7 잘 사용되지 않는 Microsoft Outlook 기능

때때로 이메일을 확인하고 작성하는 데 너무 몰두하여 나머지 받은 편지함을 탐색할 시간이 없습니다. Microsoft Outlook에는 많은 사람들이 잘 사용하지 않는 몇 가지 기능이 있지만 일상적인 작업에는 매우 유용할 수 있습니다.

1. 이메일을 듣기 위해 소리내어 읽기

멀티태스킹은 읽어야 하는 이메일을 들으면서 다른 작업을 할 수 있을 때 훨씬 간단합니다. 소리내어 읽기 기능이 편리한 경우입니다.

받은 편지함에서 이메일을 선택하거나 새 창에서 엽니다. '소리내어 읽기'를 클릭합니다. 받은 편지함 보기의 홈 탭과 이메일 보기의 메시지 탭에서 이 버튼을 찾을 수 있습니다.

재생, 일시 중지, 앞으로 이동 및 되감기 버튼이 있는 작은 도구 모음이 표시됩니다. 톱니바퀴 아이콘을 사용하여 속도나 음성을 조정할 수도 있습니다.

이동 중에도 이메일을 들으려면 모바일 장치의 소리내어 읽기 기능을 확인하십시오!

2. 더 많거나 적게 볼 수 있는 메시지 미리보기

메시지 미리보기 기능은 놀라운 기능은 아니지만 많은 사람들이 모르고 있는 기능입니다. 받은 편지함에서 이메일을 볼 때 메시지 목록에 모든 폴더에 대해 한 줄, 두 줄 또는 세 줄을 표시하거나 한 줄만 표시할 수 있습니다. 기능을 완전히 끌 수도 있습니다.

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받은 편지함 보기에서 보기 탭으로 이동하고 메시지 미리 보기 드롭다운 화살표를 선택합니다. 보고 싶은 줄 수를 선택하세요.

설정을 모든 사서함에 적용할지 아니면 현재 폴더에만 적용할지 묻는 메시지가 표시됩니다. 선택하면 받은 편지함 업데이트가 표시됩니다.

이메일을 실제로 열지 않고도 더 많은 정보를 볼 수 있는 편리한 기능입니다. 나중에 기다릴 수 있거나 즉각적인 조치가 필요한 것임을 알 수 있습니다.

3. 누군가의 관심을 끌기 위한 언급

많은 사람들에게 이메일을 보낼 때 멘션 기능을 사용하여 Facebook, Twitter 또는 Slack에서와 같이 특정 사람의 관심을 끌 수 있습니다. 이메일 본문에서 사람을 언급하면 ​​해당 이름이 강조 표시되고 받는 사람 행에 자동으로 추가되며 받은 편지함 이메일 목록에 @(At) 기호가 표시됩니다.

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@ 기호 다음에 이름 또는 처음 몇 글자를 입력하여 시작합니다. 제안 사항이 표시되므로 올바른 연락처를 선택하기만 하면 됩니다.

다른 사람들이 이메일에서 당신을 언급한다면, 당신은 이 모든 메시지를 쉽게 볼 수 있습니다. 받은 편지함에 멘션 열을 추가할 수 있습니다. 또는 받은 편지함 상단의 필터 버튼을 사용하여 "멘션된 메일"을 선택합니다. 그러면 누군가가 나를 멘션한 이메일이 표시됩니다.

4. 작성에 대한 빠른 시작을 위한 이메일 템플릿

Word 또는 Excel에서 템플릿을 사용하는 경우 템플릿의 가치를 알 수 있습니다. 문서나 시트를 처음부터 만들 필요 없이 필요한 기본 사항을 얻은 다음 자신의 세부 정보를 삽입할 수 있습니다. 자신만의 템플릿을 만들어 Outlook에서 동일한 작업을 수행할 수 있습니다.

평소와 같이 새 메시지를 작성합니다. 파일 > 다른 이름으로 저장을 선택합니다. 대화 상자에서 파일 이름을 입력하고 파일 형식 드롭다운 목록에서 "Outlook 템플릿"을 선택합니다.

