시각적 프로세스 문서 및 가이드를 만드는 방법

당신은 스스로를 트레이너라고 생각하지 않을지 모르지만, 우리 중 거의 모든 사람은 어떤 시점에서 프로세스를 설명하거나 누군가에게 새로운 것을 하도록 훈련시켜야 합니다. 많은 사람들이 알아야 할 사항이라면 공유할 수 있는 문서를 만들고 싶을 것입니다. 이렇게 하면 반복해서 설명할 필요가 없습니다.

어떤 작업을 수행하는 데 필요한 프로세스나 단계를 설명하는 데 있어 시각적 요소를 능가하는 것은 없습니다. 이미지와 비디오를 통해 말로만 설명하는 것이 아니라 작업을 완료하는 데 필요한 단계를 실제로 보여줄 수 있습니다.

이때 시각적 프로세스 문서가 유용합니다.

시각적 프로세스 문서화는 이미지나 비디오를 포함하는 방법, 자습서 또는 교육 콘텐츠를 말하는 멋진 방법입니다.

우리 모두는 "그림은 천 마디 말의 가치가 있다"는 옛 격언을 들었습니다. 사실이 밝혀졌습니다!

실제로 TechSmith 연구에 따르면 사람들은 지침이 시각적으로 제시되는 것을 선호할 뿐만 아니라 실제로 더 빨리 배우고 더 잘 수행하며 정보를 더 오래 유지합니다.

즉, 누군가가 와서 동일한 지침을 반복해서 요청해야 하는 변경 사항이 훨씬 적습니다!

그러나 특히 그래픽 디자이너가 아닌 경우 시각적 프로세스 문서를 어떻게 작성합니까?

운 좋게도 적절한 도구와 약간의 노하우만 있으면 전문가 수준의 비주얼 및 비디오 콘텐츠를 만드는 것이 매우 쉽습니다.

배울 내용은 다음과 같습니다.

• 프로세스 문서화란 무엇이며 왜 중요한가요?
• 일반적인 유형의 프로세스 문서.
• 시각적 프로세스 문서를 만들기 위한 도구입니다.
• 비디오를 포함한 시각적 콘텐츠를 쉽게 생성하여 매우 효과적인 시각적 문서를 만드는 방법.
• 문서가 매우 효과적인지 확인하기 위한 모범 사례.
• 문서의 보관 수명을 연장하는 방법.

프로세스 문서란 무엇입니까?

프로세스 문서는 작업이나 프로젝트를 완료하는 데 필요한 단계를 보여주는 모든 문서입니다. 청중과 목적에 따라 공식적이거나 비공식적일 수 있습니다.

프로세스 문서는 무엇을 위해 사용됩니까?

위의 정의에서 알 수 있듯이 프로세스 문서화는 매우 광범위한 용어입니다. 이메일 클라이언트에 로그인하는 단계를 보여주는 빠른 스크린샷처럼 간단할 수도 있고 여러 페이지로 된 문서처럼 복잡한 것일 수도 있습니다.

생각해보면 레시피는 프로세스 문서다. 따라서 프로세스 문서를 작업을 완료하는 방법으로 생각하면 도움이 될 수 있습니다. 일부 레시피는 복잡하고 수많은 단계와 재료가 필요한 반면, 다른 레시피는 간단하고 몇 가지 재료만 있을 수 있습니다.

다음은 프로세스 문서가 도움이 될 수 있는 몇 가지 방법입니다.

신입사원 교육

프로세스 문서는 신입 사원을 교육해야 할 때 매우 유용합니다. 새로운 팀원이 이를 사용할 수 있게 하면 트레이너에게 완전히 의존하여 알아야 할 모든 것을 가르치는 것이 아니라 온보딩 프로세스를 통해 스스로를 도울 수 있습니다.

종종 새 직원이 팀에 합류할 때 공석을 채우고 있습니다. 그리고 팀에 공석이 있으면 각 구성원의 작업량이 더 많아지는 경향이 있습니다.

따라서 필요하다고 느끼기 전에 프로세스를 문서화하면 직원이 이미 부족할 때 스트레스와 압박을 덜 수 있습니다. 물론 동료를 교육해야 하는 경우에도 프로세스 문서를 생성할 수 있습니다!

프로세스 문서화는 사람들이 필요할 때 스스로 정보에 액세스할 수 있도록 하여 자조 능력을 촉진합니다.

예상치 못한 일에 대비하라

당장 필요하지 않은 경우에도 조직 내 프로세스를 문서화하는 데 도움이 됩니다.

그렇게 하면 미래의 동료가 성공할 수 있습니다. 신입사원 교육에서 사용하는 것과 유사하게 정보를 요청 시 제공할 수 있으며, 일반적으로 특정 작업을 수행하던 개인이 병이 나거나 예기치 않게 사용할 수 없는 경우 다른 사람이 쉽게 인수할 수 있습니다.

