기술 커뮤니케이션의 텍스트, 이미지 또는 비디오?

당신이 일하는 회사는 청중에게 세계 최고의 제품 경험을 제공하려고 노력하고 있습니다. 기술 작가로서 해당 제품에 대한 멋진 사용자 지원을 만들어 이에 기여하고 싶습니다.

이를 달성하는 데 도움이 되는 훌륭한 도구가 많이 있습니다. 이러한 도구에는 텍스트 편집기, 그래픽 및 비디오 도구가 포함됩니다. 그러나 제품 지원을 위해 텍스트, 이미지 또는 비디오를 언제 사용할지 결정하는 방법은 무엇입니까?

이 게시물에서는 올바른 매체를 선택하는 데 도움이 될 15가지 질문을 드리겠습니다.

올바른 매체를 선택하는 데 도움이 되는 15가지 질문

1. 이미지나 영상의 사용이 법으로 금지되어 있나요?

대부분의 규정에는 비디오 및/또는 이미지를 사용하는 것이 합법인지 여부가 나와 있지 않지만 문제를 일으킬 수 있는 관련 법률 때문에 이러한 매체를 사용하는 것이 어려울 수 있습니다.

작업 중인 제품의 종류와 제품이 판매되는 국가에 따라 해당 제품에 대한 지침을 인쇄물로 제공해야 하는 경우가 있습니다. 이로 인해 비디오를 기본 매체로 사용하는 것이 매우 어렵지만 이미지를 사용하는 것이 항상 최상의 솔루션은 아닐 수도 있습니다.

미국 제품 안전법에 따르면 제품 사용과 관련하여 발생할 수 있는 위험에 대해 경고할 의무가 있습니다. 경고 결함(부적절하거나 불분명하거나 불완전한 경고로 인해 발생)은 결함 제품으로 인한 손상에 대해 엄격한 제조물 책임 청구에 따라 제조업체에 책임을 물을 수 있습니다.

또한 유럽 연합 내에서 제품 안전 지침 규정에는 명확한 지침이 필요합니다. 예를 들어, 저전압 지침 2014/35/EU에는 "이러한 지침 및 안전 정보는 물론 모든 라벨링이 명확하고 이해하기 쉬우며 이해할 수 있어야 합니다."라고 명시되어 있습니다.

구매자에게 경고하지 않은 경우 제조업체로서 책임을 져야 합니다.

모든 지침이나 경고를 이미지 형식으로 명확하게 설명할 수는 없으므로 지침을 인쇄해야 하는 경우가 있습니다.

흑백으로 인쇄하는 경우에도 사진은 정상적으로 품질이 저하될 수 있지만 비디오 정보는 완전히 손실됩니다. 이것은 저하되지 않는 형식의 완벽한 지침이 필요함을 의미합니다. 법적 결과가 있을 수 있는 경우 텍스트를 사용해야 합니다. 이미지나 동영상은 텍스트를 뒷받침하는 용도로만 사용하세요.

2. 사용자가 인터넷에 액세스할 수 있습니까?

비디오를 재생하려면 일반적으로 고속 인터넷이 필요합니다. 사용자가 특정 제품 정보를 찾을 때 항상 인터넷에 액세스할 수 있는 것은 아닙니다.

사용자는 시간이 있고 인터넷을 사용할 수 있을 때 "사용 방법" 비디오를 위해 YouTube를 확인합니다. 이 경우 정보의 필요성은 예를 들어 기차가 터널에 갇혔을 때보다 덜 긴급합니다. 이 경우 오프라인에서 정보를 얻을 수 있기를 원할 것입니다! 정보가 오프라인에서 제공될 때 텍스트(이미지에서 지원)를 사용하는 것이 가장 좋습니다.

3. 콘텐츠는 정기적으로 업데이트됩니까?

개정, 업데이트 또는 개발 중인 제품은 비디오 문서에 적합하지 않을 수 있습니다. 새로운 개정을 위해 비디오를 업데이트하는 것은 이미지와 텍스트를 업데이트하는 것보다 더 불편하고 비용이 많이 듭니다. 사용자 인터페이스나 실제 제품 디자인이 자주 변경될 것으로 예상되는 경우 필요한 경우 이미지와 함께 텍스트를 사용합니다.

