Podnieś rękę, jeśli pamiętasz Writely. Czteroosobowa firma o nazwie Upstartle uruchomiła w sierpniu 2005 r. edytor tekstu wyłącznie online, korzystając z nowej wówczas technologii przeglądarki o nazwie AJAX. Umożliwiał użytkownikom natychmiastowe zapisywanie i pobieranie treści generowanych w przeglądarce, ale przechowywanych na serwerze. I zadziałało to tak dobrze, że Google kupił Upstartle niecały rok później. W tamtym czasie produkt taki jak Writely był wyjątkowy (oprogramowanie nie było dostępne na płycie CD) i uważany był za hazard.
Przewiń do dzisiaj. Internetowy pakiet narzędzi biurowych Google nie dał nic poza rozwojem i udoskonalaniem. Teraz pod parasolem Dysku Google znajdziesz usługę zarządzania plikami i przechowywania, a także różne aplikacje internetowe i mobilne. Należą do nich: edytor tekstu (Docs lub Writely, wszystkie dla dorosłych), arkusz kalkulacyjny (Arkusze), prezentacje (Slajdy), rysunek i formularze.
Jest to pełny zestaw narzędzi, który teraz przejmuje znacznie bardziej dojrzały pakiet Office firmy Microsoft; w rzeczywistości Dysk Google skłonił firmę Microsoft do tworzenia wersji online programów Word, Excel i PowerPoint do pracy z usługą przechowywania/synchronizacji OneDrive.
Firmy mogą korzystać z G Suite, wersji Dysku Google z całą przestrzenią dyskową i narzędziami, a także z integracji Gmaila, Kalendarza, Witryn i innych pod własną nazwą domeny. Ceny zaczynają się od 6 USD za użytkownika miesięcznie za 30 GB przestrzeni dyskowej online na użytkownika; organizacje non-profit i szkoły mogą je otrzymać bezpłatnie.
Drive — nasz wybór redakcji zapewniający produktywność w biurze — to poważny zestaw narzędzi do poważnej (lub przyjemnej) pracy, całkowicie bezpłatny. Konsumenci płacą tylko za dodatkowe miejsce do przechowywania. Ale warto wiedzieć więcej niż tylko podstawy. Oto, jak w pełni wykorzystać Dysk Google.
Przechowywanie plików jest bezpłatne, poniekąd
Każde osobiste konto Dysku Google — które otrzymujesz, jeśli masz jakąkolwiek usługę Google, taką jak Gmail lub Zdjęcia Google — ma 15 gigabajtów bezpłatnego miejsca. Zawsze możesz to uaktualnić za pomocą Google One, ale pamiętaj: tylko pliki inne niż natywne — takie jak pliki Microsoft, pliki PDF lub obrazy — zajmują 15 GB. Utworzone pliki Dokumentów/Arkuszy/Prezentacji Google nie są wliczane do przydziału miejsca na Dysku Google.
Synchronizuj wszystkie swoje pliki
Dysk Google synchronizuje się między urządzeniami, więc możesz rozpocząć projekt na komputerze i odebrać go na telefonie, tablecie lub laptopie w domu. Działa z dowolnymi dokumentami, nie tylko z natywnymi Dokumentami, Arkuszami i Prezentacjami. Zainstaluj program Kopia zapasowa i synchronizacja Google na komputerze, aby automatycznie tworzyć kopie zapasowe plików z komputera, aparatu lub kart SD na Dysku Google.
Jest to jednak aspekt Dysku Google, który prawdopodobnie wykorzysta 15 GB bezpłatnego miejsca, ponieważ obsługuje on inne typy plików. Jeśli zabraknie Ci miejsca, być może będziesz musiał zapłacić za dodatkową przestrzeń dyskową przez Google One. Ale opcje zaczynają się od 1,99 USD miesięcznie (lub 19,99 USD rocznie) za 100 GB. Nawet 2 TB to tylko 10 USD miesięcznie lub 99,99 USD rocznie.
Współpracuj dobrze z innymi
Nazwa gry z Dokumentami Google to „współpraca”. Nie ma znaczenia, czy wszyscy korzystacie z laptopów, tabletów czy smartfonów, nad dokumentem może pracować jednocześnie więcej niż jedna osoba — do 50 jednocześnie.
