이 6가지 사용자 지정 빠른 단계 예제를 사용하여 Outlook에서 시간 절약

Microsoft Outlook의 빠른 단계를 사용하면 버튼을 클릭하여 선택한 이메일에 대해 하나 이상의 자동화된 작업을 실행할 수 있습니다. Outlook에서 몇 가지 편리한 미리 만들어진 빠른 단계를 제공하지만 직접 만들 수도 있습니다.

사용자 지정 빠른 단계를 설정하면 클릭 한 번으로 이메일 이동, 작업 생성, 회의 설정 등의 작업을 수행할 수 있습니다.

사용자 지정 빠른 단계를 만드는 방법

나만의 빠른 단계를 만들려면 홈 탭으로 이동하여 빠른 단계 상자에서 아래쪽 화살표를 선택합니다.

"새로 만들기"를 선택합니다. 또는 커서를 새 빠른 단계로 이동하고 팝아웃 메뉴에서 "사용자 지정"을 선택합니다.

사용자 지정 빠른 단계를 만들 때 선택할 수 있는 여러 범주가 있습니다. 각각은 진정으로 시간을 절약할 수 있는 유용한 자동화를 제공합니다.

1. 메시지를 보관하세요

이메일을 빠르게 이동, 복사 또는 삭제할 수 있는 파일링 범주로 빠른 단계를 설정할 수 있습니다.

관련: Microsoft Outlook에서 여러 이메일을 삭제하는 방법

작업 선택 드롭다운 상자를 선택하고 파일링 섹션에서 옵션을 선택합니다. 창 상단에서 빠른 단계에 이름을 지정합니다.

삭제 옵션 중 하나를 선택하면 다른 항목을 선택할 필요가 없습니다.

폴더로 이동 또는 폴더로 복사를 선택한 경우 다음 상자를 사용하여 원하는 폴더를 선택합니다. 이메일을 같은 폴더로 자주 이동하거나 복사하는 경우에 유용합니다.

선택적으로 아래쪽에 있는 드롭다운 상자를 사용하여 바로 가기 키를 할당하고 도구 설명 텍스트를 삽입하여 마우스 커서를 올려 놓았을 때 빠른 단계가 수행하는 작업을 알 수 있습니다.

새 빠른 단계를 저장하려면 "마침"을 클릭하십시오.

2. 이메일 상태 변경

이메일 상태를 읽음 또는 읽지 않음으로 변경하거나 중요도를 설정하려는 경우 상태 변경 빠른 단계를 사용할 수 있습니다.

작업 선택 드롭다운 상자를 선택하고 상태 변경 섹션에서 옵션을 선택합니다. 그런 다음 빠른 단계에 이름을 지정합니다.

읽음으로 표시 또는 읽지 않음으로 표시를 선택하면 다른 항목을 선택할 필요가 없습니다.

중요도 설정을 선택한 경우 다음에 나타나는 드롭다운 상자에서 우선 순위를 선택합니다. 이는 메시지를 중요로 빠르게 표시하는 데 편리합니다.

필요에 따라 바로 가기를 지정하고 도구 설명을 추가한 다음 "마침"을 클릭하여 빠른 단계를 저장합니다.

3. 범주, 작업 및 플래그 관리

범주, 작업 및 플래그를 사용하여 이메일로 여러 작업을 수행할 수 있습니다. 범주를 할당하고 플래그를 첨부하거나 작업을 만듭니다. 범주 또는 태그를 지우거나 메시지를 완료로 표시할 수도 있습니다.

작업 선택 드롭다운 상자를 선택하고 범주, 작업 및 플래그 섹션에서 옵션을 선택합니다. 그런 다음 빠른 단계의 이름을 지정합니다.

예를 들어 메시지 분류 작업을 선택합니다. 그런 다음 후속 드롭다운 상자에서 범주를 선택합니다. 그런 다음 클릭 한 번으로 메시지에 범주를 할당할 수 있습니다.

또 다른 예로, 메시지 텍스트 작업으로 작업 만들기를 사용합니다. Outlook에서 할 일을 관리하는 경우 사용할 수 있는 훌륭한 작업입니다. 그런 다음 빠른 단계를 선택하면 본문에 이메일이 포함된 새 작업 창이 열립니다.