4. 이미지가 텍스트를 지원, 대체 또는 보강할 수 있습니까?

사용자 지원의 이미지에는 사진, 일러스트레이션, 표, 스크린샷, 다이어그램 및 회로도가 포함될 수 있습니다. 그림과 다이어그램은 청중에게 장치, 부품 및 구성 요소에 대한 일반적인 개요를 제공하는 좋은 방법입니다.

제품의 설치는 그림으로 아주 쉽게 설명할 수 있습니다. 그림은 텍스트를 지원하거나 텍스트를 완전히 대체할 수도 있습니다.

기술 사양 또는 데이터는 표에 사용하면 더 읽기 쉽습니다. 경우에 따라 표가 텍스트를 대체할 수 있습니다.

소프트웨어 도구를 사용하는 방법에 대한 설명은 스크린샷을 추가하여 더 잘 설명할 수 있습니다.

포함하는 이미지가 많을수록 사용해야 하는 단어가 줄어듭니다. 그러나 이미지가 항상 텍스트를 대체할 수는 없습니다. 예를 들어 경고는 시각적으로 설명하기 어려울 수 있으며 이는 위험한 상황으로 이어질 수 있습니다.

이미지가 텍스트를 단독으로 사용할 때보다 더 나은 방식으로 텍스트를 지원, 대체 또는 보강할 때만 이미지를 사용하십시오.

5. 이미지나 동영상을 사용하면 현지화 비용을 절약할 수 있나요?

비주얼을 사용하는 주된 이유는 사용자가 더 잘 이해할 수 있도록 하는 것이지만 경우에 따라 비용을 기준으로 이미지를 사용하기로 결정할 수 있습니다. 예를 들어 IKEA의 설치 매뉴얼은 대부분 텍스트를 사용하지 않습니다. IKEA는 28개국(17개 언어)에서 제품을 판매하므로 번역 비용이 많이 절약됩니다.

전 세계 청중을 위해 몇 개의 이미지를 만드는 데 몇 시간이 걸릴 수 있지만 동일한 텍스트를 17개의 다른 언어로 번역하는 것은 훨씬 더 비쌉니다. 전 세계 사용자를 위한 사용자 지원을 만드는 경우 현지화 비용을 절약할 수 있을 때 텍스트가 없는 일러스트레이션이나 비디오를 사용하는 것이 좋습니다.

6. 사용자 지원의 현지화 프로세스는 어떤 모습입니까?

이것은 다시 비용 기반 결정이 될 수 있지만 현실적이어야 합니다. 빠르게 변화하고 있지만 대부분의 경우 기술 커뮤니케이션은 아직 돈을 쓰는 곳이 아닙니다.

따라서 사용자 지원 작성을 시작하기 전에 이미지와 비디오에 대한 현지화 프로세스를 유지하십시오.

삽화에 텍스트가 필요합니까? 28개국으로 배송합니까?

이미지를 번역하는 데 비용이 많이 든다는 것은 일반적인 통념입니다.

이미지의 텍스트를 현지화하는 고급 기능/도구가 있지만(예: Snagit의 번역 기능으로) 모든 Illustrator 파일을 28개의 다른 언어로 편집하고 싶지 않습니다.

일반적으로 텍스트와 이미지를 함께 사용하는 것보다 텍스트만 사용하는 것이 번역하기 쉽습니다.

현지화 비용이 예산을 초과하거나 추가 비용의 가치가 없을 때는 시각적 문서를 사용하지 마십시오.

현지화 프로세스를 지원할 수 있는 도구를 찾을 때 번역을 위해 이미지의 텍스트, 변수, 메타데이터, ToC 및 이미지(레이어)의 텍스트와 같은 데이터도 함께 보내는지 확인하십시오.

7. 이미지나 비디오를 만들 수 있는 리소스가 있습니까?

비디오와 이미지를 만들려면 기술적인 글쓰기보다 훨씬 더 많은 기술이 필요합니다.

많은 기술 작가가 멋진 텍스트 지침을 만들 수 있지만 반드시 경험이 풍부한 이미지 또는 비디오 제작자를 의미하지는 않습니다.

