이미지 및 비디오로 원격 통신을 혁신하는 방법

1년 전만 해도 직장에서의 의사소통 방식은 ​​매우 달랐습니다.

우리는 우리 사무실에 가고 있었다. 대면 회의가 일반적이었고 다른 사람의 사무실에 빠르게 들러 채팅을 할 수 있었고 "재택 근무"는 꼭 필요한 경우에만 수행하는 것이었습니다.

이제 저만 재택근무를 하는 것이 아닙니다. 우리 회사뿐만이 아닙니다. 일할 수 있는 거의 모든 사람이 집에 머물고 있습니다.

전체 상황은 현재 내가 다른 사람들과 의사 소통하는 방식을 변경했을 뿐만 아니라 아마도 영원히 변경했습니다.

고맙게도 일부 변경 사항은 더 좋을 수 있습니다.

그리고 사람들이 "재택근무"와 "원격 통신"을 5년 만에 최고로 검색함에 따라 우리 모두가 다른 사람들과 의사 소통하는 방식을 바꿔야 한다는 데 의심의 여지가 없습니다.

이 가이드에서는 원격 통신의 현재 상태와 재택 근무 중에 회사가 효과적으로 통신하는 데 방해가 되는 일반적인 오해를 안내합니다.

또한 교육용 비디오, 스크린캐스트(화면의 비디오 녹화), 스크린샷 및 이미지를 커뮤니케이션에 통합하기 시작할 수 있는 쉬운 변경 사항과 정규 원격 근무로 전환하기 위한 모범 사례를 강조합니다.

원격 통신이란 무엇입니까?

원격 통신은 온라인으로 다른 사람과 통신하는 방법입니다. 회의, 정보 및 교육 자료는 인터넷을 통해 공유됩니다. 회사는 가상 팀을 만듭니다. 그들은 공유 사무실 공간이 아닌 온라인으로 의사 소통하고 협업합니다.

원격 통신의 유형

원격 통신에는 동기 및 비동기의 두 가지 유형이 있습니다. 동기 통신은 실시간으로 이루어지며 비동기 통신은 모든 당사자가 동시에 참여할 필요가 없습니다.

원격 동기 통신의 일반적인 유형

1. 줌 또는 기타 화상 통화.
2. 전화.
3. 가상 회의.
4. SMS 문자 메시지.
5. Slack 또는 Microsoft Teams 대화.

원격 비동기 통신의 일반적인 유형

1. 프로젝트 관리 앱.
2. Wiki 또는 Sharepoint 사이트.
3. 정보 제공 또는 교육용 비디오.
4. 빠른 참조 가이드.
5. 마크업이 있는 스크린샷.
6. Slack 또는 Microsoft Teams 채팅.

모든 것이 Zoom 통화나 이메일일 필요는 없습니다.

이 상황에 접근하는 다른 방법이 있다면 어떨까요?

iPhone 혁명이 시작된 지 10년이 조금 넘었습니다. 태블릿과 노트북이 데스크탑 PC를 대체하기 시작했습니다. 팩스기는 고대 유물입니다. 그리고 밀레니얼은 이제 미국 노동력에서 가장 큰 세대입니다.

오늘날 평균적인 사람은 하루에 4시간 이상 휴대전화를 사용하며, 더 많은 사람들이 집에 머무를수록 전반적인 기기 사용 시간이 늘어납니다.

우리가 정보를 소비하고 의사 소통하는 방식은 지난 10년 동안 근본적으로 바뀌었습니다. 이제 대다수의 인력이 재택근무를 하기 때문에 원격으로 통신한다는 것이 무엇을 의미하는지 다시 배우고 있습니다.

디지털 모노톤의 탈피

너무 많은 회사가 디지털 모노톤으로 의사 소통하는 습관에 빠져 있습니다. 내가 확실히 이 함정에 빠진다는 것을 압니다. 내 디지털 커뮤니케이션의 대부분은 이메일이나 채팅을 하는 경향이 있습니다.

이메일은 귀중한 도구이지만 텍스트 블록과 통신하는 데 사용되면 부족합니다.

