다음 소프트웨어 롤아웃을 분쇄하는 방법

변화는 무섭고 주요 소프트웨어 출시는 조직의 사용자가 경험하는 가장 무서운 변화 중 일부일 수 있습니다.

모든 사람이 기술 전문가는 아니라는 사실을 잊기 쉽습니다.

동료 중 일부에게는 새로운 기술이나 소프트웨어 응용 프로그램을 마스터하는 것이 기껏해야 벅찬 일이며, 최악의 경우 엄청나게 혼란스럽고 실망스러울 수 있습니다.

결국 성공적인 구현은 성공적인 소프트웨어 채택과 동일합니다.

그렇다면 기술 측면도 원활하게 진행하면서 사용자 기대와 경험을 어떻게 관리합니까?

내가 보여줄게.

사용자를 중심에 두고 커뮤니케이션 및 교육에 중점을 둔 좋은 계획은 조직의 소프트웨어 롤아웃이 단순히 좋은 것이 아니라 엄청난 성공을 거두는 데 큰 도움이 될 수 있습니다.

소프트웨어 출시 가이드에서 배울 내용은 다음과 같습니다.

• 롤아웃 계획의 필수 요소입니다.
• 조직 전체에서 동의를 얻는 방법.
• 사용자와 효과적으로 소통하는 방법.
• 훈련이 최우선 순위인 이유.
• 롤아웃이 시작되기 전에 실패할 수 있는 네 가지 실수.

소프트웨어 출시 계획을 만드는 방법

별거 아닌 것처럼 보일 수 있지만 조직의 모든 프로젝트와 마찬가지로 새 소프트웨어를 배포하는 방법에 대한 계획을 세워야 합니다. 그리고 그 계획은 출시까지의 리드업, 출시 자체, 출시 이후를 다루어야 합니다.

이 기사에서는 귀하와 귀하의 팀이 예산, 소프트웨어 기능, 보안 문제 등을 포함하여 조직의 비즈니스 목표 및 요구 사항을 평가하는 데 실사를 수행했다고 가정합니다.

이 모든 것을 미리 파악하면 팀원들이 장기적으로 시간과 노력을 덜 들이게 됩니다.

필요한 소프트웨어 프로그램 또는 엔터프라이즈 소프트웨어를 이미 선택했으므로 이제 사용자에게 제공하는 방법을 해결해야 합니다.

소프트웨어 출시 모범 사례 따르기

새 소프트웨어 출시에 대해 생각하기 훨씬 전에 다음 을 포함하는 새 소프트웨어 출시 계획이 필요합니다. 배포 방법, 대상, 일정, 그리고 가장 중요한 것은 출시에 대해 사용자와 소통하는 방법입니다. 그리고 그들이 필요로 하는 모든 교육 문서를 제공합니다.

대부분의 IT 팀은 소프트웨어 롤아웃의 기술 작업 계획의 중요성을 이해하고 있지만 프로젝트의 인적 영향을 잊기 쉽습니다.

귀하와 귀하의 팀은 분명히 새 소프트웨어를 배포하는 작업을 수행할 것이지만 계획은 사용자의 요구, 두려움, 기대 및 향후 출시에 대한 우려를 중심으로 이루어져야 합니다.

계획할 때 다음과 같은 주요 질문을 통해 새 소프트웨어를 출시하기 위한 모범 사례에 대해 신중하게 생각하십시오.

• 이것은 전체 조직 롤아웃입니까, 아니면 단계적 접근입니까?
• 단계적이라면 누가 먼저 획득하고 그 이유는 무엇입니까?
• 이것이 사용자에게 어떤 영향을 미칩니까?
• 이것이 고객 또는 기타 이해 관계자에게 어떤 영향을 미칩니까?
• 사용자가 이것이 의미하는 바를 이해하도록 돕기 위해 우리는 무엇을 할 수 있습니까?
• 롤아웃 시 커뮤니케이션의 핵심 인물은 누구입니까?
• 두려움, 우려, 불만을 어떻게 다룰 것인가?
• 전환 과정과 출시 이후에 사용자를 어떻게 지원할 것입니까?
• 우리 조직에서 누가 커뮤니케이션과 교육을 도울 수 있습니까?

모두를 위한 계획

귀하의 회사가 소프트웨어 또는 기술 제공업체인 경우에도 팀의 모든 사람이 귀하만큼 기술에 익숙하지 않을 수 있습니다. 자신의 업무를 수행하는 데 필요한 것이 무엇인지 알고 그 이상은 아무것도 모르는 사용자가 있을 것이라고 항상 가정하는 것이 가장 좋습니다.

