이 4가지 간단한 팁으로 회의 시간 낭비 줄이기
게시 됨: 2022-01-29이러한 회의는 사람들의 급여 측면에서뿐만 아니라 인지 부하, 에너지 및 사기 측면에서도 비용이 많이 듭니다. 회의는 방해가 되므로 사람들의 주의를 집중도가 높은 핵심 작업에서 다른 곳으로 돌립니다. 이메일과 함께 회의는 수십 년 동안 직원들에 의해 지속적으로 최악의 골칫거리로 평가되었습니다.
이미 많은 사람들이 스트레스와 불안을 겪고 있는 전염병 동안 원격 근무의 맥락에서 회의에 보내는 시간을 적극적으로 줄이는 것이 합리적입니다.
직무에 따라 회의를 취소하거나 버리는 등 일부 회의에서 간단히 나갈 수도 있습니다. "이 회의가 이메일이어야 했습니까?"라는 문제도 있습니다. 회의 내용이 다른 방식으로 더 효율적으로 전달될 수 있다면 회의를 개최 하지 마십시오 .
그냥 지나칠 수 없는 회의는 어떻습니까? 결국 어떤 회의는 정말 가치 있고 중요합니다. 회의를 통해 사람들은 서로를 알게 되어 동료애가 형성됩니다. 특히 원격 근무에서 회의는 신뢰 구축에 도움이 됩니다. 긴급한 문제가 있고 속도가 문제일 때 회의는 일반적으로 사람들이 문제를 식별하고 결정을 내리는 가장 빠른 방법입니다. 일부 회의는 다른 의사 소통 방법이 할 수 없는 방식으로 명확성을 제공합니다.
대부분의 사람들은 반드시 회의를 해야 할 때 회의에는 목표가 있는 의제가 있어야 하고, 의제는 미리 회람되어야 하며, 더 나은 회의를 개최하는 데 도움이 되는 앱을 사용할 수 있다는 것을 알고 있습니다. 이 단계를 귀찮게 하는 사람은 거의 없습니다. 회의를 보다 효율적으로 만들고 회의에 보내는 시간을 줄이기 위한 다른 방법을 살펴보는 것은 어떻습니까? 이를 수행하는 방법에 대한 네 가지 전략이 있습니다.
1. 회의 전에 회의의 절반을 진행합니다.
1시간 회의를 개최하는 대신 30분(또는 그 이상, 20분) 회의를 예약하고 모든 회의 참석자가 실제 회의 전에 내용이나 목적에 참여할 수 있는 방법을 제공합니다. 이 전략은 회의 시간을 줄이는 데 도움이 될 뿐만 아니라 내성적인 사람들과 다른 사람들이 회의에서 말하는 것보다 쉽고 편안하게 참여할 수 있습니다.
당신은 그것을 어떻게합니까? 공유 문서 또는 온라인 화이트보드와 같은 비동기식 공동 작업 도구를 사용하여 사람들이 의제를 읽고, 질문을 기록하고, 아이디어를 브레인스토밍하거나, 회의에 "참여"하기 위해 원하는 모든 작업을 수행할 수 있습니다. 사람들에게 읽고, 요약하고, 댓글을 달고, 브레인스토밍하고, 비동기식으로 생각할 수 있는 장소를 제공할 때 그들이 제자리에 있지 않을 때 시간을 할애할 수 있습니다. 그들은 또한 그들에게 가장 좋은 시간에 그것을 할 수 있고 그들의 핵심 작업을 방해하지 않을 것입니다.
사용을 고려할 수 있는 일부 앱은 Miro, Mural, Conceptboard(표시됨), Google Docs와 같은 Google Workspace 앱, 심지어 Microsoft OneNote와 같은 공동 메모 작성 앱입니다.
실제 회의 전에 사람들에게 자신의 아이디어를 기록할 수 있는 장소를 제공함으로써 다른 방법으로는 발언하지 않을 수도 있는 모든 사람의 참여를 높일 수 있습니다. 더 중요한 것은 사전에 너무 많은 작업을 수행했기 때문에 실제 회의 시간을 절반으로 크게 줄일 수 있어야 한다는 것입니다.
이 전략은 모든 유형의 회의에 적용되지는 않지만 브레인스토밍 회의 또는 신제품에 대한 시작 회의와 같이 모든 참가자가 참여해야 하는 회의에 이상적입니다.