동료들로부터 고립된 세상에서 우리는 일반적으로 사무실 밖에서 의사 소통하는 수준으로 내부 의사 소통을 추진해야 합니다.

우리는 대화의 대부분을 일반 텍스트 이메일과 채팅에 의존하는 것을 중단해야 합니다.

아무도 그 모든 텍스트를 읽고 싶어하지 않기 때문입니다.

끊임없이 쏟아지는 이메일은 직원들에게 많은 부담을 주고 부담이 될 수 있습니다.

비디오 및 스크린샷과 같은 시각적 요소가 더 쉽게 소화되고 생산성과 참여도를 높인다는 증거에도 불구하고 기업은 다른 유형의 커뮤니케이션보다 일반 텍스트 이메일 사용을 늘릴 가능성이 두 배나 높습니다.

그리고 그것은 재택근무를 하는 대다수의 현재 노동력에게 특히 사실입니다.

이코노미스트 인텔리전스 유닛(Economist Intelligence Unit)의 보고서에 따르면 직장 내 의사소통 장벽에 대해 강조한 내용은 다음과 같습니다.

• 응답자의 60%는 매일 이메일을 사용합니다. 그러나 40%만이 매우 효과적인 의사 소통 수단이라고 말했습니다.
• 설문 응답자의 44%는 커뮤니케이션 장벽으로 인해 프로젝트 완료가 지연되거나 실패했다고 밝혔고, 31%는 사기 저하, 25%는 성과 목표, 18%는 판매 손실을 꼽았습니다.

원격 팀이 통신하는 방법

기술은 모든 규모의 기업이 글로벌 규모로 운영할 수 있도록 합니다. 지역 인력을 채용하거나 직원이 원격으로 일할 수 있도록 하면 많은 이점이 있습니다. 또한 특히 다른 시간대와 언어 장벽을 고려할 때 의사 소통 방식이 복잡해집니다.

Stanford에서 2년 동안 실시한 연구에 따르면 복잡성에도 불구하고 원격 근무자가 더 많은 일을 하는 것으로 나타났습니다. 원격 작업자의 이러한 생산성 향상은 매주 추가로 하루 종일 일하는 것과 동일하거나 재택 근무 그룹에서 13% 더 많은 출력을 제공합니다.

13% 증가한 산출량 중 9%는 교대 근무 시간에 더 많이 일했기 때문이고 나머지 4%는 집에서 덜 산만하기 때문입니다. 참가자들은 휴식과 병가를 덜 냈을 뿐만 아니라 소모도 절반으로 줄였습니다.

그러나 연구가 끝난 후 참가자의 절반이 재택 근무를 중단하기로 결정했습니다.

이유? 그들은 너무 고립된 느낌을 받았습니다.

공감할 수 있니?

오늘날의 현실은 불과 몇 달 전과도 많이 다릅니다. 더 많은 사람들이 재택근무를 하고 있을 뿐만 아니라 선택의 여지가 많지 않습니다. 이는 팀 구성원 간의 효과적인 의사 소통에 더 많은 스트레스를 줍니다.

모임을 정하는 것이 더 어렵습니다. 집 주변을 달리는 다른 사람들과 통화하는 것은 스트레스입니다. 바디 랭귀지를 읽고 주변 사람들과 진정으로 연결된 상태를 유지하는 것은 어렵습니다.

일할 때 함께 일하는 대부분의 사람들을 물리적으로 볼 수 없는 세상에서 우리는 동료들과 소통할 수 있는 새로운 방법을 찾아야 합니다.

원격 통신의 현재 상태

내부 의사 소통의 단절을 경험하기 위해 대규모 원격 인력이 필요하지 않았습니다. 많은 기업에서 부서 간 협업 또는 관리자와 직원 간의 상호 작용은 전통적인 사무실 설정에서 어려울 수 있습니다.

비슷한 언어와 공통의 목표를 가지고 서로 접근하더라도 뉘앙스가 오해와 혼란을 유발할 수 있습니다. 또한 많은 조직에서 다양한 부서의 주제 전문가로부터 지식을 얻을 수 있는 기회를 놓치고 있습니다.

내 비즈니스에 시각적 커뮤니케이션이 중요한 이유는 무엇입니까?

