7 prostych wskazówek, aby w końcu przejść bez użycia papieru

(Zdjęcie: seb_ra przez Getty Images)

Ile kawałków papieru znajduje się na blacie kuchennym, stole w jadalni lub w innym miejscu, do którego nie pasują? Czy trzymasz się paragonów na wypadek, gdybyś ich ponownie potrzebował? Czy jest stos papierów od weterynarza, które trzymasz na wypadek, gdybyś musiał dokładnie pamiętać, jakie leki przyjmował twój zwierzak trzy lata temu? Cały ten papier czeka tam na czas, kiedy będziesz w stanie sobie z tym poradzić, cokolwiek to znaczy. (Oznacza to zerkanie na każdą stronę, a następnie wrzucenie ich wszystkich do kosza.) Czas pozbyć się papieru i całego poczucia winy, które się z nim piętrzy. Czas przejść bez papieru.

Nie używam papieru od prawie dekady. Mówiąc bez papieru, nie mam na myśli, że w moim życiu nie ma żadnych kawałków papieru. Oczywiście nadal potrzebuję papierowego aktu urodzenia, a na zajęcia językowe używam małego papierowego notesu. Jednak w większości nie trzymam się papieru. Zamiast tego skanuję ważne dokumenty do usługi przechowywania i przechowuję cyfrowe notatki w aplikacji do robienia notatek. Piszę też listę rzeczy do zrobienia i zakupów w telefonie, a rekomendacje restauracji przypinam do mapy online. Istnieje wiele prostych sposobów na usunięcie papieru ze swojego życia.

Przejście na technologię cyfrową jest łatwe. Najtrudniejsze jest to, aby papier nie zaczął wkradać się z powrotem. Jeśli jesteś gotowy, aby pozbyć się większości papieru w swoim życiu, oto, co musisz wiedzieć, aby zacząć i kontynuować.

1) Zapomnij o Backlogu

Może to zabrzmieć sprzecznie z intuicją, ale pierwszym krokiem do przejścia bez papieru jest zapomnienie o dotychczasowych papierowych zaległościach, które już zgromadziłeś, i zamiast tego skupienie się na nowych nawykach, które musisz przyjąć, aby zacząć bez papieru już teraz. Nie oglądaj się wstecz: zastosuj podejście postępowe.

Pewnego dnia dotrzesz do swoich stosów papieru — albo nie. Na razie nie pozwól, aby te papiery cię powstrzymały. Konieczność radzenia sobie z zaległościami może wydawać się przytłaczająca, a kiedy ludzie czują się przytłoczeni, zwlekają. Więc na razie zapomnij o tym. Zamiast tego postaraj się, aby zaległości nie powiększyły się.

2) Zdobądź te pięć aplikacji

Istnieje pięć aplikacji lub usług, których potrzebujesz, aby pozbyć się papieru. Oni są:

• aplikacja z listą rzeczy do zrobienia,
• aplikacja do skanowania,
• usługę przechowywania online, w której umieścisz swoje pliki cyfrowe (więcej o tym za chwilę),
• narzędzia do podpisu elektronicznego (dobrym przykładem jest Adobe Acrobat) do podpisywania dokumentów cyfrowych bez ich drukowania oraz
• usługa dostarczania dokumentów do wysyłania oficjalnych dokumentów bez ich drukowania.

Zobacz moje rekomendacje dla każdego typu aplikacji tutaj.

3) Wybierz usługę przechowywania

Zagłębmy się trochę bardziej w trzecią aplikację, usługę przechowywania, ponieważ jest bardziej skomplikowana niż inne. Usługa przechowywania to miejsce, w którym przechowujesz cyfrowe wersje swoich papierowych dokumentów.

W idealnym przypadku potrzebujesz usługi przechowywania, która zapewnia dostęp do plików bez względu na to, gdzie jesteś, i tworzy ich kopie zapasowe. Jedną z opcji jest skorzystanie z usługi przechowywania i udostępniania plików online, takiej jak Dropbox lub Microsoft OneDrive.

Inną opcją jest skorzystanie z usługi zaprojektowanej specjalnie dla osób, które chcą zrezygnować z papieru. Neat i FileThis to dwa przykłady. Posiadają specjalne narzędzia dla osób, które nie stosują papieru, takie jak możliwość automatycznego etykietowania i oznaczania rozpoznawanych typów dokumentów, takich jak podatki. FileThis ma również usługę „pobierania”, która automatycznie kopiuje ważne dokumenty znalezione na Twoim koncie e-mail.

Bez względu na to, którą usługę wybierzesz, wybierz jedną i trzymaj się jej, aby móc umieścić wszystkie swoje cyfrowe dokumenty w jednym miejscu.

4) Zarejestruj się, aby otrzymywać wyciągi e-mail i płatności cyfrowe

Jeśli nadal otrzymujesz rachunki i wyciągi w formie papierowej, zarejestruj się, aby otrzymywać je pocztą elektroniczną, gdziekolwiek możesz. Jeśli nadal regularnie wysyłasz czeki, sprawdź, czy zamiast tego możesz przełączyć się na dokonywanie płatności online.

