5 wskazówek dotyczących bardziej produktywnych spotkań

Każdy ma opinie o spotkaniach, np. dlaczego niektóre spotkania w ogóle nie są potrzebne lub co sprawia, że ​​są niepotrzebnie długie. Nie jest trudno ulepszyć spotkania. Przy minimalnym przygotowaniu i przezorności spotkania mogą być bardziej produktywnym doświadczeniem dla każdego.

Jednym z kluczy do lepszych spotkań jest najpierw zrozumienie, jakiego rodzaju spotkanie zamierzasz zorganizować, a następnie odpowiednio się do niego przygotować. Przyjrzyjmy się czterem najczęstszym typom spotkań, aby zrozumieć, co je wyróżnia.

4 rodzaje spotkań

Najpopularniejsze spotkania dzielą się na cztery typy: informacyjne, dyskusyjne i wspólne, zameldowanie i spotkanie robocze.

1. Spotkanie informacyjne

Spotkanie informacyjne jest dokładnie tym, spotkaniem służącym do rozpowszechniania informacji. Półroczne spotkania w ratuszu mają zazwyczaj charakter informacyjny. Odprawa PR ma również zwykle charakter informacyjny. Zwykle tylko jedna strona ma informacje do udostępnienia. Uczestnicy są po to, aby to wchłonąć.

2. Spotkanie dyskusyjne i dotyczące współpracy

Spotkania typu „burza mózgów” to przykłady spotkań dyskusyjnych lub wspólnych. Informacje mają pochodzić od wielu osób. Spotkania grupowe mogą być również spotkaniami, w których rozwiązywane są problemy. W tego rodzaju spotkaniu jedna lub więcej zaangażowanych stron może ustalać porządek obrad.

3. Spotkanie dotyczące zameldowania

Odprawa to regularnie zaplanowane spotkanie, zwykle wokół konkretnego projektu, które może trwać lub mieć przewidywaną datę zakończenia. Codzienny scrum jest przykładem spotkania odprawowego. Zameldowania są dobre, aby upewnić się, że wszystkie strony zaangażowane w jakąś pracę lub projekt są na bieżąco informowane o problemach, rozwiązaniach, zmianach, postępach i tak dalej. Regularne spotkania dotyczące odprawy mogą być (ale nie muszą) bardzo krótkie. Jeśli od ostatniego spotkania jest niewiele zmian lub nie ma ich wcale, spotkanie może zakończyć się, gdy tylko wszyscy się o tym dowiedzą.

4. Spotkanie robocze

Na spotkaniu roboczym ludzie spotykają się, aby dokończyć pracę, którą należy wykonać. To takie proste. Przykładem spotkania roboczego jest spotkanie, na którym różni liderzy zespołów spotykają się, aby określić harmonogram projektu. Spotykają się, aby przedyskutować, jaki powinien być harmonogram, jednocześnie rejestrując wszystkie kluczowe daty. Innym przykładem są programiści i interesariusze spotykający się w celu wdrożenia zmian w kodzie (np. na stronie internetowej lub innym interaktywnym produkcie), które obie strony mogą naprawdę dokładnie zweryfikować tylko w obecności siebie nawzajem. Spotkania robocze tłumią prokrastynację w zarodku. Często współpracują.

5 wskazówek, dzięki którym spotkania będą bardziej produktywne

1. Ustaw spotkanie w kalendarzu z odpowiednią ilością czasu z wyprzedzeniem

Niektóre spotkania muszą odbyć się na kilka tygodni kalendarzowych przed ich odbyciem. Na przykład każde spotkanie z dużą liczbą uczestników, takie jak spotkanie firmowe lub kwartalne zgromadzenie akcjonariuszy, musi być zaplanowane z dużym wyprzedzeniem, aby pomóc jak największej liczbie osób w sprecyzowaniu ich harmonogramu.

Inne spotkania, zwłaszcza spotkania wewnętrzne, nie powinny być zaplanowane z dużym wyprzedzeniem. Większości wystarczy tydzień lub dwa. Jeśli celem spotkania jest kontynuacja lub rozwiązanie już rozpoczętej dyskusji lub projektu, nie chcesz, aby minęło zbyt dużo czasu między ostatnią dyskusją a spotkaniem. Ludzie muszą przychodzić na spotkanie z pomysłami wciąż świeżymi w głowach.

Szukając godziny i daty spotkania, która będzie odpowiednia dla wszystkich, skorzystaj z narzędzia do planowania spotkań. Ułatwiają planowanie i przyspieszają proces.

