프로세스 개선: 성공을 위한 전략 및 사례

전문적인 환경에서 워드 프로세서를 들으면 "아, 지루한 시간 낭비가 나오네요"라고 생각하시나요? 프로세스가 부정적인 의미를 갖고 있다면 팀이나 조직이 결과에 초점을 맞춘 비즈니스 프로세스에서 벗어나 프로세스를 위한 프로세스의 부진 상태에 떠 있을 가능성이 높습니다. 기분 나빠하지 마세요. 목표에 도달하는 것은 쉽지만, 헌신적인 노력, 약간의 조직적 성찰, 약간의 도구를 사용하면 의미 있는 작업으로 바로 돌아갈 수 있습니다.

프로세스 개선에 시간을 투자하는 것은 수행되는 작업의 양뿐만 아니라 직원의 업무 생활의 질에서도 효율성과 생산성을 높이기 때문에 노력할 가치가 있습니다.

자신의 소중한 시간이 현명하게 사용되고 있다고 느끼고 개선에 참여하는 직원은 더 나은 업무를 제공하고 계속해서 일할 가능성이 더 높습니다. 그리고 지속적인 개선을 적용하면 팀 구성원은 작은 변화가 모여 큰 변화를 만들어내는 것을 확인할 수 있습니다. 영향력을 느끼는 것이 사람들이 직장에서 원하는 것의 핵심이기 때문에 이는 중요합니다.

프로세스 개선이란 무엇입니까?

프로세스 개선은 개선이 필요한 영역을 식별하기 위한 체계적인 접근 방식입니다. 이는 워크플로의 비효율성, 낭비 또는 오류를 식별한 다음 점진적인 변경을 통해 결과를 개선하는 것일 수 있습니다. 지속적인 개선은 우리가 일하는 환경이 계속 변할 것이며 그에 따라 계속 변화해야 한다는 생각에 적용됩니다.

오늘날 훌륭한 해결책이 무엇이든 훌륭한 해결책으로 남을 수는 없을 것입니다. 왜냐하면 문제 자체는 바뀔 것이기 때문입니다. 팀은 직면하고 있는 문제와 추구하는 결과를 계속해서 개선해야 합니다. 지속적이고 반복적인 개선, 작은 증분 변화라도 수용함으로써 팀과 조직은 변화의 속도에 보조를 맞출 수 있습니다.

Snagit은 단 몇 번의 클릭만으로 기존 프로세스, 워크플로 및 병목 현상을 쉽게 문서화할 수 있으므로 프로세스 개선을 위한 유용한 도구입니다. 문제를 시각적으로 설명하면 팀이 솔루션을 찾을 때 대응할 수 있는 내용을 얻을 수 있습니다. 예를 들어, Snagit을 사용하여 프로세스의 모든 단계에 대한 스크린샷에 주석을 달고 Snagit의 콜아웃 도구를 사용하여 추가 논의를 위해 문제를 강조할 수 있습니다.

지속적인 개선 프로세스는 무엇입니까?

지속적인 개선 프로세스는 조직 내 모든 수준의 직원이 지속적인 개선을 위해 작은 변화를 제안하고 구현하도록 장려합니다. 지속적인 개선을 성공적으로 구현하고 장려하는 조직은 자신이 보고 있는 문제를 해결할 수 있는 권한을 부여받은 팀을 만듭니다.

지속적인 개선을 구현하는 올바른 방법은 없지만 원하는 방향으로 나아가는 데 도움이 될 수 있는 방법론은 많이 있습니다. 이러한 방법론 중 일부는 중복되고 일부는 다른 방법론에서 탄생하지만 모두 시간이 지남에 따른 개선을 기반으로 합니다.

• Kaizen: Toyota는 자동차 제조 분야에서 지속적인 개선( kaizen ) 개념을 대중화했습니다. 회사는 여러 가지 작은 개선을 통해 낭비를 최소화하고 효율성을 높였습니다.
• 애자일(Agile): 애자일 방법론은 소프트웨어 산업에 뿌리를 두고 있습니다. 민첩한 관행은 고객 우선적이고 점진적입니다. 애자일 선언문은 엄격한 규칙 목록을 제공하는 대신 한 가지 항목을 다른 항목보다 선호합니다. 애자일 시스템의 개인은 합리적인 일을 할 수 있는 여지가 있습니다.
• PDCA(Plan-Do-Check-Act): PDCA는 지속적인 개선에서 데이터의 중요성을 강조하는 4부분으로 구성된 순환 프로세스입니다. 팀은 자신이 어떻게 개선되고 있는지 알아보기 위해 작업을 측정해야 합니다. 주기의 "확인" 부분은 성공에 매우 중요합니다.
• Kanban: Kanban은 종종 Kanban 보드라는 시각화를 통해 작업 흐름에 중점을 둡니다. 칸반을 사용하면 팀은 한 작업을 처음부터 끝까지 가능한 한 빨리 이동하려고 시도합니다. 팀에는 새로운 작업을 시작하기 전에 문제를 해결해야 하는 WIP(진행 중인 작업) 제한이 있습니다. 이는 또한 작업을 합리적으로 실행 가능한 가장 작은 부분과 가치 있는 부분으로 나누도록 장려합니다.
• 린(Lean): 린 방법론은 사용자에게 제품을 제공하기 전에 제품에 가능한 최소한의 작업을 투입하는 것의 가치를 강조합니다. 린 제품 개발에서 제품의 다음 반복은 항상 마지막 사용자 테스트 라운드에서 얻은 학습 내용을 기반으로 수행됩니다.