한 번은 Microsoft Word 사용자에게 접근성에 대해 교육할 때 CTRL-C를 사용하여 복사하고 CTRL-V를 사용하여 붙여넣기를 참조했습니다. 그들은 내가 다른 언어를 말하는 것처럼 나를 쳐다보았다.

이들은 Word 및 기타 MS Office 응용 프로그램을 수십 년은 아니더라도 수년 동안 사용해 온 사람들이었습니다. 오랫동안 제품을 사용했음에도 불구하고 핫키에 대해 들어본 적도 사용해본 적도 거의 없었습니다.

그것은 훈련의 측면에서 나에게 믿을 수 없을 정도로 놀라운 경험이었습니다. 경험 많은 사용자도 당신이 알고 있는 것을 안다고 가정하지 마십시오.

당신은 그들을 초보자처럼 대하고 싶지 않지만 경험과 지식의 정도는 다양하다는 것을 기억하십시오.

조직 전체에 소프트웨어 롤아웃에 대한 동의 받기

새 소프트웨어를 선택했습니다. 당신은 당신의 조직의 관리자와 다른 고위 경영진에게 자신의 주장을 펼쳤습니다. 장점과 단점을 나열하고 권장 사항을 제시했으며 승인을 받았습니다.

굴릴 준비가 되셨나요?

글쎄, 그것은 달려있다. 그 외 누구와 통화했습니까?

상사의 승인을 얻으면 필요한 모든 동의를 얻을 수 있다고 가정하기 쉽습니다.

그러나 이 변화의 영향을 가장 많이 받게 될 사람들과 이야기를 나눈 적이 있습니까? 새로운 소프트웨어에 대한 요구 사항과 희망 사항을 물어본 적이 있습니까? 변경 사항에 대해 가질 수 있는 잠재적인 함정이나 우려 사항에 대해 논의했습니까?

소프트웨어 솔루션을 업데이트하거나 변경하려는 움직임에는 작업을 수행하기 위해 소프트웨어 솔루션에 의존하는 사람들이 많이 참여해야 합니다. 당신은 세상의 모든 연구를 할 수 있지만 실제로 작업을 수행하는 사람들만큼 일상적인 요구 사항에 대해 지식이 없을 것입니다.

모든 사람과 일대일로 대화할 수 있는 소규모 조직에서는 더 쉬울 수 있습니다. 대기업은 창의력을 발휘해야 할 수도 있습니다.

다음은 모든 사용자와 실제로 대화할 필요 없이 사용자와 대화하는 몇 가지 방법입니다.

• 포커스 그룹
• 설문조사
• 라이브 Q&A 세션
• 웨비나
• Slack/팀 채널

어떻게 하든 사용자가 무엇을 필요로 하는지 이해하면 변경 사항을 알릴 때 사용자의 동의를 얻는 데 도움이 됩니다. 당신이 그들의 요구사항이나 우려를 모두 만족시킬 수는 없지만(사실을 직시하자, 완벽한 소프트웨어는 없습니다), 그들은 경청하고 있다는 느낌을 받을 것이고 당신은 그들의 일에 관심을 가지고 있다는 것을 보여줄 것입니다.

그리고 잠재적인 보너스가 있습니다! 새 소프트웨어를 사용할 다양한 부서 및 동료와 협력하여 새 도구를 옹호하고 전파하는 데 도움이 될 수 있는 잠재적 챔피언을 식별할 수 있습니다.

그들이 팀과 당신의 팀 사이에서 연락 역할을 하거나 단순히 현장에서 일종의 전문가가 되더라도 사용자 수준에서 누군가가 당신의 구석에 있는 것이 종종 매우 도움이 됩니다.

성공적인 소프트웨어 출시를 위한 효과적인 커뮤니케이션

이 포스트의 주제를 느끼셨나요? 커뮤니케이션은 성공적인 소프트웨어 롤아웃을 보장하기 위한 최고의 도구입니다.

그러나 의사소통이 당신과 당신의 팀이 다음에 올 일에 대한 긴 이메일에 관한 전부는 아닙니다.

이메일은 분명히 사용자와 의사 소통하는 중요한 방법이지만 유일한 방법은 아닙니다.

출시 전, 출시 및 출시 후 단계 전반에 걸쳐 다양한 커뮤니케이션 수단을 사용하여 모든 사용자가 필요한 정보에 액세스할 수 있도록 합니다.

사용자와 소통하는 방법

바이인 획득에 대한 위의 예와 마찬가지로 다음은 중요한 정보를 전달하는 몇 가지 좋은 방법입니다.