모든 비즈니스는 규모, 목표, 산업 및 운영 측면에서 고유합니다. 그럼에도 불구하고 모든 조직은 내부적으로 지식과 정보를 공유함으로써 이익을 얻을 수 있습니다. 여기에는 직원에게 성공하는 데 필요한 도구를 제공하고 의사 소통 방식의 변화를 위한 단계를 적절하게 설정하는 것이 포함됩니다.

비주얼: 효과적인 커뮤니케이션의 핵심.

비디오, 스크린샷 및 스크린캐스트는 공유된 메시지가 시각적으로 더 잘 보존될 뿐만 아니라 다용도로 사용되기 때문에 강력합니다.

시각적 콘텐츠를 내부적으로 사용할 수 있는 장소와 시간은 여러 가지입니다. 예를 들면 신입 사원 온보딩, 내부 교육, 피드백 제공 등이 있습니다.

시각적 콘텐츠는 두뇌에서 더 빨리 처리되기 때문에 시간도 절약됩니다. 더 중요한 것은 메시지가 명확하고 간결하여 모든 사람이 공유하고 일관된 경험을 할 수 있도록 하는 것입니다.

내부 커뮤니케이션을 혁신할 수 있는 방법에 대해 자세히 알아보기 전에 비즈니스 커뮤니케이션 업데이트가 왜 그렇게 중요한지 분석해 보겠습니다.

최근 보고서인 비주얼의 가치(Value of Visuals)에서 우리는 기업들이 생산성을 높이고 직원 만족도를 향상시킬 기회를 놓치고 있음을 발견했습니다.

비디오, 스크린캐스트 및 스크린샷으로 커뮤니케이션하는 것이 비즈니스에 중요한 이유:

• 전달하려는 내용이 명확하고 간결함을 보장합니다.
• 모든 사람은 공유되고 일관된 경험을 가지고 있습니다.
• 메시지를 더 빠르게 중계하여 시간을 절약합니다.
• 정보를 한 번 전달하거나 캡처한 다음 여러 번 재사용하고 볼 수 있습니다.

시각적 원격 협업 및 지식 공유를 방해하는 일반적인 신화

세 가지 일반적인 함정은 협업이나 직원이 자신이 알고 있는 것을 다른 사람과 특히 원격으로 공유하는 것을 방해합니다. 이러한 오해로 인해 비즈니스가 보다 효율적인 의사 소통 방식을 채택하지 못하게 하지 마십시오.

각각에 대해 더 자세히 알아보고 어떻게 해결할 수 있는지 살펴보겠습니다.

오해 #1: 시간이 너무 오래 걸린다

비디오나 스크린캐스트를 만들거나 이미지를 마크업하는 데 걸리는 시간은 거의 항상 품질 기대치와 관련이 있습니다. 특히 매일 YouTube에서 거의 10억 시간에 달하는 동영상이 시청되는 시대에는 모든 콘텐츠가 완벽해야 한다고 믿기 쉽습니다.

그러나 모든 비디오에 동일한 수준의 품질이 필요한 것은 아닙니다.

완벽의 순환에 자신을 발견하면 한 걸음 물러나 비디오의 목표와 시청자에 대해 생각하십시오. 이 두 가지 요소는 비디오를 얼마나 세련되게 다듬어야 하는지 결정하는 데 도움이 됩니다.

외부에 대면하거나 가치가 높은 메시지가 포함된 콘텐츠와 같이 우선 순위가 더 높고 개선이 필요한 콘텐츠와 그들이 만들 수 있는 우선 순위가 낮은 콘텐츠를 명시적으로 설명하여 팀의 자신감을 높이세요.

신화 #2: 특별한 기술이 필요하다

새로운 것으로 바꾸는 것은 어떤 사람들은 불편함을 느낄 수 있습니다. 처음 창작자가 되는 것에 대한 긴장이든 실행에 대한 불확실성이든 많은 사람들은 비주얼을 만드는 것이 얼마나 쉬운지 모릅니다.