그리고 제대로 제작되지 않은 이미지나 비디오는 목표를 놓칠 가능성이 큽니다.

사진은 일러스트레이션의 저렴한 대안이 될 수 있습니다. 그러나 너무 많은 정보를 포함하고 있기 때문에 종종 정보가 충분하지 않습니다. 화살표를 직접 추가한다고 해서 항상 사진을 더 쉽게 이해할 수 있는 것은 아닙니다.

고품질의 시각적 문서를 사용하려면 명확하고 유용한 시각적 개체를 만드는 데 필요한 기술을 배워야 합니다. 비전문가가 시각적 커뮤니케이션에 도움을 줄 수 있는 훌륭한 도구가 있습니다.

이러한 방식으로 테크니컬 커뮤니케이터는 가파른 학습 곡선을 거치지 않고도 작업에 매력적인 시각적 요소를 포함할 수 있습니다.

8. 뭔가를 보여줘야 합니까?

작업을 학습하기 위한 절차 정보에는 작업을 수행하는 데 필요한 일반적인 단계가 포함되어야 합니다.

연구에 따르면 작업을 수행하는 방법을 보여주는 절차 정보에 데모를 추가하면 학습의 효율성이 향상됩니다.

비디오는 주요 기능 및 워크플로의 데모를 통해 절차 정보를 보완하는 데 사용할 수 있습니다.

데모가 필요한지 여부를 결정하기 위한 경험적 규칙은 절차 설명으로 시작하는 것입니다(필요한 경우 사진으로 향상됨). 텍스트나 그림만으로 명확하게 설명하기에는 너무 어려운 특정 절차를 찾으면 비디오가 부가가치가 될 수 있습니다.

9. 움직임을 시연해야 합니까?

사용자 지원에는 종종 움직임이 포함됩니다.

이것은 Photoshop Polygonal Lasso Tool을 사용할 때 마우스의 움직임, 바깥쪽 밸브의 회전, 재봉틀에 실 끼우기 또는 자물쇠 따기 등이 될 수 있습니다.

움직임은 글이나 사진만으로는 설명하기 어렵습니다.

움직임을 보여주고 싶을 때 비디오를 사용하십시오.

10. 상태를 입증해야 합니까?

어떤 것의 상태는 이미지, 사진 또는 텍스트만으로는 번역하기 어렵습니다.

LED 조명의 시각적 신호, 엔진에서 어떤 소리가 나는지 식별, 혼합 콘크리트가 충분히 액체인지 확인하거나 만들고 있는 커스터드가 충분히 "흔들리는"지 테스트하는 것은 "상태"가 의미하는 바의 좋은 예입니다. "뭔가.

비디오를 추가하면 어떤 상태가 되어야 하는지 설명하는 데 도움이 됩니다.

11. 힘을 보여줘야 합니까?

또한 힘을 가하는 방법은 사진이나 텍스트로 설명하기 어렵습니다.

볼트를 조일 때 렌치에 올바른 힘을 가하는 방법, 조립품을 '손으로 꽉 조이는' 상황으로 '조심스럽게' 돌리는 방법 또는 iMac 덮개가 실제로 터지기 전에 얼마나 세게 잡아 당겨야 하는지에 대한 지침은 다음을 참조하십시오. 모든 좋은 예.

얼마나 많은 힘을 사용해야 하는지 시연해야 할 때 비디오가 해결책입니다.

12. 얼마나 많은 사람들에게 연락하고 싶습니까?

사람들이 사진보다 더 좋아하는 것은 움직이는 사진뿐입니다.

그리고 사람들은 교육용 비디오에 끌립니다.

YouTube에서 "방법"을 검색하면 4억 3900만 조회수를 얻게 됩니다! 티셔츠 접는 방법에 대한 YouTube 튜토리얼은 거의 9백만 번 조회되었습니다!

누군가가 비디오를 시청할 확률은 텍스트를 읽는 것보다 75% 더 높습니다(출처). 비디오 자습서가 시청됩니다. 텍스트를 건너뜁니다.

사용자 지원이 최대한 많은 청중에게 전달되도록 하려면 비디오를 선택해야 합니다.