필요에 따라 바로 가기를 지정하고 도구 설명을 추가한 다음 "마침"을 클릭하여 빠른 단계를 저장합니다.

4. 회신, 회신 또는 전달

응답 범주를 사용하여 새 메시지 작성, 전달, 회신 또는 전체 회신, 회의 회신 또는 이메일을 첨부 파일로 전달할 수 있습니다.

관련: Microsoft Outlook에서 이메일을 첨부 파일로 전달하는 방법

작업 선택 드롭다운 상자를 선택하고 응답 섹션에서 옵션을 선택합니다.

좋은 예는 메시지를 첨부 파일로 전달하는 것입니다. 다른 사람에게 자주 전달하는 이메일을 받는 경향이 있는 경우에 적합합니다. 작업 선택 상자에서 메시지 전달을 첨부 파일로 선택합니다. 당시 나머지 세부 정보를 완료하기 위해 다른 항목을 선택할 필요가 없습니다.

전달할 이메일의 세부 정보를 미리 채우려면 "옵션 표시"를 선택하십시오.

그런 다음 받는 사람, 제목, 플래그, 중요도 및 텍스트를 포함하여 이메일에 대해 원하는 만큼 추가할 수 있습니다. 이러한 세부 정보는 빠른 단계를 사용할 때마다 적용됩니다.

빠른 단계의 이름을 지정하고 하단에서 추가 옵션을 선택해야 합니다. "마침"을 클릭하십시오.

5. 약속 만들기

약속 범주는 종종 모임을 촉구하는 수신 메시지에 이상적입니다. 새 회의를 설정하거나 약속을 만들 수 있습니다.

멋진 예 중 하나는 새 회의를 만드는 것입니다.

즉석에서 작성하는 빈 회의 요청을 설정하려면 작업 선택 드롭다운 상자에서 새 회의를 선택하기만 하면 됩니다. 회의 세부 정보를 미리 채우려면 "옵션 표시"를 선택하십시오.

위의 응답 빠른 단계와 마찬가지로 참석자, 주제, 위치, 중요도 및 텍스트와 같은 선택적 세부 정보를 추가할 수 있습니다. 다시 말하지만 이러한 세부 정보는 빠른 단계를 사용할 때마다 적용됩니다.

빠른 단계에 이름을 지정하고 하단에서 추가 옵션을 선택합니다. "마침"을 클릭하십시오.

6. 대화 처리

사용자 지정 작업의 마지막 빠른 단계 범주는 대화입니다. 이를 통해 항상 대화에서 메시지를 이동하거나 단순히 무시할 수 있습니다.

관련: Outlook에서 대화 보기를 전환하고 사용자 지정하는 방법

작업 선택 드롭다운 상자를 선택하고 대화 섹션에서 옵션을 선택합니다.

메시지를 이동하도록 선택한 경우 후속 드롭다운 상자에서 위치를 선택합니다. 메시지를 무시하도록 선택한 경우 다른 항목을 선택할 필요가 없습니다.

빠른 단계의 이름을 지정하고 원하는 경우 하단에서 옵션을 선택한 다음 "마침"을 클릭합니다.

빠른 단계를 사용하는 방법

사용자 지정 빠른 단계를 생성한 후 미리 만들어진 옵션처럼 사용할 수 있습니다. 이메일을 선택하고 홈 탭으로 이동합니다. 리본의 동일한 이름 섹션에 있는 빠른 단계 상자에서 작업을 선택합니다. 그리고 그게 전부입니다!

빠른 단계가 이동, 표시 또는 응답하는 경우 버튼을 클릭하면 자동으로 실행됩니다. 메시지 전달, 작업 만들기 또는 약속 설정을 위한 빠른 단계를 설정하면 작업을 만들기 위해 아래에 표시된 빠른 단계와 같이 해당 상자가 나타납니다.

Outlook의 규칙은 손가락 하나 까딱하지 않고 작업을 자동화하는 데 적합하지만 특정 전자 메일에 대해 반복적인 작업을 수행하는 작업을 수행할 수 있습니다. 빠른 단계를 사용하기에 이상적인 시기입니다.