기술은 사람들, 특히 젊은 세대가 의사소통하는 방식을 변화시켰습니다. Camtasia, Snagit 및 Video Review와 같은 시각 커뮤니케이션 소프트웨어를 사용하면 텍스트만 사용하는 것보다 더 빠르고 효과적으로 메시지를 전달하는 고품질 이미지와 비디오를 빠르고 쉽게 만들고 공유할 수 있습니다.

이 예에서는 비디오를 녹화하여 Video Review에 업로드하여 팀의 다른 사람들이 정보를 검토하고 주제에 대한 피드백을 제공할 수 있도록 했습니다.

이를 통해 6분 길이의 비디오를 제작하여 전체 회의를 대체할 수 있었습니다.

당사 제품은 콘텐츠 제작 전문가가 아닌 사람들도 쉽게 사용할 수 있습니다. 개념을 가르치고, 훈련하고, 설명하기 위해 디지털 콘텐츠를 만드는 것은 시간이 많이 걸릴 수 있다는 것을 알고 있습니다. 그리고 새로운 소프트웨어를 배우는 것은 두려운 일입니다.

그렇기 때문에 우리는 누구나 빨리 배우고 배울 수 있는 사용하기 쉬운 소프트웨어를 만드는 데 중점을 둡니다.

신화 #3: 어디서부터 시작해야 할지 모를 것이다

조직에 시각적 콘텐츠를 통합하는 새로운 방법을 찾는 것은 지나치게 정교하거나 복잡할 필요가 없습니다. 단순화를 위한 것입니다. 시각 자료를 사용하여 의사 소통을 더 쉽게 만들고 요점을 전달하는 데 도움이 되는 많은 방법이 있습니다.

먼저, 달성하려는 목표와 시각적 효과가 이를 어떻게 도울 수 있는지 결정하십시오. 그런 다음 직원에게 권한을 부여하고 실제로 완료되도록 안내합니다.

지금 바로 비주얼 사용을 시작할 수 있는 6가지 방법

시각적 개체가 커뮤니케이션을 향상시켜 원격으로 작업하는 동안 조직 전체에 일관된 메시지를 제공할 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다. 부서와 팀마다 요구 사항과 용도가 다르지만 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 일반적인 시나리오는 다음과 같습니다.

1. 온보딩 및 교육 동영상

원격으로 일할 때 신입 직원을 교육하는 것은 어렵습니다. 또한 처음부터 배울 것이 너무 많은 신입 직원에게 압도됩니다.

조직의 표준 프로그램을 사용하는 방법을 보여주는 일반 비디오를 만들어 온보딩을 더 쉽게 만드십시오.

직원들은 복습이 필요할 때 다시 볼 수 있으며 전화 회의 교육 세션을 피함으로써 시간을 절약할 수 있습니다.

2. 소프트웨어 롤아웃 및 교육

스크린샷과 스크린캐스트를 사용하여 직원에게 내부 롤아웃 중에 새 프로그램이나 소프트웨어를 사용하는 방법을 보여줍니다. 또한 팀은 자주 묻는 질문에 대한 답변을 제공하여 직원에게 쉽고 반복 가능한 답변을 제공할 수 있습니다.

3. 녹화된 웨비나 및 라이브 이벤트

마케팅 또는 제품 팀이 고객을 위한 웨비나 또는 라이브 이벤트를 주최하는 경우 녹음을 내부적으로 공유하면 모든 직원에게 최신 정보를 제공하는 데 도움이 됩니다. 해당 팀은 이미 콘텐츠를 만들고 있으므로 용도를 변경해 보세요.

다음은 TechSmith를 위해 수행한 최근 웨비나의 예입니다.

4. 정보전달

정보 전달은 업데이트 제공, 컨텍스트 제공, 결과 공유 또는 추가 배경 제공으로 구성될 수 있습니다.

특정 부서에서 정보가 나오는 경우 해당 정보를 더 빠르고 쉽게 설명하여 팀의 부담을 덜 수 있습니다.

단순한 이미지라도 큰 그룹에 무언가를 명확하게 설명하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다.

5. 버즈 만들기

에너지 넘치는 비디오를 사용하여 직원이 이벤트, 새로운 기회 또는 회사 이정표에 대해 흥분하도록 하십시오. 그리고 이러한 시나리오를 중심으로 화제를 모으는 데 가장 적합한 사람은 관련된 팀입니다.