지속적인 개선 프로세스를 구현하는 방법

1. 좀 메타를 얻으세요
   프로세스를 구현하는 프로세스는 자체 프로세스입니다. 지속적이고 점진적인 개선 원칙을 염두에 두십시오. 갑자기, 혼자서 또는 대폭발하여 프로세스를 변경하려고 하지 마십시오.
2. 작게 시작하세요
   프로세스 개선을 위해 협력할 소규모 팀을 하나 식별하세요. 전체 조직이 변화로 인해 이익을 얻을 수 있다고 생각하더라도 프로세스를 통해 작업하고 소규모 그룹의 사람들과 함께 개선하면 다른 조직으로 확장할 수 있는 준비가 더 잘 될 것입니다.
3. 승인 받기
   그룹의 다른 사람들은 프로세스 변경을 제안하는 이유를 이해해야 합니다. 보고 싶은 목표와 개선된 결과를 강조하세요. 피드백을 듣고 초기 구현 아이디어를 조정하여 프로세스에 다른 사람들도 포함시키세요.
4. 사용해 보세요
   선택한 방법론과 계획을 실행에 옮기세요!
5. 복고풍을 기억하세요
   프로세스 개선을 시도한 후 소그룹을 모아 무엇이 효과가 있고 무엇이 효과가 없는지, 다음 반복을 위해 수정하고 싶은 사항에 대해 논의하십시오.
6. 성공을 축하하세요
   잠시 시간을 내어 지금까지 배운 내용을 인식해 보세요. 지금까지 경험한 개선 사항과 효율성 향상을 축하해 주세요. 함께 작업하는 다른 팀과 결과를 공유하고 개선 사항에 대한 데이터와 세부 정보를 포함하세요.
7. 반복하다
   반복하고, 반복하고, 반복하세요. 모든 반복에서 학습하고 결과를 공유하는 데 의도적으로 참여하십시오. 다른 사람들과 맥락을 구축하는 것은 직장에서 지속적인 개선 문화를 발전시키는 첫 번째 단계입니다. 조직에서 개선된 프로세스가 소그룹에서 작동하는 것을 확인하면 다른 사람들도 팀과 함께 이를 시도하고 싶어할 것이며 부서 또는 조직 수준에서 프로세스 개선이 어떤 모습일 수 있는지 고려할 수 있습니다.

지속적인 개선 사례

팀 커뮤니케이션 개선

TechSmith의 커뮤니티 참여 및 인사팀의 Michelle과 Amy는 Snagit을 사용하여 회의를 대체하고 비동기식으로 작업하는 경우가 많습니다. 특히 팀 전체에서 바쁜 동료의 일정을 뒤섞는 것은 정말 어려운 일이 될 수 있습니다. Michelle과 Amy는 Screencast 또는 Slack과 함께 Snagit을 사용하여 동일한(가상) 공간에서 모이는 것보다 더 빠르게 작업을 완료합니다.

고객 지원 프로세스 강화

TechSmith 영업 운영 팀의 Mike는 “고객에게 서비스를 제공하지 않는 시간은 비용이 많이 듭니다.”라고 말합니다. 그는 모든 팀원과 파트너에게 새로운 소프트웨어와 프로세스에 대한 최신 정보와 지식을 유지하는 데 어려움을 겪었습니다. 간단한 데모 및 튜토리얼 비디오를 제작함으로써 그는 일반적인 질문에 대한 답변을 재활용하고 통일된 방식으로 교육을 제공할 수 있었습니다. 그는 개인 고객에게도 비슷한 전략을 사용합니다. 고객이 기능에 대해 질문이 있는 경우 온라인 튜토리얼 링크를 제공하는 것은 쉬울 것입니다. 그러나 고객에게 도움이 될 튜토리얼의 정확한 부분을 보여주고 Mike의 웹캠 비디오를 포함하는 비디오를 제작함으로써 고객은 보다 개인화되고 인간적인 상호 작용을 만들 수 있습니다.