13. 내 사용자에게 매우 구체적인 정보가 필요합니까?

청중이 매우 구체적인 정보를 찾고 있는 경우 동영상이 상당히 실망스러울 수 있습니다.

특정 나사를 찾는 데만 관심이 있는 경우 20분짜리 비디오를 보고 싶지 않습니다. 사용자 설명서의 페이지를 넘기거나 전자 버전에서 ctrl +f를 사용하는 것이 더 잘 작동합니다.

특정 정보를 찾기 위해 비디오를 스캔하는 것은 텍스트나 이미지를 스캔하는 것보다 어렵습니다.

동영상을 짧게 유지하고 캡션이나 자막을 추가하고 텍스트를 검색 가능하게 만들어 스캔 가능성을 높일 수 있습니다.

그렇지 않으면 사용자가 종종 특정 정보를 참조해야 할 때 비디오를 사용하지 마십시오. 대신 텍스트를 사용하십시오.

14. 내 예산은 얼마입니까?

돈! 전문적으로 만든 비디오와 이미지는 비쌀 수 있습니다. 전문적으로 만들지 않으면 끔찍하게 보일 수 있습니다.

대상 그룹(예: 내부 사용 vs. 외부 사용)과 좋은 비디오를 만들기 위해 한 노력에 따라 아마추어 비디오가 허용될 수 있습니다.

대부분의 소프트웨어는 저렴한 스크린캐스팅 비디오로 설명할 수 있습니다.

15. 사용자가 기억해야 하는 것이 중요합니까?

나중 단계의 정보?

사용자는 일회성 참조 정보가 필요하거나 자주 또는 훨씬 나중에 기억하기 위해 정보를 배워야 할 수 있습니다.

주의 깊게 제작할 때 비디오는 학습 및 훈련 목적으로 사용하기에 더 효율적이고 효과적인 매체입니다(출처). 즉, 나중에 학습한 내용을 더 쉽게 기억할 수 있습니다.

사용자가 나중 단계에서 정보를 기억하고 재현해야 하는 경우 비디오가 올바른 매체가 될 것입니다.

결론

이미지와 비디오는 더 나은 문서를 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 그러나 명심해야 할 몇 가지 사항이 있습니다.

• 법적인 조건으로 인해 일러스트 및 영상만 사용에 약간의 제한이 있을 수 있습니다
• 비디오를 사용하려면 대부분 인터넷 액세스가 필요합니다.
• 비디오 업데이트는 비용이 많이 드는 프로세스일 수 있습니다.
• 현지화 프로세스에 따라 일러스트레이션이나 동영상을 번역하는 데 비용이 많이 들 수 있습니다.

대부분의 경우 이미지로 강화된 텍스트만으로도 더 명확한 문서를 만들 수 있습니다. 다음 상황에서 비디오 사용을 고려하십시오.

• 무언가를 보여줘야 할 때
• 학습의 효과가 중요한 역할을 할 때
• 모바일 기기 사용자만 타겟팅하고 청중이 항상 인터넷에 액세스할 수 있는 경우
• 고품질 비디오를 만들 수 있는 리소스가 있는 경우
• 많은 청중에게 다가가고 싶을 때

명확하고 모호하지 않은 지침을 작성하는 것처럼 전문적인 이미지와 비디오를 만드는 데는 특정 기술이 필요합니다. 도구와 튜토리얼이 이를 지원할 수 있습니다.

가장 중요한 것은 사용자가 고객 여정의 모든 단계에서 뛰어난 사용자 경험을 원한다는 것입니다.

이것을 전달하는 것은 당신의 책임입니다!

훌륭한 제품에 많은 시간을 투자한 후에는 사용자 지원을 컨설팅할 때 사용자에게 좋은 경험을 제공하고자 합니다.

사용자가 고객 지원의 도움 없이 제품을 설치하거나 사용할 수 있다고 상상해 보십시오.

더 나은 사용자 경험에 기여하는 사용자 지원을 상상해 보십시오.

당신은 이것을 달성할 수 있습니다!

그렇게 하려면 이 게시물에서 스스로에게 질문을 하면 사용자가 제품을 설치, 사용 또는 문제를 해결할 때 흥분할 것입니다.