Podczas gdy firmy użyteczności publicznej i banki od lat honorują płatności cyfrowe, ostatnimi osobami, które nie zawsze je akceptują, są właściciele i firmy zarządzające. Jeśli utkniesz w tej sytuacji, spróbuj wyjaśnić, że otrzymają pieniądze szybciej i bardziej niezawodnie, gdy zaakceptują płatności cyfrowe. Nawet najmniejsze firmy mogą akceptować bezpośrednie przelewy bankowe z niewielkimi opłatami lub bez opłat. Kiedy możesz płacić wszystkie rachunki cyfrowo, a nie czekiem i kopertami, jesteś o krok bliżej braku papieru.

5) Skanuj i niszcz

Teraz czas zacząć rozwijać nowe nawyki. Skanowanie i niszczenie lub recykling to te, które prawdopodobnie będziesz robić najczęściej. Zdecydowanie wolę skanować za pomocą aplikacji mobilnej, ale możesz też użyć skanera stacjonarnego lub funkcji skanowania na drukarce wielofunkcyjnej.

Stwórz dla siebie zasadę, która wygląda mniej więcej tak: Kiedy otrzymam nową kartkę papieru, którą muszę zdigitalizować, natychmiast ją zeskanuję telefonem, a następnie wrzucę papier do recyklingu lub niszczenia. Jeszcze lepiej, wyrzuć go bezpośrednio do niszczarki. Po co czekać?

Zmuszenie się do podążania za tym nawykiem może być trudne. „Nie mam teraz czasu, żeby to zeskanować”, możesz powiedzieć. Przećwicz swój nowy nawyk, skanując jeden lub dwa dokumenty z zaległości, aby go wypróbować. Jak dużo czasu to zajmuje? Z której aplikacji korzystałeś? Może się również okazać, że skanowanie dokumentów w naturalnym świetle przebiega bardziej płynnie niż przy oświetleniu wewnętrznym. Kiedy już zorientujesz się, jak to zrobić i ile czasu to zajmie, możesz mieć łatwiejszy czas.

6) Opracuj inne przepływy pracy

Skanowanie i niszczenie to jeden przepływ pracy. Kiedy poczujesz się komfortowo ze swoim stylem życia bez papieru, przekonasz się, że potrzebujesz więcej przepływów pracy w innych sytuacjach.

Oto przykład: Kupując nowy produkt, możesz zrobić zdjęcia instrukcji obsługi, paragonu, gwarancji i numeru seryjnego lub inne istotne informacje. Prześlij te zdjęcia do swojej usługi przechowywania, a następnie pozbądź się obcych dokumentów.

Innym przepływem pracy, który możesz stworzyć, jest zapisanie stosu dokumentów, które uważasz, że powinieneś zniszczyć, ale nie jesteś teraz pewien, a następnie przejrzyj je w specjalny dzień. Wybierz godzinę i datę, czy to w każdą sobotę, czy w pierwszą niedzielę miesiąca, i wykorzystaj ten czas, aby oczyścić swój stos.

Czasami możesz chcieć zeskanować dokumenty, zachowując jednocześnie oryginały, w przypadku certyfikatów ubezpieczeniowych, dokumentów właściciela domu i tak dalej. Digitalizując je, tworzysz kopię zapasową i zapewniasz dostęp do zawartych w nich informacji, nawet jeśli nie możesz dostać oryginału w swoje ręce.

7) Nie myśl o tym za dużo

Istnieje kilka dokumentów, które będziesz kwestionować, czy zachować oryginały, czy je zdigitalizować i zniszczyć. Kiedy czeka Cię trudna rozmowa, nie myśl o tym za dużo. Brak papieru powinno sprawić, że Twoje życie będzie prostsze i łatwiejsze, a nie bardziej stresujące. Umieść oryginał w teczce, segregatorze lub szafce na dokumenty. Nikt nie przyjdzie i nie zabierze twojej karty Paperless Club, jeśli powiesz kilka dokumentów.

Dokumentacja medyczna jest trudna, ponieważ możesz je digitalizować i przechowywać w formie elektronicznej tylko wtedy, gdy masz system zgodny z HIPAA. Możesz po prostu włożyć je do segregatora lub akordeonu i raz w roku przesiać je w poszukiwaniu wszystkiego, co jest gotowe do wyrzucenia.

To powiedziawszy, nie trzymaj się ani nie zawracaj sobie głowy digitalizacją dokumentów, które nie mają żadnego celu. Jeśli jesteś typem osoby, która pilnie trzyma się papieru, wierząc, że robisz odpowiedzialną rzecz, niszczenie i recykling czegokolwiek może być przerażające . Ale czy będziesz kiedyś potrzebował paragonu na kanapkę lub wyjaśnienia oświadczeń o korzyściach sprzed dwóch lat? Zniszcz je i odpuść.