프로젝트 관리 워크플로 간소화

TechSmith 프로젝트 관리 사무실의 Steve는 Snagit을 개발하는 소프트웨어 팀과 함께 칸반 워크플로를 지원하는 데 도움을 줍니다. 그는 회의 안건 항목에 대한 기대치와 맥락을 설정하기 위해 시청 전 동영상을 제작합니다. 그는 또한 팀 칸반 보드의 스크린샷을 사용하여 주어진 시간에 팀의 상태를 설명하는데, 이는 방해 요소와 병목 현상을 지적하는 데 유용합니다. 또한 이러한 이미지는 참석할 수 없는 팀 구성원을 위한 백로그 개선 회의에 대한 좋은 시각적 요약을 제공합니다.

지속적인 개선의 이점

효율성 향상

이는 지속적인 개선의 가장 직접적인 이점입니다. 시간이 지남에 따라 이러한 모든 작은 변화가 합쳐지면 효율성이 향상되고 낭비가 줄어들며 조직에 더 나은 결과가 제공됩니다.

향상된 직원 참여

직장 문화의 데이터 기반 사고 리더인 Gallup은 직원 참여를 다음과 같이 설명합니다.
“사람들은 자신의 일에서 목적과 의미를 원합니다. 그들은 자신이 잘하는 일로 알려지기를 원합니다.”

지속적인 개선 프로세스는 직원들에게 자신이 일하는 환경에 의견을 제공할 수 있는 체계적인 기회를 제공하여 권한 부여와 자율성을 모두 향상시킵니다. 이는 개선 자체에 대한 초점과 결합되어 Daniel Pink의 진정한 동기 부여 요소인 자율성, 숙련도 및 목적의 세 가지 요소 모두에 도달합니다. 즉, 지속적인 개선 프로세스를 통해 직원들에게 목소리를 낼 수 있습니다.

더 나은 고객 만족도

효율성이 높아질수록 주어진 기간 내에 고객에게 더 많은 가치를 제공할 수 있습니다. 그리고 더 빠르게 반복할수록 고객의 불만 사항을 더 빨리 식별하고 그에 따라 조치를 취하여 고객에게 개선 사항을 제공할 수 있습니다. 작은 변화를 주고 각각의 변화 사이에 고객 피드백을 받음으로써 한꺼번에 큰 변화를 내놓는 것보다 고객을 기쁘게 하고 문제를 잘 해결하는 제품을 제공할 가능성이 더 높습니다.

지속적인 프로세스 개선을 위해 Snagit을 사용하는 이유는 무엇입니까?

워크플로우의 시각적 문서화

Snagit을 사용하면 몇 번의 클릭만으로 화면의 작업을 쉽게 문서화할 수 있습니다. 화면을 이미지(또는 긴 콘텐츠의 경우 스크롤 캡처)로 캡처한 다음 주석 도구를 사용하여 단계를 문서화하거나 설명선을 만들 수 있습니다. 또는 음성 해설로 단계를 설명하고 Snagit의 화면 그리기 도구를 사용하여 화면의 특정 부분에 주의를 환기시키는 동안 비디오에서 화면을 캡처할 수 있습니다.

간편한 협업 및 공유

Snagit의 공유 기능을 통해 팀은 시각적 업데이트를 신속하게 캡처하고 배포하여 프로세스 개선 과정에서 모든 사람이 일치하도록 할 수 있습니다. OneDrive, Google Drive, Slack, Teams 등과 같이 직장에서 이미 사용하고 있는 도구에 연결됩니다. 또는 Snagit의 "링크 공유" 기능을 사용하여 콘텐츠를 빠르게 업로드하고 Screencast에서 해당 콘텐츠에 대한 링크를 얻을 수 있습니다. 스크린캐스트를 사용하면 다른 사람들이 귀하의 미디어를 보고 댓글을 달 수 있어 편리한 의사소통 장소가 됩니다.

간소화된 구현

Snagit의 템플릿 기능은 반복 가능하고 사용하기 쉬운 아티팩트를 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 매주 동일한 두 데이터 세트를 비교한다는 사실을 알고 계십니까? Snagit 템플릿을 사용하여 프레젠테이션을 표준화하고 되돌아볼 수 있는 특정 시점 기록을 제공하세요.

Snagit으로 프로세스를 개선할 준비가 되셨나요?

Snagit 무료 평가판을 다운로드하여 프로세스 개선 사항을 시각적으로 문서화하고 공유하세요. 웹캠 비디오가 포함된 Snagit 화면 공유를 통해 인식된 장애물과 잠재적인 결과를 안내하여 지속적인 개선 아이디어를 다른 사람들에게 알리세요!

프로세스 및 지속적인 개선에 대한 FAQ