędzia: On-Premise, Cloud i Hybrid. Jest więc nie tylko potężny, ale także elastyczny.

Teraz czytaj dalej, aby dowiedzieć się więcej o wskazówkach dotyczących list programu SharePoint.

Po uzyskaniu odpowiedzi na większość ważnych pytań nadszedł czas, aby poznać porady i wskazówki dotyczące list w trybie online programu SharePoint.

1. Eksportuj dane do Excela

Jedną z cech listy SharePoint jest funkcja zaawansowanej graficznej reprezentacji danych. Jeśli więc zarządzasz swoimi danymi na liście SharePoint i potrzebujesz funkcji reprezentacji graficznej, musisz wyeksportować dane do Excela. Dzieje się tak, ponieważ reprezentacja graficzna nie jest dostępna na liście programu SharePoint. Eksportowanie do Excela to całkiem przydatna funkcja i powinieneś jej używać, aby zaoszczędzić cenny czas. To była pierwsza wskazówka, która pomogła rozwiązać Twoje zapytanie, wskazówki dotyczące listy programu SharePoint. Poznajmy drugą wskazówkę.

2. Użyj możliwości filtrowania

Jedną z głównych atrakcji listy SharePoint jest opcja filtrowania. Dzięki filtrowaniu możesz łatwo znaleźć szukane informacje w ciągu kilku sekund. Ale znalezienie tej czynności może zająć wiele godzin bez tej opcji filtrowania.

3. Zintegruj z innymi aplikacjami Microsoft 365

Możesz zintegrować listę SharePoint z innymi aplikacjami biurowymi, co jest potężną i wygodną funkcją. W celu zwiększenia wydajności można zintegrować listę z usługami Power Apps, Power Automate i Power BI. To była trzecia wskazówka dotycząca sztuczek z listami programu SharePoint. Przejdźmy teraz do następnej wskazówki.

4. Ustaw uprawnienia

Zezwolenie to funkcja, która sprawia, że ​​SharePoint jest bardziej lukratywny i stanowi lepsze rozwiązanie dla wielu innych programów do tworzenia list. Najlepsze jest to, że możesz dostosować uprawnienia. Jeśli niektórzy pracownicy nie muszą korzystać z opcji edycji, możesz nadać im tylko niezbędne uprawnienia. Jest to nie tylko wygodne, ale także zmniejsza ryzyko usunięcia ważnych informacji przez początkującego pracownika.

5. Prostota jest kluczem

Następną sztuczką na liście SharePoint jest jej prostota. Ale nie zrozum źle. To wciąż potężne narzędzie. Jednak wielu może używać go w złożony sposób, jeśli nie wie, jak prawidłowo używać każdego narzędzia i komplikować sprawę. Sugerujemy więc, abyś tego nie robił i tworzył listy z poszanowaniem minimalizmu. Jak tworzyć minimalistyczne listy? Odpowiedź jest prosta. Przeczytaj o funkcjach i sposobach prawidłowego przechowywania informacji we właściwym formacie.

Przeczytaj także: Microsoft 365 Copilot: nowy asystent AI dla aplikacji pakietu Office

Ograniczenia listy programu SharePoint

Po zapoznaniu się ze wskazówkami dotyczącymi listy programu SharePoint daj nam znać o jej ograniczeniach. Istnieją pewne ograniczenia listy SharePoint, o których należy pamiętać. Są one wymienione poniżej:

• 30 000 000 to maksymalna liczba elementów, które można dodać do listy programu SharePoint. Można jednak powiedzieć, że to aż nadto. Tak, jeśli organizacja jest mała, to tylko to stwierdzenie jest prawdziwe. Ale w przypadku, gdy jest to jedna z firm z listy Fortune 500, nie jesteśmy pewni, czy nawet to wystarczy.
• 250 MB to maksymalny limit rozmiaru listy. Może to być ograniczające, jeśli chcesz dodawać załączniki, a nie tylko wypełniać listę słowami.
• Możesz chcieć ukryć niektóre kolumny przed niektórymi użytkownikami. Ale niestety nie można tego zrobić na liście SharePoint, co może być poważną wadą dla niektórych użytkowników.
• Jeśli chcesz ukryć niektóre widoki list dla niektórych użytkowników , to również nie możesz tego zrobić.
• Jeśli na liście znajdują się tysiące dokumentów lub elementów, niektórym użytkownikom może zostać wyświetlony błąd progowy podczas wyszukiwania na liście określonego elementu.
• Na listach dostępne są ogólne nazwy opcji, takie jak nowy element, edytuj element, zaewidencjonuj i wyewidencjonuj. Ale nie możesz dostosować menu zgodnie z wymaganiami.

Przeczytaj następną sekcję, aby poznać przykłady list programu SharePoint.

Przykłady list programu SharePoint

Teraz podamy kilka przykładów list programu SharePoint, aby poszerzyć zrozumienie tej kwestii.