프로세스 투명성 제공

또한 프로세스를 문서화하면 조직 내에서 투명성이 향상됩니다. 이를 통해 비즈니스의 특정 영역에 가깝지 않은 직원이 직속 팀 및/또는 부서 외부의 작업에 대한 통찰력을 얻을 수 있습니다.

이는 차례로 중복된 단계나 작업을 제거하는 것과 같은 워크플로 개선으로 이어질 수 있습니다. 또한 조치 항목을 유발할 수 있는 문제점을 강조 표시할 수 있습니다. 프로세스의 문제점을 인식하는 것만으로도 점진적 개선을 위해 리소스를 할당할 수 있습니다.

몇 가지 일반적인 유형의 프로세스 문서는 다음과 같습니다.

• HR 소프트웨어에 로그인하기 위한 지침과 같은 온보딩 자료.
• 소프트웨어 사용법.
• 제품 사용 설명서.
• 음식 조리법.
• 방법 비디오.

Visual Process Documentation의 장점은 무엇입니까?

Visual Process Documentation은 프로세스를 더 쉽게 이해할 수 있도록 도와줍니다. 사람들이 해야 할 일을 볼 수 있을 때 이해하고 성공할 가능성이 더 큽니다.

위 이미지는 TechSmith Knowmia에서 YouTube 링크를 가져오는 과정을 보여줍니다. 한 눈에 사용자는 YouTube 동영상을 추가하기 위해 클릭할 위치와 링크를 입력할 위치를 정확히 알 수 있습니다.

이에 대한 서면 지침은 이해하는 데 더 많은 시간이 걸리고 사용자가 각 단계에서 클릭할 위치를 시각적으로 검색해야 합니다. 이렇게 하면 옷자락이 볼 수 있습니다.

프로세스 결과에 대한 기대치에 대한 참조 가이드 제공

Visual Process 문서는 예상 결과를 보여주는 데 도움이 됩니다. 문서는 이러한 목표를 달성하기 위한 한 가지 가능한 경로를 보여줍니다. 그러나 이것이 문서화된 프로세스가 우리가 원하는 결과를 얻는 유일한 방법이라는 의미는 아닙니다.

프로세스의 절차를 설명하는 시각적 프로세스 문서는 우리의 시간이나 도구가 미래에 보다 효율적으로 사용될 수 있는 영역을 쉽게 볼 수 있도록 합니다.

프로젝트 및 프로세스에 대한 컨텍스트 제공

프로세스에는 개별 프로젝트에만 적용되는 단계와 절차가 포함될 수 있습니다. 미래의 프로젝트는 많은 동일한 절차를 공유할 수 있지만 많은 사항이 다르게 적용될 수도 있습니다. 이러한 차이점 중 일부는 외부에서 내부를 들여다보면 알아차리기 어려울 수도 있습니다.

Visual Process Documentation을 사용하면 한 프로세스와 다른 프로세스에 발생한 상황을 쉽게 비교할 수 있습니다. 이렇게 하면 한 절차를 적합하지 않은 프로세스에 적용함으로써 발생할 수 있는 실수를 방지하는 데 도움이 됩니다.

프로세스의 새로운 참가자를 위한 더 쉬운 교육 촉진

시각적 프로세스 문서화는 프로세스의 새로운 참가자가 가질 수 있는 많은 질문을 제거하는 데 도움이 됩니다. 그 이유는 이러한 절차의 대부분이 문서에서 직접 다루어지기 때문입니다. 이것은 다른 사람들이 주의가 필요할 수 있는 다른 영역에 집중하도록 훈련하는 데 사용되는 추가 시간을 허용합니다. 더 힘든 작업이 아니라 스마트한 작업에 관한 것입니다.

또한 프로젝트의 원래 참가자가 다른 역할을 맡는 경우에는 어떻게 됩니까? 시각적 프로세스 문서화는 원래 프로세스를 문서화한 사람이 없어도 프로젝트를 계속 완료할 수 있도록 합니다.

꽤 좋은 것 같죠? Visual Process Documentation의 이러한 장점과 기타 여러 장점은 여러 동적 방식으로 사용할 수 있는 강력한 도구가 될 수 있음을 보여줍니다. 이러한 장점을 염두에 두고 지금은 문서를 최대한 활용하는 데 도움이 되는 몇 가지 모범 사례를 소개할 때입니다.

시각적 프로세스 문서 작성을 위한 도구

시각적 문서 작성의 주요 장벽 중 하나는 문서를 올바르게 완료할 수 있는 기술, 시간 또는 지식이 없다는 믿음입니다.

전문적인 품질의 결과를 얻기 위해 전문적인 기술이 필요하지 않다는 것을 말씀드리고자 합니다. 사실, 많은 경우에 몇 번의 클릭만으로 필요한 것을 얻을 수 있습니다!