이메일

이메일은 빠른 업데이트와 발표를 할 수 있는 좋은 방법입니다. 우리 대부분에게 이메일 애플리케이션(예: MS Outlook)은 회의 및 기타 이벤트를 예약하는 방법이기도 합니다. 반드시 이점을 이용하십시오.

이메일은 또한 믿을 수 없을 정도로 비인간적이며 압도적으로 느껴질 수 있습니다. 아껴서 사용하십시오. 사용자가 많은 정보를 받아들이고 기억해야 하는 긴 이메일을 피하세요.

대면/라이브 원격 회의 및 이벤트

Q&A 세션이든, 새로운 기능에 대한 웨비나 프레젠테이션이든, 원탁 토론이든, 라이브 이벤트는 많은 사용자에게 보다 개인적이고 매력적인 경험을 제공합니다.

전문가 팁: 실시간 세션을 녹화하고 참석하지 못한 모든 사람을 위해 공유하여 사용자가 필요한 경우 다시 돌아가 검토를 볼 수 있도록 합니다.

동영상

빠른 정보 제공 비디오는 이메일과 라이브 프레젠테이션 간의 격차를 해소합니다. 발표하려는 내용에 대해 더 신중할 수 있으며 속도와 내용을 더 잘 제어할 수 있습니다.

비디오는 매력적이며 우리의 연구에 따르면 점점 더 많은 사람들이 스스로 정보 제공 비디오를 찾는 것으로 나타났습니다.

이메일과 마찬가지로 길고 압도적인 동영상은 피하세요. 다룰 주제가 많은 경우 특정 주제를 다루는 일련의 비디오를 만드는 것이 좋습니다. 그렇게 하면 사람들은 30분 길이의 비디오에서 특정 기능에 대해 언급한 부분을 기억하지 않고도 필요한 항목을 다시 검토할 수 있습니다.

소프트웨어 롤아웃에 대한 효과적인 커뮤니케이션을 위한 팁

조직과의 모든 커뮤니케이션은 사용자 중심이어야 합니다. 그들의 질문에 답하고, 그들이 성공하는 데 필요한 정보를 제공하고, 두려움과 걱정을 가라앉히십시오.

다음은 염두에 두어야 할 몇 가지 사항입니다.

1. 관리자가 아닌 사용자처럼 생각하라

기술 전문 용어나 지나치게 기술적인 단어 및 두문자어를 사용하지 마십시오. 반드시 기술 용어를 사용해야 하는 경우 누구나 이해할 수 있는 방식으로 정의해야 합니다. 위에서 언급했듯이 모든 사람이 기술 전문가는 아니라는 점을 기억하십시오. 모든 커뮤니케이션이 이해하기 쉬운지 확인하십시오.

2. HR 또는 마케팅과의 제휴를 고려하십시오.

당신이 정말로 당신의 커뮤니케이션을 끄집어내고 싶다면 당신 조직의 커뮤니케이션 전문가와 협력하는 것을 고려하십시오. HR 및 마케팅 동료는 사람들이 복잡한 개념을 이해하도록 돕고 두려움과 우려를 해결하는 데 능숙합니다.

3. 진정한 소통은 양방향임을 기억하라

커뮤니케이션은 단순히 청중에게 전달하는 것이 아닙니다. 진정한 의사 소통에는 피드백을 듣고 해결하는 것이 포함됩니다. 사용자가 질문하고, 우려 사항을 제기하고, 도움을 요청할 수 있는 방법이 있는지 확인하세요.

4. 출시일 이후에도 지속적인 홍보

소프트웨어 롤아웃은 배포 후에 끝나지 않으며 커뮤니케이션도 마찬가지입니다. 출시 후 커뮤니케이션 라인을 열어두고 모든 것이 어떻게 진행되었는지에 대한 피드백을 수집하는 것을 잊지 마십시오.

교육을 최우선 과제로 삼으십시오

하지만 잠깐만요, 저는 커뮤니케이션이 성공적인 소프트웨어 롤아웃의 열쇠라고 생각했습니다! 무엇을 제공합니까?

글쎄요, 훈련이 무엇입니까? 그러나 그것을 필요로 하는 사람들에게 개념과 지식을 전달하는 것입니까?

사람들이 직장에서 변화를 두려워하는 이유는 새로운 환경에서 제 기능을 할 수 없을까봐 걱정하기 때문입니다. IT 전문가로서 당신의 임무는 두려움을 극복하는 데 필요한 지식과 기술을 제공하는 것입니다.

