회의를 비디오로 대체하는 방법

직장 회의에서 하루 또는 일주일 중 놀라운 시간을 보내십니까?

우리는 그 고통을 느낍니다!

오늘날 직장에서 의사소통은 매우 다양한 방식으로 이루어집니다. 가장 일반적인 방법은 다음과 같습니다.

• 대면 회의
• 가상 회의
• 이메일
• 채팅 도구

각각은 목적에 부합하지만 공유해야 하는 항목에 따라 각각의 단점도 있습니다.

우리의 연구에 따르면 대다수의 직원은 회사 커뮤니케이션이 명확한 메시지를 보내지 않고 리더가 직원에게 가장 좋은 방식으로 커뮤니케이션하지 않는다고 생각합니다. 이는 생산성, 직원 참여, 심지어 업무 성과에도 막대한 영향을 미칠 수 있습니다.

큰 범인? 회의가 너무 많습니다.

회의가 업무를 방해하는 방법

회의가 본질적으로 나쁘거나 비생산적이라는 말은 아닙니다. 때로는 대면 회의가 가장 좋은 의사 소통 방법입니다. 앉아서 아이디어를 이야기하고 결정을 내리는 것은 여러 상황에서 효과적입니다.

불행히도 일부 시간 동안 작동하기 때문에 많은 회사에서 항상 사용하는 경향이 있습니다.

이 접근 방식이 항상 가능한 것은 아닙니다. 가상 회의 옵션을 사용하더라도 시간대 제약과 이미 바쁜 사람들의 일정에 대한 제한된 가용성으로 인해 일정을 잡기가 어려울 수 있습니다.

때로는 회의 자체보다 바쁜 이해 관계자 그룹과의 회의 일정을 잡는 것이 더 오래 걸릴 수도 있습니다.

회의는 또한 다음과 같이 덜 분명한 다른 문제를 제시합니다.

• 사람들이 서로 이야기
• 조용한 사람들은 항상 말을 하지 않는다
• 멀티태스킹을 하거나 참여하지 않는 사람들
• "미안해요, 다른 회의로 달려야 해요"라는 말을 듣고

두세 사람이 대화를 주도하고 다른 모든 사람들이 자신의 목소리를 내기 위해 싸워야 하는 회의에 몇 번이나 참석했습니까? 모든 사람이 특히 그룹 환경에서나 리더쉽에서 방해하고 발언하는 데 적합한 성격을 가지고 있는 것은 아닙니다.

어떤 사람들은 아이디어나 반대 의견을 제시하기 전에 정보를 처리하는 데 더 많은 시간이 필요합니다. 그들은 공유할 좋은 일이 있을 수 있지만 모임이 그것을 하기에 가장 좋은 장소가 아닐 수도 있습니다.

또한 참석자 중 일부가 전화를 확인하거나 다른 작업을 하는 회의에 모두 참석했습니다.

아마도 그들은 회의에 참석할 필요가 없었을 것입니다. 또는 한 시간 동안의 회의 중 일부만이 실제로 그들과 관련이 있었을 수도 있습니다. 어느 쪽이든, 그것은 아마도 그들의 시간을 효율적으로 사용하지 못했을 것입니다.

아이러니하게도 회의의 또 다른 단점은 회의가 잘 진행될 때 발생합니다. 좋은 토론을 하다가 시간이 다 되어서 그냥 짧게 끊은 적이 있습니까? 10-20분만 더 필요할 수도 있지만 대신 사람들이 다른 약속을 하기 때문에 중단하고 다른 시간에 중단한 부분부터 다시 시작해야 합니다.

모든 사람의 일정에서 시간을 다시 찾고 모든 사람을 같은 페이지에 다시 표시하는 것 사이에서 흐름을 되돌리는 것은 거의 불가능합니다. 회의 사이에 많은 훌륭한 아이디어가 손실되었을 수 있습니다.

영상으로 불필요한 회의 없애기

이러한 모든 단점에도 불구하고 대부분의 조직에서는 계속해서 불필요한 회의 일정을 잡습니다.

이렇게 될 필요는 없습니다. 귀하와 귀하의 팀은 비디오로 이러한 회의를 중단할 수 있습니다. 참여도와 생산성을 높이고 시간 낭비를 줄일 수 있습니다. 연구는 이것을 증명합니다. 실제로 직원의 48%가 비디오를 가장 매력적인 커뮤니케이션 형식이라고 생각하는 것으로 나타났습니다.

하지만 동영상은 많은 작업이 필요하지 않습니까?

나는 당신이 무슨 생각을 하는지 알고 있습니다… 내가 비디오를 만든 적이 없다면 비디오를 만드는 법을 배우는 것이 실제로 회의를 하는 것보다 더 많은 시간을 절약할 수 있습니까? 그것은 정상적인 반응이며 혼자가 아닙니다. 이러한 두려움은 다음과 같은 믿음에서 비롯될 수 있습니다.

• 동영상이 효과적이려면 완벽해야 합니다.
• 영상을 만드는 데는 항상 많은 시간이 걸립니다.
• 비디오는 모니터링하기 어렵고 시간이 지남에 따라 최신 상태로 유지됩니다.
• 동영상에는 스크립팅 및 스토리보드와 같은 많은 준비가 필요합니다.

