지식 공유에 대한 짧은 가이드: 시작하는 방법

지식 공유를 조직 문화의 일부로 만드는 기업은 뚜렷한 경쟁 우위를 점하고 있습니다.

분석 및 자문 회사인 Gallup은 "지식 관리는 핵심 비즈니스 전략으로 간주되어야 하며 다른 IT 또는 인적 자원 이니셔티브와 동일한 시간과 관심을 기울여야 합니다."라고 말합니다.

지식 공유의 이점은 민첩성 및 혁신 향상에서 직원 참여 향상에 이르기까지 광범위합니다. 이는 또한 정상적인 직원 이직 중에도 비즈니스 연속성을 보장하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다.

그러나 용어와 관행 자체가 약간 불투명할 수 있으므로 우선 순위를 지정하고 구현하기가 어렵습니다.

따라서 지식 공유가 정확히 무엇인지, 구체적인 이점이 무엇인지 더 명확하게 파악하고 조직이 지금 바로 시작할 수 있는 기회를 식별해 보겠습니다.

지식 공유란 무엇입니까?

간단히 말해서 지식 공유는 네트워크 또는 사람들 그룹 간의 기술, 정보 및 전문 지식의 교환입니다.

이러한 맥락에서 지식에는 명시적 지식과 암묵적 지식의 두 가지 유형이 있습니다.

명시적 지식은 쉽게 기록, 체계화, 표현 및 액세스할 수 있는 종류입니다. 문서, 설명서, 자습서 또는 방법 비디오에 포함될 수 있는 경우가 많습니다.

명시적 형식을 보완하는 암묵적 지식은 명시적 지식을 중심으로 컨텍스트를 구축하는 지혜, 경험, 통찰력 및 직관입니다. 암묵적인 지식을 가진 사람들은 특정 관행이 비즈니스에 왜 중요한지 또는 일련의 결정이 어떻게 내려졌는지 알고 있습니다.

지식을 공유하는 가장 쉬운 방법

명시적 지식이든 암묵적 지식이든 공유하려고 해도 어려운 작업처럼 느껴질 수 있습니다.

조직에서 엄청난 시간과 비용을 들이지 않고 모든 사람이 중요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있도록 하려면 어떻게 해야 합니까?

답은 지식 공유 문화를 만드는 것입니다.

조직은 직원들이 지식을 공유하도록 장려하고 쉽게 공유할 수 있는 도구를 제공해야 합니다.
좋은 점은 시작하기 위해 전체 지식 관리 시스템을 구현할 필요가 없다는 것입니다. TechSmith Snagit 및 Camtasia와 같은 간단한 화면 캡처 또는 화면 녹화 도구만 있으면 충분합니다.

Snagit 및 Camtasia와 같은 도구는 직원이 작업 지원, 스크린캐스트, 자습서 및 기타 정보 콘텐츠를 만드는 데 도움이 됩니다. 이러한 리소스를 기술 자료, 회사 인트라넷 또는 Google 문서와 같은 간단한 공동 작업 공간에 저장하고 공유하여 빠르고 쉽게 액세스할 수 있습니다.

열쇠는 격려의 도구와 넛지를 제공하는 것입니다.

지금 지식 공유를 시작해야 하는 세 가지 이유

조직 전체에 지식이 쉽게 흐를 때 비즈니스의 다양한 측면이 번창합니다.

다음은 지식 공유가 조직에 도움이 되는 것으로 입증된 세 가지 방법입니다.

1. 소프트웨어 도구 및 기타 비즈니스 투자의 ROI 증대

IT 관리 제공업체인 Flexera는 ​​2020년 기술 지출 현황에서 평균적인 기업이 수익의 거의 10%를 IT 리소스에 지출하는 것으로 나타났습니다. 금융, 클라우드 서비스 및 소프트웨어 회사는 평균 이상으로 소프트웨어 회사에 지출하며 평균적으로 수익의 거의 25%를 IT 리소스에 지출합니다.

이러한 투자의 ROI를 극대화하는 것은 필수적입니다.

가장 좋은 방법은?

지식 공유를 장려합니다. 이렇게 하면 가능한 한 많은 직원이 도구의 목적과 사용 방법을 이해하는 데 도움이 됩니다.

새로운 소프트웨어나 기술에 대한 전문 지식이나 관심이 있는 개인을 대리하여 핵심 요소를 보여주는 몇 가지 스크린캐스트를 만듭니다. 비디오를 공유하고 다른 리소스를 사용할 수 있도록 하는 것은 간단한 지식 기반을 만드는 쉬운 방법입니다.

이상적인 결과는 전문 지식이 조직 전체에 자유롭게 흐르고 기술 지출의 ROI를 극대화하는 것입니다.

2. 직원 이직 및 "두뇌 유출"과 관련된 문제 완화

기업의 효율성에 대한 가장 큰 위협 중 하나는 지식과 인재의 회전입니다.

여기서 다시 Gallup은 베이비 붐 세대가 퇴직 연령에 도달하고 직장을 떠나면서 현재 또는 곧 대규모 직원 이탈을 볼 수 있음을 관찰하면서 통찰력을 제공합니다.

그러나 조직이 탐색해야 하는 것은 세대 전환만이 아닙니다.

오늘날의 인력은 직원의 평균 근속년수가 약 4.2년인 일시적인 직원이며 많은 직원이 새로운 기회에 끊임없이 열려 있습니다.

회사는 베테랑 직원이 스크린캐스트, 방법, 작업 지원 및 기타 문서에 집단 지식을 기록하도록 하여 "지식 제방"을 만들 수 있습니다. 이러한 리소스를 다른 직원이 사용할 수 있도록 하면 기술 격차가 발생할 경우 쉽게 메울 수 있습니다.

