실제로 사용할 5가지 Microsoft Outlook 규칙

Microsoft Outlook 규칙을 사용하면 이메일을 정리하고 받은 편지함을 최상의 상태로 유지할 수 있습니다. 규칙은 이메일을 폴더로 이동하고, 소리를 재생하고, 자동으로 회신하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다. 가장 우수하고 실용적인 Outlook 규칙으로 목록을 좁혔습니다.

Outlook 규칙을 설정하는 방법

프로세스와 옵션은 Windows와 Mac의 Outlook 간에 약간 다릅니다. 프로세스에 익숙하지 않은 경우 각 버전에서 새 규칙 설정으로 이동하는 방법은 다음과 같습니다.

관련: Microsoft Outlook에서 규칙을 만드는 방법

Windows의 Outlook

Windows의 Outlook에서 다음 방법 중 하나로 규칙 마법사를 엽니다.

• 파일 > 정보로 이동하여 "규칙 및 알림 관리"를 선택합니다. 그런 다음 "새 규칙"을 선택합니다.
• 받은 편지함에서 홈 탭으로 이동합니다. 리본의 이동 섹션에서 규칙 드롭다운 메뉴를 선택하고 "규칙 및 알림 관리"를 선택합니다. 그런 다음 "새 규칙"을 선택합니다.

Mac의 아웃룩

Mac의 Outlook에서 다음 방법 중 하나로 규칙 관리자를 엽니다.

• 메뉴 표시줄에서 Outlook > 기본 설정으로 이동하여 "규칙"을 선택합니다. 둘 이상의 계정이 있는 경우 왼쪽에서 계정을 선택합니다. 그런 다음 규칙 목록 하단의 더하기 기호를 클릭합니다.
• 받은 편지함에서 홈 탭으로 이동합니다. 리본의 이동 섹션에서 규칙 드롭다운 메뉴를 선택하고 "규칙 편집"을 선택합니다. 왼쪽에서 계정을 선택하고 규칙 목록 하단에서 더하기 기호를 클릭합니다.

Outlook 버전에서 새 규칙 화면이 열리면 전자 메일에 자동으로 조치를 취하는 규칙을 만들 차례입니다.

1. 민감한 메시지 이동

기밀, 개인 또는 개인으로 표시된 이메일을 받을 수 있습니다. 다른 사람의 시선을 사로잡을 경우를 대비하여 이러한 유형의 메시지가 받은 편지함에 있는 것을 원하지 않을 수 있습니다. 도착하자마자 특정 폴더로 이동하지 않겠습니까?

관련: Microsoft Outlook에서 새 폴더를 만드는 방법

Windows에서 중요한 메시지 규칙을 설정하려면 빈 규칙 영역에서 "내가 받은 메시지에 규칙 적용"을 선택하고 "다음"을 클릭합니다. 민감도로 표시됨 확인란을 선택합니다. 하단의 2단계 상자에서 "민감도"를 클릭하고 드롭다운 목록에서 유형을 선택합니다. 그런 다음 "확인"을 클릭하고 "다음"을 선택합니다.

"지정한 폴더로 이동" 확인란을 선택합니다. 2단계 상자에서 "지정됨"을 클릭하고 폴더를 선택한 다음 "확인"을 클릭합니다. "다음"을 선택합니다.

선택적으로 예외를 선택합니다. 그런 다음 규칙 이름을 지정하고 이 규칙 켜기 확인란을 선택합니다. 원하는 경우 다른 상자 중 하나를 선택하고 "마침"을 클릭하여 규칙을 적용할 수 있습니다.

Mac에서 민감한 메시지 규칙을 생성하려면 메시지 도착 시 첫 번째 드롭다운 목록에서 “민감도”를 선택하십시오. 오른쪽의 드롭다운 메뉴에서 유형을 선택합니다.

"다음 작업 수행" 아래의 첫 번째 드롭다운 상자에서 "폴더로 이동"을 선택하고 오른쪽에 있는 폴더를 선택합니다.