2. 계시원 배정
계시원을 지정하고 그 사람 을 회의 계시원으로 소개하십시오. 계시원은 회의가 정시에 시작되고 끝나야 하며 시간 제한을 지켜야 하는 부분이 있는지 확인할 책임이 있습니다.
정시에 시작하려면 단순히 계시원을 소개하는 것이 좋은 방법입니다. "오늘 회의에서 필이 계시는 분이십니다. 필의 일을 쉽게 하고 바로 시작합시다."
정시에 종료하기 위해 계시원은 회의의 분위기와 중요성에 따라 5분, 2분 또는 1분 남았을 때 알릴 수 있습니다.
세그먼트 관리의 경우 예를 드는 것이 가장 쉽습니다. 사람들이 자신을 소개해야 하는 회의를 계획하고 있다고 가정해 보겠습니다. "자신을 소개하고 이 회의에 참석한 이유를 약 15초 후에 설명하세요. 오늘은 Jill이 시간 측정기입니다. Jill, 일정을 지킬 수 있도록 15초 후에 타이머를 맞춰주세요." 그렇게 하면 Jill은 누군가의 말을 끊고 끝내라고 말하는 것에 대해 기분이 나쁠 필요가 없습니다. 차임벨이 작동합니다.
서로 다른 사람들이 자신의 아이디어나 정보를 발표하기 위한 모임의 부분이 있을 때 유사한 문구를 사용할 수 있습니다.
타이머 앱, 웹 사이트 및 플러그인은 십일조입니다. 휴대폰이나 vclock.com과 같은 무료 웹사이트에서 주식 앱을 사용합니다(그림 참조).
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3. 반복 회의에 대한 피드백 요청
다음은 반복되는 회의 기간을 줄이는 데 도움이 되는 전략입니다. 참석자에게 피드백을 요청하세요. 일반적으로 형식과 일부 주제가 매번 동일하기 때문에 상설 팀 회의 및 주간 또는 월간 체크인과 같은 반복 회의에 가장 효과적입니다.
회의 후 다음과 같은 구체적인 피드백을 요청하십시오.
그 회의가 필요 이상으로 길었나요? 너무 짧았나요? 토론하고 싶은 내용을 다루지 않았습니까?
우리는 무엇에 그렇게 많은 시간을 할애할 필요가 없었습니까?
공유 문서에서 브레인스토밍을 하는 것과 같이 다른 방식으로 처리했다면 더 좋았을 회의 부분이 있었습니까?
회의 참석자는 회의를 단축하거나 형식을 변경하거나 둘 다를 의미하는지 여부에 관계없이 회의를 개선하는 방법에 대한 훌륭한 아이디어를 가지고 있을 수 있습니다.
4. 일대일 맞춤 설정
조직에는 직원과 관리자 간의 반복적인 회의를 의미하는 일대일 회의에 대한 규범이 있을 수 있습니다. 그들은 종종 일주일에 한 번, 보통 30분에서 45분 동안 열립니다. 그러나 그 일정이 당신에게 이상적이라고 누가 말할 수 있습니까?
일대일 방식으로 두 당사자는 회의의 빈도와 기간이 도움이 되고 효과적인지에 대해 열린 대화를 나눌 수 있고 또 그래야 합니다. 격주로 30분 회의가 필요할 수도 있습니다. 매주 15분씩 체크인하는 것이 더 나을 수 있습니다.
일대일 회의가 양 당사자에게 필요한 것보다 더 길거나 더 빈번해야 할 이유가 없습니다. 다음 일대일에서 이 주제를 언급하고, 당신과 상대방이 함께 보내는 이상적인 시간에 대해 합의할 수 있는지 확인하십시오.
더 짧고 효율적인 회의
모든 회의를 취소할 수 있는 것은 아닙니다. 목적과 원하는 결과에 따라 모든 회의가 원래 예상했던 것보다 짧아서는 안 됩니다. 그러나 확실히 지식 근로자가 갖는 대부분의 회의는 시간이 덜 걸리고 더 효율적일 수 있습니다. 회의에 소요되는 시간을 줄이는 데 적극적으로 집중하면 회의로 인한 고통을 상당 부분 완화할 수 있습니다. 더 중요한 것은 동료들이 감사할 것입니다.