1. Lista przykładowych kursów

Na przykładowej liście kursów możemy przechowywać różne dane dotyczące kursów. Wprowadź szczegóły, takie jak nazwa kursu, imię i nazwisko instruktora, opis, opłata za kurs i typ kursu.

2. Lista urlopów

W tego typu zestawieniach możesz śledzić szczegóły dotyczące urlopów pracowników. Wprowadź szczegóły, takie jak imię i nazwisko pracownika, powód odejścia, data urlopu, całkowity okres, zatwierdzony lub nie itp.

3. Zarządzanie projektami

Jeśli prowadzisz firmę, będziesz mieć projekt. Ponadto, aby wydajnie zarządzać tym projektem, możesz użyć listy w SharePoint. Szczegóły, które można umieścić na liście zarządzania projektami, to nazwa projektu, data rozpoczęcia, data zakończenia, przydział, budżet i czas trwania.

4. Lista rekrutacyjna/śledzenie

Jeśli jesteś HR, ta lista bardzo pomoże. Dzięki narzędziu do śledzenia rekrutacji możesz śledzić profile kandydatów, daty rozmów kwalifikacyjnych, statusy aplikacji itp. Niektóre szczegóły, które możesz dodać, to imię i nazwisko kandydata, stanowisko, data aplikacji, data rozmowy kwalifikacyjnej, imię i nazwisko rekrutera, adres e-mail kandydata, doświadczenie i umiejętności.

5. Lista ankiet pracowniczych

Aby prowadzić odnoszącą sukcesy firmę, potrzebni są dobrzy pracownicy. Wiemy, że trudno o dobrych pracowników. Czy jednak wiesz, co jest trudniejsze? Aby je zatrzymać! Jeśli chcesz prowadzić odnoszącą sukcesy firmę i utrzymać ten sukces, konieczne jest wysłuchanie sugestii i skarg pracowników. Aby to zrobić, możesz prowadzić listę ankiet. Możesz dołączyć szczegóły na tej liście: imię i nazwisko, datę, wynagrodzenie, świadczenia zdrowotne, kulturę pracy, informacje zwrotne na temat wyników, możliwości pracy itp.

Przeczytaj także: Jak rozwiązać problem niedozwolonego składnika Web Part edycji programu SharePoint

Listy programu SharePoint a biblioteki programu SharePoint

Po uzyskaniu niezbędnych informacji o programie SharePoint zapoznaj się z pewnymi różnicami między listami i bibliotekami programu SharePoint.

Czy lista programu SharePoint jest lepsza niż program Microsoft Excel?

Odpowiedź zależy od użycia. Jeśli chcesz prostego oprogramowania z elastycznością, możesz użyć listy, która jest lepszym wyborem. Excel jest lepszym wyborem, jeśli potrzebujesz zaawansowanych funkcji, takich jak wykresy. Ponieważ omawiamy tutaj program SharePoint, poznajmy kilka rzeczy, które czynią go lepszym niż program Excel.

• Jest łatwy w użyciu i nie musisz spędzać miesięcy na nauce funkcji listy SharePoint.
• Można go łatwo zintegrować z innymi aplikacjami platformy Microsoft 365, co czyni go bardziej elastycznym niż arkusz kalkulacyjny.
• Podobnie jak w przypadku zakupów na Amazon, możesz łatwo znaleźć odpowiednie informacje, korzystając z zaawansowanych funkcji filtrowania na liście.
• W programie Excel użytkownicy mogą pobrać określony plik, wprowadzić do niego dane, a następnie wysłać je e-mailem do swojego szefa. Ta metoda jest nie tylko pracochłonna, ale może również powodować błędy. Jednak na liście użytkownicy mogą wprowadzać zmiany w danych i będzie tylko jedna ich wersja. Nie ma kopii ani bólu związanego z zarządzaniem wieloma plikami.
• W programie Excel nie można zoptymalizować uprawnień dla każdego użytkownika. Musisz dać wszystkie uprawnienia lub nic, co może prowadzić do problemów, takich jak usuwanie ważnych komórek, problemy z formatowaniem itp. Możesz jednak wybrać uprawnienia, które chcesz nadać pracownikowi na listach.

Zalecana:

• 22 najlepsze alternatywy dla Dropbox
• 7 sposobów na naprawienie lokalizacji niedostępnej iPhone iMessage
• Niesamowite porady i wskazówki dotyczące biblioteki dokumentów programu SharePoint
• Jak utworzyć listę SharePoint

Mamy nadzieję, że ten artykuł dotyczący wskazówek dotyczących list programu SharePoint był dla Ciebie pomocny. Udostępniliśmy również inne informacje, które pomogły Ci zdobyć więcej wiedzy na temat przykładów list programu SharePoint. Jeśli nadal masz pytania, nie zapomnij skorzystać z sekcji komentarzy, a nasz zespół zajmie się Twoim zapytaniem. W komentarzach możecie też proponować nowe tematy, a my napiszemy na ten temat osobny artykuł. Zapisz naszą witrynę w swoich zakładkach do wykorzystania w przyszłości. Dziękuję za przeczytanie.