기본 이름을 사용하거나 원하는 경우 변경할 수 있습니다. 그런 다음 사용 확인란을 선택하고 선택적으로 다른 규칙을 적용하지 않으려면 확인란을 선택한 다음 "확인"을 클릭하여 규칙을 적용합니다.

2. 자동 회신 처리

받은 편지함의 공간을 차지하는 또 다른 유형의 이메일은 자동 회신입니다. 누군가 부재 중이거나 회사에 연락하는 경우 받을 수 있습니다. 이러한 답변은 유용할 수 있지만 일반적으로 실행 가능하지는 않습니다. 나중에 볼 수 있도록 폴더로 이동하거나 낮은 우선 순위로 표시하거나 단순히 읽음으로 표시할 수 있습니다.

관련: Outlook에서 부재 중 메시지를 설정하는 방법

Windows에서는 빈 규칙 영역에서 "내가 받은 메시지에 규칙 적용"을 선택하고 "다음"을 클릭하여 자동 회신 규칙 설정을 시작합니다. 자동 회신 확인란을 선택합니다. 그런 다음 "다음"을 선택합니다.

수행하려는 작업의 확인란을 선택하고 해당하는 경우 2단계 상자에서 옵션을 선택합니다. 예를 들어 낮은 우선순위로 표시하려면 중요도로 표시 확인란을 선택하고 "중요도"를 클릭한 다음 "낮음"을 선택합니다. 그런 다음 "확인" 및 "다음"을 클릭합니다.

다음 영역에 예외를 추가하고 "다음"을 클릭한 후 규칙을 완료합니다.

Mac을 사용 중이고 자동 회신 규칙을 원하는 경우 메시지가 도착했을 때 첫 번째 드롭다운 목록에서 "종류"를 선택합니다. 오른쪽 드롭다운 메뉴에서 "자동 회신"을 선택합니다.

다음 작업 수행에서 우선 순위 표시 또는 읽음으로 표시와 같은 작업을 선택합니다. 사용 상자가 선택되어 있는지 확인하고 "확인"을 클릭하여 규칙을 적용합니다.

3. 중요한 이메일에 고유한 사운드 재생

우리 모두는 일부 이메일이 다른 이메일보다 더 중요하다는 것을 알고 있습니다. 해당 VIP의 메시지가 언제 도착하는지 확인하려면 특정 사운드를 재생하면 됩니다.

관련: Microsoft Outlook에서 관심 있는 이메일에 대해서만 알림을 받는 방법

Windows에서는 최신 정보 유지 영역에서 "누군가로부터 메시지를 받으면 소리 재생"을 선택하여 고유한 경고 규칙을 얻을 수 있습니다.

2단계 상자에서 "사람 또는 공개 그룹"을 클릭합니다. 연락처를 선택하고 하단의 "보낸 사람"을 클릭하여 추가합니다. 동일한 소리를 원하는 추가 연락처에 대해 동일한 작업을 수행하고 완료되면 "확인"을 선택합니다.

2단계 상자에서 "소리"를 클릭하고 컴퓨터에서 소리를 찾은 다음 "열기"를 선택합니다.

예외를 추가하려면 "다음"을 선택하여 추가하고 프로세스를 완료하십시오. 그렇지 않으면 "마침"을 클릭하십시오.

Mac에서 이 기능은 현재 서버 규칙이 아닌 왼쪽의 클라이언트 규칙 목록에 있는 계정에서만 작동합니다. 선택하고 오른쪽의 더하기 기호를 클릭합니다.

첫 번째 드롭다운 목록에서 "보낸 사람"을 선택하고 다음 드롭다운에서 옵션을 선택한 다음 오른쪽에 연락처를 추가하여 완료합니다.

다음 작업 수행에서 "사운드 재생"을 선택하고 다음 드롭다운 상자에서 사운드를 선택합니다.