참고: 기본적으로 Outlook 템플릿은 c:\users\ username \appdata\roaming\microsoft\templates에 저장됩니다.

템플릿을 사용하려면 홈 탭으로 이동하여 새 항목 드롭다운 메뉴를 엽니다. 추가 항목으로 이동하여 "양식 선택"을 선택합니다.

팝업 창 상단의 찾는 위치 드롭다운 목록에서 "파일 시스템의 사용자 템플릿"을 선택합니다. 목록에서 템플릿을 선택하고 "열기"를 클릭합니다.

그러면 템플릿이 작성하여 보낼 수 있도록 새 메시지 상자에 나타납니다.

5. 빠른 작업을 위한 드래그 앤 드롭

수신한 이메일을 이벤트나 작업의 기초로 사용하려면 간단히 끌어다 놓기를 사용하면 됩니다.

이메일을 왼쪽 탐색 창의 일정 또는 작업 아이콘으로 끌어다 놓습니다.

본문에 이메일과 함께 새 이벤트 또는 작업이 표시됩니다. 평소와 같이 이벤트 초대 또는 작업을 완료합니다.

6. 클릭 한 번으로 작업을 완료하는 빠른 단계

빠른 단계는 한 번에 이메일에서 여러 작업을 수행할 수 있는 멋진 기능입니다. 사전 설정 빠른 단계를 사용자 지정하거나 직접 만들 수 있습니다.

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홈 탭으로 이동하면 동일한 이름의 리본 섹션에 빠른 단계 컬렉션이 표시됩니다. 사전 설정을 사용하려면 상자에서 선택합니다. 그런 다음 필요한 세부 정보를 추가하고 완료되면 "저장"을 클릭할 수 있는 최초 설정 창이 표시됩니다.

나만의 것을 만들려면 빠른 단계 상자에서 "새로 만들기"를 선택하거나 새 빠른 단계 팝아웃 메뉴를 사용하여 시작점을 선택하십시오.

첫 번째 작업을 선택하고 세부 정보를 완료합니다. 다른 작업의 경우 "작업 추가"를 클릭하고 동일한 작업을 수행합니다. 빠른 단계를 저장하려면 "마침"을 선택하십시오.

사전 설정 또는 사용자 정의 빠른 단계를 사용하려면 이메일을 선택한 다음 홈 탭의 리본에서 빠른 단계를 선택하거나 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 바로 가기 메뉴의 "빠른 단계"에서 옵션을 선택합니다.

7. 잊어버린 파일에 대한 누락된 첨부 파일 알림

비즈니스용 Outlook을 사용하는 경우 첨부 파일을 언급하고 파일 첨부를 잊어버린 이메일을 보내는 것은 매우 일반적입니다. 나중에 첨부 파일이 있는 이메일을 다시 보내야 하는 시간을 절약하려면 Outlook의 기본 제공 경고 시스템을 활용하세요.

이 기능을 켜려면 파일 > 옵션으로 이동합니다. 왼쪽에서 메일을 선택하고 오른쪽에서 메시지 보내기까지 아래로 스크롤합니다.

첨부 파일이 없을 수 있는 메시지를 보낼 때 경고 확인란을 선택하고 "확인"을 선택하여 변경 사항을 저장합니다.

이 경고가 활성화된 상태에서 "Attachment" 또는 "Attached"라는 단어가 포함된 전자 메일을 작성할 때 해당 단어가 없는 경우 Outlook은 파일을 첨부하는 것을 잊었음을 알리는 팝업 메시지를 표시합니다.

그런 다음 "보내지 않음"을 선택하여 파일을 첨부하거나 첨부 파일이 필요하지 않은 경우 "무조건 보내기"를 선택할 수 있습니다.

잘 사용되지 않는 이러한 기능 중 하나 이상을 활용하고 Outlook 작업을 좀 더 쉽게 만드는지 확인하십시오. Office 제품군을 사용하여 프레젠테이션을 만드는 경우에도 잘 사용되지 않는 PowerPoint 기능 목록을 살펴보십시오.

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