Aby mieć oko na to, co zrobili Twoi znajomi, rodzina i/lub współpracownicy, wyświetl historię wersji, wybierając Plik > Historia wersji > Zobacz historię wersji . (Lub kliknij Wszystkie zmiany zapisane na Dysku u góry, jeśli jest widoczne). Lista po prawej stronie pokaże Ci, kto i kiedy zaktualizował dokument. kliknij nazwę, aby zobaczyć, co zrobili. Nadaj różne nazwy różnym wersjom, aby ułatwić ich śledzenie — kliknij przycisk w prawym górnym rogu, aby wyświetlić tylko nazwane wersje.
Popraw jak w Microsoft Word
Co zrobić, jeśli chcesz, aby poprawki wyglądały tak, jak podczas śledzenia zmian w dokumencie Microsoft Word? Dokumenty obsługują funkcję o nazwie Sugeruj zmiany . Kliknij przycisk Edycja (z ikoną ołówka) u góry obok przycisków Komentarze i Udostępnij. Otrzymasz menu umożliwiające edycję, wprowadzanie sugestii (z widocznymi śledzonymi zmianami, które Ty lub inne osoby możesz zaakceptować później) lub wyświetlanie ostatecznego dokumentu.
Poszukaj współpracownika
Jeśli nie pamiętasz nazwy żądanego dokumentu, ale pamiętasz, kto Ci go udostępnił, kliknij Udostępnione dla mnie w menu po lewej stronie Dysku Google. Otrzymasz listę wszystkich dokumentów, które ludzie Ci udostępnili. Jeśli lista jest zbyt długa, aby ją przeanalizować, wpisz nazwę współpracownika w polu wyszukiwania u góry.
Upublicznij dokument
Aby być częścią współpracy, dokument musi zostać udostępniony. Limit wynosi 200 osób, ale jeśli więcej niż 50 współpracowników spróbuje edytować dokument, osoby spóźnione będą mogły tylko wyświetlić zmiany.
Właściciele dokumentu mogą określić, kto ma uprawnienia do edycji. Ale aby uniknąć kłopotów, upublicznij dokument. Kliknij przycisk „Udostępnij” w prawym górnym rogu, przejdź do Zaawansowane , a następnie kliknij „Zmień” w sekcji „Kto ma dostęp”. Wybierz publiczny w sieci lub dowolną osobę, która ma łącze; niektórzy klienci G Suite mogą mieć możliwość udostępniania swoich dokumentów tylko wszystkim w swojej organizacji.
Dokumenty publiczne są udostępniane wyszukiwarkom... a Google też jest właścicielem jednego z nich.
Ustaw poziom dostępu
Kiedy robisz całe to udostępnianie dokumentów, możesz pomyśleć, że wszyscy są równi. Bynajmniej. Istnieją cztery poziomy dostępu do dokumentów. Właściciele mogą zrobić z plikiem wszystko — nawet go usunąć — i zaprosić więcej współpracowników. Redaktorzy mogą oczywiście edytować, ale zapraszać więcej współpracowników tylko wtedy, gdy pozwala na to Właściciel. Widzowie mogą zobaczyć, co się dzieje. Komentatorzy mogą go zobaczyć, a także zostawiać na nim komentarze. Przeglądający i komentatorzy mogą tworzyć kopie dokumentów, więc nie myśl o dokumentach jako o „bezpiecznych”.
Komunikuj się podczas współpracy
Dysk Google pokazuje innych współpracowników dokumentu w prawym górnym rogu. Podczas pracy możesz zostawiać komentarze lub pytania do konkretnych osób, ale możesz też wysłać im wiadomość błyskawiczną. Kliknij dymek czatu obok nagłówków czatu współpracowników i wpisz swoją wiadomość. Nie jest to jednak wiadomość prywatna. Wszyscy inni w dokumencie też mogą zobaczyć Twoją dyskusję.
Dodatki Embrace
Istnieje wiele dodatków, które mogą rozszerzyć funkcje, które już masz za darmo w Dokumentach i Arkuszach. Znajdź lub aktywuj je, klikając Dodatki > Pobierz dodatki podczas edytowania dokumentu.