사용 상자를 선택하고 선택적으로 다른 규칙을 적용하지 않는 상자를 선택한 다음 "확인"을 클릭하십시오.

4. 사용자 지정 경고 메시지 표시

특정 소리를 듣는 대신 특정 이메일에 대한 고유한 메시지를 보는 아이디어가 마음에 들면 이에 대한 규칙을 대신 설정할 수 있습니다. 그런 다음 경고 창에 표시할 텍스트를 선택하기만 하면 됩니다.

관련: Outlook의 특정 전자 메일에 대한 경고 메시지를 사용자 지정하는 방법

Windows의 Outlook에서 사용자 지정 경고 메시지를 만들려면 최신 정보 유지 영역에서 "새 항목 경고 창에 다른 사람이 보낸 메일 표시"를 선택합니다.

2단계 상자에서 "사람 또는 공개 그룹"을 클릭합니다. 연락처를 선택하고 하단의 "보낸 사람"을 클릭하여 추가합니다. 동일한 알림을 원하는 다른 연락처를 추가하고 마치면 "확인"을 선택하십시오.

2단계 상자에서 "특정 메시지"를 클릭하고 나타나는 상자에 텍스트를 추가한 다음 "확인"을 선택합니다.

예외를 추가하려면 "다음"을 선택하여 추가하고 프로세스를 완료하십시오. 그렇지 않으면 "마침"을 클릭하십시오.

Mac용 Outlook에서 소리 재생 기능과 같은 사용자 지정 알림 메시지는 현재 클라이언트 규칙 목록의 계정에 대해 작동합니다. 선택하고 오른쪽의 더하기 기호를 클릭합니다.

첫 번째 드롭다운 목록에서 "보낸 사람"을 선택하고 다음 드롭다운에서 옵션을 선택한 다음 오른쪽에 연락처를 추가하여 완료합니다.

다음 작업 수행에서 "대화 상자 표시"를 선택하고 메시지 표시를 클릭합니다. 메시지를 입력하고 "확인"을 클릭합니다.

사용 상자를 선택하고 선택적으로 다른 규칙을 적용하지 않으려면 상자를 선택한 다음 "확인"을 클릭하십시오.

5. 템플릿을 사용한 자동 회신

자동 답장을 받는 것과는 반대로 직접 답장을 보내고 싶을 수도 있습니다. Outlook에서 템플릿을 설정한 다음 템플릿과 함께 받은 특정 메시지에 자동으로 회신할 수 있습니다.

참고: 작성 당시 이 규칙은 Windows의 Outlook에서만 사용할 수 있습니다.

관련: Microsoft Outlook에서 이메일 템플릿을 만들고 사용하는 방법

회신 템플릿을 설정하려면 빈 규칙 영역에서 "내가 받은 메시지에 규칙 적용"을 선택하고 "다음"을 클릭합니다.

사용하려는 조건의 상자를 선택하십시오. 둘 이상을 선택할 수 있습니다. 이것은 제목의 특정 단어이거나 특정 이메일 계정을 통한 것일 수 있습니다. 조건을 표시한 후 2단계 상자의 링크를 사용하여 해당하는 경우 변수를 선택합니다. "다음"을 클릭합니다.

특정 템플릿을 사용하여 회신 옵션을 표시합니다. 그런 다음 2단계 상자에서 "특정 템플릿"을 클릭합니다.

상단의 드롭다운을 사용하여 템플릿 위치를 선택합니다. 템플릿을 선택하고 "열기"를 선택합니다.

"다음"을 클릭하고 원하는 예외를 추가한 후 "다음"을 다시 클릭하십시오. 나머지 규칙을 완료하고 "마침"을 선택합니다.

이러한 Outlook 규칙을 사용하면 받은 편지함을 전문가처럼 관리할 수 있습니다. 자세한 내용은 Outlook에서 자동 BCC에 대한 규칙을 사용하는 방법을 살펴보세요.