스나짓

Snagit은 풍부하고 전문적인 프로세스 문서, 방법, 자습서 등을 만들기 위한 최선의 선택입니다.

단순한 스크린샷과 마크업 도구를 넘어 Snagit에는 문서를 클릭하고 드래그하는 것처럼 쉽게 만드는 여러 기능이 포함되어 있습니다.

템플릿

하나의 프로세스 문서를 생성하든 1,000개의 프로세스 문서를 생성해야 하든 Snagit Templates는 새로운 가장 친한 친구가 되었습니다. Snagit은 전문적으로 디자인된 다양한 무료 템플릿과 함께 제공되거나 Snagit용 TechSmith Assets에 가입하여 더 많은 템플릿에 액세스할 수 있습니다.

템플릿을 사용하여 스크린샷을 찍고 템플릿에 배치하고 필요한 텍스트 설명을 추가하면 완료됩니다. 정말 간단합니다.

그리고 스크린샷을 넘어갈 수도 있습니다. 공유해야 할 제품 사진이나 일러스트레이션이 있습니까? Snagit도 그들을 처리할 수 있습니다. 적절한 곳에 추가하기만 하면 나머지는 Snagit이 알아서 처리합니다.

단계 도구

Snagit에는 실제로 작업을 완료하는 데 필요한 단계를 표시하는 데 도움이 되는 도구가 있습니다. 그것은 간단히 말해서 프로세스 문서입니다!

도구 단순화

단순화 도구를 사용하면 가장 중요한 것을 강조하기 위해 불필요하거나 관련 없는 정보를 제거할 수 있습니다. 물론 Snagit을 사용하면 몇 번의 클릭만으로 이를 수행할 수 있습니다!

또한 불필요한 텍스트 및 기타 요소를 제거하여 콘텐츠가 사용자 인터페이스, 문구 등의 사소한 변경에 덜 민감합니다. 즉, 콘텐츠의 가치 있는 보관 수명이 훨씬 더 길어질 수 있습니다. 다른 일에 집중하세요!

이미지의 비디오

때때로 최고의 프로세스 문서는 문서가 아니라 비디오입니다! 스크린샷이나 다른 이미지를 쉽게 캡처하여 정확한 프로세스를 보여주는 비디오로 변환합니다. 필요에 따라 주석과 내레이션을 추가할 수 있습니다.

칸바

Canva는 맞춤형 그래픽을 만드는 가장 쉬운 방법 중 하나입니다. 사실 여기 이 블로그에서 볼 수 있는 많은 그래픽이 Canva에서 만들어졌습니다.

Snagit용 TechSmith 자산

위에서 TechSmith Assets for Snagit에서 사용할 수 있는 모든 템플릿을 언급했지만 여기서 끝이 아닙니다. 프로젝트에 무료로 사용할 수 있는 수천 개의 이미지, 일러스트레이션, 아이콘, 스탬프 등이 있습니다. Snagit은 많은 자산과 함께 무료로 제공되지만 더 많은 자산에 액세스하려면 구독할 수 있습니다.

모범 사례

• 메시지를 정확하게 전달할 수 있도록 문서에서 절차를 표현하는 방식을 구체적으로 지정하십시오.
• 프로세스를 완료하는 데 필요한 모든 단계를 하나씩 문서화하십시오. 그 이상도 이하도 포함하지 마십시오.
• 프로세스 중에 따라야 하는 모든 정책이나 규칙을 포함해야 합니다.
• 문서의 텍스트와 시각적 부분을 일관된 방식으로 정렬하여 프로세스 순서를 따르기 쉽도록 하십시오.
• 원본 문서의 생성 날짜와 모든 업데이트를 기록해 두십시오.
• Snagit 또는 기타와 같은 화면 캡처 도구를 사용하여 강력한 비주얼(스크린샷, 비디오, 순서도 등)을 만듭니다. 이렇게 하면 절차 텍스트를 명확하게 구성할 수 있습니다.
• 보안을 위해 문서에 액세스할 수 있는 사람을 제어할 수 있는 위치에 문서를 저장하십시오.
• Visual Process Documentation과 함께 제공되는 모든 파일을 백업하십시오.

추천 읽을거리

• 교육 매뉴얼을 만드는 방법: 쉽게 만드는 단계 및 도구
• 팀의 성과를 높이는 작업 보조 도구를 만드는 방법
• 훌륭한 빠른 참조 안내서를 만드는 방법
• 시각적 방법 콘텐츠를 만드는 가장 빠른 방법입니다.
• 몇 번의 클릭으로 프로세스를 문서화하는 방법

자주하는 질문

참고: 이 게시물은 원래 2017년에 게시되었지만 2020년 9월에 새로운 정보로 업데이트되었습니다.