Przytul się z aplikacjami
Nie mylić z dodatkami, istnieje również wiele aplikacji Dysku Google — całkowicie internetowych aplikacji, które można połączyć z Dyskiem Google. Dodatki pokrywają się w pewnym stopniu — prawdopodobnie nie potrzebujesz aplikacji i dodatku HelloFax. Ale aplikacje znalezione w Chrome Web Store ułatwiają dodatkową edycję w innym miejscu.
Prześlij przez przeciągnij i upuść
Dysk Google ma duży przycisk „Nowy” w interfejsie do tworzenia nowych plików. Jest to również sposób przesyłania pliku lub folderu. Pomiń tę część — przeciągnij pliki z Eksploratora Windows lub macOS Finder bezpośrednio na listę plików na Dysku Google. U dołu ekranu przeglądarki zobaczysz chmurkę ze strzałką w górę wskazującą, że możesz puścić przeciągany plik, aby upuścić go bezpośrednio na Dysk.
Linki do szybkiego tworzenia
Jeśli chcesz szybko utworzyć nowy dokument, arkusz kalkulacyjny, prezentację lub rysunek, dodaj następujące łącza do paska zakładek przeglądarki:
http://doc.new — nowy dokument Google
http://sheets.new — nowy Arkusz Google
http://deck.new — nowa prezentacja Google
http://site.new — nowa witryna Google
http://form.new — nowy formularz Google
Użyj aplikacji Companion, aby uruchomić system Windows
Rozszerzenie Drive Companion dla przeglądarki Google Chrome spełnia konkretną potrzebę: dzieli uruchomione dokumenty/slajdy/arkusze Dysku Google na wyskakujące okna przeglądarki, które zapewniają wygląd dedykowanego programu na pulpicie. W systemie Windows wyskakujące okienka mają nawet ikonę Dysku Google na pasku zadań, dzięki czemu można łatwo do niej wrócić. Nowe okno można uruchomić z pustym dokumentem lub otworzyć już istniejący.
Uzyskaj dostęp do plików na Dysku w trybie offline: komputer stacjonarny
Zwykle uzyskujesz dostęp do plików przechowywanych na Dysku Google, gdy Twoja przeglądarka jest połączona z internetem. Ale w sytuacjach, gdy Wi-Fi nie jest dostępne, Dysk Google obsługuje dostęp w trybie offline.
Najpierw zainstaluj rozszerzenie Google Docs Offline Chrome (działa tylko w przeglądarce Google), a następnie przejdź do ustawień Dysku Google. Zaznacz pole „Twórz, otwieraj i edytuj swoje ostatnie pliki Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji Google na tym urządzeniu w trybie offline”. To aktywuje usługę, ale będziesz musiał wybrać pliki, które chcesz offline. Przejdź do drive.google.com, kliknij prawym przyciskiem myszy żądany dokument (naciśnij Shift/Ctrl lub Command w przypadku wielu plików) i włącz opcję „Dostępne offline”.
Uzyskaj dostęp do plików na Dysku w trybie offline: urządzenie mobilne
Jeśli chcesz pracować z plikiem z Dysku Google na smartfonie, ale nie masz dostępu do internetu, wcześniej skonfiguruj plik tak, aby był dostępny w trybie offline. Otwórz plik Dokumentów, Prezentacji lub Arkuszy, kliknij menu z trzema kropkami ( ) w prawym górnym rogu i przełącz przełącznik obok opcji „ Dostępne offline ”. Gdy następnym razem będziesz online, wszelkie wprowadzone przez Ciebie zmiany zostaną ponownie zsynchronizowane z Dyskiem Google.