느슨한 지식 공유 시스템을 구현하더라도 고성과 또는 장기 근속 직원이 퇴사할 때 핵심 정보와 경험의 손실을 방지할 수 있습니다.

3. 직원 개발, 만족도 및 유지 지원

LinkedIn Learning의 직장 학습 보고서 2021에 따르면 성장과 이동성의 기회를 제공하는 회사는 직원을 더 오래 유지할 가능성이 더 높습니다.

실제로 "LinkedIn 데이터에 따르면 내부 이동성이 높은 회사의 직원은 그렇지 않은 직원보다 거의 2배 더 오래 머무릅니다."

즉, 사람들은 성장하고, 새로운 도전을 하고, 경력을 발전시킬 수 있는 기회가 있는 곳에서 일하기를 원합니다. 직장과 직장에서 학습하여 새로운 기술을 습득하는 것은 사람들이 이를 수행하는 주요 방법 중 하나입니다.

공식 교육 프로그램은 여기에서 중요한 역할을 하지만 비공식적인 일상적인 지식 공유도 큰 영향을 미칠 수 있습니다.

효과적인 지식 공유를 장려하고 촉진하는 협업 환경을 조성하는 것은 직원 개발 및 유지에 큰 도움이 될 것입니다.

모든 조직에서 세 가지 지식 공유 기회

일부 조직과 산업에 고유한 지식 공유 기회가 있지만 대부분은 어디를 가든지 일관성이 있습니다. 다음은 모든 조직에서 사용할 수 있는 세 가지 기회입니다.

1. 온보딩 및 교육 콘텐츠

신입사원 온보딩 및 교육 콘텐츠에 지식을 결합하여 처음부터 지식 공유를 시작하십시오.

베테랑 직원 그룹을 소집하여 초기 지식 공유 기회를 식별합니다. 그런 다음 이 그룹의 구성원이 회사 규범, 시스템, 프로세스 및 관행에 대해 신입 사원을 가르칠 수 있는 리소스를 만들도록 합니다.

이 리소스를 사용하여 신입 직원에게 입사 첫 날 선별된 학습 과정을 제공하십시오. 그들은 지원에 감사할 것이며 조직은 생산성 향상 시간을 단축할 수 있습니다.

2. 소프트웨어 및 시스템 출시

조직은 항상 기술과 시스템을 추가, 업데이트 또는 교체하고 있습니다. 이러한 전환은 비효율적인 기간을 만들 수 있습니다.

새로운 기술을 출시하거나 주요 업데이트를 수행할 때 지원 콘텐츠로 펌프를 준비하십시오. 직원들이 편안하게 사용할 수 있도록 스크린캐스트, 방법 및 기타 문서를 만드십시오. 계정 설정 및 새 기능 사용 방법과 같은 주제를 시작하는 것이 좋지만 상황에 따라 더 많은 항목이 있을 수 있습니다.

종종 기술 롤아웃을 위한 지원 자료를 만드는 것은 팀 노력일 수 있으며 리소스를 만들기 위해 이미 전문가인 개인을 사용할 필요가 없습니다.

이해 관계자 그룹을 모으고 각각 새로운 시스템의 특정 요소를 학습하거나 이해하는 작업을 수행합니다. 그런 다음 할당된 영역에 대한 지원 자료를 만들 수 있습니다.

여기에 설명된 것과 같이 지식 공유에 대한 분산되고 적극적인 접근 방식이 이상적입니다.

3. IT 및 기술 지원(내부 및 고객 대면)

IT 및 기술 지원 팀은 지속적으로 압박을 받고 있습니다.

내부적으로는 비즈니스 운영을 유지하는 광범위한 기술을 지원합니다.

외부적으로는 가능한 한 빨리 문제를 해결하여 고객이 만족하고 만족할 수 있도록 합니다.

이 과중한 작업량을 관리하고 경감하는 방법을 찾는 것이 중요합니다. 당연히 지식 공유가 이상적인 방법입니다.

대부분의 IT 및 지원 팀은 다른 질문보다 더 자주 몇 가지 질문에 직면합니다. 이러한 많은 질문에 대해 간단한 비디오나 방법 문서가 쉬운 답을 제공할 수 있습니다.

IT 및 지원 팀에 간단한 지식 캡처 도구를 제공하십시오. 그런 다음 일반적인 지원 질문에 답하는 리소스를 만들고 공유할 수 있는 시간과 격려를 제공합니다.

리소스가 있으면 관련 요청에 응답하는 데 사용할 수 있으며 정기적으로 시간을 절약하는 지름길을 제공합니다.

지식 공유에 의존해야 하는 두 가지 큰 이유

모든 조직이 지식 공유를 우선 순위에 두어야 하는 두 가지 마지막 이유가 있습니다.

첫째, 현대 사회에서 지식 공유는 일상적입니다. 새로운 기술과 지식을 가르치는 데 전념하는 수많은 온라인 과정, YouTube 채널 및 소셜 미디어 계정. 많은 직원이 자신의 관심 주제에 상관없이 정기적으로 이 에코시스템에 참여합니다.

둘째, 지식 공유의 이점은 빠르게 복합적입니다.

회사 전체의 효율성을 돕습니다. 신입 직원이 더 빨리 적응하면 베테랑은 교육과 질문에 답하는 시간이 줄어듭니다.

또한 직원들은 지식과 정보에 접근할 수 있다는 것을 알게 되면 새롭고 도전적인 일에 더 기꺼이 노력합니다. 지식을 공유하는 기업은 결과적으로 더 혁신적입니다.

지식 공유의 힘은 널리 퍼져 있고 시작하기 쉽습니다. 무엇을 기다리고 있습니까?