경우에 따라 위의 모든 사항이 사실일 수 있지만 대부분의 직장 커뮤니케이션 상황에서는 회의보다 비디오 제작을 위해 더 이상 준비할 필요가 없습니다.

Snagit은 화면을 쉽게 캡처하거나 녹화하고 간단하게 편집할 수 있는 환상적인 올인원 캡처 도구입니다.

또한 Snagit은 음성과 화면(또는 웹캠)을 동시에 녹음할 수 있는 간단한 방법을 제공하므로 멋진 정보 제공 비디오를 쉽게 만들 수 있습니다.

그리고 기억하세요, 당신은 다음 할리우드 블록버스터를 만드는 것이 아닙니다. 완벽할 필요는 없습니다. 이러한 유형의 비디오는 일반적으로 소규모 그룹을 대상으로 하며 상대적으로 보관 수명이 짧습니다.

종종 슬라이드 데크나 스프레드시트를 열고 녹음하는 동안 간단히 이야기하는 것만큼 쉬울 수 있습니다. 실수하면 계속 진행하십시오. 작업이 끝나면 정말 심각한 것들을 쉽게 잘라낼 수 있습니다.

비디오를 사용하여 회의를 대체할 때의 이점

이 개념이 실제로 어떻게 작동하는지 간단한 예를 살펴보겠습니다.

아주 간단하죠? 우리도 그렇게 생각합니다. 이것이 TechSmith의 팀이 이 모델에 의존하여 일정을 복잡하게 만드는 수많은 회의를 제거한 이유입니다.

때로는 초기 웹 기반 토론 후에도 여전히 회의를 원할 수 있습니다. 이 경우 회의 전반부를 누군가가 정보나 데이터를 발표하고 질문에 답하는 대신 의사 결정 모드로 바로 뛰어들 수 있습니다.

이런 일이 발생하면 어떻게 될까요? 당신은 방금 "뒤집힌 회의"를 했습니다. 이것은 보다 효과적인 회의를 위한 또 다른 훌륭한 기술입니다. 즉, 사전에 정보를 공유하여 모든 사람이 보다 준비된 상태로 회의에 참석할 수 있도록 하는 것입니다.

그러나 웹 기반 화상 토론을 통해 필요한 모든 것을 달성할 수 있고 회의를 함께 건너뛸 수도 있다는 것을 종종 알게 될 것입니다!

비디오 기반 토론의 7가지 이점

TechSmith에서 상태 업데이트, 연구 결과 및 전략 제안과 같은 작업을 위해 이 기술을 점점 더 많이 사용한 후 우리가 본 상위 7가지 이점은 다음과 같습니다.

1. 모두가 평등한 목소리를 낸다

비디오 기반 토론을 하면 말을 잘하는 동료들도 기여할 것이 있을 때마다 소리를 지를 수 있습니다. 실시간으로 함께할 사람이 없어 모든 시청자가 필요에 따라 댓글을 남길 수 있습니다.

2. 누구나 편리한 시간과 장소에서 콘텐츠를 볼 수 있습니다.

더 이상 회의실을 찾기 위해 애쓰거나 모든 사람에게 적합한 캘린더 슬롯을 찾기 위해 애쓸 필요가 없습니다. 비디오를 통해 각 팀원은 가장 편리한 시간에 정보를 볼 수 있으며 일정이 바쁠 때 직접 회의를 할 준비가 되어 있지 않다고 느낄 필요가 없습니다.

3. 사람들이 응답하기 전에 내용을 소화할 시간을 허용합니다.

때로는 회의 중에 즉각적인 피드백을 제공하기 어려울 수 있습니다. 콘텐츠가 잠길 수 있도록 시간이 필요할 수 있으며 의견을 말하기 전에 검토할 수도 있습니다. 비동기식 비디오는 그 문제를 해결합니다!

4. 대화를 문서화하고 한 곳에서 보관합니다.

가끔은 다시 돌아가서 대면 회의에서 말한 모든 내용을 녹음한 것을 보고 싶지 않습니까? 대신 비디오를 공유하면 정보가 쉽게 액세스할 수 있는 형식으로 영구적으로 유지됩니다.

5. 모든 사람이 컨텍스트를 공유할 수 있습니다.

후속 회의를 가질 계획이라면 비디오는 모든 당사자에게 회의에 참석할 준비가 되어 있다고 느끼는 데 필요한 시간과 정보를 제공하는 좋은 방법입니다. 또한 해당 정보가 균일하게 전달됩니다.

6. 대면 시간을 더 잘 활용할 수 있습니다(아직 필요한 경우).

동료에게 훌륭한 정보가 포함된 비디오가 있으면 우리 모두는 대면 회의를 더 잘 활용하고 처음으로 통계를 전달하는 데 시간을 낭비하지 않을 수 있습니다. 즉, 영상공유 후에도 대면회의가 필요하다면!

7. 때때로 전체 회의를 대체할 수 있습니다.

훌륭한 비디오가 대면 회의에서 얻을 수 있는 모든 정보를 전달할 수 있다면 왜 회의를 해야 합니까? 비디오는 모든 사람의 시간을 절약하고 생산성을 높일 수 있습니다.

요약

불필요한 회의는 생산성과 사기를 저하시킬 수 있습니다. 전자 메일 및 기타 형태의 커뮤니케이션도 고유한 문제를 제시합니다.

그러나 비디오는 기존 회의에 대한 훌륭한 대안을 제공합니다.