예를 들어, 소셜 미디어 팀이 월간 보고서를 만드는 경우 비디오를 만들고 나머지 조직과 뉴스를 공유하지 않겠습니까?

6. 피드백 제공

콘텐츠나 프로젝트에 대한 피드백을 주고받는 것은 어려울 수 있습니다. 팀은 종종 프로젝트에 대한 입력을 기다리게 됩니다. 그리고 때때로 그 피드백은 텍스트의 단락에 있기 때문에 해석의 여지가 있습니다.

시각 자료를 사용하여 특정 피드백을 표시하면 이메일을 주고받는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있고 모든 사람이 같은 페이지에 도달하는 데 도움이 됩니다. 또한 승인 프로세스가 훨씬 빠르고 원활하게 진행됩니다.

성공을 위해서는 작게 시작하라

작게 시작하는 것이 좋습니다.

모든 원격 직원이 처음부터 이러한 통신 방식을 사용하는 것은 아닙니다. 흥분했거나 이미 시각적으로 정보를 공유하고 있는 두 명의 챔피언을 찾아 성공적으로 수행하는 데 필요한 도구를 제공하는 것으로 시작하십시오. 사람들에게 전달할 커뮤니케이션 지침을 만드는 것도 고려할 수 있습니다.

소수의 사람들이 비디오, 스크린캐스트 또는 스크린샷으로 의사 소통을 시작하면 일반적으로 다른 모든 사람에게 영향을 미칩니다.

더 많은 사람들이 시청하고 참여하는 것을 보게 될 것입니다. 동료들은 콘텐츠를 어떻게 만들었는지 묻기 시작하고 더 많은 사람들이 시각적으로도 소통하기를 원할 것입니다. 여기에서 표준화된 프로세스를 생성하도록 개선하고 최적화할 수 있습니다.

1단계: 가정하지 마십시오

직원들과 이야기하십시오. 의사 소통 방법과 경험한 어려움을 물어보십시오. 이렇게 하면 조직의 특정 목표와 요구 사항을 좁히는 데 도움이 됩니다.

2단계: 챔피언 찾기

과거에 의사 소통을 하고 싶거나 지식 공유를 많이 하는 내부 챔피언을 확인하십시오.

3단계: 기대치 설정

직원들에게 시각적 개체를 사용해야 하는 이유, 즉 시각적 개체에 포함된 내용, 시간을 절약할 수 있는 시간, 워크플로를 개선하는 방법 등의 가치를 전달합니다.

4단계: 내부 커뮤니케이션 포털 만들기

이것은 지침 및 템플릿과 같은 모든 도구와 리소스가 있는 학습 페이지 역할을 합니다.

5단계: 새로운 의사소통 방식 육성

회사 전체에 새로운 의사 소통 방식을 주입하십시오. 직원들에게 한 달에 한 번 새 이미지, 비디오 또는 스크린캐스트를 만들도록 권장하여 습관을 만드십시오.

그래서, 나는 이것을 어떻게 할 것인가?

어쩌면 당신도 스스로에게 이 질문을 하고 있을지도 모릅니다.

원격으로 일을 시작한 이후로 상당한 금액이 변경되었습니다. 그리고 그 중 많은 부분이 내가 다른 사람들과 의사 소통하는 방식과 관련이 있습니다.

기존의 의사소통 방식을 새로운 세계에 밀어넣으려는 대신 적응했습니다.

나는 동료들이 어떻게 지내는지 보기 위해 동료들과 더 많은 화상 회의를 합니다. 더 이상 사무실에 있지 않기 때문에 다른 사람들에게 어떻게 하는지 보여주는 비디오를 녹화하기 시작했습니다. 월간 대시보드의 스크린샷을 찍어 팀과 공유합니다.

새로운 의사 소통 방법을 배우는 것은 어렵지 않습니다. 대부분의 새로운 것이 그렇듯이 시작은 어렵지만 극복할 수 없는 문제는 아닙니다. 시작하는 방법에는 여러 가지가 있으며 이 중 많은 방법이 이 가이드에서 설명됩니다.

이제 당신이 하기만 하면 됩니다.