롤아웃 프로세스 전반에 걸친 커뮤니케이션과 마찬가지로 교육은 필요에 따라 다양한 형식을 취해야 합니다. 시각 및 비디오와 같은 유연한 옵션을 제공하여 전사적으로 소프트웨어 플랫폼을 출시하는 것이 좋습니다. 그렇게 하면 사용자는 항상 돌아가서 정보를 다시 보거나 신입 사원 온보딩의 일부로 재사용할 수 있습니다.

새로운 소프트웨어에 대해 이미 긴장하고 있는 대부분의 사용자에게 기술 정보의 단락마다 단락으로 가득 찬 거대한 텍스트 문서나 이메일을 직면하는 것보다 더 벅찬 일은 없습니다.

사용자에게 새 소프트웨어를 사용하는 방법을 알려주지 말고 보여주세요!

일반적인 효과적인 교육 방법은 다음과 같습니다.

• 대면 또는 실시간 원격 교육 세션.
• 긴 형식의 교육 비디오.
• 특정 주제 또는 기능을 다루는 짧은 교육 비디오 라이브러리입니다.
• 매우 시각적인 사용자 문서 및 도움말 문서.

전문가 수준의 교육 비디오 및 문서를 만들기 위해 비디오 또는 그래픽 전문가가 될 필요는 없습니다. TechSmith Camtasia 및 TechSmith Snagit은 누구나 빠르고 쉽게 지식과 기술을 공유할 수 있도록 하는 강력하면서도 사용하기 쉬운 기능을 제공합니다.

또한 Camtasia와 Snagit은 함께 잘 작동하여 교육 비디오와 문서를 훨씬 더 효과적으로 만듭니다.

어떤 교육 방법을 사용하든 콘텐츠를 만들 때 사용자와 사용자의 요구 사항을 중심에 두십시오.

소프트웨어 출시 시 피해야 할 4가지 실수

가장 잘 계획되고 실행된 소프트웨어 롤아웃도 실패할 수 있지만 이러한 네 가지 일반적인 실수를 피하면 재앙을 피할 수 있습니다.

1. 반대 의견 무시

"모든 사람을 만족시킬 수는 없다"는 말을 들어본 적이 있습니까? 최고의 의사 소통을 한다고 해도 조직의 모든 사람이 변경 사항에 만족하지는 않습니다. 항상 동의하지 않는 사람이 있을 것입니다. 그리고 반대하는 사람을 반대하는 사람과 마찬가지로 무시하는 것은 쉽지만 무시하면 앞으로 더 큰 문제가 발생할 수 있습니다.

기껏해야 그들은 당신이 그들의 우려를 심각하게 받아들이지 않는다고 느낄 수도 있고, 최악의 경우 롤아웃 프로세스에서 더 나은 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있는 중요한 정보를 놓칠 위험이 있습니다.

모든 사람의 말에 귀를 기울이고 정보를 최대한 활용하십시오.

2. 프로세스 서두르기

모든 사람(IT 팀 포함)에게 소프트웨어 롤아웃 전에 작업을 정리하는 데 필요한 시간을 주십시오. 사용자에게 다가오는 변경 사항에 대해 충분히 알려서 작업을 처리할 시간과 발생할 수 있는 우려 사항을 해결할 시간을 확보하십시오.

3. 의사결정 과정에 IT 이외의 직원을 포함하지 않음

소프트웨어 롤아웃에 대한 사용자 중심 접근 방식에서는 작업에 영향을 미치는 모든 결정에 실제 사용자를 포함해야 합니다. 그렇다고 해서 모든 직원과 이야기해야 하는 것은 아니지만 사용자가 제안, 피드백 및 작동 방법에 대한 아이디어를 제공할 수 있는 충분한 기회가 있는지 확인하세요.

4. 출시 후 사용자의 말을 듣지 않음

피드백을 수집하고 효과가 있었던 것과 그렇지 않은 것에 귀를 기울였습니다. 이 정보를 사용하여 현재 롤아웃의 문제를 해결하고 다음 롤아웃에 대한 더 나은 프로세스를 알립니다.

소프트웨어 출시 성공을 위해 사용자를 중심에 두십시오!

모든 소프트웨어 롤아웃에서 사용자를 중앙에 배치하면 모든 사람이 필요할 때 필요한 것을 얻을 수 있습니다.

3명, 30명 또는 3,000명에게 새로운 소프트웨어를 배포하든 업데이트된 소프트웨어를 배포하든 사용자를 중심으로 하는 강력한 계획을 가지고 조직의 모든 수준에서 동의를 얻고 출시일 이후에도 계속하면 성공을 보장하는 데 도움이 됩니다.

자주 묻는 질문