Zapisz na później z Dyskiem Google
Evernote to repozytorium online dla wszystkich Twoich cyfrowych treści. Możesz używać Dysku Google w podobny sposób. Rozszerzenie Google Chrome o nazwie Zapisz na Dysku Google ułatwia zapisywanie prawie wszystkiego, co widzisz online, w folderze na Dysku Google. Są jednak pewne zastrzeżenia. Nie możesz tak naprawdę zapisać tylko dobrych części tekstowych strony — możesz zapisać tylko widok tej strony jako plik PNG, cały kod źródłowy HTML lub zapisać jako dokument Google (co spowoduje wyłączenie formatowania). Kliknij obraz prawym przyciskiem myszy i możesz to zapisać. Aby poważnie zapisywać informacje, trzymaj się Evernote, OneNote lub Pocket.
Bezpośrednie udostępnianie dokumentów przez Gmaila
Jeśli korzystasz z Gmaila i Dysku Google, masz szczęście: nigdy więcej nie musisz załączać dokumentu. Oznacza to, że nigdy nie natkniesz się na limit 25 MB załączników — zamiast tego wyślij do 10 gigabajtów plików.
Pliki należy najpierw przesłać do miejsca na Dysku Google. Wstaw pliki do wiadomości Gmail, klikając ikonę Dysku Google ( ) u dołu ekranu tworzenia wiadomości e-mail. Jeśli pliki znajdują się na dysku twardym, przeciągnij i upuść je z karty Prześlij.
Użyj oddzielnych aplikacji mobilnych do edycji
Google od dawna oferuje aplikację Dysk na iOS i Androida, ale edycja plików była mieszana, więc Google przeniósł tę funkcję do oddzielnych aplikacji na Dokumenty (iOS, Android), Arkusze (iOS, Android) i Prezentacje (iOS , Android). Aplikacja Dysk żyje, zapewniając dostęp i przeglądanie przechowywanych plików; kiedy musisz edytować, przekieruje Cię do jednej z innych aplikacji, pod warunkiem, że są one zainstalowane.
Konwertuj na format Dokumentów Google
Do Dysku Google możesz dodać prawie każdy plik, aby uzyskać miejsce na dane, ale jak masz z nimi pracować po ich przesłaniu? Konwersja pliku do formatu Dokumentów, Arkuszy lub Prezentacji Google jest dość łatwa. Prześlij plik i kliknij prawym przyciskiem myszy, aby wybrać „Otwórz za pomocą”. Pojawi się podmenu z opcjami umożliwiającymi zmianę, na przykład, dokumentu Word na Dokument Google. Utworzy kopię, pozostawiając oryginalny plik nienaruszony.
Możesz także użyć rozszerzenia Office Editing for Docs, Sheets & Slides do Chrome, aby edytować dowolne dokumenty pakietu Office, które przeciągasz do przeglądarki. Następnie możesz zapisać je z powrotem w oryginalnym formacie lub zachować je w formacie Dysku Google, aby zaoszczędzić miejsce.
Zamień wszystkie obrazy/pliki PDF w tekst
Jeśli chcesz, aby każdy element, który przesyłasz na komputer — nawet pliki PDF — przekonwertować na tekst, który możesz edytować jako Dokument Google, przejdź do Dysku Google (nie Dokumentów) na pulpicie, kliknij ikonę koła zębatego ( ) u góry i wybierz Ustawienia. W wyskakującym okienku zaznacz pole obok Konwertuj przesłane . Przesyłanie plików może potrwać trochę dłużej, ale warto. Otrzymasz dokument Google z wstawionym obrazem, z edytowalnym tekstem poniżej.
Skanuj za pomocą aplikacji mobilnej
Jedną z unikalnych funkcji aplikacji mobilnej Dysk Google (nie w oddzielnych aplikacjach Dokumenty i Arkusze) jest możliwość przesłania zdjęcia. Dlaczego chcesz to zrobić? Słowa na obrazie są skanowane przez Google i stają się tekstem do przeszukiwania. Świetnie nadaje się do robienia zdjęć przepisu, menu, godzin otwarcia sklepu — wszystkiego, co musisz później znaleźć, ale nie chcesz wpisywać ponownie. (Aplikacja na iOS nie umożliwia jednak edycji tekstu za pomocą OCR — działa to tylko na komputerze stacjonarnym lub w systemie Android).