2. Użyj jasnego wiersza tematu

Niezależnie od tego, czy planujesz spotkanie za pomocą zaproszenia z kalendarza, prostej wiadomości e-mail lub wiadomości na Slack, użyj jasnego wiersza tematu. To klucz do produktywności każdego. W wierszu tematu należy w kilku słowach wskazać nie tylko temat spotkania, ale jego cel. Jasna linia tematu spotkania pomaga wszystkim zrozumieć, dlaczego zostali zaproszeni na spotkanie. Podpowiada również ludziom, jak powinni się wcześniej przygotować.

3. Miej zarówno program, jak i cele

Agenda to lista rzeczy, które wydarzą się na spotkaniu, zwykle w kolejności sekwencyjnej. Spotkania dyskusyjne naprawdę przynoszą korzyści z posiadania porządku obrad. To harmonogram spotkań.

Sam program nie mówi ludziom, co musi się wydarzyć w wyniku spotkania. Tak więc oprócz agendy potrzebujesz realizacji celów.

Jakie decyzje należy podjąć do końca spotkania? Jakie wyniki pojawią się pod koniec tego spotkania? Jeśli zostaniesz zaproszony na spotkanie z nowym kontaktem, rozsądnie jest zapytać: „Co masz nadzieję uzyskać z tego spotkania?”

W zależności od złożoności spotkania, agendę i cele mogą być niepotrzebne. Na przykład cel spotkania dotyczącego zameldowania jest zawsze ten sam: zameldowanie, przegląd postępów i zgłoszenie wątpliwości. Prawdopodobnie nie będziesz potrzebować wyraźnego planu na tego rodzaju spotkania. Czasami cele są ukryte w temacie. Przykładem jest „Ustal skład sierpniowego wydania magazynu”. Celem jest wykonanie tego zadania na spotkaniu roboczym.

Polecane przez naszych redaktorów

Zorganizuj się: Jason Shah, założyciel Do.com o zwiększaniu produktywności spotkań

5 niezbędnych elementów do sal konferencyjnych Twojej firmy

Zorganizuj się: narzędzia do lepszych spotkań

4. Określ lidera spotkania

Każde spotkanie potrzebuje lidera lub współprowadzących. W większości przypadków jest to osoba, która zwołała spotkanie. Decyduj wyraźnie.

Absolutnie najgorsze spotkanie, w jakim kiedykolwiek uczestniczyłem, nie miało lidera. To było bezcelowe i nikt nie wiedział, jak wprowadzić nas na właściwe tory. Mniej więcej w połowie zdałem sobie sprawę, że kilka stron myślało, że powinnam prowadzić. Poczułem się całkowicie upokorzony i zły na osobę, która to zaplanowała, nie dając jasno do zrozumienia, kto miał prowadzić rozmowę. Co gorsza, spotkanie było dla wszystkich zupełnie bezproduktywne. W innej lekkomyślnej scenie zwołałem kiedyś spotkanie, zaplanowałem je i całkowicie zamierzałem je przeprowadzić, tylko po to, aby inny kolega całkowicie je przejął. To było irytujące.

5. Strać technologię, ale zrób demo

Zanim zaczniesz tracić czas na tworzenie talii pokazu slajdów, zadaj sobie pytanie: „Czy w ogóle potrzebuję prezentacji?”

Jeśli odpowiedź brzmi tak, pamiętaj, że slajdy powinny być używane do utrzymania zaangażowania ludzi i wzmocnienia twoich punktów, a nie tworzenia ich za ciebie. Nikt nie jest pod wrażeniem wycierania gwiazd i nikt nie chce oglądać wideo, gdy przyjdzie posłuchać, jak mówisz lub porozmawiać z tobą.

Jeśli chcesz pochwalić się produktem lub usługą, zademonstruj, jak to działa. Nie pokazuj zdjęć ani filmów z nim. Daj swoim widzom prawdziwego McCoya.

Jeśli chcesz udostępnić informacje wszystkim uczestnikom, wyślij je przed spotkaniem, a nie po. To, czy ludzie przejrzą to wcześniej, to inna sprawa, ale daj im opcję. Wtedy możesz poświęcić swój czas na dotarcie do sedna sprawy, a być może też mniej czasu.

Każdy czerpie korzyści z lepszych spotkań

Spotkania mają różne kształty i rozmiary, a co za tym idzie mają wyjątkowe potrzeby. Mimo to odrobina przygotowań to długa droga, aby spotkanie stało się produktywne dla wszystkich, którzy poświęcają swój czas na uczestnictwo. Wiedza o tym, jaki rodzaj spotkania zamierzasz odbyć, pomoże Ci również ukształtować i doprecyzować Twoje oczekiwania wobec niego.