Zbieraj dane od innych
Jedną z aplikacji w zbiorze Dysku Google, która nie cieszy się dużym zainteresowaniem, są Formularze, ale jest przydatna. Pomyśl o tym jak o swojej osobistej SurveyMonkey. Skonfiguruj ankietę, ankietę, co masz i udostępnij. Zebrane dane są wstawiane do pliku arkusza kalkulacyjnego Arkuszy. Tworzenie formularzy jest tak samo wspólne jak każdy dokument. Formularze obsługują paski postępu (aby pokazać respondentom, ile czasu muszą przejść, aby zakończyć), obrazy i filmy z YouTube.
Rysuj w Dokumentach
Aplikacja Rysunki na Dysku Google tak naprawdę nie służy do edycji zdjęć. Ale można go użyć do podrasowania niektórych grafik. Jeśli potrzebujesz trochę kreatywności obrazu w dokumencie, masz to. W Dokumentach, Arkuszach lub Prezentacjach przejdź do Wstaw > Rysunek > +Nowy — otrzymasz pomniejszoną wersję aplikacji do rysowania, dzięki której dodanie grafiki będzie bardzo proste. Jeśli masz już zapisaną grafikę utworzoną na Dysku, wybierz Rysunek > Z Dysku z menu Wstaw.
Przejdź na pełny ekran (dwa razy)
Potrzebujesz czasu na pisanie bez rozpraszania uwagi? Wybierz Widok> Pełny ekran , aby pozbyć się menu aplikacji i pasków narzędzi u góry (naciśnij klawisz Esc, aby powrócić). Naciśnij klawisz F11 w trybie pełnoekranowym, aby ukryć również menu przeglądarki i ponownie, aby wróciły.
Okienko badań znajduje więcej
Kiedy masz głowę nad projektem i masz ograniczoną powierzchnię ekranu, ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, jest opuszczenie strony, aby przeprowadzić wyszukiwanie. Okienko badań (dostępne tylko w Dokumentach) pozwala obejść ten problem. Kliknij Narzędzia > Eksploruj (lub Ctrl+Alt+Shift+I), aby uzyskać do niego dostęp. Ułatwia wstawianie przypisu dolnego w dokumencie, który zawiera linki do wyników. Użyj Ctrl+Shift+Y , gdy kursor znajduje się na określonym słowie, a okienko pokazuje definicję. Możesz nawet użyć panelu Eksploruj, aby wstawić znalezione obrazy.
Wstaw linki z wyszukiwaniem
Wstawienie linku do Dokumentu Google jest łatwe. Zaznacz tekst, kliknij ikonę łańcucha lub naciśnij Ctrl-K , a pojawi się menu, w którym możesz wkleić adres URL. Ale jeśli nie masz jeszcze adresu URL linku, Google znajdzie go dla Ciebie, ponieważ wyszukiwarka Google jest zintegrowana. Najpierw wyszuka zaznaczone hasło. Jeśli to nie zadziała, wpisz inne zapytanie — nie zmieni to tekstu dokumentu. Gdy znajdziesz link, który Ci się podoba, kliknij go, aby natychmiast wstawić.
Zobacz każdy skrót
Korzystaj ze skrótów klawiszowych, a staniesz się bogiem Dysku Google. Z wyjątkiem tego, czym one są i jak je znaleźć? Bez względu na to, w jakiej aplikacji Dysk się znajdujesz, nawet na głównej stronie Dysku Google, po prostu wpisz Ctrl+/, a menu skrótów pokaże wszystkie dostępne opcje klawiatury.
Tłumacz w locie
Masz dokument w obcym języku? Prześlij go na Dysk Google, otwórz (jako Dokument Google), kliknij Narzędzia > Przetłumacz dokument . Otrzymasz duplikat dokumentu w swoim preferowanym języku.
Typ głosu w Dokumentach
Otwórz zupełnie nowy, pusty plik Dokumentów Google do przetwarzania tekstu na komputerze, a jeśli Twój komputer ma mikrofon, możesz skorzystać z pisania głosowego . Znajdź go w menu Narzędzia lub naciśnij Ctrl+Shift+S. Umieszcza ikonę mikrofonu obok dokumentu — kliknij ją, aby mówić, a to, co powiesz, pojawi się w dokumencie. Ikona mikrofonu zmieni kolor na czerwony i wyświetli kontur celu, gdy Cię usłyszy.
W ciągu ostatnich kilku lat Google zrobiło wiele, aby udoskonalić rozpoznawanie głosu i dyktowanie, a to działa całkiem nieźle. Nie tylko do zapisywania tego, co mówisz (w tym podstawowej interpunkcji — powiedz na przykład „kropkę” po zakończeniu zdania), ale także do wprowadzania poprawek i zmian formatowania za pomocą głosu oraz poruszania się po dokumencie bez dotykania myszy. Lista obsługiwanych języków wykracza daleko poza tylko amerykański angielski. Spowoduje to jednak cenzurowanie przekleństw za pomocą gwiazdek — będziesz musiał przepisać to gówno później.
Udoskonal swoje wyszukiwanie plików
Szukasz konkretnego pliku lub dokumentu na Dysku Google? Google ma w dół funkcje wyszukiwania, więc zwykle jest to łatwe. Jeśli chcesz przeprowadzić wyszukiwanie zaawansowane, otwórz odpowiednie opcje za pomocą strzałki w dół w polu wyszukiwania. Stamtąd wyszukaj typ pliku, właściciela, czy jest oznaczony gwiazdką lub kosza, kiedy był ostatnio modyfikowany, komu został udostępniony i nie tylko.
Co więcej, podczas wyszukiwania na Dysku korzystaj z przetwarzania języka naturalnego. Oznacza to, że możesz pominąć ezoteryczne operatory wyszukiwania i spróbować czegoś w stylu „znajdź moje protokoły ze spotkania sprzedażowego z lipca zeszłego roku”.
Pokoloruj swoje foldery
Pomaga to w utrzymaniu porządku w folderach, ale czasami chcesz po prostu zwrócić uwagę na najczęściej używane foldery, powiedzmy, wybierając kolor. Dysk Google oferuje tęczę możliwości. Kliknij prawym przyciskiem myszy dowolny folder i wybierz Zmień kolor, aby wyświetlić menu.
Uzyskaj nowy Outlook
Jeśli używasz Outlook.com lub aplikacji Outlook dla systemu iOS lub Android, nie jesteś ograniczony do korzystania z Microsoft OneDrive do uzyskiwania dostępu do plików w chmurze. Możesz je również pobrać z Dropbox, Box, Facebook i tak, Google Drive.
Chroń określone komórki
Możesz skonfigurować ochronę całego arkusza w Arkuszu Google, używając opcji Narzędzia > Chroń arkusz , nawet jeśli udostępniasz arkusz. Jednak jeszcze bardziej szczegółowa i użyteczna jest możliwość ochrony tylko części danych. W sekcji Dane > Chroń arkusze i zakresy możesz ustawić zakres komórek, których nikt oprócz Ciebie lub wybranych przez Ciebie nie może dotykać.
Znajdź więcej czcionek
Jeśli uważasz, że wybór czcionek w dokumentach Dysku Google ogranicza Twoją kreatywność, dodaj trochę więcej. W menu Czcionka (na pasku narzędzi) najlepszym wyborem jest Więcej czcionek . Wyświetlone okno dialogowe umożliwia wyświetlanie czcionek według typu, takiego jak pismo odręczne, o stałej szerokości, szeryfowe lub bezszeryfowe; możesz następnie sortować według popularności, daty dodania lub trendów. Wyszukaj określoną nazwę kroju pisma. Następnie zaznacz każdą czcionkę, do której chcesz mieć szybki dostęp z samego dokumentu. Czcionki nie są specyficzne dla dokumentu – jeśli wybierzesz nową, będzie ona dostępna we wszystkich Twoich Dokumentach, Arkuszach i Prezentacjach Google. Wszystkie czcionki Google można zobaczyć na fonts.google.com, ale nie wszystkie są dostępne do użycia na Dysku Google.
Zorganizuj ten dysk
Jeśli jesteś poważnym użytkownikiem Dysku Google, prawdopodobnie masz już wystarczająco dużo czasu, aby zmienić zawartość Dysku w zawiły bałagan. Jeśli tak, zapoznaj się z 7 prostymi krokami do czyszczenia dysku Google.
